淺談6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用

文/南昌市洪都中醫院 熊家瑛

檔案可為醫院提供基礎保障，發揮著參謀、助手等重要作用。就管理理論而言，當前部分醫院的檔案管理工作存在檔案不受重視、檔案管理設施不配套、檔案管理信息化不足、檔案管理人員素養良莠不齊等問題，需醫院提高重視，創新檔案管理理念與機制，為醫院的可持續發展提供基礎保障。

一、醫院檔案管理現狀

在醫院經營發展中，形成了大量的檔案資料，包括文書資料、影像信息、人事檔案、財務報表、設備檔案及病歷信息等，可為醫院文化建設、醫療科研、經營管理等工作提供支持，為醫院的管理決策提供參考，有助于醫院的穩定健康發展。就醫院的檔案管理現狀而言，部分醫院管理者缺乏對醫院檔案管理的重視，導致醫院檔案管理工作出現諸多問題，表現出粗放化特征，影響其作用的發揮，具體體現在以下幾方面：

第一，檔案管理設施不配套，受醫療用房緊缺的影響，部分醫院檔案室小且狹窄，配置的硬件設施陳舊，不能有序全面地留存醫院的各項檔案資料，易引發丟失、遺漏等問題。第二，檔案管理信息化不足，部分醫院缺乏檔案管理意識，仍舊采用傳統人工方法開展檔案管理工作，未與醫療信息系統有效對接，導致檔案管理與醫院日常工作脫節，影響檔案管理作用的發揮。第三，檔案管理人員素養良莠不齊，由于部分醫院忽視檔案管理工作，在人員選拔時，將其作為“福利”崗位，優先選拔院內快退休的老職工，未招聘檔案管理專業的職工，導致醫院檔案管理工作不夠規范化、科學化，難以為醫院發展提供服務。

二、6S精細化管理分析

針對醫院檔案管理的粗放化問題，醫院管理者可引入6S精細化管理理念，創新醫院檔案管理理念，為具體工作提供指導，實現檔案管理的有效優化，發揮其在醫院發展方面的作用。6S精細化管理理念由5S管理理念衍生而來，是指將企業生產過程中涉及的人員、材料、機械等要素進行協調管理，提高工作效率及質量。結合我國企業生產與管理現狀，管理學家在5S的基礎上添加“安全”這一要素，形成6S管理理念。就此，6S管理理念是指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養（SHITSUKE）、安全（SECURITY）這六項。

整理是指工作人員需做好工作環境的整理工作，根據工作需求，明確有用品與無用品，將無用品清除，確保工作環境內的所有物品為有用品，使工作環境更為簡潔明晰，避免誤用，為精細化工作創設良好環境。

整頓是指按照一定標準擺放物品，并設置相應的標識，為物品的應用提供便利，提高工作效率，創設整齊的工作環境。

清掃是指做好工作環境的清掃工作，營造干凈、整潔的工作氛圍，避免物品損壞。

清潔是指嚴格落實上述三項工作，并形成相應的制度，確保工作環境始終處于清潔狀態，使相關工作更為明朗，為精細化工作提供支持。

素養是指工作人員具備崗位工作所需的各項素養，按照操作規程開展各項工作，養成良好的工作習慣，提升工作人員的凝聚力。

安全是指工作人員需注重工作的安全性，將安全放在工作的第一位，避免安全隱患發展為安全事故，保障企業的生產效益。

通過上述分析可知，6S管理理念可為醫院檔案管理工作提供詳細指導，從各方面細化檔案管理工作，優化檔案管理的各項影響要素，實現檔案管理的精細化、規范化與科學化。

三、6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用

基于6S精細化管理的基本內容，本文結合醫院工作實際，闡述6S精細化管理六項要素在醫院檔案管理中的具體應用措施，為醫院檔案管理工作的優化提供理論及實踐幫助。

（一）整理在醫院檔案管理中的應用。在6S精細化管理中，整理工作要點在于有用品和無用品的劃分，將其用于醫院檔案管理中，就是對醫院的檔案進行分類，將有價值的檔案資料歸檔存儲，將無價值的檔案資料刪除，使醫院檔案更為精簡，節約醫院檔案用房的空間，實現醫院檔案的規范有序管理。通常來說，醫院檔案的類型及來源較多，且數量較大，表現出分散、大量、凌亂等特征，檔案管理人員需做好整理工作，按照“價值鑒定理論”，明確醫院檔案中有無價值的判定標準，并嚴格按照該標準歸檔，簡化醫院大量的文檔資料，去粗取精，為醫院檔案的后續利用奠定基礎。以某醫院為例，通過上述方法，制定文件材料的歸檔標準，涉及以下內容的文件均需歸檔：（1）上級機關下發的相關資料，如會議文件、重要批示、法規性文件等。（2）醫院的重要文件，如會議材料、醫院規章制度、醫院歷史沿革、大事記等。（3）醫療技術資料，如醫療事件鑒定書、病歷信息、醫療衛生法規等。（4）科研資料，如課題計劃、成員名單、鑒定書、申請書或論文等。（5）基建資料，如基建項目的合同、施工方案、憑證材料、驗收材料等。（6）設備儀器資料，如設備儀器采購申請書、使用記錄、維修記錄等。

（二）整頓在醫院檔案管理中的應用。在醫院檔案管理中，整頓是指將整理的有價值檔案資料合理歸置，并做好標識，為后續檔案資料查找與應用提供便利。針對醫院檔案的不同類型，檔案的歸檔工作由不同部門負責，存放區域也有所差異。以某醫院為例，其檔案資料的整頓方式如下：（1）對于行政辦公室產生的有價值檔案，由辦公室人員收集整理，交由醫院檔案室存檔。（2）對于人力資源部門產生的有價值檔案，由人力資源管理人員收集整理，交由醫院檔案室存檔。（3）對于財務類檔案資料，由財務部工作人員收集整理，在財務部備案存檔。（4）對于經營類檔案資料，績效考核、各大病種治療檔案及部門工作計劃，由經營部存檔，經營部管理制度及會議資料，由醫院檔案室存檔。（5）對于醫務類資料，由醫務部門收集整理，交由檔案室歸檔。（6）對于后勤和基建相關檔案，由后勤部收集整理，在檔案室備份。在明確檔案歸檔區域后，各個部門的工作人員按照規范分類和時間，整頓檔案資料，并做好標識。根據醫院的檔案管理制度，明確檔案的存放期限，按照一定次序排列檔案資料，并逐頁編號；按照規格要求存放檔案資料的原件、底稿及復印件，通過部門負責人審定后，簽字歸檔。

（三）清掃在醫院檔案管理中的應用。基于6S精細化管理理念，清掃是指對檔案存檔區域的清潔工作。醫院管理者可制定完善的衛生安全防護制度，明確檔案管理人員的職責，做好檔案資料的清潔與保護工作。例如，某醫院要求檔案管理人員每周五清掃一次檔案室，并對檔案資料進行紫外線消毒；在每月的第一個工作日，組織各個科室共同進行“大掃除”，全面清潔檔案室，避免檔案室存在衛生死角；嚴格控制檔案室的溫濕度，每天監測檔案室的環境參數，通過空調系統調節或自然通風與光照，確保環境溫度處于14～24℃范圍內、濕度處于45%-65%；要求檔案室一目了然，地面不可存在積水，也不可隨意堆放雜物，為檔案資料存放營造良好環境。

（四）清潔在醫院檔案管理中的應用。基于6S精細化管理理念，清潔是指將上述三項工作內容以制度方式呈現，明確檔案管理相關人員的職責，為醫院檔案管理的規范化提供支持。以某醫院為例，管理者為保障檔案管理工作的有序開展，對醫院檔案室進行擴建處理，并根據功能劃分成不同子檔案室，由不同檔案管理人員負責；為檔案室配置全套硬件設施，如防盜門窗、消防設施、紫外線消毒燈、滅蟲劑、文檔資料掃描儀等；在降雨天氣或放長假前，檔案管理人員需全面檢查檔案室，確保檔案室內的環境符合資料存放要求，并關好門窗和電源，避免檔案室內存在安全隱患，導致檔案丟失或破損等問題；制定責任到人制度，將檔案整理、整頓及清掃責任落實到具體檔案管理人員中，結合檔案管理人員的工作成效，給予相應的獎勵或懲罰。通過上述措施的實施，檔案管理人員可按照規范要求開展相關工作，真正實現檔案管理的精細化。

（五）素養在醫院檔案管理中的應用。檔案管理人員是醫院開展檔案管理的主體，醫院管理者需做好檔案管理人員的培訓工作，不斷提升檔案管理人員的素養，保障其有效落實各項檔案管理制度，實現檔案管理工作的精細化與規范化。例如，某醫院定期邀請檔案管理專家開展培訓班，組織醫院檔案管理人員參與培訓。在2019年4月，該院邀請當地檔案局業務指導科科長作為培訓師，組織全員40余名檔案管理人員參與培訓。首先，培訓師強調了檔案管理在醫院發展中的重要性，提高參訓檔案管理人員的重視程度。其次，講述檔案管理相關的政策法規，分析檔案管理的法律意義。再次，結合檔案歸檔、檔案整理、檔案使用等案例，介紹檔案收集、整理、分類等理論與實踐知識，深化檔案管理人員對實際工作的認識。最后，重點講解醫院人事檔案、財務檔案、病歷檔案及基建檔案等不同類型檔案資料的分類要點，向檔案管理人員傳授工作經驗。通過上述培訓，該院檔案管理人員更明確自身的職責，使醫院檔案管理工作更為系統規范。

（六）安全在醫院檔案管理中的應用。在新時期背景下，醫院檔案從紙質資料擴展為紙質檔案與電子檔案，對檔案安全提出更高要求。醫院需結合檔案特點，開展針對性管理工作，避免醫院檔案資料丟失、遺漏或被盜取，保障醫院及患者的合法權益。就紙質檔案來說，醫院需明確紙質檔案的存放區域，要求檔案管理人員做好防蟲、防潮、防火工作，嚴格控制檔案室的溫濕度，定期開展檔案室檢查工作，確保醫院的紙質檔案資料無霉變、無丟失、無差錯。同時，有條件的醫院可對檔案資料進行備份處理，以防萬一。就電子檔案來說，醫院的檔案管理人員需在檔案管理系統中配置防火墻技術，并在計算機中安裝獵豹、360等防護軟件，及時發現網絡存在的病毒，避免檔案資料被不法分子盜取。同時，對于醫院的電子信息檔案，必須全部備份，使用專用的U盤或硬盤等設備，將醫院電子檔案資料備份，統一存儲于檔案室，避免計算機網絡崩潰導致電子檔案資料丟失。對于備份的電子檔案資料，需以紙質文檔資料同樣的原則管理，實現醫院檔案信息的有效保護，保障醫院檔案資料的安全。

四、結語

綜上所述，醫院檔案管理在管理理念、配套設施、管理人員及管理方式等方面存在問題，表現出粗放化特點，需引入6S精細化管理理念，保障醫院檔案管理作用的發揮。通過本文的分析，醫院需重視檔案管理工作的特點，從整理、整頓、清掃、清潔、素養及安全六方面入手，優化管理方式與管理機制，加強人員培養，實現醫院檔案管理的精細化、規范化與科學化。