科研事業單位改革中檔案管理存在的問題

文/遼寧省旱地農林研究所 鄭璐 劉海英 張俊生 于欣

一、檔案管理的現狀

（一）檔案管理的意義。檔案是人們在各項生活中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案是人們在各項生產活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。改革開放40年來，我國以推動公益事業發展為目標，以創新體制機制為核心，著力推動事業單位改革，革除制約公益事業發展的制度性障礙。在科研事業單位改革過程中，無論是人事人才、科研課題、科技成果、科研儀器等都與檔案密切聯系。科研單位的檔案全面、真實記錄了20世紀50年代科研單位成立以來，以科學研究、生產技術、基本建設為主的科研活動，存在的制約發展問題及取得的重大成果等文件材料。這些記錄和信息儲備是推動單位向前發展的第一手資料，讓我們更好了解歷史，掌握研究領域動態走向。科學規范的檔案管理，能夠不斷提升科研單位的工作效率和管理水平，保護和利用好檔案能夠為科研單位培育新的重大科技成果、加快科技成果轉化、推動應用、各項工作高質量發展作出貢獻。

（二）改革中檔案的交接與管理。為確保科研事業單位改革工作圓滿完成，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》等法律條例，緊扣科研單位復雜繁重的改革、穩定和發展任務，謀劃和推動檔案工作，堅持政治引領，成立檔案領導小組，加強檔案工作的領導。完整準確記錄單位改革全過程，確保單位改革工作中形成的文件材料收集齊全、整理規范。自新組建單位正式成立之日起，整合單位的檔案全宗自行終止，檔案全宗整體移交到新組建單位接受保管，全宗號隨之變更。新組建單位接管整合單位的檔案全宗后，由其檔案室對該檔案全宗實行封口管理，不得分散與割裂。充分做好新組建單位成立前文件材料的收集、整理、鑒定工作，堅決防止個人帶走、留存、轉移和銷毀應歸檔文件。并制作交接文據、全宗介紹、機構沿革、檔案目錄等相關材料。做好檔案的收集、整理、鑒定和交接等工作，確保檔案的齊全、完整、規范、安全，切實推動檔案工作與改革、穩定、發展工作同頻共振。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案收集不完整。在科研事業單位改革中，往往忽視檔案管理工作，認為檔案管理是一項常規性政務工作，檔案歸檔范圍大、周期長、載體多樣，檔案管理制度中又缺乏獎勵機制，難以調動檔案管理人員工作主動性和積極性，導致檔案原始資料收集不全。部分科技人員、崗位發生變化，相關科技人員在科研項目從立項、驗收、成果認定過程中形成的應當歸檔保存的各種圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等檔案沒有及時歸檔，導致科技檔案原始資料缺失。

（二）檔案設施不齊全。科研單位作為國家科技的研發主體，承擔了大量的技術研發項目，積累了大量的試驗數據和科研資料。隨著科研檔案數量逐年增加，現有檔案室面積都不夠容納改革后的檔案存放，只能分別存放，不方便科技人員查閱。檔案室的設施也較為簡陋，檔案保護設施配置不齊全，檔案室、辦公室、接待室還沒有三分開，存在一定的安全隱患。

（三）檔案管理水平不強。隨著《檔案法》的頒布實施，各級領導的檔案管理重視程度有了很大提高。但依然存在“重藏輕用”現象，對科研檔案仍處在統計、分類、歸檔的層面。檔案管理手段也僅限于紙質文檔上，歸檔時間長、難度大、查找效率較低、利用率不高、影響保密程度。還沒有利用計算機信息設備存儲檔案，沒有形成數字化電子檔案，不能隨時隨地進行檔案檢索、借閱、管理。歸檔的檔案理論和應用價值不高，有效利用率低，存在丟失、泄密危險，無法滿足當前檔案資源共享利用的需要。

（四）檔案研究能力薄弱。目前，科研單位檔案工作實際中，還沒有圍繞檔案服務科研單位治理能力現代化、改革后檔案管理體制機制創新、檔案室職能定位開展相關的研究工作，特別是新時代檔案事業發展具有普遍性、長遠性影響的重點難點問題，也沒有開展創新性、先進性、實用性相關研究。

三、檔案管理的措施

（一）加強檔案管理人員培訓。明確檔案工作分管領導，設檔案專職管理人員，配齊檔案兼職管理人員，建設一支具有檔案專業知識、科研專業知識和有一定工作能力的高素質檔案管理人才隊伍。要定期對專兼職檔案員進行檔案管理專項培訓，強化檔案意識，變被動為主動服務。注重檔案人員開展理論知識學習，積極組織專職檔案人員、兼職檔案人員開展檔案專業知識學習，參加省檔案局組織的全省專業技術人員繼續教育培訓，獲取檔案管理資格證書，推進從檔案管理者變為檔案信息開發者，不斷提升檔案人員綜合素質。經常深入項目組，指導和協助科研檔案整理。規范收集和保存原始檔案材料，做好安全保密工作。

（二）開展風險隱患排查。對照近年來頒布的檔案安全工作規章制度和標準規范，制定科研單位災害預防和安全應急管理預案，定期對本單位檔案安全情況進行全面深入的排查摸底。重點排查消防設施、監控報警系統是否齊備，是否正常發揮作用；電氣電路、水暖管道、機電設備是否安全，檢修維護是否及時；檔案信息系統和檔案數字化加工場所是否管理規范；檔案庫房是否有出租、出借改作他用的情況，是否存有危及檔案安全的物品；檔案庫房及其設備的安全風險是否杜絕；是否定期開展消防安全知識講座；數字檔案資源是否長久保存和備份；網絡與重要信息系統是否安全有保障體系建設。

（三）完善檔案管理制度。結合新單位工作特點和實際情況，需要制定新的檔案管理規章制度。改革后的科研檔案存在學科差異，種類繁多，類型復雜，包括研究、技術、成果等科研工作必不可少的參考資料，都需要對范圍、時間、要求進行規范。同時還要完善立卷歸檔制度、借閱制度、保管制度、庫房管理制度、保密制度等。建立強有力的監督制約機制，逐步實現檔案管理規范化、系統化、科學化和現代化。

（四）創新檔案管理方法。檔案對于科研事業單位發展具有十分重要的參考作用，不斷創新檔案管理方法，利用辦公技術，運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備進行檔案收集、整理及加工。注重大數據環境下文檔一體化管理，在安全可控環境中，建立電子文件歸檔與電子檔案管理系統。加強大數據、區塊鏈、云計算等新一代信息技術在電子檔案管理中的應用等方面的學習研究。注重對科研檔案全過程系統管理，從提交申請、經費預算、立項、中期檢查、變更、結題、成果等材料時，應多備一份存檔。適當延長檔案保管期限，積極組織開展評審定級。不僅有助于科研水平的提高，還有利于促進科研單位科技成果的轉化工作進一步深入開展。

（五）提高檔案科研能力。完整保存和科學管理檔案的同時，還要充分發揮檔案在社會主義現代化建設中的作用，要根據科研單位檔案工作實際，圍繞單位改革后檔案歸屬與流向、數字檔案資源建設及所屬企業檔案管理等工作，積極爭取申報省檔案局、國家檔案局科技項目。緊緊圍繞檔案工作融入國家大數據發展戰略、信息化條件下檔案工作轉型發展策略，開展“互聯網+科技服務”檔案管理、檔案資源建設與開放共享、檔案資源整合與利用等模式創新研究。開發利用好科學研究、科技成果、生產信息等檔案資源推動科研正向發展，以高效檔案管理利用工作，為科研單位高質量發展提供有力支撐，為服務鄉村振興、脫貧攻堅和決勝全面建成小康社會作出應有的貢獻。