云計(jì)算在企業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用策略

文/陜西渭南華州區(qū)金鉬集團(tuán) 羅琳娜

現(xiàn)階段，信息技術(shù)為人們生活的各個(gè)方面帶來(lái)了改變，人們通過(guò)信息技術(shù)來(lái)獲取更多資源，檔案館是獲得歷史信息的重要途徑，受到的重視越來(lái)越高，檔案管理可以充分利用云計(jì)算技術(shù)達(dá)到檔案館在未來(lái)的發(fā)展需要，在對(duì)檔案進(jìn)行管理中，運(yùn)用云計(jì)算能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作形成良好的管理機(jī)制以及服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程以及社會(huì)服務(wù)能力。如今云計(jì)算逐漸成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)，為檔案管理發(fā)展提供了新機(jī)遇。

一、概述云技術(shù)

云計(jì)算是一種分布式計(jì)算方式，是指充分利用網(wǎng)絡(luò)“云”技術(shù)，將一個(gè)整體處理數(shù)據(jù)的程序分解為多個(gè)小程序，然后運(yùn)用多部服務(wù)器共同組成的系統(tǒng)對(duì)這些個(gè)小程序進(jìn)行分析和處理，并且將得到的結(jié)果傳遞給使用者。早期的云計(jì)算技術(shù)就是一種簡(jiǎn)單的分布式計(jì)算，主要的功能是分發(fā)任務(wù)以及對(duì)計(jì)算結(jié)果進(jìn)行合并，因此，云計(jì)算也被叫作網(wǎng)絡(luò)計(jì)算。通過(guò)云計(jì)算技術(shù)，能夠在幾秒鐘內(nèi)完成大量數(shù)據(jù)的處理工作，以此增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)。如今云計(jì)算技術(shù)不再是單純的分布式計(jì)算，是在此基礎(chǔ)上，將分布式計(jì)算、并行計(jì)算、熱備份冗雜、效用計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、虛擬化、負(fù)載均衡等技術(shù)有效結(jié)合的一種產(chǎn)品。

二、云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用

企業(yè)檔案管理過(guò)程中，建設(shè)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)是在云計(jì)算技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起來(lái)的，是通過(guò)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行搜集、整合、管理，通過(guò)這樣的方式，促使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享模式，并且還可以建設(shè)檔案信息分布式云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。構(gòu)成企業(yè)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)有幾個(gè)方面，分別是云計(jì)算應(yīng)用系統(tǒng)、檔案管理節(jié)點(diǎn)、專用網(wǎng)絡(luò)、安全防火墻以及公用、私用的軟硬件設(shè)備共同構(gòu)成。這其中檔案管理節(jié)點(diǎn)是指在借助云計(jì)算技術(shù)的支持下，設(shè)計(jì)的信息網(wǎng)絡(luò)檔案室（館），是一種檔案信息基本構(gòu)成體系。一般情況下，企業(yè)檔案信息可以存儲(chǔ)在檔案管理節(jié)點(diǎn)中，以數(shù)據(jù)流形式存在。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，雖然已經(jīng)取得了一定的效果，但是在發(fā)展的過(guò)程中仍然存在著一些煩惱。比如，檔案管理系統(tǒng)中軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、類型之間的差異，檔案目錄數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享、互聯(lián)具有一定難度，檔案管理難以實(shí)現(xiàn)軟件的通用化以及統(tǒng)一規(guī)范化，各家的檔案信息數(shù)據(jù)達(dá)不到跨區(qū)域、跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)的需求，促使每一家企業(yè)檔案信息管理以孤島的形式存在，進(jìn)而增加了數(shù)據(jù)庫(kù)建立以及后續(xù)管理、維護(hù)的成本，減少了檔案信息的使用效果。云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以利用云服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館或者檔案室中的軟件通用性，還可以為企業(yè)檔案管理工作提供智能檢索、先進(jìn)的搜索引擎以及安全控制系統(tǒng)，可以進(jìn)行集中儲(chǔ)存檔案信息數(shù)據(jù)，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存到相關(guān)管理部門(mén)的云存儲(chǔ)中進(jìn)行集中管理，這樣不僅可以轉(zhuǎn)化各自為政建設(shè)檔案信息的局面，還能夠在最大程度上降低企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，提升其產(chǎn)出，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合。

三、企業(yè)檔案管理中應(yīng)用云計(jì)算的優(yōu)勢(shì)

（一）降低企業(yè)檔案管理體系軟件的投入。在云計(jì)算時(shí)期，各個(gè)企業(yè)在構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案室中，已經(jīng)無(wú)須對(duì)其進(jìn)行檔案管理服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、終端、系統(tǒng)軟件等輔助配置，也不需要對(duì)其使用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行更新和維護(hù)。只需要將云平臺(tái)終端有效連接相關(guān)配備，即可實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理云計(jì)算系統(tǒng)中包含的所有功能，這樣便可以節(jié)省相關(guān)配備投入成本，進(jìn)而降低企業(yè)成本支出，并且還能夠有效降低使用者對(duì)設(shè)備維修工作，也就減少使用者對(duì)這方面的技術(shù)需求。

（二）能夠?yàn)橛脩羰褂脵n案資源提供方便。“云檔案”信息資源的共享系統(tǒng)是充分利用B/S架構(gòu)，在檔案節(jié)點(diǎn)服務(wù)器上集中存放各個(gè)機(jī)關(guān)檔案信息，對(duì)用戶采用透明服務(wù)機(jī)制，為使用云檔案用戶提供更為便捷的服務(wù)。

（三）云計(jì)算提供給檔案信息化更多益處。云計(jì)算技術(shù)為數(shù)據(jù)檔案建設(shè)提供的益處主要有以下幾點(diǎn)：一是提供檔案信息共享功能，利用云計(jì)算技術(shù)，可以有效避免檔案管理系統(tǒng)使用的軟件因開(kāi)發(fā)商不同而導(dǎo)致檔案信息資源出現(xiàn)“孤島”的情況，能夠在檔案管理部門(mén)之間建設(shè)信息共享渠道，促使檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)資源互通，進(jìn)而滿足用戶獲得信息的需求。二是可以有效降低成本，許多檔案管理部門(mén)能夠分享云計(jì)算系統(tǒng)中的一些基礎(chǔ)程序以及設(shè)施，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)投入最低成本，但最大程度獲取云計(jì)算系統(tǒng)的運(yùn)算功能，這樣可以讓使用者不再受到訪問(wèn)服務(wù)器的限制，也就不必為了達(dá)到用戶的需要增加設(shè)備，進(jìn)而促使企業(yè)加大投資成本，可以在最大程度上降低檔案部門(mén)的投入成本。與此同時(shí)，還可以提高檔案部門(mén)的運(yùn)營(yíng)效率。

四、云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

（一）對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用存在不正確的認(rèn)知。這里對(duì)云計(jì)算的認(rèn)知需要關(guān)注的是云計(jì)算技術(shù)中依然存在著“端”，只是將“端”的發(fā)展放緩了進(jìn)程，可以將“端”理解成終端用戶。云計(jì)算時(shí)代是“云”和“端”共同存在。檔案室應(yīng)用云計(jì)算以后，以往的檔案信息數(shù)據(jù)依然存在，其中包括館藏?cái)?shù)字化成果以及投入的IT技術(shù)人員。因此引入云計(jì)算是建立在企業(yè)自身檔案信息化的基礎(chǔ)上，通過(guò)云計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢(shì)結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，對(duì)自身信息化檔案工作進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的一種方式。

（二）檔案管理中信息數(shù)據(jù)安全及隱私隱患。檔案館需要保密的信息比較多，并且其公開(kāi)權(quán)限也具有一定的局限性。由此可知檔案館在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理時(shí)，并不是可以將全部信息都存放到“云”中。企業(yè)檔案中必然會(huì)存在一些保密性質(zhì)強(qiáng)的重要資料，這就不可以存放到“云”中，需要企業(yè)另行保存。

（三）企業(yè)中建設(shè)軟硬件力度較弱。我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展隨著區(qū)域的不同具有一定的差距，因此處于不同區(qū)域的企業(yè)，在對(duì)檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中必然會(huì)存在差距，進(jìn)而存在“鴻溝”問(wèn)題。并且每一個(gè)數(shù)字檔案館使用的系統(tǒng)也具有差距，使用的計(jì)算機(jī)端口也不是統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)信息共享以及信息跨庫(kù)具有較高的難度，這也是檔案云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中的一個(gè)工作阻礙。

五、企業(yè)檔案管理中云計(jì)算的應(yīng)用

（一）提升員工認(rèn)識(shí)及參與性。任何一個(gè)企業(yè)都需要具有較強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，結(jié)合相應(yīng)的管理制度以及財(cái)力、物力的輔助，推進(jìn)企業(yè)檔案管理云計(jì)算的應(yīng)用進(jìn)程，在企業(yè)信息管理剛成立時(shí)，企業(yè)員工對(duì)于云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用了解并不深入。造成這種情況主要是由于企業(yè)工作人員缺少這方面的相關(guān)知識(shí)。企業(yè)在管理方面針對(duì)建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍沒(méi)有制定長(zhǎng)期計(jì)劃，信息專業(yè)技術(shù)人員的晉升和從業(yè)很難得到保障，因此導(dǎo)致信息專業(yè)技術(shù)人才流出企業(yè)，進(jìn)而，為企業(yè)建設(shè)檔案信息化帶來(lái)一定阻礙。因此需要企業(yè)管理層在處理人才、信息技術(shù)以及相關(guān)費(fèi)用時(shí)，需要各部門(mén)在認(rèn)知檔案管理信息化建設(shè)方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，定期組織檔案管理工作人員參加專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，還可以聘請(qǐng)專業(yè)人員到企業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)而培養(yǎng)出高技能的人才隊(duì)伍，以便于更好地使用信息化技術(shù)。

（二）提升檔案館信息的安全性。首先，需要對(duì)使用人員設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限控制和管理，是為了保護(hù)企業(yè)檔案在使用過(guò)程中不會(huì)被泄露。并且在企業(yè)應(yīng)用“云”技術(shù)時(shí)存儲(chǔ)了大量的檔案信息資源，云環(huán)境的復(fù)雜性比較高，由此很容易存在漏洞，這樣的環(huán)境下很容易遭受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，致使檔案信息遭受破壞。針對(duì)一些角色的使用權(quán)限，是為了保證特定用戶能夠正確使用“云”資源。特定用戶登錄云環(huán)境后能夠在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行檢索、瀏覽、下載等操作，但是這種操作具有針對(duì)性。比如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的更新以及維護(hù)，則需要特定的專業(yè)人員進(jìn)行處理，因此，云環(huán)境能夠?qū)ζ胀ㄓ脩粢约捌渌脩暨M(jìn)行區(qū)分和管理，這樣可以有效控制數(shù)據(jù)不外流。其次，云計(jì)算系統(tǒng)自身存在的安全問(wèn)題，主要是由于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在“云”中，在使用中需要用戶利用網(wǎng)絡(luò)與云環(huán)境進(jìn)行連接，在云環(huán)境中，更新和升級(jí)服務(wù)系統(tǒng)，通常是遠(yuǎn)程操作，并不是在原基礎(chǔ)上進(jìn)行更新，因此每一次更新都會(huì)存在著安全問(wèn)題，因此需要加強(qiáng)防范數(shù)字檔案館的意識(shí)。最后，通過(guò)先進(jìn)審計(jì)技術(shù)手段落實(shí)企業(yè)使用云計(jì)算的監(jiān)管制度以及評(píng)估機(jī)制，是在云環(huán)境下，對(duì)不同用戶操作行為進(jìn)行記錄、分析，并且會(huì)生成報(bào)告，為審計(jì)系統(tǒng)提供詳細(xì)的使用記錄，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)監(jiān)控，減少安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提高軟件和硬件的運(yùn)用。云計(jì)算技術(shù)雖然為企業(yè)檔案管理提供了一個(gè)統(tǒng)一平臺(tái)，但是依然需要檔案館提高對(duì)其安全使用的監(jiān)管，加大館藏檔案數(shù)量，同時(shí)將檔案管理中的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)發(fā)布，以保證檔案信息的可用性以及時(shí)效性。并且在檔案館使用云計(jì)算技術(shù)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)軟硬件使用能力加以提高，為云計(jì)算的實(shí)施提供良好環(huán)境，結(jié)合檔案館實(shí)際服務(wù)功能，選擇相宜的軟硬件設(shè)備進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，其中包含路由器、網(wǎng)絡(luò)適配器等設(shè)備。與此同時(shí)，還需要設(shè)立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及完善的網(wǎng)站。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，云時(shí)代的到來(lái)促使各個(gè)行業(yè)不斷引進(jìn)新技術(shù)、新理念，在企業(yè)的發(fā)展中，良好的管理工作具有重要意義，在企業(yè)檔案管理工作中充分運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)，能夠有效提高工作效果。借助云儲(chǔ)存、云計(jì)算等功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案新型管理方案，以此提高企業(yè)單位的管理工作質(zhì)量以及效率。這期間難免存在著各種阻礙因素，因此需要企業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展，適當(dāng)調(diào)整檔案管理制度，以此促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。