醫院檔案管理工作創新研究

文/淄博市第五人民醫院 田偉

隨著我國經濟建設不斷發展，我國建設管理從以前的模式中脫離出來，走向工業化和信息化建設的新時代，在新醫改和社會體制改革建設中，傳統的醫院檔案管理模式已經無法適應社會的進步發展，暴露出大量的問題，影響了醫院的相關建設。大多醫院存在管理人員管理實施不足，醫院檔案管理模式落后，技術不先進等問題。對此，醫院應當及時認清管理問題，結合實際的管理需要，創新檔案管理技術，提升檔案資源的利用率，為醫院的進一步發展奠定基礎。

一、醫院檔案管理工作創新的意義

從檔案資源定義而言，醫院檔案資源是醫院的病歷、病學研究、醫療建設和醫療數據、醫務工作信息等內容的總和。從醫院管理來看，檔案是醫院在歷史性的發展中，所形成和不斷積累的有關醫院的醫療、科研、財務、管理、基建等方方面面的醫學發展所涉及的相關資料。醫院檔案資源包含了醫院從建設到運營以來所有的信息數據和資源，對醫院的現階段評估和下一階段的改革有信息支撐作用。可見醫院檔案是醫院各方面關系的整合，對醫院今后的健康發展具有重要指導意義。

（一）醫院檔案管理關乎醫院的改革創新建設。隨著新醫改的執行，傳統的醫院管理被信息化和高新技術所替代。在簡化醫院各項工作的同時，醫院檔案管理內容也不斷擴展。為了讓檔案管理工作跟上時代，滿足醫院新的建設要求。醫院需結合新的醫改政策，改變傳統的信息統計和檔案管理技術、手段，保證檔案管理現代化、規范化。醫院檔案管理工作要想實現真正的創新，必須首先轉變思想觀念，認識到創新管理策略的重要性和必要性，并樹立起一種現代化的管理意識。而在當前醫院的檔案管理中，還存在比較嚴重的傳統化管理意識，認識不到依靠科技進步進行管理的優勢，還不能形成科學化和現代化管理的觀念；同時，對于檔案管理的意義不能充分認識，在對檔案完成保存的基礎上，并未意識到充分開掘醫院檔案的利用價值，以及創新檔案管理策略的重要意義。

（二）醫院檔案管理體現了醫院的創新建設質量。醫院檔案工作是醫院改革建設和發展的直接記錄，為醫院的各項政策執行提供了支撐依據。在新時代，紙質檔案信息已經不能滿足多平臺數據應用，檔案數據管理不規范、操作難等問題也逐漸凸顯。對此，工作人員要不斷突破傳統管理的局限，創新檔案管理的形式和內容，結合時代發展的需求，尋找滿足病人訴求、方便醫院工作的檔案管理計劃。

（三）檔案人員的創新能力為醫院的發展奠定基礎。檔案管理人員是檔案資源的收集者和整理者。要實現創新性管理，檔案管理人員需要緊抓創新，針對檔案信息中的內容和特點進行針對性研究，時刻保持創新意識，開發自身管理的思維意識和創新潛力，尋找一個適合醫院進一步發展的檔案管理途徑。

二、分析目前醫院檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱。在知識化和技能化時代，很多醫院始終將醫療技術放在首位，強調醫院的經濟性、社會性價值。實際上，過于關注醫院的醫療建設和科研水平，只能為醫院的起步奠定基礎，要想獲得長遠持久的發展，需要考慮內部人力資源、信息資源、患者服務等因素。目前，醫院過于關注醫療技術，導致涉及醫院整體建設利益的檔案管理工作被冷落，醫院缺乏創新管理意識，導致檔案管理宣傳工作缺失，工作人員不注重信息數據的真實性和有效性，甚至出現了亂書寫、亂記錄等問題，導致后期醫院病歷調取和管理等出現了問題，進而影響了醫院工作的順利開展。

（二）檔案管理技術不夠創新。隨著信息化時代的到來，各行業的工作方式發生了徹底的轉變，醫院整體工作方式也與時俱進進行了相應的調整。但具體到醫院檔案管理方面，還存在管理手段較為滯后的狀況。盡管在檔案管理工作中大多配備了計算機等現代化的硬件設備，但目前大多醫院病歷檔案管理的方式較為落后，采用的是紙質記錄、人工存檔的方式，在新醫改的建設引導下，醫院的檔案管理做法有較大的改變，逐漸適應了信息化檔案記錄管理、收集、分類、索引等方式。此時，舊的文件如何管理，電子文件和紙質文件有效性管理引起爭議，且網絡時代信息漏洞和信息安全性也值得深思。如何提升檔案管理技術，保證檔案數據的安全性也成為醫院檔案管理所研究的重點問題。

（三）檔案管理的信息利用率問題。醫院檔案管理的目的有兩個方面：第一個是信息資料作用。在信息化技術下，醫護人員可以及時收集和提供患者的病歷，為其提供疾病查詢、藥物領取等服務，也能夠減少醫院排隊擁擠的問題，提升了醫院醫療資源的周轉效率。第二個是信息取證作用。醫護人員的治療、護理信息都可以統一規范記錄下來，經過患者以及家屬的信息化確認后可以減少醫患糾紛，也能幫助醫生及時查詢患者的用藥史、疾病史以及禁忌證，提升醫療水平。不過在現代醫療建設管理中，醫療信息化資源存在利用不及時、數據分析、信息查詢功能不完善等問題，需要醫院及時反思，探尋出適合醫院檔案管理的措施建議。

（四）檔案管理制度問題。當前部分醫院在檔案管理方面還缺乏比較健全的管理體制，對于檔案的管理存在混亂現象，不能按照檔案的不同性質或者涉及的不同內容進行分門別類，以方便進行管理。同時，沒有將管理責任進行細化，未將責任落實到具體人，通過強化責任人的意識，提升檔案管理的水平，并不斷促使醫院檔案的系統化和有序化。另外，在檔案的具體管理上，沒有與時俱進建立健全醫院檔案中新涉及的相關內容。

三、優化醫院檔案資料管理的措施

綜上所述，現階段醫院逐漸意識到了檔案管理的優點，并將其運用到醫院的理念建設，醫護人員實現管理以及醫療手段建設改革中。為了進一步加強醫院的建設管理，促進醫院各項建設符合社會發展，迎合時代需要，建議醫院從以下幾個方面做起。

（一）提升檔案管理意識。建議醫療單位緊抓創新建設，從提倡創新建設理念入手，提出更多科學、規范的管理措施。首先，在新時代的建設發展要求下，改變傳統的管理意識，基于企業文化建設基礎，將檔案管理創新融入醫療建設集體。其次，減少人工檔案管理，轉變傳統的管理方式，降低人為工作量和工作壓力，給予管理人員更多創新思考的空間。最后，要緊跟時代建設，醫院要及時接觸最新的醫療建設理念和舉措，始終將創新改革融入醫院的各項決策中，最終提升醫院檔案工作的實效性。

（二）完善檔案管理技術。目前，醫院要先在醫療資源競爭中站穩腳跟，推動地方醫療建設進步，應當利用檔案管理技術來提升檔案資料管理質量。建議醫院改變以往的紙質檔案管理方式，構建一個電子數據庫，收集大量的醫療信息資源，形成一個嚴謹的醫療信息體系。首先，要保證信息資源的真實性，電子信息數據構建應當真實可信，切不可為了業績捏造數據。其次，要聯系新醫改的建設制度，利用更多高新技術優化電子檔案內容。例如，形成對應的電子檔案數據庫，實現多平臺數據共享，方便醫護人員及時了解病人的疾病信息，進而采取最科學的醫療干預。目前，高新技術下的射頻技術可以完成電子檔案的信息化分類和數據分析處理，可實現短時間內檔案同步變更和儲存，有助于檔案信息的取讀和使用。對比分析傳統紙質檔案，電子信息記錄方式更加精準和高效。還能進行語音、人臉、指紋識別，為醫院提供大量資源。最后，醫院要構建數據加密和安全保護系統，預防病人隱私泄露，保證醫院的信息資源安全性。

（三）建立科學的人事檔案環境。醫院有義務構建一個完善、科學的信息管理環境，通過職權管理、工作分配，讓每一位管理人員各司其職，讓檔案管理工作更加流暢合理。首先，醫院需建立完善的薪資結構體系，讓檔案管理人員的工作投入和工薪成正比。激勵員工正確對待薪酬管理，及時分類檔案信息內容，提升醫院檔案信息化管理質量。其次，要建立嚴格的信息檔案閱覽和修改制度，要強調信息檔案的原始性和真實性，通過建立規范的閱覽審核制度（如加密權限）等，保證患者病例信息的安全性、隱秘性，也預防醫院的重要信息泄露。若有違規，一定依法處置。最后，對于特殊、重要的紙質文件也要予以保管，工作人員要做好老舊紙質病歷的防潮防火保管，預防醫患糾紛。

四、結語

綜上所述，醫院的檔案創新工作改革迫在眉睫，在新醫改政策下，醫院應當緊抓時機，引導全院工作人員齊心協力，構建一個現代化的檔案管理環境，不斷引進高端的信息化處理技術，不斷完善醫院的檔案管理機制和內容，為提升檔案管理質量，推進醫院工作進程，保護醫院檔案信息資源的安全性、有效性作出貢獻。