信息化視角下創新檔案管理工作的路徑

文/萊州市疾病預防控制中心 宿偉偉

辦公室信息化檔案建設主要是以資源建設作為中心，不斷加強檔案的數字化建設，通過互聯網信息技術來進一步擴大檔案資源的開發利用。在辦公室檔案現代化建設過程之中，信息化水平直接影響到辦公室檔案建設的現代化，加強信息化建設有助于進一步完善辦公室檔案的各項服務功能，這也是辦公室檔案工作者的必然要求。

一、辦公室檔案信息化建設的必要性

（一）順應社會發展的現實需求。隨著我國社會的快速發展，科學技術日新月異，辦公室辦公也隨著呈現出了自動化的發展趨勢，辦公室檔案的信息化建設已經到了一個新的歷史階段。傳統的辦公室檔案管理模式正在逐步被現代化的管理模式所取代，原有的手工操作和紙質檔案越來越多地被信息化技術所取代，檔案信息化建設已經成為辦公室檔案工作發展的必然趨勢。

（二）有助于更好地拓展辦公室檔案工作的服務領域。檔案信息化是信息社會發展的必然趨勢，也可以更好地滿足人們對于信息的需求，為公共信息的開發建立了基礎。在辦公室工作之時，通過運用現代化的信息技術有助于儲存辦公室的各種信息，同時也有助于利用辦公室的各種信息，有助于產生良好的社會效應，加強和拓展辦公室檔案服務的工作范圍。

（三）提高管理效率。信息化背景之下的紙質文件或者是電子化的文件，辦公室的檔案管理人員都可以通過互聯網進行文件收發，做好文件上傳以及輸入工作。辦公室工作人員可以充分利用當前信息化技術做好檔案的自動歸檔，生成電子檔案和紙質檔案，減少自身在工作中的工作量，這樣既縮短了檔案的形成周期，同時也提高了工作效率。

二、辦公室檔案信息化建設的影響因素

（一）資源建設離不開技術的有效支撐。在進行檔案信息化工作的過程之中，數字檔案信息資源是工作的重要源泉，也是工作的根本所在。一般而言，資源可以分成多種不同的形式，例如原文信息、檔案的目錄以及編研信息等等。一般來說，原文信息可以在計算機系統中自動生成，可以將其以電子文件的形式儲存。與此同時，還可以通過數據轉換或者是掃描的方式將一些紙質文件信息儲存到硬盤之中，使其由原有紙質化信息變成數字化的檔案信息。檔案目錄既可以通過手動也可以通過人工的方式生成，在生成過程之中可以多個不同的數據庫的方式進行保存。編研主要是對各項信息做好提煉工作，這樣可以更好地對檔案做好深層次的挖掘和開發。編研主要是在原有信息基礎上注意做好信息加工工作，可以依托互聯網信息技術對各種不同的信息做好整合，這樣才能夠真正做好信息的開發。

（二）離不開信息技術的支撐。一般而言，各項檔案信息資源都是以數字化電子化的方式進行儲存，這種方式既需要通過信息技術對資源進行數字化的改革，同時也需要對當前的技術做好規范。一般而言，電子文件包含的內容非常的寬泛，除了收集之外還有加工統計等一系列的功能。在數字化環境之下，數字信息保存也存在著丟失風險，因此在實施信息網絡管理之后不能將原有的數據或者是信息全部刪除，而是應當同樣被留一份，做好檔案的安全保護工作。

（三）體制機制是影響辦公室檔案信息化建設一個重要因素。辦公室的檔案信息化建設是整個單位信息化建設的一部分，需要與單位的整體信息化建設進行同步，同時還需要做好電子文檔一體化的管理，但是當前很多單位并沒有建立起完善的分工機制，也沒有建立起相應的信息化體系，存在著管理不一的現象，因此理順管理機制也是確保辦公室信息化建設的一個重要因素。

三、辦公室檔案信息化建設的路徑對策

（一）檔案信息資源體系建設。1.辦公室檔案信息資源的數字化建設。在建設過程之中，辦公室需要做好有價值檔案信息的采集工作，可以通過調查和分析來確定好的信息源，同時還可以定期從單位的各個部門來收取預定的信息資源。辦公室在進行檔案信息化建設過程中需要做到信息采集不留死角，辦公室應當與其他的各個部門之間形成合作，將有價值檔案信息進行收集和歸檔，將人事行政等各個不同類別檔案進行集中管理，確保檔案管理的完整性以及高效性。與此同時，辦公室還需要做好對于電子文件的歸檔工作，可以實現辦公室環境下的電子文件實時接收和實時利用。除此之外，辦公室還可以通過數字模擬整合技術來做好各項檔案的數字化管理，將紙質檔案信息輸入到計算機信息系統之中，形成全新的信息檔案，同時也可以通過掃描技術將現有的檔案或者是原有的資料儲存到計算機之中，形成完善的檔案信息系統。2.檔案信息資源庫的建設。為了更好地完善辦公室的檔案信息資源庫，辦公室首先需要對各項數據做好梳理工作，可以對各項檔案進行信息化的梳理，進行數字全覆蓋，完善數據庫。在信息整合的過程之中，辦公室可以建立起屬于自身的特色數據庫，這樣可以更好地用新型技術做好數據管理，在各個環節做好數據資源的整合，便于數據的儲存和檢索，這樣有助于提高數據的交流和服務質量。例如，在建設縣級疾控檔案的過程之中，可以建立起病人的數據庫，將病人在疾控中心就醫診治的數據進行集中歸納，這樣可以辨別病人的病情，同時也為病人的后期康復工作提供有效的依據，便于后續的持續性跟蹤和觀察。除此之外，還可以建立起醫生的數據庫，將醫生參加工作以來的榮譽以及成果等各方面情況進行客觀反映，也可以作為未來醫生培養的重要依據。

（二）檔案信息管理與利用體系建設。1.建立起統一的管理平臺。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設，我們首先必須加大信息化建設各種基礎設施的投入，需要加強硬件設施投入，需要配置相應的網絡和計算機，同時還需要配置足夠數量的掃描儀以及打印機。與此同時，還需要進一步加大檔案信息管理軟件的開發，適時地與疾控中心其他部門進行聯網，實現紙質公文和電子公文的雙重歸檔，進一步加強電子檔案的網絡化建設。辦公室的檔案信息化建設軟件可以對單位內部的所有檔案進行有效收集和統計，這也方便了對檔案信息的檢索和利用，可以通過不同格式以及不同來源的數字化檔案進行規范化加工，使其數據變得更加規范，不斷提高檔案的使用效率。除此之外，還需要建立起以辦公室檔案為中心，覆蓋所有單位部門的應用系統，通過這個應用系統可以實現辦公自動化與檔案信息的有機對接，實現文件和公文的檔案進行結合，有助于進一步提高信息共享的水平。2.建立起完善的檔案信息服務體系。疾控中心需要不斷創新自身的服務方式，需要讓廣大員工熟悉并了解疾控中心的檔案工作原理，進一步擴大技工中心檔案工作的知名度。與此同時，還需要進一步加強檔案宣傳的意識，做好檔案宣傳工作，由以往的被動式服務變成主動式的服務，改變傳統的檔案服務模式，建立起電話咨詢計算機聯網的服務體系，實現多途徑、多渠道的主動服務。除此之外，還需要充分利用計算機和網絡技術，通過現代信息技術做好管理工作，全面啟動檔案管理數據庫，實現檔案資料的快速檢索，不斷提高工作效率。

（三）檔案信息化人才隊伍體系建設。1.辦公室的檔案工作人員需要進一步加強自身的檔案信息化意識，需要擁有緊迫感和責任感，改變傳統的管理思維，加強主動服務，改變被動服務，通過依靠現代信息技術來做好工作的轉型，為檔案信息的共享創造條件，創造全新的檔案管理模式，真正實現檔案工作的信息化。2.通過繼續教育或者其他多種不同的方式，來進一步提高人員隊伍的素質。在信息化的環境之下，人員隊伍素質往往決定著整個信息化的水平，因此人員不僅需要掌握一些基礎的理論知識，同時還需要熟練掌握各項現代信息技術，具有良好的信息傳播和交流能力。為此，檔案工作人員需要改變傳統的工作方式，進一步加強自身的綜合素質，為辦公室的檔案信息化建設作出貢獻。

（四）檔案信息化安全保障體系建設。1.統一各方思想，做好統一協調，制定出辦公室檔案信息化建設的統一標準。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設，在檔案聯網之時就需要做好各項檔案的規范，對于格式和文字以及各種符號需要做到統一和兼容。在制定標準的過程之中需要充分考慮到各種硬件設施和軟件配置，同時還需要充分考慮到數據庫的各項格式，尤其是使用軟件的過程之中需要做好統一的標準化建設，打破在應用軟件以及資源建設等方面的局限，確保檔案信息建設的安全，進一步提高資源的共享。2.根據實際狀況建立起一套屬于自身的檔案管理制度，做好電子檔案收集處理等各項細則的規定，及時對這些規定進行更新，更好地適應當前檔案管理信息化發展。3.進一步加強信息安全保障。為了可以更好地做好辦公室信息檔案的管理工作，辦公室可以根據當前的法律法規做好各項規章制度，嚴格落實到人。與此同時，辦公室還需要進一步加強對于各項檔案的跟蹤調查，對于檔案的生成進行有效的監控，對于已經進行數字化的信息可以進行異地保存備份。除此之外，還需要進一步加快整個系統的安全建設，確保網絡服務器的安全級別最高，確保做好各種病毒的防入侵工作，尤其是做好黑客的防入侵工作。因此，辦公室可以及時對系統進行升級，設置密碼，及時發現潛在的威脅。

四、結語

綜上所述，辦公室的檔案信息化建設是一個系統性的過程，不可能一蹴而就，它是整個單位數字化信息化建設的有機組成，其最終目標是實現檔案信息的數字化以及規范化，促進資源共享，不斷提高檔案資源的使用效率。辦公室檔案信息化建設具有長期性、復雜性等一系列特點，因此也必然會受到各種各樣因素的影響。為了更好地做好辦公室的檔案信息化建設，辦公室需要進一步加強檔案的基礎投入，加快專業人才的培養，做好各項保障工作，這樣才能更好地逐步實現檔案信息化的發展目標。