醫院人事檔案精細化管理分析

文/駐馬店市中醫院 李琳

最近幾年，我國的醫療行業發展極為迅速，在不斷發展的過程中，對存在的一些不足進行改進，進而使人事檔案的管理變得愈加精細化，并讓人們逐漸意識到檔案管理工作的重要意義。

一、醫院對人事檔案進行精細化管理的意義

隨著數字與信息時代的到來，許多行業開始向著數字化、信息化轉變，醫院在對人事檔案進行管理時，也同樣應該適當引入數字化模式進行輔助管理。醫院內部員工的數量存在較大的變動，借助人工進行人事檔案的管理難免會出現一些細小的失誤，所以想要實現人事檔案的精確管理，數字信息技術是最便捷的一個手段。

我國醫院人事檔案管理效率較為低下，隨著醫院的不斷發展，管理方法必須要實現進一步更新，目前許多大型醫院已經意識到這一點，開始進行深入的改革創新工作，從而形成一個相對完善與健全的管理體系，以此來確保自身健康長久地發展。首先，想讓人事檔案精細化管理模式順利展開，一定要將管理的步驟進行精細化，讓每一個職位都承擔所應有的職責。其次，需要對人事檔案的管理目標進行明確，讓管理人員對自身職責有明確認識，從而為目標化管理打下基礎。

隨著醫療行業的不斷拓展，醫院所需要的醫護人員愈來愈多，醫院所提供服務的范圍也在不斷增大，人員種類以及數量不斷增加，從而為醫院人事檔案管理工作帶來挑戰。人事檔案管理工作在醫院發展過程中起著至關重要的作用，當前人力資源逐漸成為醫院之間競爭的一個關鍵要素。對醫護人員進行管理離不開人事檔案，因此必須要對人事檔案進行精細化管理，在這個過程中，要注意結合時代潮流，引入信息技術，借助信息化來彌補發展過程中存在的不足，最終提升醫院人事管理效率。

二、醫院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）醫院人事檔案管理人員專業素質較低。醫院在對人事檔案進行管理時，起到關鍵作用的是檔案管理人員。當前，許多醫院并未對人事檔案管理職位進行重點關注，也并未設置從事管理工作的專業人員，通常都是由退休員工或其他崗位的員工來進行管理。這些管理人員沒有專業的知識，更沒有相關的管理經驗，在進行人事檔案管理時，幾乎不可能實現真正的精細化與科學化管理，從而導致出現失誤，工作效率降低，最終影響醫院健康發展。

（二）醫院對于人事檔案管理不夠規范。醫院在對人事檔案進行管理時，通常會涉及許多的信息，工作量也十分巨大，在工作時稍有大意，便可能會出現失誤。當前，少部分醫院沒有完成信息化建設，甚至有一些才剛剛開始信息化建設，沒有相關管理的經驗，所采用的臨時管理體系與自身發展的狀況不匹配，同樣也會對醫院發展產生影響。

（三）醫院在對人事檔案進行管理時，沒有形成明確可行的計劃方案。醫院想要實現人事檔案信息精細化管理，就必須制定出一個較為詳細以及合理的發展規劃，同時還要結合醫院發展的實際狀況，避免浪費內部資源。對人事檔案實施信息化、精細化管理，可以讓不同部門之間建立緊密聯系，實現協調工作，共同進步，從而在改革過程中處于主動地位。

三、精細化管理在醫院人事檔案管理中應用的對策

（一）要改變原來傳統的管理模式。要想使醫院人事檔案的管理模式得到革新，就必須要對醫院實際的發展情況進行深入了解，擯棄傳統的人事檔案管理制度，最大程度提升管理效率，并實現檔案的精細化管理。同時，醫院人事檔案管理人員還要轉變自己的工作觀念，形成相對健全的服務觀念，在日常工作過程中主動服務。人事檔案管理人員在對檔案信息進行查詢時，還需要具有較高的工作效率。要將人事檔案管理與信息化相結合，一起向著信息化、數字化以及現代化方向發展，在信息化管理觀念之下，形成一個完善、合理的人事檔案管理體系，這樣可以讓信息的來源和信息保存的方式盡快適應全新的管理體系。目前，很多醫院使用紙質檔案，在整理以及保存時，較為麻煩，進而為管理工作的進行帶來諸多困難，并且在管理模式上也比較落伍，必須要通過當前實際的情況來對改革工作進行妥善規劃。在對人事檔案進行管理改革時，必須要借助更加先進的信息化設備，檔案管理人員要將自己工作的理念進行革新。在上述基礎之上，最大程度實現自動管理以及智能管理，對人事檔案進行管理最根本的一個目的便是確保醫院長久健康發展，并提升服務質量，所以從事檔案管理的工作人員一定要加強服務意識，提升信息利用的效率。倘若在醫院發展的過程中出現了異常狀況，便可以通過人事檔案所存儲的信息進行輔助，除此之外，人事檔案還是醫院發展過程中不可或缺的參考資料。

（二）構建一個健全的醫院人事檔案管理體系。現階段，對醫院人事檔案進行管理改革時，一定要基于信息化管理的模式來進行設計。第一步是讓人事檔案的管理水平得到提升，醫院各個部門科室之間都可以將擁有的信息進行有序整理，最終匯聚到中心集中管理。同時，還需要將相關的管理制度進行完善，在對檔案進行管理時，要不斷實現信息數字化工作模式。相關管理人員在對信息進行整理與歸納時，可以借助計算機來將信息儲存成為電子化檔案。同時醫院也要將相關設備進行更新，引用當前更加先進的新型計算機，讓工作人員盡快熟練掌握流程，并與各類信息系統進行深入接觸，最終替代原本傳統的通過人工進行檔案管理的方式。想要實現信息精細化管理，除了上述條件外，還要建立一個完善的人事檔案管理體系，從而讓其他環節也實現信息化的改革。在對人事檔案進行日常管理時，也需要借助計算機等設備來進行，醫院的內部要建立起一個完善、科學的信息管理系統。在醫院檔案信息化管理過程中，通信以及計算機等電子設備是必不可少的，而且這是實現醫院整體信息化管理不可或缺的環節。其實是讓醫院內部軟件和其他硬件等設施均向著信息化方向發展。當今時代，是一個大數據時代，在醫院不斷發展過程中，一定要獲得一個更為精準、更為完整的信息，只有這樣，才能對自己實際發展的狀況大致了解，從而形成一個較為精確的檔案管理體系。通過醫院實際需求來做信息的檢索，從而對大數據進行分析，進而可以在諸多數據中快速找到自己所需的檔案信息，并且還可以借助這種方式縮短管理工作的時間，最終實現工作效率的提升。

（三）要提升檔案管理工作人員的能力。前面我們已經講述了檔案管理人存在專業性比較差等問題，想要讓檔案管理水平得到提升，就一定要建立起一個專業的檔案管理小組。讓從事檔案管理的工作人員接受相關培訓時，可以聘請一些專家來做指導與講解，從而為工作人員普及精細化的管理知識，提升檔案管理人員實際的業務能力。除此之外，還可以組織管理人員進行外出實習參觀，或者與其他同行交流檔案管理的經驗。醫院要在內部多進行學術交流活動，創造一個相對和諧的環境，促使管理人員不斷探索新天地，掌握豐富的專業知識，最終提高工作人員的專業素養。在醫院發展的過程里，創新是至關重要的一個影響因素，在對檔案進行管理時，同樣也不能缺少創新的理念，只有借助這種方式，醫院才可以重新煥發出活力，進而實現穩步發展。醫院人事檔案管理人員不僅要掌握現代化管理觀念，了解基礎的檔案管理形式以及專業的知識，還要將自身知識結構不斷進行更新，掌握當前流行的計算機信息技術，盡快融入檔案管理改革中。

（四）要借助信息技術來加強醫院人事檔案的管理水平。要想實現醫院人事檔案的高效管理，就必須借助信息技術來進行管理。由于近幾年醫院職員數量呈現快速上升趨勢，導致人事信息數量隨之增多。因此，必須要讓人事檔案實時更新，想要實現這一目標，就要對檔案進行一個動態的管理。在實行動態化管理時，信息技術是至關重要的一部分，通過信息技術可以讓員工的信息得以利用，而且在進行業績考核時更為方便。在醫院有條件的情況下，可以最大程度實行人事檔案的精細化管理，最終實現內部各個部門科室之間信息的共享。除了上述功能之外，通過信息技術還可以提升信息保密程度，保證內部的機密不會被泄露出去，從而避免出現經濟等方面的損失。

四、結語

最近幾年，我國科學技術呈現出飛速發展的趨勢，與此同時，醫療行業也在逐漸進行擴張，在醫院不斷發展的過程中，人事檔案的管理始終占據著主導地位。人事檔案管理的質量將直接影響改革的最終效果，借助科學與信息化手段來實現人事檔案的精細管理，可以為醫院后續發展提供信息保障，最終實現醫院長久健康發展。