新形勢下疾控中心檔案管理策略研究

文/東莞市疾病預防控制中心 鄧國維

疾控中心是疾病預防控制中心的簡稱，它隸屬于社會醫療，是我國公共服務的產物。疾控中心的工作內容就是對疾控資料進行備案管理，確保醫療工作人員隨時可以提取有關資料，滿足人們對疾病的預防與治療工作。特別是近年來公共衛生事件的頻發，社會需要依靠疾控中心做好對疾病預防及控制工作，從檔案中提取更多有價值的內容，做好檔案管理工作才能為疾控中心后續工作的開展奠定基礎，保障人民健康發揮其重要的作用。

一、疾控中心檔案管理的重要意義

（一）檔案管理是疾控中心的主要內容。疾控中心檔案管理工作就是對重要的疾控資料進行備案管理，可以提升疾控中心的業務指導能力，還能對疾病的研究提供幫助。疾控中心的檔案多是利用收集的方式，對現在流行的疾病作出記錄及提出相應的方案，同時還要對公共安全衛生事件進行記錄與存儲。所有的資料都需要進行記錄與登記，再通過編輯的方式，為疾控中心工作提供基礎資料，為后續發生類似疾病類型提供幫助，由此可見檔案管理對于疾控中心工作所產生的重要意義。

（二）檔案是疾控中心重要的數據來源。疾控檔案為疾病中心工作開展提供了重要的數據支持，它對于各類疾病的臨床病癥、病因、有關治療等都有著詳細的記錄，為后續醫療研究、醫療防控提供便利，利于疾控中心工作的開展。當然，從另一方面而言，疾控檔案的有效記錄，可以大大提升工作效率，為后續工作奠定基礎。

（三）檔案管理推動疾控工作整體發展。做好疾病防控工作對于我國這樣地大物博、人口眾多的國家來說是十分重要的。特別是在人流密集的地方，疾病傳播的速度也會隨之增加，若不及時遏制，后果將難以想象，甚至會對國家經濟及人員安全造成損失。所以，利用疾控中心檔案管理工作，對各項數據、信息收集與記錄、對各類疾病內容進行分類等工作，在后續出現類似病情時，可以及時提供與之相關的防控措施，為人民的健康提供保障，也為疾控工作的整體發展作出貢獻。

二、疾控檔案管理的現狀

（一）對檔案管理重視程度不夠。疾控中心在檔案管理過程中，需要投入一定的人力、物力、財力，但由于許多領導對于疾控檔案管理工作并不重視，即使建立了檔案管理資料室，制定了一系列的工作規章制度，但其工作實質都是利用辦公室的代管形式進行工作。檔案管理工作人員鑒于該情況，多數呈現的工作狀態是比較隨意的，甚至沒有設置專門的工作人員，僅以兼職人員進行收集與記錄工作。

（二）管理人員的素質不高。在疾控檔案管理工作中，由于領導層的重視度不高，所以在后續工作開展中，會留下很多歷史遺留問題，特別是檔案管理這類工作所涉及的內容煩瑣，每天的工作量十分艱巨，一些非專業的人士及文化水平程度不高的人被安排到該管理的崗位中，難以有效開展工作，若無法及時提升管理人員的素質，后續疾控檔案管理工作將難以繼續。

（三）工作人員積極性低。在疾控檔案管理工作中，由于檔案管理工作不被領導層重視，加之檔案管理工作難以凸顯成績，所以，整個疾控中心處于邊緣化的位置。這樣多數從事該工作的工作人員，因為無法得到職業的晉升同時又無法提升工作待遇，對工作抱有消極的態度，工作倦怠，在工作時沒有積極性與自主性，更不會將現代化的管理方案引用在工作中，無法滿足工作內容上的創新。

（四）檔案管理制度不完善。許多疾控中心對于工作內容管理條例制定的并不完善，多數管理條例僅是懸掛在檔案室墻上的面子工作，在實際工作過程中毫無系統及規劃性可言。特別是疾控中心當前收集的資料過于分散，無法進行整理及歸納，當后續對某個疾病類型、疾病內容進行查找時，帶去不便，需要花費大量的人力、物力去搜尋，影響檔案管理的工作效率。

（五）檔案信息化水平不高。依照當前的檔案管理工作而言，多數檔案資料管理工作仍以傳統的方式在進行，缺乏與時俱進的管理手段。同時，檔案管理內容還停留在紙質內容上，這對檔案管理工作也提出諸多要求，要確保管理室的恒溫狀態，同時要給予其他紙質存儲內容提供真空的封存管理，避免字跡褪色、蟲蛀及其他不可抗力因素而造成的文件丟失。而由于缺乏信息化的存儲工具，無法對圖片、視頻、音頻資料進行保存，多以毀壞或舍棄的方式對以形成的內容進行破壞，影響內容保存的完整性，不利于后續的工作開展。

三、疾控中心檔案管理的策略

（一）建立電子檔案庫。信息時代，疾控中心的檔案管理工作也要與時俱進，利用信息技術建立電子檔案庫，應用網絡技術進行辦公，利用電子信息實現數據的在線存儲功能。對檔案內容進行實時的編撰工作，更利于資料的查找與替換，便于資料內容的更新迭代。還可以將疾病內容設置為資源共享的模式，對不同的資料管理人員設置開放的查看功能。同時，還要加強對疾病防控機構的自動化管理工作，不同科室只要利用相關的賬號及密碼即可登入疾控檔案的平臺，搜索及查詢相關數據，為疾控檔案的查詢及了解提供便利條件。對于檔案庫要建立快捷的檢索工具，方便疾控工作人員搜尋及檢索，使其工作得以快速開展，從而提升工作效率。當然，這樣的方式也是讓更多人加深對疾控檔案管理工作的認識，繼而讓更多的人學習信息檢索工作的使用，幫助他們創建更加有利的工作條件。通過構建電子檔案庫，將一改傳統紙質資料占地、不利于保存等問題，使檔案在存儲過程中更加方便，大大提升檔案查找與管理的便捷性，為疾控中心衛生工作的開展提供依據。

（二）加強相關工作人員的專業學習。疾控中心的檔案管理工作是一項需要對工作內容進行保密的工作，對于工作人員的專業性、責任感要求極高，需要他們認真對待工作、注重對不同細節的處理，如前期的資料收集與整理，中期的編撰與修正，后期的分類與存放。所以，該項工作的執行需要將管理工作落實到每個工作人員的身上，對其進行定期的培訓與管理工作，組織有關的工作管理人員進行對外的學習與交流，這樣才能快速提升自身的專業素養，為我國疾控中心檔案管理工作貢獻一份力量，加快檔案管理工作的規范化進程。

（三）規范檔案管理標準體系。為確保檔案管理工作可以如期進行，一定要對檔案內容進行規范化的管理，確保有關資料得到標準化的編寫、修正，按照正常的文件命名方式進行存放，確保檔案保存內容與所要求的格式相同。同時在后續的工作中，還要滿足修改與查找功能，有關工作人員可以快速提取有用的信息資料，提升對檔案內容的利用率。更要定期對工作內容進行匯總，及時總結檔案管理工作中出現的問題，并對工作中的矛盾問題提出建議，完善管理內容的標準化制定，為疾病防控工作提供最具精華的檔案內容，發揮檔案管理的重要作用。

（四）對管理人員工作內容進行考核。完善檔案管理工作的職責，完善對工作內容的考核機制，確保有關管理人員在工作過程中有章可依，針對檔案管理職責制度內容，使工作內容做到規范化操控。主要內容包含兩大方面：一是對檔案管理工作進行規范化的操作，對其工作內容進行質量檢查，若發現資料處理的不完整，內容丟失與錄入錯誤，按照錯誤程度進行處罰，嚴重者需要對其進行批評警告處理，若后續再度發生同類事件，予以罰款。二是對檔案管理人員的職位晉升作出明確的規定，給予每個工作人員公平競爭的機會，依靠工作效率、責任感來實現其工作價值。要各司其職，針對不同環節設置不同的負責人進行監管，若某個環節發生問題需要由主要責任人進行問題的承擔，通過這樣的方式，既可以有效管理工作人員，還能提升檔案管理的工作效率，實現當前疾控檔案管理效率的最大化。

四、結語

只有讓更多人了解疾控檔案管理工作的意義，才能顯示出這份工作的重要性。而疾控檔案管理工作，需要做好疾病防控的資源整理工作，才能完成后期的搜尋與利用，為人民的健康提供更多幫助。同時，疾控檔案管理工作可以幫助更多醫務人員對流行疾病做出重要的參考與指引，為疾病的治療提供探索及幫助，使疾病防控機構可以發揮自身的價值，成為人民健康生活的好幫手。