科技檔案管理模式的創新策略

文/深圳市匯合發展有限公司上海分公司 倪斌

當今時代是信息技術和知識經濟高速發展的時代，任何行業的發展過程都需要海量信息和知識為其提供幫助。而在這一時代背景下，檔案管理工作的重要性被越來越多的人所認識。對于企事業單位來說，進行高效的科技檔案工作，不僅能夠幫助其獲取更多的信息和知識資源用于運營和管理活動，而且能夠全面反映單位的運營和管理水平。因此，針對科技檔案管理模式的創新機制進行研究具有相當重要的研究價值和意義。而在本文中，重點研究的內容就是科技檔案管理模式創新的必要性以及加快管理模式創新的有效措施。通過本研究，希望能夠幫助我國的企事業單位進一步加強自身的科技檔案管理水平。

一、科技檔案管理模式創新的必要性

（一）提升科技檔案的利用率。在國民經濟和信息技術高速發展的時代，企事業單位在進行科技檔案管理的過程中，面臨的最主要問題之一就是科技檔案的數量大幅度增加。同時，在這一時代背景下，科技檔案的復雜性也顯著加強。因此，在這一過程中，企事業單位需要在現有的基礎上進一步加強檔案管理工作的效率和檔案的利用率，最有效的措施就是對科技檔案管理模式進行創新，并在這一基礎上提升科技檔案管理工作的信息化水平。在進行管理模式創新之后，企事業單位的科技檔案利用率就能夠得到更加有效的提升。而對于企事業單位來說，科技檔案利用率的有效提升，能夠在提升其運營管理水平方面發揮出至關重要的作用。

（二）保障科技檔案的信息安全。在信息技術高速發展的情況下，越來越多的企事業單位開始進行檔案管理模式的信息化和電子化改造，并在這一基礎上逐漸縮減了紙質檔案的使用頻率。在進行信息化改造之后，企事業單位的檔案管理工作效率得到了有效提升，但也由此導致檔案信息安全問題的控制難度更大。而對于企事業單位來說，想要在進行科技檔案管理的過程中有效保護信息安全，就需要對現有的科技檔案管理模式進行更加全面的創新與完善。從這一角度上看，在進行科技檔案管理模式創新的過程中，企事業單位需要將保障檔案信息安全作為重要的工作內容之一。只有做到這一點，才能確保科技檔案管理工作的效率和質量得到更大幅度的提升。

（三）減輕檔案管理人員的工作負擔。在科技檔案管理工作呈現出信息化和電子化的發展特點之后，檔案管理工作的效率得到了比較有效的提升。但是由于檔案管理工作模式并未完全脫離傳統檔案管理模式的框架，因而部分企事業單位中檔案管理工作人員的工作負擔仍然比較沉重。與之相對的是，在企事業單位中，檔案管理人員的工資待遇往往處于中下游水平。對于企事業單位來說，進行科技檔案管理模式創新，最主要的目的之一就是有效降低檔案管理人員的工作負擔和由此產生的心理壓力。在這一基礎上，企事業單位的科技檔案管理工作水平就能夠得到更加有效的提升與強化。從這一角度上看，針對科技檔案管理工作模式進行創新是相當有必要的。

二、科技檔案管理模式創新面臨的挑戰

在當下，我國一些企事業單位雖然針對自身的科技檔案管理工作模式進行了一定程度的創新，但其中也存在對檔案管理模式創新的認識不到位、相關法規不健全以及檔案利用效率低下等問題，給科技檔案管理模式的進一步創新帶來了嚴峻挑戰。而在本文中，將針對上述問題進行全面的研究和分析。

（一）對檔案管理模式創新的認識不到位。在進行科技檔案管理工作模式創新的過程中，單位管理層和員工的認識水平將直接決定工作模式創新的質量。而在部分單位中，管理層和員工存在對科技檔案管理模式創新認識不到位的問題。具體來說，在一些單位中，由于對科技檔案的重視程度比較有限，導致很多科技檔案并未歸檔保存，因而在工作中逐漸損毀或遺失。其次，在一些單位中，科技檔案的保存僅僅限于對科研項目立項和驗收數據的保存，而對科研項目進行過程中產生的數據，有相當一部分單位并未進行歸檔和保存。正是在這樣的情況下，這些單位的科技檔案管理工作水平無法得到更大幅度的提升。

（二）相關法規不健全。在當下，我國的相關法規中針對檔案管理，尤其是科技檔案管理的相關規定還有待進一步完善，這也是導致很多企事業單位無法對科技檔案管理工作模式進行全面創新的重要原因之一。在具體表現方面，首先，在現行的法律法規中，針對檔案管理工作制定的專門法規為《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》以及具體的實施辦法。然而這些法規制定于2010年之前，其中的部分規定已經無法適應信息技術高速發展帶來的變化。因此，只有對其進行進一步完善，才能保障科技檔案管理工作模式創新的順利進行，并促使其取得應有的效果。

（三）檔案利用效率低下。進行檔案管理工作的目的就是幫助單位有效地利用檔案中的各種信息。而在當下，檔案管理工作效率低下已經成為我國一些企事業單位中存在的重要問題，并導致這些單位無法對科技檔案管理模式進行更加高效的創新。具體來說，首先，在一些企事業單位的具體檔案管理環節中，存在一些影響工作效率進一步提升的問題，例如電子檔案和紙質檔案同時存在。此外，在一些企事業單位中，硬件設施的先進性與工作人員的綜合素質都存在一定的提升空間，這也是導致檔案利用效率低下的重要原因之一。針對檔案管理效率低下的問題，必須進行全面的研究并加以解決。只有如此，才能保障科技檔案管理模式得到更加全面的創新與完善。

三、加強科技檔案管理模式創新性的建議

（一）加強對檔案管理工作模式創新的認識。在進行科技檔案管理模式創新的過程中，企事業單位需要進一步加強對檔案管理工作的認識水平。具體來說，首先，企事業單位必須認識到科技檔案在單位進行科技研發和管理工作的過程中能夠發揮出至關重要的作用。只有如此，才能為科技檔案管理水平的提升提供基礎保障。其次，對于單位管理層來說，在提升對科技檔案管理重視程度的基礎上，還必須在現有的基礎上進一步加大對科技檔案管理工作的人才和資金投入，幫助本單位進一步提升科技檔案管理工作的效率和質量。同時，為保障科技檔案管理工作的順利進行，企事業單位還需要對科技檔案的管理方法與管理流程進行更加科學的認識。在這一基礎上，針對現有的工作流程與工作方法進行完善。在這一基礎上，科技檔案管理工作的創新性就能夠得到進一步提升。

（二）完善相關法規。針對科技檔案管理工作模式無法得到進一步創新的問題，國家需要出臺更加科學和健全的法律法規，針對科技檔案管理工作的具體流程和方法進行全面的規定。只有如此，才能保障科技檔案管理工作模式創新的順利進行。在進行科技檔案管理工作模式創新的過程中，企事業單位還需要針對自身的檔案管理工作規章制度進行完善，使其能夠適應信息技術高速發展的形勢。只有做到這一點，才能確保科技檔案管理的工作模式得到更加科學的創新與強化，為企事業單位的科技檔案管理工作提供更加有力的保障。

（三）進一步提升檔案的利用效率。在針對科技檔案管理工作模式進行創新的過程中，企事業單位需要進一步加強科技檔案的利用效率。在具體措施方面，首先，企事業單位需要針對本單位的檔案管理人員進行更加全面的培訓工作，加強其進行檔案管理工作的能力。只有如此，才能為檔案利用效率的提升提供基礎保障。其次，在進行科技檔案管理工作的過程中，企事業單位的檔案管理人員需要對所有科技檔案根據項目類型等因素進行分類整理，并在這一基礎上形成簡單明晰的檔案目錄。只有如此，其他工作人員才能更加高效地查詢和利用科技檔案中的信息。從這一角度上看，加強檔案的利用效率有利于單位對自身的檔案管理工作模式進行更加全面的創新和完善。

四、結論

綜上所述，在企事業單位的各類檔案中，科技檔案占據著至關重要的地位。在進行科技檔案管理工作模式創新的過程中，不僅需要加強對檔案管理工作模式創新的認識、對相關法規進行完善，而且需要企事業單位針對自身的檔案利用效率進行進一步加強。只有如此，才能確保科技檔案管理工作模式得到更加全面的創新和完善，并在這一基礎上促進企事業單位科技研發能力與發展水平的進一步提升。