電大教育學籍檔案管理信息化建設研究

文/陜西廣播電視大學商洛分校 張慧林

學生學籍信息紙質文檔利用掃描或錄入等方式存入計算機數據庫，從而形成學籍檔案信息，利用信息化建設手段對其進行科學化、系統化、規范化、網絡化的管理。將以傳統紙質為載體的檔案資源通過現代科學技術進行數學化檔案信息的轉化，并利用二進制編碼形式進行存儲，這種數字化的學籍檔案信息不僅有利于海量數據的存儲、利用，同時提供計算機管理、檢索、傳輸、查閱、調用等服務也極為便捷，進一步提高了檔案社會化服務功能，使檔案資源共享得以實現，使其經濟價值和社會價值得以充分發揮。

一、電大教育學籍檔案網絡化管理的特點

（一）信息容量擴大。隨著時代的進步和教育制度的全面改革，學生在校活動等信息越來越多元化，數據也越來越龐大，面對學籍信息的發展趨勢，傳統學籍檔案管理模式已無法適應網絡時代的學籍信息管理。目前在學籍檔案中需要涵蓋的學生信息不僅包括學生學籍，還涉及學生在學校內參與的各類評比成績和表現、校內各項競賽活動成績、思想品德情況，以及休學退學或轉學等學籍變動情況等，甚至還包括學分制度改革對學生成績所造成的影響。采用傳統的檔案管理模式，極容易出現因人工操作失誤而造成檔案內容錯漏等情況，另外管理人員的管理能力和方法參差不齊，也使檔案管理的可靠性降低。隨著信息化技術和計算機技術的應用，對電大教育學籍管理進一步實現信息化建設，能夠有效克服和彌補傳統學籍管理中存在的缺陷和不足，使學籍內容的規范、清晰、及時錄入得以實現。

（二）服務查詢功能便利。相較于對傳統學籍管理模式，學籍檔案信息化建設和網絡化管理能夠實現實時服務查詢功能，能夠不受地點、時間的限制，實現隨時遠距離的信息查詢和求證。目前網絡化學籍檔案管理服務所提供的查詢功能主要包括三類：從學籍檔案中可以有效提取學校教學質量信息；根據學生招生部分的內容可以對生源質量信息和專業受歡迎程度進行統計和分析；根據學生畢業部分內容可以對教學理論和實踐成果以及學校社會信譽度等進行分析，分析總結結果可作為學校開展教育教學改革和發展的重要研究數據。在學籍檔案管理系統中，針對學生在校的所有學習資料進行詳細的分類和統計，其中包括學生的品德特長愛好、綜合能力以及思想品德等，這些都可作為學生畢業后，學籍檔案系統能夠向相關就業單位或升學學校提供的信息服務內容；另外管理人員可以實現學籍檔案管理系統的直接調用，具有格式規范統一、方便快捷等優勢，能夠對學校信息化建設和管理水平進行充分體現。隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，通過全國教育學生信息網的構建和連接，使遠距離信息求證以及方便快捷的查詢功能得以實現，學籍信息利用率有效提高。同時也有利于有效打擊買賣假文憑的行為，確保為用人單位提供全面、可靠的用人信息。

二、電大教育學籍檔案管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。目前在不少電大教育系統中，教育管理者對檔案管理缺乏足夠的重視，對學籍檔案管理的重要性認識不足，造成學籍檔案管理制度不健全，檔案資料不規范、不完整等，給學生升級或就業帶來不利影響。另外學籍檔案網絡信息化建設力度不足，相關管理人員缺乏必要的培訓計劃，因此無法對學籍檔案的安全性、完整性和系統性予以保障。

（二）檔案管理手段落后。在電大教育學籍檔案管理中，不少仍采用原始、傳統的手工操作管理模式，隨著電大教育招生規模的擴大，學生檔案數據不斷增加，以及學生分配去向廣、流動快等特點，由于管理手段落后，學籍數字檔案的信息無法有效建立。為了促進信息化建設，需要通過電子攝像、掃描以及直接錄入計算機等手段，對紙質檔案、錄音錄像、膠版等進行數字化轉換和加工，但在實際建設過程中，不少高校投入力度不足，導致信息化建設滯后，造成信息資源共享無法有效實現，無法為相關用人單位提供相應的信息服務。

（三）檔案安全保密措施缺失。在不少學校建立學籍檔案時，作為學籍檔案管理的重要內容，學籍檔案信息安全性設置和保護不完善。在網絡平臺上進行學生個人信息的共享，學生信息的保密和安全問題至關重要，但在實際管理過程中，缺乏對公布內容的審核，極可能導致機密信息的泄漏。另外對于使用信息者缺乏必要限制和訪問權限的設定，以及必要的有效安全防護措施，導致信息篡改、丟失等問題，導致檔案信息的安全性無法得到有效保障。

（四）檔案管理人員綜合素質較低。目前在檔案管理工作中，由于物力、人力方面的投入不足，在信息化建設方面研究力度欠缺，對檔案管理工作造成不利影響。同時不少檔案管理人員專業知識缺乏，對信息化建設認識不足，專職檔案管理隊伍薄弱。因此，有效推動學籍檔案管理的信息化建設，需要加強人才團隊建設和專業人員培訓，更好地適應信息化時代檔案管理的創新和改進。

三、電大教育學籍信息化建設的有效措施

（一）建全學籍檔案管理制度。學籍檔案信息化建設和網絡化管理的重要前提是加強學籍檔案網絡管理制度和機制的建立和完善，將傳統的靜態式學籍管理模式轉變為信息化時代的動態管理模式，使學籍檔案能夠更好地為需求者提供有效服務，使檔案管理目的得以實現。通過合理科學的管理機制，在與學生在校活動等密切相關的院系及單位中，進行學籍檔案管理權限的下放，并將信息化建設和管理職責進行有效落實，利用各種先進的軟、硬件技術，加強學生學籍內容的收集、記錄、整理、儲存等；另外需要根據網絡信息化建設和管理的有關制度規定，加強相關管理人員的培訓力度，使其能夠充分掌握并嚴格執行，確保學籍檔案的安全性、完整性和系統性。

（二）網絡技術支持。學籍檔案信息化建設和網絡化管理的重要保障是網絡技術和計算機技術的有力支持。在實際建設過程中，需要對網絡用戶終端以及正版優質的檔案網絡管理系統進行選擇和安裝，使計算機網絡系統處理信息的高效性、穩定性得以有效保證。在檔案管理的信息化建設中，檔案管理人員需要不斷提高自身綜合素質，其中主要包括檔案人員的職業道德和業務素質，需要對檔案機密、歷史資料等進行有效保護，加強責任心，并提供良好的檔案信息服務。同時隨著信息技術的發展，對學籍檔案管理的信息化建設提出了更高的要求，加強相關專業管理人員的配備至關重要，管理人員不僅需要掌握先進的計算機技術、信息處理技術以及網絡技術等，還需要對檔案保護技術、檔案管理學進行培訓，以及對網絡終端管理人員進行網絡知識培訓等，確保管理人員能夠充分利用計算機功能和存儲特點進行信息錄入，并充分發揮網絡化管理的優勢，對信息庫內容不斷更新完善，并確保原始性材料的有效保管，使學籍檔案的現代化管理得以實現。

（三）安全保密措施加強。在學籍檔案的信息化建設中，信息安全性是其中重點環節。在學籍檔案管理中，會將學生個人信息通過網絡平臺進行發布，有利于相關需求者的查詢和研究，同時也關系到學生信息的保密和安全問題。首先需要加強對公布內容的嚴格審查，避免出現保密等級較高的信息泄密的問題；另外加強對信息查詢者的限制，通過設立相應的權限限制，對信息的安全性予以保證；針對網絡信息的輸入、輸出和使用三個層面加強安全防護措施的運用，可采用安全代理、防火墻、權限控制等技術，有效避免數據丟失或篡改，使檔案信息的安全得到有效保障。

（四）學籍檔案資源的建立完善。建立有效學生學籍檔案主要包括資源建設和環境建設兩方面，前者為建設核心，后者為建設基礎，兩者都不可或缺。電大教育學籍數字檔案的信息主要通過電子攝像、掃描以及直接錄入計算機等手段，將紙質檔案、錄音錄像、膠版等進行數字化轉換和加工，使數字化檔案得以建立。另外通過教學軟件，對相關學生的有效信息和電子文件進行生成，并在數據庫的單元模塊中進行存儲，與教務信息管理系統的電子文件相脫離。通過學籍檔案資源的有效建立，能夠更好地提供計算機管理、檢索、傳輸、查閱、調用等服務，使檔案社會化服務功能得以實現。

四、結束語

電大教育檔案管理信息化建設和網絡化管理是電大學籍管理和發展的必然選擇，學籍檔案具有長期性、艱巨性的特點，其管理質量直接影響著學生就業和終生發展。因此相關檔案管理人員應不斷提高自身綜合素質與專業管理能力，將信息化技術等充分融入檔案管理工作中，結合信息化時代發展的大環境，加快檔案管理的信息化建設速度，加大檔案管理力度，有效提高學籍管理水平和管理質量，更好地為學生和社會提供所需服務，在教育現代化發展進程中充分發揮學籍檔案管理信息化建設的價值。