大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化研究

隨著時代的逐步發(fā)展，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)信息化時代。就公司來講，一個公司將來的發(fā)展水平和公司的管理能力，主要取決于其能否通過最新的技術(shù)展開日常經(jīng)營。在大數(shù)據(jù)影響下，原有的企業(yè)檔案信息化管理出現(xiàn)了改變，檔案信息化不再是單純地讓檔案“數(shù)字化”，而是漸漸趨向于把檔案信息“數(shù)據(jù)化”。作為新時期的重要產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)不但是一種指導(dǎo)思想，同時也是一種科學(xué)技術(shù)。隨著當(dāng)今社會的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給各個公司檔案管理帶來了挑戰(zhàn)與機遇。

一、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

原有的檔案管理工作形式簡單，因此管理者存在素質(zhì)較低的問題，大部分檔案管理者只是懂一些基本的計算機操作技能和檔案知識。但是新時期檔案管理工作需要高素質(zhì)的管理人才，需要檔案管理者擁有較強的綜合能力。因此，公司需要強化校企合作，通過引進學(xué)校的一些高素質(zhì)、優(yōu)秀人才，為公司的檔案管理工作注入新鮮的血液與活力。同時，公司還需要對檔案管理者展開計算機技術(shù)培訓(xùn)，讓管理者熟練使用各種計算機技術(shù)，甚至可以讓一些優(yōu)秀的員工出國深造，讓他們學(xué)習(xí)更為先進的檔案管理技能與知識。除此之外，公司的檔案管理者還需要主動加入公司開展的再教育活動與培訓(xùn)活動中，努力學(xué)習(xí)檔案管理信息化建設(shè)過程中的相關(guān)經(jīng)驗，逐步增強自身的管理水平，并按照公司的現(xiàn)實運營狀況，促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

二、健全信息化建設(shè)服務(wù)的途徑與內(nèi)容

在新時期的飛速發(fā)展中，為了達(dá)到多元化、多樣化的信息服務(wù)需求，公司一定要從自身的檔案管理服務(wù)模式入手，根據(jù)自身的現(xiàn)實狀況，把當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容予以完善。其一，公司需要健全檔案信息化系統(tǒng)軟件的使用功能。由于計算機技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，目前傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以滿足新時期檔案信息化發(fā)展的要求。按照服務(wù)與工作兩個內(nèi)容進行分析，需要對信息服務(wù)系統(tǒng)的不同功能展開優(yōu)化。其二，需要拓展檔案信息內(nèi)容的范圍。在整理和搜集企業(yè)檔案信息的過程中，公司還需要獲取設(shè)計圖紙、企業(yè)公文等多種資料，如設(shè)計思路、設(shè)計圖紙、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)條款、行業(yè)發(fā)展資料、公司情報資料等。如果把這些內(nèi)容添加到公司的檔案信息管理中，就會形成公司的隱形財富。其三，促進知識資源的相互融合。要密切關(guān)聯(lián)多個知識體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機融合在一起。如，在某個設(shè)計方面，需要把企業(yè)的多個執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)領(lǐng)域材料、設(shè)計材料等內(nèi)容組建成相關(guān)的知識庫，讓管理者能夠及時學(xué)習(xí)、參考。同時，檔案管理者能夠把目前的信息展開編制，通過說明書、報告的方式，推薦給對應(yīng)工作者。其四，需要強化信息資源的對應(yīng)屬性。比如對元數(shù)據(jù)的處理，對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關(guān)的文字表述信息。比如，審批人、具體內(nèi)容、文件編輯作者、文件編輯時間等。以上的信息會大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系更加緊密，同時也提升了信息的使用價值。

三、注重檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

公司需要對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)予以重視，逐步增強檔案信息化建設(shè)的廣度與深度，提升檔案管理的質(zhì)量與數(shù)量水平，漸漸搭建出信息資源庫，使得檔案的搜集數(shù)量大大提升，構(gòu)建出一個多樣化、豐富的檔案數(shù)據(jù)資源庫。要提升檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，需要從以下幾個方面著手：首先，需要強化對檔案信息的獲取。在公司的檔案信息化建設(shè)中，檔案是關(guān)鍵的內(nèi)容，公司的檔案信息化建設(shè)效果會受到檔案數(shù)量的制約與影響。所以，需要強化對檔案的收集，這是將來檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，需要對檔案數(shù)據(jù)庫展開統(tǒng)一規(guī)范。只有規(guī)范化、統(tǒng)一化的信息格式，才可以形成高效、規(guī)范的檔案信息共享資源。在進行檔案信息化時，公司需要切實推進文字檔案的信息化儲存，通過新時期技術(shù)，有效保護企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)，把傳統(tǒng)的書面文字檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，構(gòu)建出信息資源庫，保證檔案資源可靠、全面，方便員工進行快速查閱，使得檔案管理的效率得到提升。最后，還需要給予有力的軟硬件支持。從硬件建設(shè)上個進行分析，公司的檔案管理機構(gòu)一定要得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，獲得足夠的資金支持，從而讓硬件需求得到保障。而對于軟件建設(shè)來說，公司需要構(gòu)建出與自動化密切結(jié)合的辦公系統(tǒng)，并嚴(yán)格根據(jù)我國的信息化建設(shè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與法律。在積極展示時效性、全面性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，促進公司檔案管理有效整合，實現(xiàn)檔案信息化高效管理。

四、保證檔案信息化建設(shè)全面有效

在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息的安全工作一定要得到保證。需要從以下幾個方面著手：首先，需要保證硬件設(shè)備的安全。在企業(yè)的檔案管理中，使用的硬件設(shè)備有路由器、打印機、服務(wù)器、掃描儀、計算機等，因此需要定期對其展開更新檢查，確保整個檔案管理過程中不會出現(xiàn)故障，防止突發(fā)事件為公司造成的不利影響。需要定期查看公司服務(wù)器的運行狀況，全方位確保公司的檔案管理工作能夠得到穩(wěn)步實施，并及時備注檔案行程。其次，需要確保檔案信息的安全。重要的是確保公司平時的生產(chǎn)經(jīng)營等產(chǎn)生的相關(guān)信息是準(zhǔn)確的、完整的、原始的。同時，也需要防止一些非法用戶、沒有通過授權(quán)的用戶非法查看、竊取公司的相關(guān)數(shù)據(jù)，謀取不正當(dāng)利益。再者，需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作。在員工所使用的每一臺電腦上都需要打開“防火墻”系統(tǒng)，以防止外部信息的入侵，預(yù)防公司的重要資料被竊取。除此之外，檔案管理者在查詢對應(yīng)保密信息時也需要予以重視，必要時需要采取登錄權(quán)限的限制與身份識別的方式，確保公司的信息受到保護。最后，還需要強化病毒的防范，對檔案管理員工展開安全教育工作。公司每位員工所使用的計算機都需要安裝殺毒軟件，并定期展開病毒的查殺，讓木馬或者病毒在萌芽階段被遏制。公司的檔案管理安全最主要的是受到檔案管理者的影響，所以不管是在什么時間什么地點，不管是檔案管理的風(fēng)險防控，還是檔案管理的硬件設(shè)施，都需要檔案管理者采取有針對性的、有預(yù)案的、穩(wěn)定、安全的措施予以應(yīng)對，通過總結(jié)網(wǎng)絡(luò)運行規(guī)律，自身的網(wǎng)絡(luò)安全經(jīng)驗等，最終發(fā)現(xiàn)安全風(fēng)險、漏洞，保證檔案信息化建設(shè)全面有效開展。

五、結(jié)語

由此可見，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，公司展開檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是大勢所趨。檔案信息化建設(shè)是一個動態(tài)的、復(fù)雜的內(nèi)容，只有企業(yè)密切結(jié)合自身實際，分步實施，科學(xué)統(tǒng)籌，以多個部門的配合、技術(shù)保證、資金支持等為依托，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，才能夠創(chuàng)新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設(shè)促進公司的信息化全面發(fā)展。