醫院文書檔案收集與歸檔注意事項及方法創新

文書檔案是記載組織發展的重要載體，是在一定的歷史背景和特定的社會環境之下形成的問題解決材料及所采取措施的具體后果。文書檔案收集和歸檔是醫院檔案管理的重要內容，文書檔案管理自身具有基礎性和重要性特點，能夠為醫院各項工作開展提供輔助性和基礎性協助。醫院在檔案管理工作中，應該將文書檔案收集與歸檔作為重要事項來抓，通過方式方法創新提升文書檔案收集與歸檔工作效率。

一、醫院文書檔案的收集與歸檔的重要性

醫院文書檔案一般是比較重要的文件材料，如評審辦法、任務書、審計報告等，對于這些材料的收集和整理，能夠為今后的工作開展提供制度依據，同時通過文書檔案的收集整理能夠為醫院政策調整提供事實依據。當前醫院文書檔案收集主要包含三個方面：一是對醫院日常管理活動所形成的文件材料和具有保存價值的文件材料的收集和整理。二是對醫院貫徹上級文件精神所形成的文件資料的收集。三是醫院其他日常行政管理所形成的具有保存價值的各類文件，包含醫院發布的重要通知公告，醫院領導召開的各類會議記錄、年度計劃與總結、規章制度、重大事跡及重大活動的報道、上級對醫院的指導性文件、醫院開具的各類證明材料等。

文書檔案收集與歸檔是醫院完善檔案管理工作的重要環節，能夠為醫院各項管理工作開展起到輔助性作用。醫院文書檔案覆蓋的內容非常廣泛，其中很多涉及醫院發展進程的重大事件，這些檔案資料的開發和利用能夠為醫院戰略決策提供重要參考。新時期，醫院文書檔案收集和整理工作是醫院行政管理的重要組成部分，對于醫院日常管理具有重要意義，醫院文書檔案管理工作還見證了醫院發展過程，詳細記錄了重大歷史事件和重大活動，是過往醫院歷史的重要記載，也是豐富醫院文化的重要載體，有助于提升醫院的精神風貌。

二、醫院文書檔案收集與歸檔的注意事項

（一）醫院文書檔案收集與歸檔需嚴格遵守保密性原則。醫院文書檔案既有紙質檔案，也有電子檔案，文書檔案在管理過程中要堅持保密原則，防止文書檔案內容外泄。文書檔案是醫院發展過程中所形成的諸多具有價值的文獻資料，首先，要確保醫院文書紙質檔案的原始性。紙質檔案一旦形成，就具有其特定的信息和作用，在今后的保管和利用過程中不可能再發生改變，這樣才能確保文書檔案的真實性和唯一性。其次，要注重電子文書檔案的加密性。隨著網絡信息技術在醫院辦公體系中的作用越來越凸顯，醫院辦公系統所形成的電子文書檔案越來越多，因此要想確保電子文書檔案不被更改，就需要定期更換密鑰，設置通信傳輸口令，做好文書檔案的加密工作，確保文書檔案的內容真實可靠。

（二）思想重視不夠制約文書檔案規范化管理。當前醫院在管理過程中更注重醫院的業務工作，對于文書檔案重視程度不足，每年為文書檔案管理投入的人力和資源都相對較少，這在很大程度上影響了文書檔案工作的規范化管理。部分醫院文書檔案并沒有選派專職人員進行，而是多由辦公室相關人員進行監管，由于辦公室人員承擔的工作任務較多，對文書檔案重視程度不足，導致文書檔案缺少有效開發，難以充分發揮文書檔案原有的作用和功能，加之績效考核機制不健全，影響了工作人員對于文書檔案管理的積極性。究其原因，一方面，由于對文書檔案管理投入不足，導致文書檔案相關設備更新緩慢；另一方面，信息技術在文書檔案應用過程中的投入不夠，影響了文書檔案的科學化、規范化、信息化建設。

（三）存在文書人員與檔案人員工作銜接不暢等現象。醫院在文書檔案管理過程中，還存在檔案工作人員與文書人員交接不暢問題。其一，工作主體脫節。文書工作人員缺少檔案知識和檔案培訓，對于檔案的重要性認識程度不足，因此檔案工作人員在與文書人員進行交接的過程中，由于文書工作人員對于檔案收集的范圍程序了解不夠，造成工作脫節。其二，工作成果脫節。文書工作人員在具體工作中受到個人業務能力的限制，導致很多文書格式和處理方法存在不標準、不規范問題。如用紙不規范，格式不嚴謹，裝訂編號不規范等，這些文書成果達不到歸檔要求，很難被納入到文書檔案之中。

（四）檔案收集和歸檔的力度比較小。從當前看，醫院文書檔案收集和歸檔重視程度一般力度還相對較小，特別是在收集過程中收集模式相對單一，沒有充分利用現代信息技術對檔案資源進行收集整理。隨著醫院網絡化信息建設的不斷推進，越來越多的文檔以電子形式出現，如果在采集過程中依然應用傳統方式，不僅采集和歸檔效率低，同時也影響檔案管理，還容易出現各種錯誤。加之，當前醫院辦公室文書檔案管理重視程度不夠，也增加了文書檔案管理的難度。

三、文書檔案收集與歸檔方法創新與保障措施

（一）完善醫院文書檔案管理體系。醫院文書檔案對于醫院各項工作都具有很強的輔助作用，特別是大型綜合性醫院文書檔案管理，有助于幫助醫院解決醫療糾紛，同時也能夠提升醫院管理效率。因此，醫院主要領導應該加大對文書檔案管理的重視程度，在經費和人員上向文書檔案管理傾斜，并給予一定的資金支持，為文書檔案管理工作提供更好的硬環境和軟環境。同時，醫院文書檔案管理人員應該在全院范圍內進行檔案知識宣傳，讓各科室對文書檔案管理重要意義有所了解，使各科室都參與到文書檔案管理中。此外，有條件的醫院還應針對文書檔案現狀完善文書檔案管理系統，成立文書檔案工作領導小組，加強對文書檔案收集整理的指導，同時要將文書檔案收集與歸檔工作納入醫院考核中，通過約束機制構建和激勵機制構建，進一步提升醫院文書檔案的收集和歸檔工作的積極性，營造濃厚的文書檔案管理工作氛圍。

（二）加強責任心和文書檔案的保密性。文書檔案管理工作人員是文書檔案收集和歸檔的主體，因此為了確保文書檔案的安全和完整，必須增強文書檔案工作人員的保密意識和責任意識。由于文書檔案具有原始性和加密性的特點，因此在檔案管理過程中，一定要注意檔案工作人員的道德素質和法律素質培養，通過系統的培訓和教育，要求檔案管理人員樹立法治意識、責任意識和使命意識，在工作過程中要以醫院的大局為重，經手的檔案信息資料要確保不泄露。在注重保密性的同時，也應該配合全院整體工作，對文書檔案資源進行系統開發，這樣才能夠體現出文書檔案的時代作用和價值。

（三）調整文書檔案收集與歸檔工作方式。當前醫院文書檔案收集與歸檔工作缺乏主動性，因此必須對文書檔案收集與歸檔工作方式進行調整，構建和完善問題反饋機制。在文書檔案收集與歸檔過程中，一旦發現問題就必須及時處理，進一步提升文書檔案收集與歸檔效率。同時要提升工作的主動性，在文書檔案收集過程中，一定要充分調動檔案工作人員的主動性，加強與其他部門的聯系，對醫院的文書檔案收集與歸檔工作進行統籌安排，并指導各科室文書檔案材料的標準化建設，確保文書檔案材料的真實性和可靠性。此外，還應該完善文書檔案的硬件設施建設，要充分利用網絡信息技術和高科技設備，對文書檔案盡量以電子化的形式進行，避免潛在的人為工作失誤，使醫院文書檔案收集與歸檔工作圓滿完成。

（四）加強文書檔案人員業務培訓。醫院文書檔案收集與歸檔，最終還是由檔案工作人員來完成，醫院文書檔案收集與歸檔的質量與檔案工作人員的業務素質和能力密切相關，因此，必須加大對醫院檔案工作人員的業務知識培訓和綜合素質教育。針對當前醫院文書檔案收集與歸檔工作的實際情況和存在的問題，有針對性地開展業務專業知識培訓，進一步提升文書檔案工作人員的業務能力和素質。具體做法：應成立領導小組，讓各科室負責人都參與進來，對文書檔案收集與歸檔工作進行嚴密部署和落實，形成全院參與文書檔案收集與歸檔的工作氛圍。