規范收集資料在科研檔案中的重要性

文/福建省南平市第二醫院 張曉君

科研檔案管理來源于科研工作中，指的是在實際的科研工作中保存一部分資料用于科研工作的后續發展，提高科研工作的整體效果與質量。在實際開展科研工作時，應明確科研工作的意義，以及科研工作中有哪些內容能夠幫助后續工作的展開，提高管理的效果、確保所有的資料在使用時內容滿足標準化要求。

一、當前規范收集資料在科研檔案中存在的問題

（一）管理制度不規范。科研收集資料的標準化能夠幫助科研工作打下堅實的基礎。在后期科研工作開展時能夠對資料進行借鑒，避免科研人員做出重復性的工作。需要在收集資料之前做到標準化、明確化，根據本次科研研究的課題進行資料的收集，提高科研工作的效果。與此同時，科研收集資料標準化也充當了溝通和交流的橋梁。由于同行業之間會分析已經保存的資料，進而確定一個課題是否有人研究過，在研究過程中該工作人員又研究了哪些內容。而科研人員與科研人員之間，同樣需要進行大量的交流，才能確保本次科研題目的理論依據更加具有說服力，保證科研成果在實際使用時的使用效率，提高科研成果發展的速度。為此，收集資料標準化尤為重要，但是在當前階段很多工作人員在工作時沒有做到管理制度的規范化，也沒有在收集資料時達到提高收集資料的效果。

（二）管理人員素質參差不齊。負責科研工作資料收集和檔案管理的工作人員，其工作質量相對較差、工作素養相對較低，在實際工作時缺乏工作的專業素養。部分科研資料收集人員沒有受過專業的訓練，也不具備相關的學歷背景。科研資料收集人員多為其他部門的人員兼任，導致收集資料難以真正做到標準化。部分負責檔案管理的工作人員，其自身的年紀較大，在使用現代化的管理方式時，學習效果較差，往往需要較長的時間適應全新的工作方式和管理手段。思想上的守舊更會導致其工作的整體質量下降，年紀較大的工作人員不愿意去主動學習新鮮內容，自身的素質無法滿足管理需求。

（三）思想上不重視，管理手段落后。很多科研單位雖然明確收集資料的重要意義，但是在收集資料的過程中沒有針對資料的收集效果進行深入分析，更沒有準確地了解到科研資料在收集時可能遇到哪些問題，收集過程中其是否能保證資料的完整性、標準化，導致資料出現了遺漏、重復甚至資料丟失，這些內容影響了后續的科研工作，其工作效果較差，無法滿足人們對于科研工作的實際要求。還有一些科研單位，在開展科研檔案管理的過程中，由于負責人本身對科研檔案管理的重要意義不夠了解，導致在實際工作中忽略了管理的重要性，使用的管理手段相對落后，工作人員在實際工作過程中任務量較大，或者是在管理中沒有使用現代化的管理手段，這些問題造成的后果就是科研資料檔案管理的效果較差。

二、科學規范收集資料在科研檔案中的對策

（一）制定合理措施，完善管理制度。針對科研檔案標準化管理，注重科研檔案在收集資料時的規范性，能提高科研檔案的管理水平。目前我國部分科研檔案在管理時沒有完善管理制度，更沒有制定合理的措施。在國務院頒布的《科學技術檔案工作條例》中，曾明確地指出在管理科研檔案時應如何對資料進行規范管理，并且做出了詳細的規定，其目的是促進科研檔案管理水平不斷提升。利用合理的管理措施完善相關的管理制度，確保科研檔案在管理時可以做到資料的完整性、資料管理的統一性。任何一個部門在實際工作時，都應該明確自己在科研檔案管理、資料收集的過程中所承擔的責任，同時明確自己在日常工作時應做好哪些工作，無論是科研資料的收集、歸檔、查閱以及整理等各個不同的環節，都應該根據本次科研的內容以及科研中所標注的相關需求做到資料整理、管理的標準化。明確資料管理所蘊含的重要意義。資料管理能直接影響到科研工作人員在實際工作時的整體效果，由于科研資料記錄了以往重要科研成果以及科研活動的內容，更展現了前人對于某一個問題或者是某一個現象的思考過程。很多科研資料都是以文字作為載體的，是歷史的科研成果，同時也在豐富科研成果的內涵。任何一個科研檔案中都蘊含了前人豐富的經驗，當前我國科研水平之所以不斷提升，原因之一就是工作人員將前人的經驗與現代化的科研成果相融合，相互補充。對已有的經驗進行延續，創新出全新的科研內容，科研檔案的存在就是針對以往的科研活動進行記錄，同時反映現階段的科研活動，體現了不同國家的科研水平以及科研方向。在這種情況下，對科研資料的詳細管理需要重視起來，作為科研單位應對科研資料管理做到萬無一失。各級政府也需要給予一定的關注，只有相互配合才能實現檔案管理的不斷進步。提高檔案管理意識同樣尤為重要，目前部分科研人員并沒有認知檔案管理的重要意義，甚至認為資料的標準化是一種形式主義，無法提高科研研究的效果。需要提高所有資料管理人員在思想上的重視程度，加強對資料管理的宣傳，讓更多的管理人員以及資料管理人員認知，在開展科研工作中保證資料的規范化是一項必不可少的工作。可以通過講座、論壇、交流會等各式各樣不同的形式去普及科研資料標準化相關知識，提高所有科研資料管理人員的專業技能。科研人員也應該相信資料管理人員，充分地信任他們，尊重他們的工作，避免在實際工作中所帶來的一系列不必要的麻煩。如果科研人員本身不尊重資料管理者、收集者就會給資料管理人員的工作熱情造成負面影響，這種情況下難以確保資料的標準化。

（二）強調對科研管理工作專業化的重視。科研資料是科研工作人員的研究成果，科研資料管理與一般的檔案管理存在非常大的區別，科研資料的學術性更強。為此，要求負責資料管理的人員在準備資料時應做到標準化、專業化，能準確地對不同的科研內容、科研問題所蘊含的資料進行分類，并且將其歸檔保管。科研歸檔管理工作，其目的是對已有的科研成果進行保存與管理，方便日后再出現問題時，及時地與以往的科研成果、科研資料、科研內容進行查詢、參考，提高科研成果的使用效果。同時也可以定期對科研成果進行優化、維護，推動科研工作的傳承與發展。科研活動一直以來都需要針對以往的研究成果進行繼承，并且根據時代的發展、根據大量的閱讀資料來啟發科研人員的思維。在科研研究過程中，遇到不確定的問題時，同樣也需要利用標準化的科研資料進行支撐、分析。科研資料一直以來都是科研不可缺少的一個憑證，資料本身具有相對較高的價值。作為資料管理者以及檔案管理員，應明確科研檔案管理的意義以及科研檔案發展的重要性。在科研的過程中，一項成果雖然在理論上被證實，但是實踐過程中也會遇到各式各樣不同的問題和阻礙，需要科研成果一步又一步的前進，才能最終形成一項能夠滿足社會發展、滿足人們需求的內容，而科研檔案就是科研的依據。一個全新的科研課題確定后，需要國內、國外有關這一科研課題的內容進行充分的研究。無論是現有的研究成果處于怎樣的一個狀態都需要準備好一系列資料，這些資料需要定期保存，在日后針對某一個課題中一部分進行研究時，同樣也需要這些資料作為最基礎的內容，做好充分的準備工作才能著手進行下一步。課題在申請的過程中也需要針對課題的可行性進行論證與思考，不斷地去完善科研課題，確定科研課題的內容，每一個步驟所產出的系列材料都需要作為科研檔案進行保存。科研檔案由科研單位進行反復的查閱研究，可以避免重復研究和多人研究的現象，也可以避免專利申請出現重復。但是想要做好這些內容，需要做到科研資料管理的標準化以及收集資料的標準化，才能讓科研人員在實際工作中減少出現不必要的麻煩。科研收集資料的標準化是要將其內容進行規范，需要在保存的過程中針對其內容的不同設立不同的名稱，方便保存、方便管理，更方便日后的查詢與參考。對科研成果進行維護，在劃分科研檔案時，應該將科研檔案的范圍進行明確。有很多科研人員在收集資料時，其收集得不夠規范，在報送資料時同樣也會出現相對煩瑣的問題。由于檔案管理人員不能夠在短時間內劃分出哪些資料關聯哪些內容、這些資料是否標準化，如果資料不標準，在日后的科研過程中使用這些不標準的資料會對科研成果帶來負面影響，甚至難以幫助科研成果向前發展。為此，需要做到科研收集資料的標準化，針對每一個標準化資料送到檔案室時，應明確這些資料檔案的范圍在哪里。屬于科研資料的都要放在檔案室，不屬于科研資料的不允許放在檔案室，這種方式既可以降低檔案管理的難度，同時也可以確保科研成果以及科研收集資料的準確性。不齊全的資料可以進行催收，提高科研資料收集的效率以及收集管理的質量。

（三）劃分科研檔案的歸檔范圍。在傳統的科研資料收集過程中大量使用人工管理方式，這種管理方式不僅會給科研人員帶來非常多的麻煩，工作人員的工作量也在逐步增加。在機械化飛速發展、人工智能發展效果逐步向前的當下，開展科研管理時利用自動化管理模式，購買更多先進的管理設備，實現自動化管理，引入電子設備，將書面形式的科研資料直接錄入電腦。這種方式能確保數據的安全性、數據的穩定性，同時也可以在研究數據出現問題時，直接調出科研資料進行分析，確保科研人員在查閱數據時，其查閱的速度更快，查閱的效果更能滿足人們對科研資料使用的實際需求。與此同時，不同的科研實驗室還可以建立起共享平臺。這種共享平臺的建設能讓科研實驗室在實際工作時遇到問題與其他人員進行溝通，提高科研實驗室的發展效果，也可以通過在線管理對個人資料進行全程自動化歸檔。通過構建局域網，實現不同科室之間的資料共享。科研資料收集的標準化一直以來都在幫助提升科研工作效果，當前仍舊需要做好一系列的工作，提高科研檔案管理的整體效益。

三、結束語

綜上所述，隨著經濟的飛速發展，當前科研管理科研工作已經成了科技發展的重要方向，而科研工作在開始之前，收集資料的標準化也成了影響科研工作整體質量的一部分內容。科研收集資料標準化是科研工作的基石，其保證了科研工作的準確性、真實性與完整性。在實際開展工作中，作為收集資料的人員更應該明確自身的職責，不斷地去創新相關的收集方式，始終將資料收集和管理做到標準化。