城建檔案信息資源框架建設研究

文/廈門市城市建設檔案館 陳海燕

現階段，大多城市已經將城建檔案和城市的發展有效聯系在一起，并且采取一定的技術手段和制定相關的政策法規，以此來保證城建檔案能夠更好地進行收集和開發利用，以便為城市建設、科學研究、民生保障等等方面提供相應的檔案信息支持。城建檔案信息資源的合理使用能夠取得較好的經濟效益和社會效益，為城市的發展做出相應貢獻。城建檔案管理部門應該根據相應的政策法規，根據實際需求，利用多種先進的技術手段對城建檔案信息進行合理開發，并與其他部門合作，實現城建檔案信息框架建設。

一、城建檔案信息資源的重要性

（一）真實性和有效性。城建檔案是在工程建設過程中直接形成的，并具有保存價值的文字、圖紙、影像等各種形式的歷史記錄。其本身具有檔案的本質屬性，即真實性和有效性。隨著城市建設的發展和人民生活水平的提高，對城建檔案的利用需求越來越多。比如為新建工程提供檔案資料參考，為社會糾紛提供檔案證據等，這一切都基于檔案的真實性和有效性。而隨著信息技術的不斷發展，出現了不同類型的城建檔案，電子文件和紙質文件并存。因此，在城建檔案中管理中應與時俱進，制定相應的檔案管理規章制度，使歸檔案的城建檔案信息更加完整和真實可靠，使城建檔案的真實性和有效性發揮最大的作用。

（二）為城市建設基礎服務。城建檔案信息包括城市發展所涉及的所有行業，比如說城市規劃、公共建設、園林設計等等，保存著這些方面所有的相關資料。正是基于城建檔案對城市建設的真實和完整的記錄，其所承載的信息可以極大還原整個城市的建設情況。所以，城建檔案能夠為城市以后的發展，為相關部門的規劃決策提供相應的參考。

（三）城市發展的推進器。因為城市規模在不斷擴大，相應城市建筑也越來越多。城建檔案中存在著大量的重要文件，在一些大型的公共項目的建設過程中，檔案信息的利用能夠極大節約時間成本和經濟成本。同時，城建檔案對于普通民眾也有極大的意義，在一些涉及個人利益需求的特定情況下，如辦理產權、糾紛訴訟等，滿足普通民眾對于城建檔案的需求有利于城市的和諧發展。

二、城建檔案信息資源建設的相關問題

（一）封閉式管理阻礙開發。因為種種原因，城建檔案管理一直都處于半封閉狀態，信息并不大量開放，這樣就導致檔案的利用率不高。很多城建工程相關檔案都處于閑置、封閉狀態，大多數都是等待他人來進行查找，并沒有主動地將信息公開，這樣的模式和當前的社會發展并不一致。在這其中只有將城建工程相關檔案的管理真正引入社會生活中，這樣才能夠更好地提高城建檔案的利用率。

（二）檔案工作人員專業素質不夠。對于檔案工作人員來說，首先，工作人員自身的信息開發意識較低，因此城建檔案信息只會在被動情況下才能夠進行利用，這樣嚴重阻礙檔案信息資源的有效開發。檔案工作人員工作思維固化，專業技能、知識構成單一和沒有跨專業的合作，是導致檔案信息資源不能夠及時開發的主要原因。其次，檔案人員的服務意識落后，還處于原有的工作模式中，缺乏積極性。只有改變服務形式和意識，并在檔案管理過程中引入其他專業的人員，如計算機專業或者工程專業人員，才能夠更加有效地對檔案信息資源進行開發。

（三）檔案形式和內容較為單一。現階段，雖然城建檔案已步入數字化的發展軌道，但大多還是限于對紙質檔案的掃描，對于電子文件的收集極少。并且，從檔案建設的歸檔內容也能夠看出，大多數都是新建工程圖紙和文字，很少有古建和老舊建筑物的普查資料，也很少有音頻、視頻和照片方面的資料。因此，在這其中雖然檔案信息資料較多，但是形式較為單一，在提供信息方面還是有不足之處。

（四）管理部門檔案意識不強。長期以來，一些管理部門都認為只要能夠將檔案工程信息收集進來，就已經完成工作，對于城建檔案是否能夠合理利用，并沒有過多的關心。所以，這樣也就導致沒有為城建檔案配備現代化設備，下級相應工作人員墨守成規，不懂得利用現代化管理。如果沒有現代化設備和現代化管理，就會嚴重影響城建檔案管理效率，導致管理效果并不理想。

三、城建檔案信息資源框架建設的策略

（一）豐富館藏。在城建檔案信息資源框架建設過程中，應該先打好基礎，也就是收集資料，更好地豐富館藏。根據現階段工程建設及相關技術的發展制定相應的檔案歸檔內容和要求。比如現階段技術已相對比較成熟，應用相對比較廣泛的電子文件和已逐漸推廣并顯示出較大優越性的BIM等。這些類型文件的接收還需要城建檔案館對整理、歸檔和利用等各環節的細節進行具體的規定，并且，還要結合城市發展情況，明確城建檔案信息的重點，對于歸檔范圍進行著重研究。同時，注重收集在這其中的一些散存于民間的工程檔案，比如一些舊老建筑和文物保護建筑的資料。只有保證不斷豐富資源，才能夠為城市信息資源框架建設提供基礎。

（二）加大城建檔案開發利用力度。城建檔案本身具有極大的經濟價值，但只有通過對其合理開發利用，才能夠發揮城建檔案的作用，使之轉化為生產力，更好地為社會發展服務。城建檔案的合理利用在整個檔案工作中有著極大的意義，因此，城建檔案工作人員應該深度研究城建檔案內容，開發適用的城建檔案管理系統，爭取能夠最大程度上利用城建檔案。從一定程度上來說，只有城建檔案工作人員能夠認識到自身工作和城建檔案的重要性，才能夠有更加積極的工作興趣，自主學習相應知識，讓城建檔案工作向更深層次方面發展，這樣在城建檔案信息資源框架建設時，才能夠有更好的效果。

（三）拓寬城建檔案服務范圍。隨著城市建設的發展和人民生活水平的提高，對城建檔案的需求也逐步增加。同時，信息技術的發展，也要求城建檔案部門改變傳統的檔案服務方式。必須了解用戶的相關需求，并根據自身的專業知識以及對所掌握的城建檔案的信息資源來滿足用戶的要求。現階段，大部城建檔案部門主要的檔案服務范圍都集中在為工程項目新建、改造，為普通民眾辦理相關手續等提供資料。其實，這對檔案信息進開發利用遠遠不夠。城建檔案信息還可以做到更多，比如，對于城市某一建設項目來說，可以為其提供地下管網的現狀圖，讓建設項目更加合理。通過一定技術手段，對所有的檔案信息進行數據采集，整合入城市發展的大數據中。還可以根據一定的課題，對城建檔案進行編研，為社會提供文化成果等。

（四）加強交流。對于城建檔案的交流工作來說，是指相應部門能夠通過將各類信息的有效交流，進而來加快信息傳播，和有關單位建立交流平臺，及時輸出或者是輸入有關城建檔案信息。通過交流所得的數據，可以更好地為城建檔案工作服務。如地理信息數據，就可以與檔案信息進行結合，實現城建檔案的二維查檔模式，可以極大地方便城建檔案的利用，提高城建檔案的查全率和查準率。同時，城建檔案館輸出的相關數據，也可為其他部門的決策和行政辦公提供數據支持，讓政府決策更加合理，讓行政辦公更加高效。實現數據的交流，這也是檔案信息框架建設的目的之一。

（五）充分開發檔案信息資源。城建檔案信息的開發利用，是整個城建檔案工作的最終目的，體現著整個城建檔案工作的成果。在進行城建檔案利用工作過程中，必須要按照相應的規定進行，采取合理的方法，來有效地開發，充分發揮城建檔案的社會效益和經濟效益。對于城建檔案來說，自身是存在價值是毋庸置疑的，但是只有將其與特定的利用目的有效結合，并且將相關信息整合提取，其價值才能得到體現。城建檔案信息資源的開發工作，可通過直接為特定用戶提供相應檔案，也可為社會提供編研成果。比如，對一些開放的，有歷史意義的檔案進行展覽，或者對館藏的照片、視頻、音頻檔案等進行匯編，以群眾喜聞樂見的形式對檔案信息資源進行傳播。

（六）加強對檔案工作人員的管理。對于城建檔案管理部門來說，如何做好自身的工作，保證工作質量是一個值得深入研究的課題。這首先就得提高相應管理人員自身的檔案意識。對于檔案專業人員來講，這可能不難，可就是現在這種跨學科合作日益深入的情況下，提高相關人員的檔案意識顯得尤為重要。只有具有相應的意識，才能在工作中注意到各種問題所在及提出相應的解決辦法。同時，在檔案管理過程中，應根據相應的法律法規，結合實際制定相應的規章制度，并對所有的檔案人員進行培訓，明確所有檔案工作人員的具體工作準則，并且積極參與專業相關的各種各類培訓，及時跟上最新的檔案工作發展形勢，甚至走到前沿，推動城建檔案事業的發展。

（七）做好檔案信息數字化工作。城建檔案信息化管理是大勢所趨，也是檔案信息資源框架建設的基礎。通過對現有館藏資源的數字化和接收新的電子文件，逐步建設成為數字城建檔案館。脫離檔案的數字化，檔案信息資源框架建設將無從談起。在檔案數字化過程中，應該仔細研究相應的規章制度，制定合理的數字化方案。并且與相關部門合作，在檔案系統建設過程中留下與其他部門進行數字交流的端口，并制定相應的，可互相兼容的技術標準。只有這樣，才能產出高質量的，可供多部門聯合利用的檔案數字化成果，最終實現檔案信息資源的框架建設。

四、結語

總而言之，城建檔案從形成到歸檔案再到開發利用等各個環節之間有著非常密切的聯系，每個環節都可能影響最終的信息成果。檔案信息資源框架建設過程中，由于需要多部門多專業合作，還會受到各種因素的影響。因為，做好城建檔案建設，從數據開發到人員管理等細節，都不容忽視。相信在未來城市建設中，做好檔案信息資源框架建設之后，城建檔案信息一定會更好地發揮自身價值，為城市建設和民生保障服務。