軟件高新技術企業財務管理信息化建設研究

陳淑貞（福信集團有限公司 福建廈門 361000）

開展財務管理信息化建設非常重要，它具有優化企業資源配置、提升企業財務管理的靈活性、提高企業財務管理決策的科學性、促進全面預算管理工作的開展、降低企業經營風險等作用。軟件高新技術企業具有業務范圍廣泛、物料種類繁雜等行業特征，如何通過財務管理信息化建設提高其經營效率、降低經營風險已成為軟件高新技術企業重點關注的課題。

一、軟件高新技術企業傳統財務管理方式存在的問題

（一）難以掌控全面及時的財務管理信息。由于市場環境復雜、經營范圍廣，落后低效且不準確的財務管理往往會給企業經營帶來諸多負面影響，造成諸如資源配置低效等一系列問題。因此，軟件高新技術企業在經營過程中，不僅需要對眾多的物料進行科學分類，還需在分類基礎上對其實施科學配置，這要耗費大量人力物力對材料進出的相關財務信息進行收集、歸納與分析。而依據傳統的財務管理方式很難達到“源頭取數、數據集成、集中管理”的要求，導致企業難以掌握全面完整的物料等信息，無法實現對種類繁雜的物料、存貨進行合理分配調動，更難以實現及時整合企業的各種物料資源。

（二）業財融合的耦合度低。對于大部分軟件高新技術企業來說，財務部門更多地關注企業經營過程中的成本管控、資金利用效率等情況，其他各業務部門往往將工作重心放在如何增加銷量、開拓市場中，財務與業務之間的關注重點存在偏差。傳統的財務管理模式，跨地區、跨國際的業務數據傳遞較慢，業財融合度過低往往導致信息的嚴重滯后，影響了財務信息的準確性、及時性，不利于企業管理層根據財務和業務實際情況做出正確決策。

（三）成本核算效率低。軟件高新技術企業的研發與生產過程相當繁雜。在傳統財務管理方式下，各業務部門與財務部門往往缺少信息溝通機制，企業每月月末才對產品成本進行核算，未能實現成本等相關財務管理信息的實時反饋，導致成本核算滯后性嚴重，無法實現成本管理的精細化和及時化。同時，由于信息不通暢，企業財務管理人員對每月財務狀況也只停留在對期初余額相關信息了解的程度上，財務部門與業務部門間信息交流沒有建立一個暢通渠道，不利于管理者做出最優的成本控制決策。

（四）客戶的往來賬戶管理依賴人工完成。傳統財務管理模式下，軟件高新技術企業是通過人工查詢方式來實現對客戶往來賬戶狀況的了解，這種人工查詢與管理耗時耗力且無法保證往來賬戶管理的全面、準確，不利于對每一客戶的往來賬戶進行實時監控并分析、評價，公司無法掌握客戶資信狀況，容易導致應收賬款逾期未收回現象頻發，進而造成資金周轉困難等問題。

（五）預算與資金管控不合理。資金的預算與管控關系到軟件高新技術企業的生存與發展，在傳統財務管理模式下，很難建立完善的資金預算及管控體系。由于軟件高新技術企業的業務范圍涉及多地域甚至國外地區，各業務部門的經營目標也存在差異，不同業務的資金使用情況、資金需求等均不相同，很難實現統一的預算管理方案。由于信息流通不暢，企業財務管理人員對于資金的協調、管理及統籌分配能力相對較弱，以致于軟件高新技術企業資金難以統一管理，預算與實際執行情況往往嚴重脫節。

二、對策

（一）引入ERP系統，提升財務管理信息化水平。ERP系統在企業信息化建設中扮演著重要的角色，但不同企業對于財務管理信息化建設的需求千差萬別，企業要根據自身財務管理的現狀，做好財務管理需求分析，構建以需求為導向的財務管理信息化建設體制，避免出現盲目跟風的現象。為克服當前企業財務信息化建設存在盲目性，企業可以借助ERP系統，立足于自身的實際需求，從自身發展階段以及發展目標出發，做好財務管理信息化建設的設計、規劃、開發建設與升級。另外，財務管理信息化建設前期成本較高，運行后還有維護費用、人員培訓費用，投入更大。企業也要做好財務管理信息化建設成本分析，盡可能降低因財務管理信息化建設而導致的財務風險，確保企業的安全性。

（二）統合ERP系統，推動企業業財融合。ERP系統下企業財務管理系統設置多個模塊，其中會計模塊主要由總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、固定資產核算模塊、報表模塊、費用管理模塊等構成。其他模塊之間的關聯業務數據經過財務管理信息化系統核對確認后，可以實現與會計模塊的對接和關聯。因此，財務管理信息化系統下企業財務管理人員會實時將企業的生產、銷售、采購、庫存、財務等期初、本期發生等數據整理和導入系統；與此同時，各業務部門將業務數據實時錄入系統模塊，這些數據在確認后，會計模塊和系統的其他模塊有相應的接口，能夠相互集成。這樣就可以將生產、采購、銷售、成本核算等業務活動信息自動歸集計入會計核算模塊，生成憑證、總賬、會計報表，提高了企業整體的業財融合程度。

（三）應用ERP系統，在企業中開展全面預算管理。ERP系統可根據企業所處的行業特性和現狀及企業自身戰略需要對各個項目部、業務部的管理目標進行充分調查分析，并能通過銷售模塊及成本核算模塊中的銷售額、客戶信息、成本、物料投入等數據計算出更精確、客觀的預算指標，這就極大地方便企業在其內部開展全面預算管理。軟件高新技術企業可利用ERP系統的這些優勢，根據企業實際情況健全全面預算管理方案，可有針對性地控制費用開支，開源節流，最大限度做好節約成本工作，為企業創造更多價值。

（四）利用成本核算模塊功能，提高企業成本核算效率。在ERP系統下構建的成本核算模塊中，軟件高新技術企業可對成本對象進行初始設置并規定相應分配標準，進行精確訂單式管理。在生產過程中，按照任務發生的時間先后順序，實時將生產領料、工時核算、產成品或半成品入庫業務進行歸集，將間接費用按一定分配比率標準在成本對象之間進行分攤，及時地計算生產成本。ERP系統成本核算模塊還能根據產品性質采用標準成本、個別成本等核算方式，進行產品成本的歸集、分配與計算，并進行更加精確的成本差異分析，通過成本分析實現節約經營成本，最終可以提高成本核算的效率與效果。

（五）利用銷售模塊功能，強化對客戶往來賬戶的管理。在ERP系統下構建的銷售模塊中，企業可設定銷售合同必須經過企業最高領導、分管領導和財務部門的依次審核才能與客戶簽訂銷售合同的程序功能，財務部門主要審核合同中的條款、要求、交易方式，特別是產品的價格、付款與結算方式的合理性及可行性，確認并評估客戶的資信及相關證明文件的真實性、可靠性。之后，根據銷售訂單下達發貨通知單，該環節要求財務主要根據合同條款、應收賬款風險控制等相關信息審核意見，經審核同意后交付倉庫發貨。銷售部門根據回款、開票將相關信息登錄系統，并經財務復核，進行勾稽核對。在這一過程中，企業可通過ERP系統收集有關銷售流程的主要信息，包括往來賬戶及客戶償款等信息，進而可對客戶往來賬戶進行歸納、分析得出企業經營狀況及客戶資信情況等方面，強化軟件高新技術企業對客戶往來賬戶的管理能力。

三、案例分析：以廈門光電集成有限公司為例

廈門光電集成有限公司（以下簡稱A公司）成立于1998年，總資產4 000多萬元，2017年增加注冊資本金8 000萬元。A公司主要經營光電器件、光通信網絡產品、無線通信設備、通信網絡軟件、工業自動控制及檢測設備的開發、研制、生產、銷售、服務；經營各類產品和技術的進出口，是國內擁有多項專利和軟件制作知識產權的“三高”企業。

（一）A公司傳統財務管理存在的問題。（1）業財融合方面。在信息化建設之前，A公司財務部和其他業務部工作銜接少，業財融合耦合度低。A公司對業績考核的重點在于業務指標，導致業務部門盡可能地加大資金投入，擴大市場份額，在這一過程中往往忽略“成本-效益”原則。（2）成本核算方面。A公司產品品種繁多，物料2 000多種，成本核算粗放、效率低下，不符合企業產品成本的實際情況，反而影響成本信息反饋，不利于企業納稅籌劃的實施及經營目標的實現。（3）往來賬戶管理方面。A公司未對整體往來款進行及時有效的監控、分析。A公司往來賬戶中前十名客戶占比巨大，存在較大逾期風險，但A公司只是依靠登記往來賬的會計人員和銷售人員進行人員管理，并沒有依靠信息化途徑實施管理。（4）預算與資金管控方面。A公司資金管控的信息化程度不高，沒建立起長期、實用、高效的資金管理系統，導致A公司預算管理實施效果不佳，出現部分資金閑置而又同時有部分項目無錢可用的現象，企業無法發揮資金整體效益。在開展財務管理信息化系統以前，A公司流動比率平均值在1.11至1.25區間，明顯低于行業1.50的均值水平；資產負債率高于行業均值15%至30%左右，A公司的流動性及資本結構均有待改善。

（二）A公司實施財務管理信息化建設的措施。針對傳統財務管理方式存在的一些問題，A公司開展了財務管理信息化建設，主要措施如下：（1）引入ERP系統。A公司根據業務需求和集團系統實際情況，引入了ERP系統，增加了生產模塊和供應鏈模塊（銷售、采購、倉存模塊）、成本模塊、財務會計等模塊。（2）改進成本核算系統。通過成本模塊分析發現，2017年以前公司主要產品是通信產品和檢測設備，屬于標準產品，采取品種法核算。2018年以后AOI檢測設備屬于定制產品，屬于非標產品，研發與生產過程復雜，管理不易，材料成本占比大，A公司加強采購成本的購置與監督，并且根據成本信息對AOI產品采用訂單式管理，成本核算由原先品種法轉變為個別批次法。對于超過預算的費用需經特別流程審批通過后才給予核銷。嚴格控制費用開支，開源節流，做好成本核算，最大限度做好軟件退稅工作，為企業創造更多的價值。（3）優化銷售流程。通過銷售模塊，A公司掌握更加詳細的客戶信息，對往來賬戶的監控也從紙質賬面上升到信息系統中，公司建立起應收賬款預警機制，對于毛利低于公司規定20%以下的訂單，嚴格審核，報總經理審批。同時對于超過三個月未回的逾期款項進行預警通報，對于逾期款項及時與客戶協商，采取折扣、折讓方式或法律訴訟手段，盡快追回逾期貨款，減少損失，對于信用不好的客戶，取消下一步合作。（4）健全預算管理。公司通過ERP系統分解各項目貨值的預期增長額，倒推出項目預期成本、現金流量等重要財務指標，通過采購、生產模塊中的物料需求計劃、銷售預算等進行有計劃地采購、生產。A公司ERP系統的大運營管理體系測算資源需求，并分解到各專項KPI計劃。同時在KPI指標體系中重視諸如質量衡量、售后服務等一些非財務指標的考核與監督，對每個項目的財務資金支出情況進行監控，避免成本浪費。

（三）A公司信息化建設的成效。A公司通過ERP系統，強化了財務管理信息化；建立了大運營管理體系，實現主要業務流程的自動化，管理績效顯著提升，主要表現在：（1）在ERP系統的基礎上，開展企業大運營管理體系的建設。通過大運營管理體系的建設，基本實現了以最小的本金、最短的時間，賺取最高的收益。大運營管理體系可以有效控制現金流和利潤；實現管計劃和管貨值，并能全面實現以財務經營為導向，以現金流和利潤為核心，以全面預算管理為手段，以計劃管理為主線，以貨值管理為基礎，以考核激勵為驅動，推動A公司財務管理整體能力的提高，基本實現了“儲—建—融—供—銷—存—回—結”一體化。（2）產品核算方面，財務人員定期參加倉庫全面盤點，賬實相符率達到了99.5%以上，公司產品成本中材料成本比重大，占比90%，建設后下降為87%，成本差異分析中由于材料數量耗用、價格影響差異影響極小，主要是人工、間接費用等固定費用差異的影響，通過ERP系統，實現更精確的產品成本核算，將成本差異率控制在了1%以內。A公司自2015年毛利率降至34.82%后，2016年至2018年總體呈上升趨勢，均超過了40%，在2019年達到54.73%，高于行業均值將近一倍。（3）往來賬戶方面，財務部門通過ERP系統跟蹤銷售訂單執行情況，通過對銷售、貨款回籠計劃完成情況分析，督促業務部門做好銷售管理工作。通過對客戶、產品銷售構成、毛利進行分析及應收賬款預警機制的作用，前十名客戶的銷售額占總銷售額的比重逐年減少。（4）預算及資金方面，公司嚴格控制費用支出，對于超過預算的費用需經特別流程審批通過后才給予核銷。在采購環節，公司加強價格及供應商資質的審核，要求供應部提供三家或三家以上的供應商進行詢價對比，對前十名供應商和材料采購進行統計分析，供領導層決策分析，要求供應部每年要有3%—5%的采購價格下調。信息化建設前公司流動性遠低于行業均值，而在信息化建設后，其短期抗風險能力有所提升，已優于行業平均水平。

（四）啟示。通過A公司案例分析，可以得到以下兩點啟示：（1）企業管理層要樹立財務管理信息化理念，固守傳統財務管理方式必然跟不上時代的發展。管理層應意識到財務管理信息化對企業經營發展的重要意義并將其建設作為公司改革和發展的戰略措施來實施。企業管理層要開展宣傳、指導工作，使企業全員全方位參與到財務管理信息化建設工作中，有利于員工更快認識到財務管理信息化系統的價值，也有利于企業更快投入到更高效、更安全的信息化運營中去。（2）要認清財務管理信息化建設只是手段，不是企業最終目標。實施財務管理信息化建設僅僅是企業提升管理水平和能力的一種工具、一種手段，切不可為信息化而信息化。相比于為了實現企業財管信息化建設目標，實現企業的戰略目標更加重要。

四、總結

財務管理信息化建設作為一個貫穿企業經營流程、暢通企業信息交流的渠道，已成為現代企業實現提升財務管理能力的重要工具和手段。軟件高新技術企業必須高度重視，認真研究財務管理信息化建設的利弊，將財務管理信息化緊扣企業經營需求，最終促進企業健康穩定發展。