企業電子檔案的推進與實際保密探析

文/陜西凌云電器集團有限公司 樊新華

企業的檔案是企業科學決策的依據，是企業的重要資源，與企業的體制、管理和改革等活動有著密切的聯系。社會在進步，科技在發展，信息技術也發生了巨大的變化，電子文件檔案將成為未來檔案的主體。企業早已進入“無紙化”辦公流程，員工之間通過郵件的形式來進行相互溝通，工作流程進入電子化、網絡化的新發展階段。現階段做好檔案管理工作，是延長檔案壽命，更長久發揮檔案作用的有效途徑。除原有的紙質檔案，特殊載體檔案不斷增多，企業的檔案信息逐漸向電子化、數字化發展，以磁、電、光等介質為信息載體形成所謂的電子文件檔案。電子文件檔案在企業管理中普遍使用，檔案管理工作面臨新的挑戰，加強檔案保護研究，認真做好檔案保護工作，是當前十分緊迫的一項任務。

一、現代企業檔案管理工作的轉變

（一）載體的變化。隨著特殊檔案載體的增多，企業檔案載體呈現多樣化，檔案制成載體材料已從過去單一的紙張型擴大到光盤、硬盤、磁盤等多種載體形式，檔案記錄材料也發生了很大的改變。例如企業在科研生產過程中利用計算機軟件繪制出大量的電子圖紙，這些圖紙從設計、存儲、查詢和修改等方面會比紙質圖紙要方便、省時、省力。

（二）檔案的分類。企業原有的檔案分類方式被打破，取而代之以專門的系統管理軟件進行數據統籌，文書檔案、科技檔案、設備檔案、基建檔案、儀表檔案、會計檔案、人事檔案等傳統檔案都會用專業的系統軟件負責管理。例如企業的財務人員利用財務軟件進行財務預算、統計、收支狀況等方面的管理；企業管理人員利用辦公軟件加速信息流轉，方便快捷地共享信息，高效協同工作；設備管理軟件讓企業所有的設備、儀器儀表的采購、借用、維修、保養、報廢等實現全局統籌，提高測量設備的利用率；考勤軟件提供精確和實時的數據，大大減少了人工核對的時間和誤差；人事管理系統軟件提供快捷的查詢手段，讓企業人事管理部門可輕松便利進行人力資源的發展和規劃，提高企業人事管理的效率。總之，企業的檔案從原來單一類的紙質管理轉變成以計算機系統管理，設立電子管理系統，企業檔案信息的分類根據管理者的工作需要隨時設立和調整類目，檔案的分類也將更科學、更規范、更實用。

（三）管理方式的變化。企業有獨立的檔案管理部門，各個部門在年初匯集本部門的資料按年份按類別提交給企業的檔案管理部門，檔案管理部門再分門別類進行整理存放。由于電子文件具有特殊性，因此電子文件的收集、歸檔和保管也不同于紙質文件，凡具有憑證、依據和參考價值的，與歸檔紙質文件相應的電子文件都是收集的范圍。企業參照國家有關文件制定《歸檔電子文件管理辦法》（Q/WQ 217-2009），詳細規定歸檔設計文件中電子文件的歸檔、保管、更改、使用和設備等要求，電子文件的接收和管理要根據電子文件產生的元數據和外部使用方式選擇不同的存儲載體，形成有機結合體，對電子文件進行有效管理。

二、管理工作中面臨的問題

（一）歸檔程序不夠完善。企業在購置辦公自動化系統軟件時，檔案管理人員和檔案使用人員沒有參與，而大部分辦公管理軟件只設計邏輯歸檔功能，沒有物理歸檔，在使用過程中沒有制訂切實可行的歸檔程序，檔案管理人員和檔案使用人員對電子文件的歸檔依舊延續傳統的歸檔方法，沒有一個全面統籌的認識。也就是說電子文件生成時存在的位置、大小、名稱，歸檔后仍未改變，沒有把歸檔的電子文件集中脫機存放，一旦辦公系統出現故障，電子文件就會被破壞，甚至全部丟失，造成無法挽回的局面。

（二）載體不安全。就目前而言，電子文件都是保存在計算機硬盤上，如果計算機系統出現故障，硬盤上的數據就會遺失。有的部門為了方便攜帶，把電子文件存儲在光盤上，但光盤易磨損，光盤的使用次數、可靠性和保存期限都存在著較大問題。

（三）生成的數據環境依賴度高。電子文件的生成環境是很復雜的，并且很多電子文件對系統運行的設備（使用的計算機等級）、環境（溫濕度）、條件（計算機支持的硬件和軟件的版本）、協議（計算機運行的網絡協議）都具有很強的依賴性。一些部門保留電子文件時，沒有注意保存其軟件運行、數據產生及設備條件等方面的參數，如果某系統被破壞，那么由此系統生成的電子文件就可能難以讀取數據。

（四）電子文件管理沒有統籌計劃。目前，企業中各部門對電子文件的管理處于“各自為政”的狀態，沒有統一的管理辦法來制約，檔案管理工作人員常常處于“你歸檔多少，我就接收多少”的被動局面，再加上一些部門對電子文件的歸檔未制訂規章制度，致使在歸檔過程中經常會出現檔案流失的現象。

（五）業務人員不固定。企業檔案具有專業性、操縱性強的特點，要求必須要有相對固定的專業人員開展檔案管理工作。但目前除產品、科研、財務等檔案由專門的檔案管理人員管理，其他人事、設備、儀表檔案管理人員均為兼職，兼職人員各自都有本職工作，客觀上很難抽出時間和精力兼顧檔案工作，“兼而不管”的現象普遍存在。兼職人員流動性大，無法相對固定，如果工作銜接不到位，必然就會有工作不熟悉、工作流程不了解等情況發生，直接造成檔案工作不能保質保量，無法按要求、有計劃、有成效地開展。

三、電子檔案與保密應用

近幾年國家頒布有關電子檔案的保密規定，企業的電子文件在保密方面分為兩類：涉密電子文件和非涉密電子文件，涉密電子文件的安全防護和如何正確使用非涉密電子文件，已引起國家和企業的高度重視。

（一）集中存儲，科學防范。電子文件的產生和流轉依托計算機和網絡的廣泛應用，通信和計算機技術的突飛猛進也給保密和保密技術帶來巨大的沖擊和挑戰。以前電子文件的儲存、使用和流轉具有隨意性，計算機系統本身具有不穩定性和開放性，給電子文件的安全保密管理工作帶來困擾。但隨著保密技術的日益提高，涉密人員對涉密電子文件的儲存、使用和流轉要依據《保守國家秘密法》的規定，明確涉密電子文件的知悉范圍，并防止涉密電子信息被泄露或被非法利用。

（二）等級分類，精細管理。一是對涉密人員分類管理。在涉密崗位工作的人員分為核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員，按照人員涉密程度實行分類管理。所有涉密人員必須遵守涉密權限，上崗前必須參加保密教育培訓，與單位簽訂保密承諾書，嚴格遵守保密規章制度。二是依法依規，嚴格知悉范圍。對涉密人員分類管理主要依據涉密崗位的不同進行，涉密信息、定密等級嚴格依據國家、企業生產經營活動相關規定要求確定。涉密崗位應當依據工作需要確定，且控制在履行職責所必需的最低限度，以最大限度地控制涉密人員規模，實現涉密信息知悉范圍最小化。三是嚴格標準，把好入口。涉密人員上崗審查，是涉密人員分類確定有效管理的前提，單位應當嚴格把握涉密人員分類確定和上崗審查標準，按照程序準確合理確定涉密崗位、人員和涉密等級。

（三）強化意識，鑄牢防線。思想是行動的先導，涉密人員的保密教育培訓工作是涉密人員保密管理的重要組成部分，依據生產企業涉密人員的工作性質和崗位特點，做好涉密人員的保密教育管理，開展必要的保密教育培訓，并根據涉密人員等級確定具體培訓內容和時間。新修訂的《保密法》是涉密人員共同遵守的準則和依據，截至2013年4月，國家保密局發布的現行有效的保密標準共31個，與國家法律法規、企業的規章制度共同構成了現代企業保密管理的重要基礎，在企業工作中發揮重要作用，這就需要所有涉密人員認真學習保密的法律法規，進一步完善國家、企業保密標準體系，并加大國家、企業保密法規的宣貫力度。

隨著檔案管理技術水平的不斷提高，其中數字化和信息化程度在不斷加深，因此電子檔案的保密管理工作正面臨著更多的考驗，因此檔案管理人員應牢固樹立保密意識，更新工作觀念，大膽創新，努力學習新型保密技術與方法，確保數字化檔案的保密工作，形成高效、安全的保密工作體系，努力提升檔案管理的保密水平。