醫院繼續教育檔案管理問題及對策

文/山東省濟寧醫學院附屬醫院 任星

現階段，我國醫療機構為了滿足衛生技術人員長遠發展的實際需要，紛紛加入繼續醫學教育隊伍當中。由于醫院承擔著繼續教育的重任，所涉及的人員和內容眾多，導致人員檔案管理的重要地位日益突出。但是，就目前我國醫院繼續教育檔案管理的整體現狀來看，其管理效果并不理想，在實際管理過程中還存在一些問題，不僅降低了醫院管理的整體質量，而且還影響了繼續醫學教育的順利開展。為此，醫院必須要正視繼續醫學教育檔案管理中實際問題的存在，積極探索行之有效的改進對策，以便更好地實現醫院繼續教育的根本目標，從而提高醫療機構的服務水平。

一、醫院繼續教育檔案管理問題分析

醫院繼續醫學教育主要包括三方面內容：第一，醫院在職人員通過學習小組或集體會議的形式獲取學分，直到修滿規定的學分為止。第二，醫院各科室的臨床主任根據實際情況設定針對性的研究項目，引導本科室人員針對某一項目進行深入研究和試驗。第三，醫院為部分衛生技術人員提供外送進修的機會，促使他們能夠獲得更加廣闊的發展空間。通過對醫院繼續醫學教育工作內容的了解我們可以得知，醫院繼續醫學教育檔案管理工作主要就是針對這三方面工作內容開展的檔案管理活動，具體包括以下三點：第一，對衛生技術人員的學分進行記錄和統計。第二，搜集并儲存科室研究項目的相關資料。第三，對進修人員的個人信息和進修材料進行整理。在了解醫院繼續醫學教育工作內容及檔案管理的主要內容之后，我們可以明顯看出，檔案管理不論是對衛生技術人員還是對醫院來說，都具有至關重要的影響，只有不斷加強醫院繼續醫學教育檔案管理，才能滿足衛生技術人員全面發展的實際需要，從而為提高醫院的綜合實力奠定良好的基礎。但是，目前我國醫院繼續教育檔案管理的整體水平還有待加強，許多問題時至今日還沒有得到有效的解決，嚴重影響了我國醫療衛生事業的可持續發展。

（一）缺乏對醫院繼續教育檔案管理的重視。通過上述內容我們可以看出，醫院繼續醫學教育檔案管理實際上就是對醫院醫學培訓資料的管理過程，其管理對象是醫院各科室衛生技術人員的學習資料，因此，各科室衛生技術人員對醫院繼續醫學教育檔案管理的重視程度直接影響著其管理效果。然而，就目前我國整體衛生技術人員的認知水平來看，絕大多數人并沒有認識到醫院繼續醫學教育檔案管理的重要性和必要性，導致他們在接受教育之后，無法及時將相關材料上交給繼續教育職能部門，不僅容易造成檔案資料的遺漏和遺失，而且還在一定程上降低了檔案資料的真實性和可靠性。

（二）缺乏正確的資料收集方式和保存方法。由于醫院繼續醫學教育檔案管理的特殊性，導致其管理難度相對較大，如果采用傳統的資料收集方式和保存方法，勢必難以獲得理想的管理效果。這就要求相關管理人員必須要對資料收集方式和保存方法進行不斷創新，結合實際情況采取行之有效的管理策略，將靜態管理模式轉變為動態管理模式，從而確保檔案資料的完整性和真實性。但是，在實際管理的過程中，許多管理人員缺乏創新意識，他們普遍采用的是被動收集法和整體保存法，即依靠衛生技術人員的自覺性被動收集資料，同時將這些資料進行無分類保存。這種滯后的管理方式很容易造成檔案資料的不完整，同時也會增加后期的查閱和利用難度。

（三）缺少獨立性、專門性的檔案保管環境。通過對醫院繼續醫學教育工作內容的分析我們可以得知，其檔案管理就是對人員培訓相關資料的收集、整理、保存和使用的過程，因此可以說是一人一檔的管理模式。由于醫院衛生技術人員眾多，導致檔案管理的內容也隨之增多，這就要求醫院必須要為檔案管理工作的開展提供充足的空間，以便確保檔案資料的完整性和獨立性。但是，在實際檔案管理的過程中，許多醫院都不具備獨立性、專門性的檔案保管環境，繼續教育檔案資料通常都是由各科室單獨管理，由于辦公室空間有限，因此很容易造成檔案資料的丟失，嚴重降低了繼續教育檔案管理的整體質量。

（四）缺少專業管理人員對檔案進行統籌管理。上述內容我們提到，由于醫院繼續醫學教育檔案管理的特殊性，導致其管理難度相對較大，因此醫院必須要聘用專業的管理人員對檔案資料進行統籌管理。然而，就目前我國醫院繼續教育檔案管理的整體現狀來看，其檔案管理人員都是由醫院的醫護人員擔任，他們都是非專業出身。與此同時，為了減少管理失誤，許多醫院從科室挑選1名醫護人員對本科室的檔案資料進行單獨管理，雖然在一定程度上降低了管理難度，但是很難形成系統的檔案管理體系，這對醫院繼續教育檔案管理的長遠發展是極為不利的。

（五）缺乏對電子化檔案管理技術的有效應用。隨著科技的發展和社會的進步，各行各業都紛紛致力于信息化管理建設中，其中也包括醫療衛生事業。具體到醫院繼續教育檔案管理工作，更需要電子化檔案管理技術，只有加強檔案管理的信息化建設，才能促進檔案管理質量和效率的顯著提升，從而切實發揮出檔案管理的優勢與作用。但是，目前許多醫院由于各種因素的影響，導致現有的檔案存儲方式仍以紙質檔案為主，同時檔案登記和整理都是人工執行，并沒有實現信息化。此外，由于缺少科學技術的應用，導致繼續教育工作難以與檔案管理工作融為一體，二者獨立開展不僅容易造成檔案資料的缺失，而且還增加了檔案管理的難度。

二、針對上述問題提出的改進對策

（一）加強對醫院繼續教育檔案管理的重視。要想促進醫院繼續教育檔案管理整體質量的提升，廣大衛生技術人員必須要加強對醫院繼續教育檔案管理的重視程度，真正認識到醫院繼續教育檔案管理的重要性和必要性，從而自主參與到檔案管理活動中，進一步獲得理想的管理效果。首先，醫院領導者應該將檔案管理工作的主要內容滲透到繼續教育的過程中，通過培訓的方式引導衛生技術人員樹立正確的思想觀念，從而積極配合檔案資料的收集和保管工作。其次，衛生技術人員應該轉變傳統的認知理念，將其作為晉升的有效途徑，只有主動參與到檔案管理工作中，才能確保自身檔案資料的完整性，從而為獲得更加廣闊的發展空間提供可靠的依據。只有認識到繼續教育檔案管理與自身利益的緊密聯系，衛生技術人員才會主動配合歸檔工作，從而為構建完善的檔案體系創造有利的條件。

（二）對繼續教育檔案資料進行集中管理。從收集難度來說，單獨對各科室檔案資料進行管理的收集難度可能要比集中管理的難度小一些，但是從長期保存方面上來講，單獨管理這種方式并不可取。這就要求醫院必須要為繼續教育檔案管理創造良好的環境，確保檔案集中管理能夠順利實施，將衛生技術人員的學習與培訓資料放在同一地點進行管理，從而為形成系統的檔案管理體系奠定良好的基礎。與此同時，為了降低管理難度，檔案管理人員還應該采取正確的資料收集方式和保存方法。一方面，改變傳統被動式的收集方法，主動對衛生技術人員的檔案資料進行收集與整理，可以按照科室的不同進行依次收集，也可以按照職稱的不同進行區別收集，還可以根據繼續教育的不同內容進行即時收集。總之，檔案管理人員不能完全依靠衛生技術人員的自覺性，他們需要不斷提高自身的服務能力與鞭策作用，這樣才能幫助廣大衛生技術人員形成正確的認知觀念和行為意識；另一方面，管理人員還應該選擇合理的保存方式，由于繼續醫學教育是一人一檔的模式，因此在保存的過程中，管理人員既要確保個人檔案的完整性，同時也要將個人檔案按照一定的標準進行分類存放，分類標準可以同收集標準保持一致，這樣能夠最大限度減少工作失誤。

（三）不斷提高檔案管理人員的專業素養。首先，為了促進醫院繼續教育檔案管理整體質量的提升，醫院必須要聘用專業的檔案管理人員進行管理，可以通過公開招聘的方式吸引專業人才，優先錄用那些專業出身的管理人員，以便為檔案管理工作的順利開展提供可靠的保障。其次，管理人員需要對檔案資料進行統籌管理，對于衛生技術人員上交的檔案資料要及時進行分類整理和數據統計，建立系統的檔案體系，隨著繼續教育活動的開展，及時對檔案系統中的數據和信息進行補充和更新，從而提高檔案資料的使用效率。

（四）推進繼續教育檔案管理的信息化建設。除了上述內容以外，要想改善醫院繼續教育檔案管理的現狀，醫院還必須要大力推進繼續教育檔案管理的信息化建設，對檔案資料進行數字化管理，爭取在提高管理質量和效率的同時，也能形成系統的檔案管理體系。一方面，醫院需要加大對檔案電子管理技術的投入，積極引入先進的管理技術，同時加強對管理人員的技術培訓，以便幫助他們更好地滿足崗位需要。其次，檔案管理人員應該建立完善的電子檔案，在保留紙質檔案的基礎上，建立相應的電子檔案系統，這樣不僅便于查閱和使用，而且還能實現檔案的及時更新。

三、結語

綜上所述，繼續醫學教育是當前醫療衛生事業的重點工作內容，只有不斷提高繼續醫學教育的有效性，才能促進廣大衛生技術人員綜合素質的顯著提升，從而為推動醫療衛生事業的全面發展提供可靠的保障。而要想實現此目標，醫院必須要加強對繼續醫學教育檔案管理的重視程度，積極探索創新性、多樣性和有效性的管理方法，不斷提高檔案管理的質量和效率，爭取在確保繼續醫學教育高效實施的同時，也能構建系統的檔案體系，從而將醫院檔案管理事業推向一個全新的高度。