高職院校檔案高效化管理措施探討

高職院校的檔案管理要求在不斷提高，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為這樣的需求提供了相應(yīng)的技術(shù)支撐。科學(xué)技術(shù)在無(wú)形之中改變了高職院校檔案管理的方式。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的新模式下，如何構(gòu)建高效的檔案管理模式，是很多高職院校檔案管理部門需要重視的問(wèn)題。

一、高職院校檔案高效化管理的重要性

（一）有利于教育改革和促進(jìn)高職院校的發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)全球化的背景之下，國(guó)內(nèi)與國(guó)外之間的交流日益頻繁，我國(guó)也在不斷學(xué)習(xí)國(guó)外的先進(jìn)教學(xué)理念，希望通過(guò)改進(jìn)自己傳統(tǒng)的教學(xué)模式來(lái)轉(zhuǎn)型我國(guó)的高職院校課堂。在這樣的基礎(chǔ)之上，對(duì)我國(guó)高職院校的教學(xué)管理工作提出了很大的要求，對(duì)檔案管理的要求也在不斷提高。目前科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展促進(jìn)了我國(guó)信息化程度，使得信息收集更加便利。當(dāng)前很多高職院校通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行信息的收集與管理，這種方式能夠改善傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息采集的繁雜性，能夠更加便捷高職院校的信息管理，也更加有利于高職院校管理工作的開展。

（二）促進(jìn)高職院校檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。隨著高職院校不斷擴(kuò)張其規(guī)模，學(xué)校的教職工與學(xué)生的招收人數(shù)也在不斷增長(zhǎng)之中，這就使得高職院校的檔案管理工作成為比較復(fù)雜的任務(wù)。現(xiàn)代化的檔案管理工作要求進(jìn)行資源的合理配置并在整合信息的過(guò)程中更好地開發(fā)人力資源與利用人力資源。高職院校通過(guò)建立電子信息檔案，能夠節(jié)省傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所需要的保存空間，同時(shí)還能保證其檔案的完整與安全。高職院校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行信息采集之后，由內(nèi)部人員登錄系統(tǒng)查看學(xué)生的個(gè)人信息并進(jìn)行資源共享。而學(xué)生可以通過(guò)這樣的信息管理平臺(tái)查詢到個(gè)人資料、課程信息等等，從而合理安排自己的日常生活。學(xué)生還可以通過(guò)信息系統(tǒng)了解節(jié)假日安排、考試安排，從而合理安排自己的復(fù)習(xí)進(jìn)度，有助于學(xué)生更加有效地進(jìn)行復(fù)習(xí)。學(xué)生還可以通過(guò)登錄信息系統(tǒng)下載自己的成績(jī)單并打印，從而熟悉自己的弱勢(shì)學(xué)科并抓緊查漏補(bǔ)缺。對(duì)于檔案管理部門的員工來(lái)說(shuō)，對(duì)學(xué)校檔案信息的管理能夠使少數(shù)的計(jì)算機(jī)操作人員來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)管理，從而更好地節(jié)省人力與物力資源。不僅如此，高職院校的工作人員也可以通過(guò)查詢檔案信息，從而了解其所需要的信息，這樣能夠減少使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息記錄檔案所需要的查找時(shí)間，這不僅降低了檔案管理人員的工作時(shí)間，還減輕了他們檔案管理的工作量，使他們能夠花更多的時(shí)間進(jìn)行檔案的編寫與調(diào)研工作。在高職院校的檔案管理方式轉(zhuǎn)變之下，能夠大大提高整個(gè)檔案管理部門的工作效率與效果。

（三）有利于檔案信息的高效使用。高職院校在進(jìn)行檔案管理的目的之一就是能夠?yàn)槠錄Q策管理提供一些信息支撐。高職院校在進(jìn)行實(shí)踐時(shí)需要以信息技術(shù)為主要支撐點(diǎn)，并且檔案的管理還需要促進(jìn)信息化的管理。高職院校建立數(shù)字化的檔案信息，就能夠提高檔案利用率，在需要相關(guān)信息時(shí)只要輸入系統(tǒng)的關(guān)鍵詞就能夠幫助人們進(jìn)行信息的采集與管理，這樣有利于高職院校的管理人員隨時(shí)調(diào)取與更新學(xué)校人員的相關(guān)檔案，這不僅能夠幫助高職院校更好地管理檔案信息，還能夠提高整個(gè)高職院校的管理水平。

二、實(shí)現(xiàn)檔案高效化管理的措施

（一）做好人力資源工作。高職院校想要更好地發(fā)展，就需要重視人才的培養(yǎng)，人才的選擇對(duì)高職院校的檔案管理是一個(gè)非常重要的手段。由于高職院校在處理檔案時(shí)仍然存在一定的問(wèn)題，這就使得其必須改善目前的處理方案。首先，高職院校應(yīng)當(dāng)注重檔案管理高級(jí)人才的引進(jìn)，這樣才能打造一支具有專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)來(lái)幫助學(xué)校進(jìn)行管理。其次，高校應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期或不定期的培訓(xùn)，增加他們進(jìn)行檔案管理工作的技能。再次，對(duì)年齡比較大的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極培訓(xùn)，使他們的操作水平能夠跟上信息化時(shí)代的發(fā)展。最后，高職院校應(yīng)當(dāng)建立一定的獎(jiǎng)罰措施，這樣才能激勵(lì)檔案管理人員不斷創(chuàng)新。

（二）提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們將越來(lái)越多地使用信息化技術(shù)。在這樣的情況之下，高職院校在進(jìn)行檔案管理時(shí)也要使用信息化技術(shù)，因此必須提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。高職院校在進(jìn)行檔案管理的探索時(shí)要關(guān)注管理人員的專業(yè)水平，確保本校的檔案管理人員能夠跟上自己的工作需求。只有檔案管理人員熟練掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能提高檔案部門使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理的能力。由于高職院校需要進(jìn)行檔案管理的信息比較多，這就對(duì)高職院校的檔案信息管理水平提出了很高的要求，并且很多相關(guān)的信息是需要嚴(yán)格保密的。這樣就使得高職院校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，從而其能夠保證檔案信息的高效管理，還能保證檔案信息的安全性。

（三）創(chuàng)新機(jī)制，完善制度。高職院校應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的步伐來(lái)進(jìn)行檔案的信息管理，這是符合高職院校發(fā)展需要的。應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校師生的要求為主要立足點(diǎn)，轉(zhuǎn)變自己傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立新的管理機(jī)制。第一，在進(jìn)行管理機(jī)制的制定時(shí)應(yīng)當(dāng)量化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，讓每個(gè)崗位的人員都有自己的職責(zé)。高職院校還應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部考察制度來(lái)對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，不斷激勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新與信息管理相關(guān)的方法，保證學(xué)校的檔案管理方式不斷更新升級(jí)。第二，關(guān)于相關(guān)的制度完善方面還應(yīng)當(dāng)從時(shí)代的背景出發(fā)來(lái)保證檔案信息的安全性，確保其不會(huì)被隨意改動(dòng)。第三，高職院校應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代的變化不斷創(chuàng)新自己的信息管理機(jī)制，還要增加相關(guān)的動(dòng)態(tài)信息的錄入，比如學(xué)生的社會(huì)實(shí)踐、心理健康、職業(yè)能力等方面的信息。

（四）加大軟硬件設(shè)施的投入。目前的形勢(shì)對(duì)于高職院校的要求在不斷發(fā)展，這就對(duì)檔案管理軟硬件的要求越來(lái)越高。在此基礎(chǔ)之上，高職院校應(yīng)當(dāng)增加對(duì)檔案信息管理的水平，增加資金投入，使得軟硬件設(shè)備能夠跟上管理人員的需要。同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)更新相關(guān)的檔案保存軟件，這樣才能保證檔案管理工作高效運(yùn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

高職院校中的檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，其包含著學(xué)生與教師的信息，這就使得高職院校的檔案管理工作變得非常必要。高職院校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，需要不斷創(chuàng)新相關(guān)的平臺(tái)，在保證學(xué)校信息安全的情況下提高信息化檔案的管理機(jī)制，這樣能夠幫助高職院校提高檔案信息管理的質(zhì)量水平，降低檔案管理人員的工作量。