PDCA循環(huán)法應(yīng)用于醫(yī)院辦公室管理中的價值評價

PDCA循環(huán)法具體內(nèi)容包括Plan、Do、Check、Act，即計劃、執(zhí)行、審查、處置四部曲，是由美國相關(guān)領(lǐng)域的研究學(xué)者戴明在PDS循環(huán)基礎(chǔ)上去粗取精加工而來的。在辦公過程中將檢查結(jié)果進行仔細總結(jié)，對于存在的問題，將其列入下一個PDCA循環(huán)中，并將成功的結(jié)果進行總結(jié)，鞏固經(jīng)驗，給予肯定的態(tài)度，將成功經(jīng)驗在行政工作中進行推廣，并將其進行更加標(biāo)準(zhǔn)的表述。Plan、Do、Check、Act并非一個循環(huán)就結(jié)束，而是經(jīng)過數(shù)次循環(huán)不斷往復(fù)運作的過程，不斷進行探索與摸索，尋找出問題，探尋新的改善方法，未被解決的問題放入下一PDCA循環(huán)，直至解決為止。如此不斷發(fā)現(xiàn)新問題，不斷解決提升工作品質(zhì)。PDCA循環(huán)不失為一種行之有效的管理辦法，值得深入探討分析。

一、醫(yī)院辦公室工作的特征

醫(yī)院內(nèi)的行政工作繁多冗雜，需要多個部門協(xié)調(diào)合作共同完成。為了適應(yīng)醫(yī)療行業(yè)當(dāng)前的發(fā)展速度與狀態(tài)，緊跟醫(yī)改步調(diào)，醫(yī)院各個行政部門需要做好科學(xué)的管理，使工作有條不紊開展，及時汲取國外的先進管理辦法和優(yōu)秀管理理念，對其中適合我國當(dāng)代醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的精華進行吸取、加工、發(fā)揚。在引入先進工作管理方法與經(jīng)驗的過程中，醫(yī)院辦公室發(fā)揮著舉足輕重的作用。在引入先進管理經(jīng)驗的過程中，首先由醫(yī)院辦公室對醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展過程存在的弊端加以提出，對醫(yī)院未來的發(fā)展策略、需要的管理方法類別加以確認(rèn)、制定。在當(dāng)今醫(yī)療行業(yè)存在嚴(yán)峻的發(fā)展現(xiàn)狀、醫(yī)療行業(yè)存在日益增強的競爭力的前提下，醫(yī)院高層應(yīng)該對發(fā)展趨勢進行科學(xué)的預(yù)設(shè)，組織專業(yè)的工作人員進行深入的調(diào)查與研究，積極適應(yīng)現(xiàn)狀。但目前存在的問題是醫(yī)院高層多是由臨床一線工作者經(jīng)過層層遴選而來，他們有夯實的專業(yè)技術(shù)，但缺乏有效的管理策略。在這種情況下，為醫(yī)院高層解憂獻計的醫(yī)院辦公室，就需要對工作方法加以調(diào)整，摒棄簡單的辦文、辦會的辦公模式，改為加強收集新的形勢信息，密切關(guān)注醫(yī)療改革的趨勢，緊盯醫(yī)療行業(yè)的工作情況，為管理經(jīng)驗缺乏的醫(yī)院高層提供中肯、富有價值的最新信息，并對高層作出的策略進行積極反饋。

二、PDCA循環(huán)法在醫(yī)院辦公室管理中的具體應(yīng)用

（一）Plan階段。Plan即需要對管理的目標(biāo)、具體管理方法進行規(guī)劃。首先由醫(yī)院辦公室工作者成立一個辦公室管理提升小組，提升小組的負(fù)責(zé)人為辦公室主任，而每一位辦公室的工作者都是其重要的組成部分。在不影響正常辦公室工作的前提下，將辦公室下一階段要實現(xiàn)的目標(biāo)分為近期、中期、遠期三部完成。將為實現(xiàn)最終目標(biāo)需要做的工作加以具體化，分配到每一個小組成員手中，對每一階段的負(fù)責(zé)人與主要參與者進行明確，確保工作得以順利的開展。就近期工作為例，需要做的就是將收文、發(fā)文的處理率升至95%以上，這就要求小組成員對收文進行及時的處理并在第一時間將其上傳給醫(yī)院高層，然后根據(jù)高層指示將結(jié)果下傳給相關(guān)的部門，收、發(fā)文不得在辦公室內(nèi)停留三天以上仍未被處理。同理，印章管理差錯率降至1%以下，對于需要用醫(yī)院印章的文件、事項進行嚴(yán)格的登記。與此同時，確保宣傳見刊率，提升危機事件處理能力。

（二）Do階段。執(zhí)行階段要求辦公室管理提升小組認(rèn)真執(zhí)行已定規(guī)劃，每一階段的進程由該階段的負(fù)責(zé)人向小組負(fù)責(zé)人匯報。主要執(zhí)行的內(nèi)容為對收、發(fā)文管理、會議管理、宣傳管理與印章管理。收、發(fā)文管理是指對接收、下達發(fā)送文件過程進行規(guī)整，對于存在的遺漏、錯發(fā)問題及時指出，并針對特定的問題提出特定的修改意見。制定出嚴(yán)格的使用印章制度，并向全員醫(yī)護人員下達制度內(nèi)容，向他們解釋使用印章的具體流程。醫(yī)院各部門使用會議室開會時都要按照辦會流程進行，分為開會前提交辦會申請，會議進行過程中的內(nèi)容以及會議結(jié)束的總結(jié)，及時掌握會議室的使用狀況，從而對會議的時間進行合理的安排。與此同時，加強醫(yī)院知名度、影響力的宣傳，通過院刊院報內(nèi)部宣傳，使醫(yī)院工作者緊跟時代的發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)、公眾號等方式加強醫(yī)院疾病治療項目的宣傳，并對防止疾病的方法進行必要的宣傳。必要時可以將其整理成書面形式，發(fā)表到刊物進行宣傳，不斷提升醫(yī)院的知名度。

（三）Check階段。審查階段指對計劃階段作出的目標(biāo)的落實、執(zhí)行狀況進行檢查，對執(zhí)行過程中遇到的困難、問題進行歸納總結(jié)，對存在的問題尋求解決之法，制定出一套行之有效的管理措施。小組人員按時開會討論工作的進展，廣開言路，積極采納小組內(nèi)員工寶貴的意見與建議。另外，每個階段辦公室工作的完成情況需要小組相關(guān)階段的負(fù)責(zé)人進行總結(jié)，并將其整理好，在每一次的小組討論會上對整體好的結(jié)果進行公布。最后，在月底對各項工作的完成率進行匯報，對收、發(fā)文及時處理率、宣傳見刊率與印章管理差錯率的情況進行總結(jié)，并將其與上月這些指標(biāo)情況進行比較，進一步對工作進行調(diào)整。

（四）Act階段。醫(yī)院辦公室管理的Act階段是對審查階段的處理。對于取得成效的成功經(jīng)驗進行廣泛推廣，對于存在的不足之處提出相應(yīng)的整改策略，不斷加以優(yōu)化。在處置階段未被良好解決的問題，放到下一個PDCA循環(huán)中。

三、總結(jié)

醫(yī)院是一個特殊的場所，各個部門的協(xié)調(diào)通力合作方可使醫(yī)院各個部門有序開展工作。醫(yī)院辦公室是一個上傳下達的部門，情況多變，需要應(yīng)對多種突發(fā)、臨時出現(xiàn)的情況，對于辦公室的管理要求比較高。在日常各項工作中，對于取得的成功經(jīng)驗要進行總結(jié)鞏固，在以后的工作中堅持應(yīng)用。與此同時，用PDCA循環(huán)法不斷促進管理向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，不斷促進醫(yī)院辦公室管理整體水平的提升。

PDCA循環(huán)法通過多次循環(huán)，對于頑固存在的問題進行攻克，不斷發(fā)現(xiàn)，不斷解決，促進管理方法的有效性，管理制度的合理性發(fā)展。真正實現(xiàn)了醫(yī)院辦公室水平更上一個新的臺階，不斷促進醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。