大數據背景下檔案管理的機遇與挑戰

文/泰安市岱岳區公共就業服務中心 李莉

大數據的性質較為特殊，可為各行各業的發展提供技術支持，也可將其看作為思維或者工具。總體上看，大數據是一種解決策略，可以完成各項信息的處理、收集與應用。檔案管理工作與信息收集和管理之間密切相關，大數據技術的出現和應用一定會給檔案事業的發展帶來或多或少的影響。如今，大數據技術已經席卷全球，并成功應用于各行各業當中，雖然說檔案管理可以利用大數據技術進行信息的收集與管理，并突破傳統檔案管理帶來的束縛和禁錮，但是其中仍然潛藏著一定的風險和陷阱，需要檔案管理人員保持敏銳的洞察力和冷靜的頭腦，識別其中存在的問題，應對挑戰，充分挖掘大數據技術的優勢和價值，使得檔案管理借助大數據技術進入全新的發展階段。

一、大數據的概念與特征

大數據可以說是經濟和社會快速發展的產物，也是互聯網技術及網絡信息技術共同作用的結果。從某種意義而言，大數據就是一種處理模式，可以應用于信息處理當中，也可以更快的速度完成信息資產的應用，兼具海量化和快速化的特征。顧名思義，大數據的數據種類一定十分豐富，且擁有較高的商業價值，并在數據處理與數據應用方面取得了突破性的進展，這也是大數據優于傳統數據的直觀表現。運用大數據處理各項信息時，可以有效突出大數據的潛在優勢和價值，不僅可以對更加復雜的數據進行分析和處理，還可在海量的數據之中找到事物之間的內在聯系。值得注意的是，在不同的領域或層面當中，大數據的特點也會發生改變，基于數據管理層理念所進行的大數據特點分析，可以得出多數據處理工具處理對象較多，處理類型較為豐富的特征，而在操作方面，大數據則可完成因果分析，將零散的信息整合在一起，發揮其價值。總而言之，大數據的出現為各行各業的發展提供了全新的藍圖和愿景，也為檔案事業的建設與發展提供了更多可能。管理人員應審慎對待大數據技術和大數據背景，抓住其中的機遇，使之成為加快檔案管理與檔案建設的驅動力。

二、大數據背景下檔案管理的機遇與挑戰

（一）機遇。1.有利于儲存、備份和處理。信息化時代，各個單位和企業在發展過程中都要面臨海量的信息，這對檔案管理人員而言是極大的挑戰。單純的以人工方式進行的檔案管理與信息收集會出現效率與質量低下的問題，也無法挖掘信息中的潛在價值，會給檔案事業本身乃至單位和企業發展造成負面影響。而大數據技術的出現，可為檔案管理提供技術上的支持，通過信息技術和網絡技術構建檔案管理數據庫，為檔案的數據化管理和信息化管理搭建平臺，即便是有新的檔案信息出現時，也可利用檔案管理數據庫對其進行儲存、備份并應用，有效提高了信息的實用性及有效性。另外，以往的檔案數據管理中，如果出現儲存時間較久或失去價值的資料，必須予以銷毀處理，這會對數據庫的信息完整性造成嚴重影響，而利用大數據所構建的檔案管理數據庫則不需要考慮這一問題，完全可以應用其大體量的優勢儲存海量的數據信息，始終維持數據庫的完整性與秩序性。2.挖掘數據資源的潛在價值。眾所周知，檔案管理是一項十分復雜且系統的工作，這不僅是因為檔案信息擁有較大的體量，還因為管理技術和管理設備存在一定的不足，缺乏后備力量。就目前來看，我國在檔案資源開發方面遠不如西方發達國家，也無法利用有價值的信息資源。大數據憑借自身的優勢與作用快速應用于檔案信息管理當中，這是因為大數據技術可以完成信息價值和能力的有效挖掘，發揮出各項信息的潛在價值，并為用戶的信息搜索提供更加便捷的渠道，是發揮檔案數字化價值與作用的重要前提。3.創建新型服務引擎。在社會和經濟發展的同時，人們的需求也發生一定的變化，數據借閱或文件傳閱已經無法滿足社會及經濟的發展需求。要想改變這一問題，必須利用信息化技術完成檔案數據的處理。而在這一過程中，大數據完全可以扮演引擎技術的角色，為檔案的信息化服務提供核心技術。在此基礎上所構建的服務引擎大大提高了檔案資源的開發價值與利用價值，為社會和經濟發展貢獻了諸多力量。

（二）挑戰。1.沖擊傳統管理理念與管理模式。以往的檔案管理以人工操作的形式為主，管理工作主要涉及分層管理、檔案的分類、信息收集與信息處理幾個方面。自大數據誕生并應用以來，檔案管理信息已經可以利用大數據技術進行融合。無論是信息之間的因果關系還是信息之間的潛在關聯，都可以利用大數據技術對其進行挖掘并處理。這不僅對傳統的檔案管理工作提出了越來越高的要求，還要求管理人員轉變傳統的管理理念與管理模式。只有借助大數據技術進行適當的變革與轉型，才能更好地完成檔案管理工作，發展檔案事業。2.改變處理方式，提高處理能力。信息化時代，檔案信息的數量呈幾何級增長，其類型和數量在短時間內發生了較大的變化。對于市場和社會發展而言，并不是需要數量且類型龐大的信息數據，而是要有效地處理這些信息，并挖掘及潛在價值，以往的手段和方式已經無法滿足社會及經濟發展對檔案信息管理提出的要求，必須利用互聯網技術和信息化技術，并在配合云計算與大數據技術的基礎之上，全面挖掘信息資源的能力，全方位地發揮其作用和功能。當然，這也對檔案管理人員的專業技術與能力提出了一定的要求，均要在原有基礎上做出一定的改變。

三、大數據背景下優化檔案管理的問題及策略

（一）完善大數據背景下檔案管理過程存在的問題。如果不能處理好當管理中存在的問題或缺陷，則無法利用大數據技術開展現代化的檔案管理，白白浪費了數據資源。要想在大數據背景下優化檔案管理，提升其效率與水平，必須做好系統融合工作，還要善于利用互聯網技術逐步實現檔案的數字化管理。另外，也可利用信息技術與網絡技術建設智慧檔案服務平臺，量化檔案管理工作，以更加貼合實際的策略和手段，實時解決檔案信息化建設中的問題，彌補其薄弱環節，最重要的是要做好人才儲備，組建高素質的人才隊伍，優化人員結構，全面提升檔案管理人員的素質與水平，共同為檔案管理工作的開展和建設而努力。

（二）完善大數據背景下檔案管理的策略。1.引進優秀人才，提高工作人員的工作效率。在改革開放、經濟全球化的推動下，科學技術是第一生產力的工作方針日漸突出。與其說是企業的市場競爭日漸激烈，倒不如說是有關人才的競爭日漸突出，人才對一個企業的發展起到了至關重要的作用。因此，相關部門應該提高對人才管理的管理力度，積極引進更加優秀人才的同時，也應該提高自身工作人員的綜合素質。就引進優秀人員而言，經驗至關重要。具有豐富工作經驗的優秀人才，不僅具有更為高效的工作能力，同時還具有更為豐富的處理突發事件的經驗與辦法。由此可見，企業在招賢納士的過程中，應該采取應對突發狀況的能力與專業能力相結合的錄用方式。成績是衡量人才的一把尺子，通過考試我們可以及時發現應聘人員的優點與不足，并可以此作為轉崗的重要依據。在注重成績的同時，同樣需要提高對綜合能力的重視程度。將應對突發事件的能力與綜合素質相結合，以此來招聘更加優秀的人才，不僅可以提高其工作效率，同時也可以提高其應對突發問題時的能力與方法。就在職人員而言，相關部門應該采用考試與獎勵相結合的管理模式，通過考試及時發現工作人員在工作過程中所存在的不足，并及時作出相應調整。針對工作人員存在的不足，加強相關專業知識的學習與培訓，不僅可以緩解工作人員在工作過程中的壓力與困難，同時也可以激發工作人員面對困難的斗志與決心，從而達到提高工作效率與工作質量的目的。2.提高工作人員的歸屬感與認同感。在工作過程中，工作部門應該采取一定的獎懲制度。為工作優秀、成績良好的工作人員提供相應的獎勵。獎勵內容可以分為兩方面，即精神獎勵與物質獎勵。物質獎勵可以在短時間內提高工作人員的工作積極性，為提高其工作效率起到積極的促進作用。就精神獎勵而言，則可以通過開表彰大會、頒發榮譽證書等方式，來對工作人員起到一定的鼓勵作用，精神獎勵可以在第一時間提高工作人員的歸屬感與認同感。因此對于激勵工作人員而言，物質獎勵與精神獎勵都至關重要，缺一不可。企業在重視工作人員工作效率的同時，也應該提高對工作人員日常生活的關注程度。及時發現其在生活中所存在的問題，盡可能地幫其解決。這樣的處理方式不僅可以解決其后顧之憂，同時也可以加強工作人員的歸屬感，從而實現提高工作效率，認真努力工作的目標。上述分析已經可以說明，大數據背景下，檔案管理工作可以說是機遇和挑戰并存，只有從細節上做好檔案管理的優化與完善，才能更好地應對大數據技術帶來的挑戰。除做好人才儲備更新理念外，還要建立嚴密且合理的監管制度與準入原則，從源頭上提高檔案管理的時效性，確保各項檔案信息真實準確。這些只是用于優化檔案管理工作的常用手段，還有多種方法和策略可以應對大數據背景下的挑戰和危機，需要檔案管理人員在日后的管理中加深探討與研究，用更具針對性和個性化的策略完成檔案管理的轉型與改革，使得檔案管理在社會和經濟發展中發光發熱。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作正向數字化、信息化、網絡化的方向發展，這一目標的實現必須得到大數據的支持。大數據快速發展的背景之下，檔案管理工作已經可以利用大數據技術完成檔案信息的充分利用，并在尋求各項事物因果關系的基礎上，全面發揮信息的作用和價值。雖然說大數據給檔案管理帶來了前所未有的機遇和挑戰，但是不斷更新管理理念、管理模式與管理方法后，檔案管理人員仍舊可以利用相應的策略和手段，抓住大數據背景下的機遇，利用大數據帶來的契機做好檔案管理的轉型與改革。這是檔案管理長久發展的必由之路，也是其銳意革新的重要表現。