當前新形勢下人事檔案管理工作的優化討論

文/陜西應用物理化學研究所 尚文錦

干部人事檔案自身具有復雜性及獨特性，在人才的聘用、培訓提升、評測管理、職業規劃、勞動關系認定等方面不可或缺。作為人力資源管理的重要參考資料，對個人職業生涯具有不可取代的作用。2018年，中共中央組織部召開全國干部人事檔案工作會議，陳希同志批示：“干部人事檔案是黨的重要執政資源，也是干部隊伍建設的重要基礎。”人事檔案重要性逐漸提升的同時，對于人事檔案管理方面的要求也在相應提高，伴隨著信息化社會的推動，人事檔案管理方法的優化顯得格外重要。

一、人事檔案管理工作中的不足

（一）重視及推廣普及程度不足。人事檔案記錄了職工的個人經歷、專業能力、思想政治表現等方面的情況，是人員管理、晉升、評定、退休的重要依據。然而人事檔案的特點使其中出現的紕漏不會立刻凸顯，而是在重要環節暴露于眼前。較低的使用頻率及較長的錯誤反映周期導致人事檔案缺乏相關人員對其必要的重視，人事檔案的使用管理與個人、人事檔案管理人員及檔案管理單位密切相關。個人人事檔案相關知識的普及推廣工作不足會導致整體人員缺乏對人事檔案重要性的認識，從而使人事檔案原始材料在形成初期出現涂改、內容缺失等問題，從而破壞人事檔案中原始材料的可參考性，而人事檔案管理人員及檔案管理單位對檔案重視的不足則會造成檔案工作在開展過程中缺乏嚴謹性。人事檔案的重視及推廣普及不足會影響人事檔案工作的順利開展，增加后期工作量，影響檔案工作的進度。

（二）硬件技術不足。伴隨著社會信息化的發展趨勢，人事檔案信息化也是未來的一個重要發展方向。通過人事檔案信息化可以有效解決紙質檔案儲存使用過程中出現的損耗問題，同時可以進一步加強人事檔案在人力資源管理中的作用，提高人事檔案在各部門間的信息聯動。然而目前的人事檔案管理工作依舊主要圍繞著紙質檔案進行，經費不足、技術欠缺、相關設備及空間缺乏、缺少檔案信息化經驗及長遠規劃等問題是限制人事檔案信息化的主要因素。

（三）管理制度不足。陳舊的人事檔案管理制度限制了人事檔案的使用頻率及未來發展空間，而低頻使用的人事檔案又抑制了管理制度的更新優化，從而造成惡性循環。當前的人事檔案管理制度存在的問題：一方面，集中在管理制度在編寫的時候沒有緊貼實際，部分政策如空中樓閣，難以落實或檔案管理單位具有完善的人事檔案管理制度卻落實不到位；另一方面，由于人事檔案使用范圍快速擴大，與信息化結合越來越多，而管理制度仍停留在紙質檔案的管理使用上，制度更新落后于工作要求及技術發展，以上出現的問題使檔案管理制度與人事檔案使用脫節，無法真正服務于人事檔案工作。

（四）檔案管理人員專業能力不足。檔案管理人員的專業能力決定著人事檔案工作進行的深度與廣度，人事檔案內容貫穿過去與未來，應用涉及生活工作多個方面，記錄大量個人重要信息，對使用及保密性具有較高要求。人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強的專業業務能力。計算機信息化發展的逐漸深入對檔案工作者計算機技術方面的能力有了新的要求。當前的檔案管理人員工作仍以傳統經驗為主，遵照檔案管理理論知識工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術專業素養不足，檔案管理人員的不穩定性及檔案工作對年輕人不強的吸引力影響著人事檔案工作的深入開展。

二、干部人事檔案管理工作的優化方向

（一）提升整體人員對干部人事檔案的認識。企業應面向全體員工積極開展人事檔案相關知識普及教育，教育內容主要針對人事檔案在實際生活及工作中的應用領域、起到的作用以及入檔材料在填寫過程中出現問題所造成的后果，加強人員對干部人事檔案的認識程度，端正人員對人事檔案的態度，減少由于缺乏對人事檔案的重要性及檔案內容嚴肅性的認識導致原始材料出現涂改、前后信息不一致等問題。從而遏制人事檔案材料生成階段產生錯誤，減少了由于材料錯誤所帶來的大量后續證明工作，極大提升了人事檔案的準確性及檔案工作效率。同時應該提升檔案管理人員對人事檔案的重視程度，加強服務意識及發展意識，使人事檔案工作不止局限于儲存整理，更多著眼當前管理工作的優化及未來檔案工作的發展，從而有效提高人事檔案的使用頻率、應用領域及可持續發展性，優化人事檔案在人力資源管理中的作用，使其更好地服務于人力資源管理。只有由上到下都提高對人事檔案的認識，才能更順暢地推動檔案管理工作發展及優化。

（二）將人事檔案工作與信息化相結合。在2018年中共中央辦公廳印發的《干部人事檔案工作條例》中，明確了信息化是未來人事檔案工作的重點方向。通過人事檔案信息化有助于降低原始檔案的使用頻率，進一步保證原始檔案的安全性與完整性。同時當前人事檔案作用于工作生活的多個方面，應用不再局限于單一部門。傳統的紙質檔案已經無法滿足新時代對于人事檔案在應用與管理上的需求，將人事檔案信息化并結合互聯網大數據。一方面，可以滿足人事檔案對于即時性的要求，使人事檔案中的信息能夠快速更新，避免了信息不對稱造成的工作失誤；另一方面，通過信息化檔案優化了人事檔案的使用，提高了檔案數據查詢效率。通過網絡與大數據的結合使人事檔案工作更加高效精確。對于人事檔案信息化這一優化方向，首先，應重視檔案信息化這一未來發展趨勢，在人事檔案信息化之初就具有前瞻性，做出合理規劃，根據未來檔案信息化的發展方向，從檔案的材料收集到使用，結合安全快速高效等要求對人事檔案信息化的相關軟硬件技術進行開發優化。其次，應提供足夠的項目資金用于相關技術開發及專業人員的培養，充足的經費對后續檔案信息化的整體發展有著極大的正向推動作用。最后，考慮到早期人事檔案管理人員的工作經驗主要針對紙質檔案，因此配備和培養具有人事檔案管理及計算機專業背景的相關人員是重要的一環。

（三）人事檔案管理制度優化。在加強人事檔案制度化管理落實的基礎上，進一步根據企業實際情況及未來發展方向對人事檔案的管理制度進行調整，可以有效提升人事檔案在人力資源管理方面的利用價值。嚴格按照制度要求做好人事檔案的移交、整理、使用工作，同時建立人事檔案分級管理制度，各部門與企業檔案負責人員共同對人事檔案負責，互相監督，分散檔案工作壓力，促進檔案工作精準高效開展。針對人事檔案信息化的未來發展趨勢，紙質與數字化人事檔案并行的新模式對管理制度提出了新的挑戰，如何在享受信息化帶來的便利的同時，保證人事檔案的安全性不受影響，是今后人事檔案管理制度優化所要考慮的方向。

（四）檔案管理人員業務能力提升。人事檔案中不同時間段的材料具有其時代的特殊性，需要檔案管理人員熟悉人事檔案使用期間的相關政策要求及變動，檔案管理人員自身專業性應該得到重視，人事檔案材料收集，檔案審核，檔案查詢使用等都是檔案管理人員應該關心的，人事檔案管理人員應針對人事檔案工作涉及的常規方面開展深入交流學習，同時結合實際與未來發展方向推陳出新，檔案工作人員隊伍應吸納新鮮血液，通過經驗與技術的結合，更好地順應當前時代發展，推動人事檔案整體工作的發展。檔案管理人員在提升自身業務能力的同時，也應該重視后續工作人員的培養，尤其是在檔案工作交接過程中，涉及交接的雙方檔案管理人員不應僅僅關注檔案數量等基礎問題，還應對涉及檔案材料中的政策變動導致的歷史問題進行詳細對接，使后續工作開展順暢，減少由于管理人員變更信息斷層造成前期檔案問題無法解決，加大后續工作量的情況發生。

三、結語

干部人事檔案是人力資源管理重要的參考資料，無論對于個人還是企業都具有不可替代的作用。新時期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發展的數字科技都對人事檔案管理提出了更嚴更高的要求，必要的管理方式優化可以有效促進人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動相關制度落實，緊跟時代與科技的發展創新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來人事檔案管理工作者需要思考的。