新時期中職學校檔案管理工作優化分析

在新時代，我國的教育領域取得了顯著的發展成果。目前，我國有很多中職學校的管理工作體系與新時代下我國教育部門所提出的管理理念脫軌，特別是在檔案管理工作中，還存在很多需要改進的問題，這些問題的存在嚴重影響了檔案工作的順利開展和有效管理，檔案管理質量的高低對中職學校整體的教學質量有直接影響。檔案是記錄學校發展歷程和教學信息的重要載體，通過檔案管理水平能夠了解學校的整體管理水平，可見檔案管理對中職學校發展的重要意義。因此，中職學校要對檔案管理工作的改進和優化給予高度重視。本文對目前我國中職院校檔案管理工作中存在的問題進行簡要分析，重點描述了新時期中職學校檔案管理工作的優化對策。

一、新時期中職學校檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員沒有正確認識到檔案管理的意義。中職學校的檔案記載了很多的重要信息，比如學校的發展歷程、學生的個人信息、教師的獎懲記錄等。一個中職院校的發展情況和教育水平可以通過本校檔案管理水平的高低來反應，其對學校的教育發展有著至關重要的影響，檔案管理工作是中職學校的核心工作。但是在目前的中職學校檔案管理工作中，大部分管理人員沒有正確認識到檔案管理的重要性。他們認為學校是教書育人的地方，不是政府部門，檔案管理工作不需要太過重視，只要檔案信息正確，檔案完好無損就行。管理人員的這種錯誤觀念導致了管理方式不合理、管理體系不完善等問題。

（二）管理人員缺乏專業的管理水平。由于部分中職學校沒有正確認識檔案管理工作的重要性，沒有聘請專業的管理人員來進行管理；有的學校建立了專門的檔案管理部門進行本校的檔案管理，但是管理人員沒有良好的管理水平，這些管理人員沒有接受過正規的管理培訓，缺乏足夠的管理知識。專業水平的不足導致這些管理人員不能夠正確高效進行檔案分類、檔案整理。管理人員缺乏專業管理水平是致使檔案管理工作不能有效開展的主要因素。

（三）檔案管理體系不夠健全和完善。雖然有些學校建立了專門的檔案管理部門，也設立了檔案管理人員，但是很多學校管理人員的人數遠遠不夠，這些學校沒有對管理人員進行正確的指導和系統的管理培訓，導致這些管理人員不能夠對檔案管理工作進行合理的規劃，也沒有制定正確的管理目標。有些管理人員在平時的管理工作中，把所有的時間和精力都用在了自己的事情上。還有一些教師為了教學方便，將自己在教學中需要的檔案自行保管，這樣就極有可能造成檔案信息的遺漏、檔案文件的損壞等問題。另外，有一些學校為了應對上級教育部門對本校檔案信息的核查，往往會用大量的人力和財力對缺失的檔案信息進行完善，這樣就會導致檔案信息缺乏真實性，不僅影響了檔案的真實性，還會對學校的學習風氣造成不良影響，進而影響學生的學習效果。

二、新時期中職學校檔案管理工作優化策略

（一）正確認識到檔案管理工作的重要性。要想改善中職院校檔案管理工作的現狀，并且有效提高檔案管理工作的效果，應做到如下幾點：首先，中職學校要正確意識到檔案管理工作的重要性，并且還要對學校的檔案管理工作給予高度重視。其次，中職院校為了確保檔案管理人員的專業水平，要定期在學校舉辦檔案管理培訓課程和檔案基礎知識的相關講座，要求每一位管理人員都必須認真接受培訓，并且嚴格要求管理人員通過相關考試才有資格正式上崗工作。在對管理人員進行考核的過程中，要著重考核他們在管理工作中是否能夠嚴格遵守管理制度，是否能夠對檔案信息做到嚴格保密。這樣才能夠有效幫助管理人員提高自身的管理能力，進而保障檔案管理工作有效開展。除此之外，學校的檔案管理人員還要加強對檔案管理的推廣和宣傳，這樣能夠讓中職學校處于不同崗位的工作者正確認識檔案管理工作的重要性，并且能夠重視檔案管理工作，對檔案管理制度體系的開展給予高度配合，進而讓中職學校的檔案管理工作順利開展。

（二）規范檔案管理體系。為了更好地健全和規范檔案管理體系，在檔案管理工作中，任何一個工作步驟都不容忽視，所有的檔案管理工作環節都要做到與新時期背景之下的工作要求相吻合，要與時俱進。另外，管理部門還要結合中職院校的檔案實際管理情況和新時代的社會發展需求來構建完善、規范的檔案管理體系，不斷優化和創新管理模式。例如，中職學?？梢詫F代化的檔案管理策略引進檔案管理工作中。信息化的檔案管理模式能夠有效提高檔案管理水平和管理質量，是一種可行的管理手段。首先，檔案管理人員要對目前我國信息技術的基礎知識和信息化時代的特點有全面了解，然后要將信息化管理模式的理念以及信息化思維方式融入檔案管理工作中，積極改正當前檔案管理工作中存在的種種弊端，確保信息化檔案管理工作的有效開展。比如，管理人員可以在中職院校的檔案管理體系中引入信息化的檔案管理軟件來加強對檔案的管理，將信息化的管理軟件運用于檔案管理中不論是檔案的分類和整理，還是檔案資料的查詢，都能夠實現信息化，進而能夠有效提高檔案管理水平和管理效率。

（三）重視檔案管理硬件設備的管理。在檔案管理工作中，中職院校所有類型的檔案收集和整理過程都要做到對檔案進行正確、科學分類，并且還要格外重視對會議檔案資料的管理。另外，檔案管理人員還要定時檢查和完善檔案儲存室的硬件設備。檔案室是檔案保存的重要場所，檔案室的硬件設備對檔案資料的完整性有著重大影響，因此，在檔案管理的過程中對檔案室的硬件設備的檢查和完善是十分有必要的。在對檔案管理工作的開展中，管理人員一定要做好檔案室的清潔工作。比如要對檔案室經常通風，確保檔案室的空氣流通。除此之外，還要對檔案室進行定期的消毒，防止檔案室中的有害氣體或者是有害生物對檔案資料造成破壞。在下班之前，管理人員一定要檢查一遍檔案室的門窗是否關緊，這樣能夠確保非工作人員不會擅自入侵檔案室。只有做好對檔案室的清潔和管理工作，才能夠確保中職院校的檔案資料能夠長期并且完好無損地保存下去。

三、結語

綜上所述，加強對中職院校檔案管理工作體系的優化，有利于學生的綜合發展，也有利于推進中職學校的教育改革。在新時期背景之下，對中職檔案管理工作進行改進和優化，能夠讓教師的教學工作更加順利高效地開展，進而讓學生提高學習能力，讓學生更加深入地掌握專業知識。因此，中職院校必須要對檔案管理工作重視起來，并且要結合實際情況和新時期的發展需求，不斷創新和改進檔案管理模式，讓中職院校檔案管理工作的開展得到有效的優化。這樣才能夠實現為社會培養出更多優秀技能型人才的教學目標。