探析加強醫院辦公室管理工作的有效策略

在我國社會經濟的迅猛發展下，醫療市場之間的競爭越來越激烈，同時受醫改政策的影響，傳統醫院管理工作模式已經和新時期的發展要求不適應，對此，醫院辦公室在醫院的發展和運營過程中發揮著極為重要的作用。增強醫院自身競爭實力，創新醫院辦公室管理工作模式勢在必行，唯有如此，才能有效降低醫院整體的運營成本，全面提高管理水平，促進醫院又好又快發展。

一、醫院辦公室的主要特征

從醫院辦公室職能定位出發，其主要特征包括被動性、服務性、綜合性和政策性。1.在政策性方面。醫院辦公室屬于行政職能部門，主要工作是對醫院各管理階層的相關工作進行協同配合，其主要負責統籌規劃醫院的長期發展方向和短期目標，所以，對我國政府部門制定的政策和法規要熟悉吃透，為醫院的發展提供方向。2.在綜合性方面。因現階段我國各地區醫院的規模越來越大，醫院內部劃分的部門科室數量不斷增多，醫院辦公室在與各部門科室溝通的過程中，涉及了較為廣泛的工作內容和形式范圍，所以醫院辦公室在協調溝通過程中應充分掌握不同科室的職能定位、醫療范圍與重點難點問題，具備“多面手”的技能，因此醫院辦公室具有綜合性特點。3.在服務性方面。醫院辦公室職能定位較多：第一，上傳下達，公文流轉，信息公開，是傳遞醫院各項信息的中樞機構。第二，需要在醫院各個部門科室中溝通協調，將醫院管理層的決策嚴格落到實處。第三，第一時間對醫務人員的意見和需求進行搜集了解，便于向上級管理階層反饋。4.在被動性方面。因為醫院辦公室在處理日常相關事務的過程中一般會根據管理階層的決策和指令開展工作，負責上傳下達和協調溝通，所以此部門開展工作時存在很大程度的被動性。

二、加強醫院辦公室管理工作的有效策略

（一）人員管理人性化、科學化。在醫院人員管理工作中，應將下述幾點做好：首先，人性化管理，在醫院日常管理工作中對所有醫療、教學、科研職工的建議和意見予以重視，鼓勵每位職工提出醫院管理中存在的問題，共同為醫院的發展獻言獻策，營造良好的工作環境，確保順利有效開展辦公室管理工作。其次，借助情感管理方式開展日常工作，要求所有醫護人員提高自身的職業道德、專業知識和專業技能，借助情感管理使所有醫院人員和管理者都可以把本職工作做好，增強他們的認同感和歸屬感。再次，對醫院辦公室成員的發展予以密切關注。從管理者的角度為各成員規劃未來發展的目標路線，同時加大學習和培訓力度，以提高其業務水平。最后，因醫院辦公室工作較為繁雜，同時諸多行政工作和專業醫療工作有著極為密切的聯系，而信息更新速度極快，因此要積極引進和培養人才，不斷輸送新鮮血液，打造一支高技能、高素質、高水平的辦公室人才隊伍。

（二）健全規章制度和流程。為了有效提高醫院辦公室管理工作效率，需要對醫院的規章制度和流程予以完善。在建立健全規章制度的過程中，需要與醫院的實際發展、管理情況相結合：第一，需要保證所建立的規章制度和流程具有操作性，在醫院內部切實可行。第二，需要保證規章制度可以明確所有醫院辦公室工作人員的職責和分工，保證醫院辦公室工作更加穩定、統一，提升醫院辦公室管理工作質量和工作效率。第三，要與人性化的管理相結合，對所有人的意見予以尊重，鼓勵職工大膽提出醫院管理中存在的問題，結合實際共同研究并提出有效的解決措施，從而創造良好的工作環境，為有效開展醫院辦公室管理工作提供有利條件。

（三）實施精細化管理。上世紀中葉，日本首次提出精細化管理概念，其主要是通過最大化降低管理成本來提高管理效率。要把精細化管理實施好，主要從下述幾個方面著手：第一，將以人為本的人本化管理落到實處。醫院辦公室人員均要嚴格遵循以人為本的基本服務理念，在開展協調各科室、各部門等工作的過程中，首先對他們的利益要進行充分尊重和保障。同時還要把差異化特征展現出來，根據各部門科室的特點，制定符合實際的管理措施與制度。第二，開展細致化管理。充分借助人力資源部門，與員工自身特色相結合，對其崗位職責進行定位，確保崗位資源配置最優化；同時把抽象的目標和決策轉變成具體的工作要求，以此達到合理量化工作所需的目的。第三，實施精細化管理。借助加大制度化建設力度，展開標準化管理，從而實施信息化管理，科學分工職責。在管理過程中應積極總結，以期將傳承文化和創新的目的順利實現，促進醫院辦公室工作持續、穩定發展。

（四）重視目標管理。醫院辦公室要注重目標管理，借助目標管理理念開展工作，對醫院辦公室管理予以創新，具體可以從下述幾點入手：第一，應確保管理目標的科學性和合理性。在辦公室管理中設置合理、科學的管理目標極為關鍵，但解決難度卻很大。設定管理目標，此目標要將個體參與意愿以及個體和總目標的均衡體現出來。第二，確保有效落實目標。以目標為導向，嚴格授權尺度，將權力的界限把握好，以免影響個體積極性，然后展開有效控制。第三，有效評估和監督目標。根據要求和標準有效評估和監督目標，嚴格考核，如實反映，同時構建激勵機制，做到獎懲分明，同時考核結果與獎金、薪酬和晉升掛鉤，從而將職工的工作積極性和熱情有效提高。

（五）加強信息監管，發揮信息化的積極作用。要將信息化的積極作用充分發揮出來，不僅要對信息化建設引起高度重視，加大軟件、硬件的投入力度，同時必須加大對信息動態監管的工作力度，確保數據和網絡的安全性。借助信息系統將兩個目標完成。首先，重組管理流程，將工作效率最大化。如利用OA系統革新文件流轉方式，借助更加科學化的方式管理會議室和車輛；除此之外，還可以將信息化平臺向后勤管理、醫療管理、黨務管理、人事管理等方面擴展。其次，借助大數據分析確保決策更加科學。要對院科兩級權限和查詢范圍予以明確，借助實時查詢第一時間掌握醫院運營動態，借助大數據展開比較分析，為決策提供重要依據。

三、結語

現階段，社會發展速度顯著加快，人民生活水平得到了明顯改善，在此形勢下，人們開始高度重視醫療服務水平的質量，而作為醫療內部極為重要的綜合服務型部門，醫院辦公室工作效率的提升，有利于更好地實施醫院整體服務工作，為患者提供更加優質的服務，所以對各大醫院而言，應積極將醫院辦公室內部的管理水平有效提高，促進管理人員的專業素養提升，有利于提升醫院內部整體管理水平，促進醫院又好又快發展。