檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用

文/青州市婦幼保健院 文秀娟

隨著經濟建設的不斷發展，我國從國外引進了許多先進醫療設備和技術，同時，國民對于醫療知識的重視度也在不斷提升，醫療事業的發展受到大家的廣泛關注，許多醫院依靠交流學習，加快現代化建設進程。從管理者角度入手，醫院的管理與企業管理較為相似，需經由人力管理、發展歷程入手，對相關過程進行仔細記錄，并對檔案庫進行建立。而通過社會角度學入手，通過建立檔案不僅可使職工信息得到儲存，同時也有利于患者復查。但當前部分醫院在開展現代化建設的過程中，僅考慮到如何快速發展擴大，并未對檔案管理引起足夠重視，從而導致相關部門無法及時掌握醫院相關信息，使管理過程中出現漏洞，導致負面反應出現。

一、醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫院檔案管理工作急需改革。目前醫院在實施檔案管理工作時，容易出現主次無法得到明顯區分或機構重疊的情況。我國醫院在進行檔案管理時，檔案的類型主要包括三種，分別為人事檔案、病歷檔案與文書檔案，一般情況下，醫院需對不同類別的檔案實施分類管理：文書檔案的管理工作主要由檔案室負責；人事檔案的管理工作主要由人力資源管理部門負責；病歷檔案的管理工作主要由醫務處的病案室負責；不同的科室則需要對相應的醫學監測檔案進行管理。但目前醫院在管理檔案的過程中，主要是通過人工操作實施檢索，不但導致檔案的管理工作較為混亂，同時也無法高效利用各類檔案。同時隨著醫院發展速度的加快，醫院可能與多個單位進行合作，增加檔案管理的工作量。比如與醫學類院校合作，出現教學檔案。醫院需要管理的檔案不斷增加，當前應用的檔案管理模式已無法滿足管理需求，因此需要進行改革。

（二）管理人員能力有限。在醫院建設改革的過程中，設立了許多新部門，從而使新職位人員數量也明顯增加，但檔案管理人員自身所具備的綜合素質卻無法滿足崗位需求，使得檔案管理人員無法及時跟上信息技術發展的速度，由于醫院增加的新職位人員數量多，或由于檔案管理人員的失誤，從而使其無法對新增人員的理論水平、專業素質和文化程度等進行有效了解。若就職人員具備較好的專業性，則其可對相關檔案工作進行有效勝任，但若其不具備較好的專業性，則無法滿足檔案管理的崗位需求，隨著時間的推進，會導致醫院檔案信息變得陳舊，無法準確對檔案進行分類和保存。除此之外，部分新入職的檔案管理人員可能不適應檔案管理工作的枯燥氛圍，未能對檔案管理工作具備的重要性引起足夠的重視，因此容易出現消極工作的情況，由此降低醫院檔案管理的工作效率，使檔案分類出現誤差。

（三）醫院檔案管理不具備健全機制。部分醫院對于檔案管理工作的開展并不重視，從而使檔案部門的管理無法得到及時準確指導，導致檔案管理容易出現疏漏，無法有效將檔案管理應用到臨床工作中。醫院未能建立健全檔案管理制度，監督考核工作也無法有效開展，無法做到獎懲分明，難以調動檔案管理人員的工作積極性。

二、檔案管理模式改革的措施

（一）加強檔案管理隊伍建設。在醫院的全部崗位中，受到關注最多的是醫生，為了促使醫院全面發展，需要對醫院全部崗位的人才開展系統培訓。不僅包括臨床醫師，同時也包括檔案管理部門人員，只有配備完善的檔案管理人員，才可通過對以往資料進行查詢，對經驗進行吸取，并將科技結合至檔案管理工作中。目前大部分醫院的檔案管理人員為非專業人員，因此對于檔案管理不甚了解，無法高效完成檔案處理、收納和匯總工作，盡管在入職前接受過系統培訓，但培訓工作的開展僅能使其將簡單完成檔案歸納，但無法在檔案管理工作中結合現代化科技。因此，通過加強檔案管理人才隊伍建設，使工作人員的知識水平得到有效提升，安排其參加檔案管理新技術和知識的學習，不斷和先進單位開展交流，將自身所學習到的先進知識有效應用到醫院檔案管理工作中，在醫院內進行匯報和推廣，從而使檔案管理工作的開展更為科學高效。檔案管理人員自身所具備的知識水平的高低，將會對醫院檔案管理工作的成效起到直接影響。因此為了適應醫院信息化檔案管理業務，提升檔案管理部門應具備的現代化科技水平，需要加強檔案管理人才培訓工作，從而使醫院檔案管理能夠朝著科學的道路發展。除此之外，可編制兼職檔案管理人員，由于醫院檔案數量龐大，種類較多，部分檔案具備較強的專業性，因此可在各科室中選取1名醫護人員進入編制內，對專業性較強的檔案進行歸納整理。

（二）增強全員檔案管理意識。需提高醫院全部工作人員的檔案管理意識，不可忽視檔案管理制度存在的問題，由于檔案所采集的數據由醫院各個科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識，才可使采集的數據更為及時準確。檔案管理人員才能夠對采集的數據開展匯總、分類以及歸納。同時需提高管理人員對于檔案管理工作的重視度，只有有效提高領導者對于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的發展得到更好的支持。醫院所具備的長期服務理念為醫療為本，在很長一段時間內，醫院對于檔案管理部門并不具備科學的考核項目，從而導致工作人員對于檔案管理工作的開展積極性不高，創新性不足，限制了檔案管理工作的發展。而提升整個醫院對于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發展，也可促進檔案管理工作高效開展。

（三）提高醫院檔案管理的信息化。隨著信息化時代的來臨，以往應用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經無法對目前的檔案管理需求予以滿足，隨著醫院檔案內容的不斷增加，對電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時丟失風險低，保存時間長，也更容易檢索。因此醫院需要構建檔案信息化管理平臺，做好查詢權限管理，防止檔案泄露。對于以往的紙質檔案內容，可通過掃描的方式保存電子檔案。

（四）建立完整的檔案管理制度。對于現代化醫院而言，除了依靠完善的規章制度實現正常運營，同時也受到工作人員是否恪盡職守的影響。因此為了使檔案管理部門能夠有效發展，需要建立健全檔案管理制度。隨著科技水平的提高，檔案管理人員需要不斷學習新科技理念，摒棄落后思想，依靠數字化技術開展檔案管理。建立信息數字化檔案科，明確每位工作者負責的工作內容，將檔案儲存在規定的位置，同時每日開展信息更新，從而使檔案管理工作高速發展，跟上時代的發展。醫院需要明確檔案管理部門的管理方式，若想借閱醫院的人事檔案，則需要由兩人及以上持有單位證明方可申請，審批通過后才可借閱人事檔案；同時檔案管理部門需要與其他職能部門做好溝通協調工作，確定各部門管理的檔案范圍；在對檔案進行轉入或轉出時，需要密封檔案資料，并加蓋密封章，待審查完成后再次密封并蓋章。

（五）提高醫院檔案服務能力。通過對醫院的發展歷史進行回顧可知，醫院對于檔案的開發與利用率普遍較低，部分醫院僅將自身界定為醫療服務單位，認為自身僅需要做好患者的醫療護理工作即可，未能充分發揮醫院檔案的作用。因此醫院檔案管理部門不但需要將檔案管理工作做好，同時還需要對醫院檔案的服務能力進行充分發揮。比如醫院在開展文化建設時，可將醫院檔案中的照片檔案進行展示，為院史的編撰提供資料，還可作為醫院的宣傳資料，照片檔案可發揮一定的教育作用，使醫護人員的責任感與榮譽感增強，由此使醫院的經濟發展與文化建設得到促進。同時醫院還需對檔案進行充分利用，進入各個科室開展調研，對各科室的需求進行了解，由此使醫院檔案服務能力提高。并且醫院還可按照社會檔案方式實施改革，使醫院檔案的服務模式得到創新。醫院檔案管理部門可與醫科類院校合作，將病歷檔案作為教學資料，由此促使醫療事業健康發展。

三、結語

醫院檔案管理工作的效果會影響醫院的發展與經濟效益，隨著科技水平的不斷發展，以往所應用的傳統醫院發展模式已經無法滿足發展需求，因此醫院檔案管理工作需要開展深層次改革，在挑戰和機遇并存的背景下，醫院需要提升對檔案管理工作的重視度，督促全員參與到檔案管理工作中，優化檔案管理流程，從而促進醫院穩定發展。