商業銀行檔案精細化管理研究

文/海軍勤務學院 趙文娜

檔案工作是商業銀行的一項基礎工作，是維護銀行合法權益、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉的必要手段。一定意義上來說，檔案管理工作是商業銀行內部管理的基石。首先，商業銀行在經營管理過程中形成的各類管理類檔案體現和記錄著銀行發展與企業文化建設的歷史演進，還可為銀行轉型發展及創新企業文化提供直接依據；其次，商業銀行在辦理各項信貸業務形成的信貸業務檔案，可以真實反映銀行信貸業務流轉的全過程。隨著商業銀行分支機構的增多和業務量的增加，各類檔案數量急劇增加，對檔案的精細化管理提出了更高的要求。為了更好地提升商業銀行內部管理水平，本文針對商業銀行檔案中存在的問題，提出檔案精細化管理的措施。

一、商業銀行檔案管理現狀

（一）商業銀行檔案管理組織架構。商業銀行檔案工作多數實行統一領導、分級負責和歸口管理的原則。一般由各級行綜合管理部門作為全行各類檔案的管理部門，對全行檔案工作實行統籌規劃、組織協調、監督指導，其主要工作職責一般包括：貫徹執行國家檔案工作法律法規，結合實際情況，制定本行檔案管理制度與規章并組織實施；對于轄內各分支機構檔案工作實行統一管理和指導、監督、檢查；組織轄內分支機構各類檔案管理系統的推廣、應用工作；組織、指導各業務部門業務類檔案的收集、整理和歸檔工作；集中管理本行的各類檔案，做好檔案的編目、鑒定、銷毀、統計和查閱調用工作。在日常管理中，通常由檔案形成部門負責收集、整理并按規定向檔案管理部門移交，由綜合管理部門統一上架、集中管理。對于規模較大的商業銀行，根據不同工作職能和業務屬性，也可由相關職能部門獨立管理本部門檔案，比較典型的是人事檔案、會計檔案以及信貸類檔案。

（二）商業銀行檔案基礎設施建設。商業銀行通過建立內部檔案管理工作評級體系或參與屬地檔案行政管理部門評級來規范、提升自身檔案管理水平。從硬件配備來說，商業銀行檔案設施普遍優于非金融企業，一般均配備專門的檔案室、借閱室和辦公室。檔案室配有防火、防盜、防光、防潮、防干燥等“十防”必要設施，以確保檔案的安全存放。同時，檔案室和借閱室要配備專用監控設備，確保檔案出入庫工作在監控環境下實施。目前，部分商業銀行檔案室已經采用了先進的全自動化檔案密級架，實現了全程電子操控通風等功能，極大地便利了檔案管理和檔案查詢使用。

（三）商業銀行檔案管理制度建設。商業銀行檔案管理制度體系建設依托于《中華人民共和國檔案法》和國家有關檔案工作的法律法規政策，同時結合商業銀行各類管理類檔案和業務類檔案工作要求，制定檔案管理辦法、檔案評估管理辦法、檔案分類辦法、檔案歸檔文件整理規則、檔案借閱管理規定以及檔案工作突發事件應急處理辦法等規定。同時，針對不同業務屬性，還包括各類業務檔案管理辦法，如零售信貸、批發授信、金融市場業務檔案、會計檔案及業務營運會計檔案管理辦法等。隨著檔案管理電子化水平的提升，商業銀行還專門制定了電子類檔案管理規定、聲像類檔案管理規定等。

二、商業銀行檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。商業銀行作為競爭性企業，在守住風險底線的前提下，以實現利潤最大化為主要經營目標。由于檔案管理部門屬于成本中心，并不直接創造利潤，相對于業務發展，商業銀行對檔案管理重視程度普遍不高。部分商業銀行重視會計檔案、信貸檔案等業務類檔案的管理，而忽視對管理類檔案的管理工作。檔案管理部門對全行各類檔案管理工作的檢查指導力度不夠，往往只是負責檔案的統一入庫管理，而對入庫前的管理處于真空狀態，一般由各業務部門負責本部門的檔案管理。在眾多小型商業銀行，普遍存在檔案工作管理粗放、檔案庫房不達標、檔案分類不準確以及不按要求定期歸檔等現象。

（二）檔案管理人員專業性不高。在檔案管理人員配置方面，檔案管理專職人員配較少，大多數檔案管理員身兼數職，容易被其他業務工作所牽制，導致實際工作中對檔案工作往往心有余而力不足。加之有些檔案管理人員并沒有接受過系統的、專業的培訓，容易產生檔案管理意識不強、管理漏洞較多等現象，直接影響檔案管理的專業化和精細化程度。同時，由于檔案管理崗位的崗位價值普遍低于業務類崗位的崗位價值，薪酬水平普遍低于業務類崗位，導致一般工作能力突出的員工更傾向于從事業務類工作，而檔案管理崗位對員工的吸引力則相對不足。除此之外，商業銀行員工調動相對頻繁，也對檔案管理工作的持續性造成了一定的影響。

（三）檔案利用效果不顯著。商業銀行大多重視檔案收集、整理、歸檔以及保管工作，而忽視對檔案資源的開發利用，檔案管理中“重藏輕用”的現象比較普遍。目前，商業銀行各類檔案的利用主要體現在業務查詢、干部任用前的考察、離任審計、監管檢查調閱等日常工作。由于檢索工具單一，檔案管理系統檢索速度慢，文書類檔案利用效率普遍低。而由于基建類、財務類、營運會計類、信貸類檔案一般沒有專門的檔案管理系統，檔案利用智能通過翻閱紙質檔案實現，這極大地影響了工作效率。對于干部人事檔案中關于員工人員、年齡、學歷、職務、職稱、崗位等情況的基礎性資料的深度分析利用不夠，沒有做到通過深入挖掘上述基礎數據的內在關聯，為銀行所需人才儲備、人才選聘以及人才利用提供決策參考依據。

（四）檔案管理電子化水平不高。部分商業銀行尤其是小型商業銀行對檔案管理的認識仍然停留在紙質檔案管理的水平，對于電子類檔案的形成、保管與利用能力有所欠缺。一些銀行的檔案管理仍沿用傳統的管理方式，檔案的歸檔保管主要依靠手工錄入的狀態，這與商業銀行業務發展所需的檔案管理水平極不相稱，在一定程度上限制了商業銀行經營管理工作水平的提升。

三、商業銀行檔案精細化管理措施

（一）增強對檔案管理的重視程度。商業銀行應轉變以往視檔案管理工作為邊緣性工作的認識，重視檔案形成、保存、利用、銷毀的全流程管理，把檔案管理工作作為一項基礎工作來抓。一是做好檔案宣傳工作，加大宣傳力度，通過開展檔案管理交流培訓等方式提高管理人員以及普通員工對檔案管理工作的理解與重視。二是通過制定有較強可操作性的規章制度，詳細確定檔案收集、整理和歸檔流程，確保檔案收集、整理和歸檔的準確性，加大對下級行及轄屬分支機構的檔案管理考核力度與考核結果運用。三是加大對各檔案管理職能部門的定期檢查力度，對檢查出的問題要采取有效措施切實解決。對違反《檔案法》及行內檔案管理規定造成檔案損毀、泄密或造成經濟損失的，按照員工違規違紀處理的有關規定予以處理。構成犯罪的，依法追究刑事責任。

（二）提高檔案管理員的綜合服務專業性。首先，要不斷提高檔案管理從業人員準入門檻，實施業務類檔案管理人員持證上崗制，上崗前必須具有較高的專業素質和扎實的專業理論知識，全面掌握各項規章制度的要求和工作流程，認真貫徹執行檔案工作的各項法律法規和制度規定，并靈活運用到實際檔案管理中。其次，通過優化檔案管理的激勵約束機制，加大考核力度，提升檔案管理人員的崗位價值與薪酬水平，充分調動檔案管理人員的工作積極性與主動性。最后，要不斷、健全檔案管理人員培訓與能力提升體系，及時傳導總、分行對各類檔案管理的最新要求，結合部門工作實際及時學習掌握最新工作要求，不斷提高檔案管理人員的綜合素質，著力打造一支專業能力強、精通檔案管理制度、對檔案管理工作認真負責、職業歸屬感強的檔案管理專業人員隊伍。

（三）注重檔案利用，充分發揮檔案的使用價值。首先，要不斷提高對各類檔案資源開發利用的重視程度，充分發揮現存檔案的利用價值，為商業銀行日常經營管理決策提供依據。其次，要不斷優化信息系統資源配置，建立完善檔案管理信息系統，通過配備功能性較強的電腦、掃描、復印等專業機器設備，提高各類電子檔案的日常規范管理以及開發利用效率。第三，在預算允許的情況下，努力提高檔案管理工作電子化水平，在確保檔案安全保存的前期下，充分運用信息技術管理檔案及利用檔案。第四，要更加重視對于已有檔案的編研工作，檔案的編研工作水平的將直接影響檔案信息資源的開發利用深度。

（四）提高檔案管理的電子化水平。隨著物聯網、大數據的應用，商業銀行電子類檔案的應用將更加普遍，為適應這種變化，商業銀行應著力提高類檔案管理的電子水平。首先，應廣泛利用IT、數據庫、數據壓縮以及高速掃描等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件轉化為單子類檔案加以保存，盡可能減少紙制檔案。其次，借助電子工具對電子類檔案進行科學、有序的分類整理，形成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索可以通過。最后，要結合銀行業務屬性，分析業務各流程產生的電子數據的結構特點，通過合理預測未來業務發展空間，對電子檔案不斷進行擴容整理，使檔案管理促進銀行新型業務發展。