實現檔案電子信息化 提升檔案利用效率

一、建立檔案信息網絡系統的必要性

（一）是實現國家信息化和新時期檔案管理工作的需要。伴隨計算機的深入推廣和使用，計算機已經成為科研、教學、生產、生活、服務等許多方面提高效率的主要途徑，用現代化、科學化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務，這既是新時期檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。

（二）是檔案管理信息規范化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個人信息，比如：工作業績考核、人員工資計算、人事數據統計、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時費力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內容不規范，信息流程不科學，檔案工作信息滯后，檔案管理數據加工不及時，沿用手工操作不適應新形勢的發展要求，難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統，用現代化工具管理個人信息，從而提高信息的規范程度與利用效率。

（三）檔案信息化是檔案利用工作發展的必然趨勢。社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程大部分在計算機和網絡中進行，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份，為每年出現的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、檔案管理信息網絡系統的作用

（一）為領導和相關部門提供全方位的人員信息。人員信息數據庫及檔案信息網絡系統建立以后，我們可以快速準確地獲取人員的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息。還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和相關部門提供全方位的人員信息。

（二）使信息充分得到共享，提高工作效率。檔案管理信息網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復工作。而且在人員管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。在信息共享的基礎上提高對人員認識的深度和廣度。并可以實現部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率。

三、建立文件管理體系和管理網絡

為確保項目檔案管理的整體控制，在設計、監理、施工單位招標落實后，成立了檔案管理領導和檢查監督工作小組，并形成了項目檔案管理網絡及工作程序。對整個工程檔案資料的范圍、收集、整理、保管、監督檢查以及竣工整理等工作做了詳細規定，指導工程檔案工作規范管理，使整個項目檔案工作規范有序。

建設單位根據檔案管理網絡，檔案負責人牽頭組織檔案人員及各專業技術人員負責全過程跟蹤管理工作。總包單位按照各分包單位工程合同，負責收集、匯總和移交工程竣工檔案，保證竣工檔案質量，并負責對分包單位檔案工作的監督、指導。要求各承包單位嚴格按照合同、協議和國家、行業有關規定要求，配備與建設任務相適應的專門檔案管理機構和檔案人員，認真負責做好各自責任范圍內的竣工檔案的編制、歸檔工作。同時在建設單位設立自身文件管理負責人，設立各專業兼職文件監督員，組成自身文件管理網絡，建立責任制和各項工作程序，做到層次清晰、職責分明。

（一）注重過程管理，加強檔案現場檢查制度和日常考核。根據《電力工程達標投產管理辦法》要求“過程達標”，為了確保檔案的質量達標，除管理好自身形成的文件材料及歸檔與工程同步外，組織協調各參建單位各階段的檔案工作與工程建設同步，文件材料形成與收集、積累同步，施工工序與項目檔案整理同步，工程竣工與項目檔案歸檔同步工作。從工程開始實施全過程跟蹤管理， 對每一份竣工檔案進行認真的檢查、審核、復查、驗收、接收工作，每批竣工檔案都經過嚴格的檢查階段。在監督檢查工作中堅持“以監督為中心，監、促相結合”的工作方針，檔案人員經常深入現場進行檢查指導監督，發現問題及時整改，并委托監理工程師等隨時監督。在工程施工過程中，檔案人員定期到各參建單位開展檢查指導，特別是質量見證文件的規范性、完整性，對發現的問題在每周的工程協調會上通報，限期整改并督促落實。同時不定期邀請專家到現場指導，大大增強了檢查監督的效果，使檔案質量不斷得到提高。在機組進入試運行階段，組織召開檔案工作專題會議，要求對施工文件進行“三方”（建設方、監理方、總承包方）會審。在工程建設過程中，檔案人員按照合同簽訂的條款一項項認真落實，監督各參建單位嚴格執行。發現有違反合同規定，或相關資料收集的內容不齊全、反映事情不閉環的文件，實行不定時主動跟蹤、責令其整改直到符合要求為止，業主才付工程質保金。

四、效果及影響

公司項目工程檔案共形成了6925卷。其中電廠工程項目檔案6018卷（文字材料2240卷，竣工圖紙1554卷，施工圖紙1302卷，設備文件1124卷，照片檔案1500張，光盤檔案595張，實物檔案95卷），電石廠一期工程項目檔案907卷（文字材料375卷，竣工圖245卷，施工圖紙207卷，設備資料20卷）。

已歸檔案卷級目錄和文件級目錄已全部錄入檔案軟件系統，相對應的電子文件已經掛接電廠工程項目6402件，電石廠一期工程項目7841件。有了前期項目檔案管理規定的鋪墊，確保了項目檔案收集齊全、完整；為項目檔案驗收一次通過打下了堅實的基礎，也為檔案信息化提供了保障。這些重點項目工程檔案，即是工程建設的真實記錄和全面鑒定工程質量、查明事故原因、追求事故的重要依據，也是建設單位、施工單位建設檔案的重要組成部分，對工程項目的管理維修、改擴建和技術借鑒與開發創新將發揮重要的作用。

企業檔案記載著企業發展史上的優秀成果。檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。