會計檔案電子化管理的探索與實踐

隨著現代信息技術的迅猛發展，會計工作由電算化向信息化轉變，會計檔案形成以及展現方式產生較大變化，傳統的會計檔案紙質管理模式已經無法適應信息化時代的發展。2012年起，財政部和國家檔案局已經批準部分企業開展會計檔案電子化管理試點工作。2015年12月，財政部、國家檔案局聯合發布了修訂后的《會計檔案管理辦法》，肯定了電子會計檔案的法律地位，明確了電子會計檔案的管理要求，包括歸檔范圍、移交及銷毀等內容。會計電子檔案管理的推行，一方面可以精簡傳統會計檔案管理，降低企業成本、促進節能減排；另一方面是順應企業信息化管理發展的需要，推進企業管理效率提升和組織變革。

一、會計檔案電子化管理的優勢與問題

（一）會計檔案電子化管理的優勢。1.提高工作效率。電子會計檔案管理能夠有效提升對檔案管理和計算的精確性和安全性。從生成層面，人工計算的失誤率高，尤其是在業務量繁重的情況下，會計檔案本身的質量無法保障。從整理歸檔層面，手工進行分類、整理、裝訂等工作，流程繁雜，工作效率不高。通過系統接口，建立會計業務系統與檔案系統的接口，實現會計檔案電子化歸檔，能夠極大減少紙質整理的時間，減少在紙質檔案整理過程中丟失或其他失誤的風險，提高工作效率。2.降低會計檔案管理成本。傳統會計檔案管理是財務部門按照要求將記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據的會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，進行組卷整理并及時向文檔部門進行移交歸檔。由于受過去法律法規的影響以及習慣的束縛，企業產生的會計資料均為紙質文件，即使產生電子會計資料，也會打印出紙質文件存檔。傳統的管理方法費時費力，造成紙張、設備、庫房的損耗。3.便于會計檔案利用。會計檔案電子化之前，查找和利用會計檔案往往要辦理借閱手續，審批同意后到檔案館查詢紙質會計檔案，由庫房管理人員拿著借閱單據到檔案庫房中找到會計檔案提供利用，整個利用過程費時費力，雖然滿足了用戶的需求，但是利用效率不高。會計檔案電子化管理后，通過權限控制，利用人員可以通過電子檔案管理系統使用年度、文件題名、責任者等字段組合查詢，可以實時查找到所需要的會計檔案，無需再到檔案館中查找紙質檔案，極大提高會計檔案的利用效率。

（二）會計檔案電子化管理存在的問題。1.受傳統觀念制約，對電子會計檔案的合規性存在質疑。隨著ERP會計核算系統的應用，會計核算、報銷等業務多通過計算機進行處理，系統存儲的數據可以通過版式化軟件轉變為電子版本的會計憑證、會計賬簿和會計報表。但是受以往法律法規、行為習慣以及利用要求的影響，傳統觀念認為紙質材料才具有合法性，電子文件的安全性得不到保障，因而即使業務流程已完全電子化，仍輸出紙質文件歸檔。在查詢利用時，外部監管或審計單位在檢查時習慣于到檔案部門查詢紙質會計檔案。因此，會計檔案電子化管理的實現，必須加強政策引導及宣傳，改變傳統觀念，推進電子會計檔案實施。2.會計資料電子化程度不一。《會計檔案管理辦法》規定會計檔案既包括內部形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，還包括外部接收的發票、銀行回單、銀行對賬單、收據等會計資料。隨著會計電算化的普及，大部分會計業務流程實現電子化，其會計資料由電子形式產生，但仍有部分類型會計資料尚未實現電子化，例如簽字版的支持性材料以及發票。目前電子發票廣泛應用于電商企業，但政府機關、其他企事業單位等尚未使用電子發票，這涉及國家稅務系統、企業會計核算系統的接口，電子發票的查重與認證等方面，影響會計檔案電子化管理的進程，后續仍需要進行技術攻關。3.會計檔案電子化管理系統不完善。會計檔案電子化管理近些年起步，實施經驗較少，部分企業在會計核算系統中增加模塊實現歸檔功能，也有企業通過系統接口，在電子檔案系統中實現歸檔功能，相關的制度不夠健全，系統電子檔案管理功能不具備或不完善，電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性得不到保障。

二、實現會計檔案電子化管理的具體措施

（一）推進會計業務信息化，形成合規電子會計資料。電子會計資料是進行會計檔案電子化管理的基礎。根據《會計檔案管理辦法》的要求，企業內部產生和外部接收的會計資料要符合相關要求，以電子形式進行保存，不再產生紙質文件。對于企業內部產生的會計資料，要通過計算機等電子設備形成或傳輸；在會計核算系統中要嵌入符合公司管理流程的審批手續，保證電子會計資料的有效性；同時采取電子簽名、“四性”檢測等技術措施，防止電子會計資料被篡改，保證電子會計資料的完整性和真實性。電子會計資料不能脫離業務存在，這就需要企業持續推進會計業務信息化，通過信息系統輸出合規電子文件。對于公司外部接收的會計資料，可以通過建立會計業務信息系統與外單位例如銀行、電商、其他企業等系統接口，通過技術手段保障接收或同步文件的真實性、完整性、可靠性、可用性。對于無法用電子手段生成的文件，例如原始憑證，可以掃描成電子文件上傳到系統中，確保電子文件的完整性。

（二）完善電子檔案管理系統功能，實現電子會計文件歸檔。要實現會計檔案的電子化管理，一方面應實現會計核算業務流程電子化，另一方面還需完善系統接口功能，完善電子檔案管理系統功能，實現電子檔案從業務系統到電子檔案管理系統的傳輸，實現電子檔案的歸檔管理。對于會計核算系統，要能接收、讀取和輸出會計資料，對于電子檔案管理系統，要能接收、處理和長期保存電子會計檔案。檔案系統與業務系統建立歸檔接口，具備接收會計核算系統傳遞過來的數據包、解析、存儲并能保證文件不被篡改的功能，可對接收的電子會計資料進行分類、編目、命名、歸檔、存儲等。要明確業務規則及流程，明確歸檔電子文件范圍、元數據、版式化格式、歸檔時間、歸檔目錄及要求等，確保電子文件生成后按既定規則及流程產生并歸檔，形成合規電子會計檔案。

（三）建立電子會計檔案備份存儲機制，保證檔案安全。電子會計檔案依賴于計算機等電子設備，一旦電子設備發生損壞，存儲的電子檔案就會受到影響，無法保障檔案的安全性，因而必須對電子會計檔案進行備份存儲。國家檔案局2015年12月發布了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》，第7.2電子檔案離線存儲：離線存儲應按《電子檔案移交與接收辦法》（檔發〔2012〕7號）和離線存儲載體容量進行信息組織，不能用運維備份的文件組織方式來進行離線存儲，更不能用系統備份文件代替離線存儲文件。會計檔案具備重要的憑證作用，企業應做好電子會計檔案的離線備份。電子檔案離線存儲介質至少應制作一套，重要電子檔案應進行一式三套保存，有條件的企業可實行異地保存。

三、會計檔案電子化管理的實踐——以江蘇核電為例

2016年7月，國家檔案局聯合國家發改委組織開展企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點，江蘇核電是首批33家試點單位之一，研究實現ERP會計核算系統形成的電子文件自動歸檔。該項目于2018年3月通過國家檔案局驗收。下面將以江蘇核電的試點過程為例，介紹江蘇核電會計檔案電子化管理的實踐。

（一）統籌規劃，明確會計電子文件在線歸檔流程。公司ERP會計核算系統共有總賬及報表核算、費用報銷核算等10支業務流程，會計業務流程完成后進行過賬結轉生成會計憑證數據、科目結轉數據、固定資產卡片以及賬簿報表等信息，并根據歸檔的數據要求，開發對應的對外服務接口供電子文件管理系統（以下簡稱“ECM系統”）統一歸檔模塊調用。同時，調用版式轉換服務進行轉換。對版式化的PDF文件，增加電子簽名，電子簽名信息需要包括在電子文件的元數據以及XML信息包中的電子簽名段。抓取的文件存儲在ECM文件庫中，系統自動根據歸檔規則進行組卷，并提供利用。少量的紙質文件（發票等原始憑證）通過條形碼建立與電子檔案的關聯，裝盒保存備查。

（二）精心梳理，確定歸檔范圍及元數據方案。根據《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》以及其他檔案法規標準的要求，公司對財務會計類文件類別、保管期限、責任者、密級、保密期限、來源、載體類型等進行梳理，共梳理出17種會計憑證，6種會計賬簿，2種會計報表，為電子會計文件的自動歸檔奠定了基礎。同時參考《文書類電子文件元數據方案》《核電電子文件元數據》，共計梳理文件元數據69個，業務實體元數據17個。

（三）多措并舉，保障電子文件“四性”。試點項目采取多種技術保障建立電子文件“四性”檢測安全機制，保證電子檔案真實性、完整性、可用性和安全性。從歸檔移交、接收、長期保存3個環節進行檢測，共4大類，14個維度，26個檢測項，采用多重防偽技術，混合利用數字簽名、簽名驗真、PDF/A格式轉換等技術，達到多重防偽，防止篡改的目的；采用日志審計技術，改動任何業務數據將被記錄；采用身份認證技術，采用統一用戶認證和權限管理功能，保護系統內的文件不被非法存取和破壞，保證授權用戶合法操作，對系統中的重要行為進行審計跟蹤；實現漏單管理，預設各類型文件是否應與紙質原始憑證建立關聯關系，自動提示并要求確認，未確認關聯予以提示；利用摘要驗證、模式匹配等技術，保證數據一致性、真實性和有效性。

（四）建章立制，編寫電子文件管理規范。試點項目期間，公司編制了財務會計類電子文件歸檔范圍表、元數據規范、財務會計類文件元數據對應規則、財務會計類電子文件數據結構規范、電子簽章及格式轉換接口技術規范等文件，為會計檔案電子化管理奠定基礎。利用試點項目成果，公司編制了電子文件管理制度，明確文檔管理部門負責統籌領導公司電子文件管理工作，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控；同時編制了文檔元數據規范、文件電子簽名技術規范、電子文件檢測技術規范，確保自動歸檔電子文件的準確性、完整性、有效性、可用性。

（五）應用效果。以江蘇核電為例，試點項目前，2臺核電機組每年平均歸檔會計檔案3萬件，需紙張15萬張，按照6臺機組運行50年計算，需紙張2250萬張、打印成本450萬元、庫房面積500平方米。試點項目實施后，除原始發票等必須保留紙質的文件以外，其他的文件均通過系統產生和歸檔，極大減少了紙質成本、庫房保管空間以及人力管理成本，經濟效益明顯。

四、結語

會計檔案電子化管理能夠簡化檔案管理流程，降低管理成本，提高利用的便捷程度，將會計檔案管理人員從繁復的檔案整理工作中解放出來，以便開展深層次的會計檔案價值挖掘及信息服務。企業在實施會計檔案電子化管理過程中，可能還會存在一些問題，隨著國家政策及相關制度的不斷完善，試點項目的經驗積累，會計檔案的電子化管理將逐步普遍化、規范化。