企業(yè)檔案數(shù)字化工作思考研究

文/招商局重工（深圳）有限公司 李紅娟

現(xiàn)如今，社會信息化進(jìn)程速度越來越快，檔案數(shù)字化管理也成為大勢所趨。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案數(shù)字化管理具有顯著的優(yōu)勢，可以打破傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多不足并加以有效彌補，讓企業(yè)檔案管理部門不再是封閉的狀態(tài)，能夠?qū)n案信息進(jìn)行采集和管理并具有信息服務(wù)的職能，達(dá)到檔案信息資源共享的目的，有效提高檔案管理的工作效率等。基于此，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化的關(guān)鍵意義，結(jié)合自身實際情況，對企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)行充分思考，并制定科學(xué)合理地對策。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵意義

（一）顯著提高企業(yè)檔案管理工作效率。在企業(yè)檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)，有利于顯著提高檔案管理工作的效率。對于企業(yè)而言，檔案管理工作主要是對自身發(fā)展的歷史進(jìn)行記錄，為企業(yè)今后的經(jīng)營決策提供一定的支持，領(lǐng)導(dǎo)者可以吸取以往發(fā)展的經(jīng)驗，來對今后發(fā)展中遇到類似的問題進(jìn)行有效規(guī)避，推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。同時，在以往的企業(yè)檔案管理中存在諸多不足之處，如人工處理效率低、檔案資料量大等，這就嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率，而通過數(shù)字化的改革，可把以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，只需利用計算機就能夠簡便的獲取所需檔案，這就顯著提高了企業(yè)檔案管理的工作效率。

（二）保護(hù)檔案的完整性。在企業(yè)檔案管理中，通過進(jìn)行數(shù)字化改革，可以對檔案的完整性加以有效保護(hù)。在以往的檔案管理工作中所選擇的管理方式主要是紙質(zhì)檔案，然而這種管理方式極易受到火災(zāi)、蟲害等各種外部環(huán)境的影響，造成檔案資料損壞或者缺失，嚴(yán)重影響到了檔案的完整性。針對這一情況，企業(yè)需要積極開展數(shù)字化改革，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，并對云存儲技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，從而更好地保護(hù)檔案的完整性，在極大程度上杜絕檔案發(fā)生損壞、缺失等問題。

（三）實現(xiàn)檔案資源共享。對于企業(yè)檔案資源的保管，主要是由各個部門對自己部門的檔案資源進(jìn)行保管，這種分散保管的方式在很大程度上影響了各部門之間檔案信息的共享，并大大降低了檔案資源的使用效益。針對這一情況，企業(yè)通過應(yīng)用信息化技術(shù)來實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，這樣就可以改進(jìn)檔案的利用方式，企業(yè)工作人員可利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺來獲取數(shù)字化加工后的“獨本”檔案，并提供給所需人員，進(jìn)而實現(xiàn)檔案資源共享。同時，企業(yè)檔案數(shù)字化后將建立起電子數(shù)據(jù)庫，相關(guān)人員可借助檔案管理系統(tǒng)平臺來隨時隨地獲取相關(guān)資料，這樣能夠進(jìn)一步增大檔案的利用空間，讓更多的工作人員認(rèn)識到檔案數(shù)字化的關(guān)鍵價值。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化工作的幾點思考

（一）強化信息技術(shù)的應(yīng)用。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進(jìn)一步強化信息技術(shù)的應(yīng)用，具體做到以下幾點：1.打造檔案資源智慧收集平臺。關(guān)于檔案資源智慧收集平臺，其主要構(gòu)成部分為：數(shù)據(jù)采集管理平臺、一體化電子文件接收與管理平臺，前者的主要作用是對企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行智能收集并能夠自動整理和存儲企業(yè)的檔案信息，后者的主要作用在于對數(shù)字檔案進(jìn)行智能管理；在檔案資源智慧收集平臺的建立中，企業(yè)必須高度重視規(guī)范化管理的實施，通過強化檔案制度建設(shè)，來確保檔案元數(shù)據(jù)收集的規(guī)范性，確保錄入數(shù)據(jù)的正確性；同時，需借助相一致的題名與分類號來確保檔案信息檢索的查全率、查準(zhǔn)率，通過強化相關(guān)技術(shù)規(guī)范來統(tǒng)一管理一系列企業(yè)文件，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的有效性。2.建設(shè)自動鑒定檔案的元數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫所具備的保管期限自動鑒定功能，有利于相關(guān)人員更加便捷、高效地保管已整理好的檔案，利用計算機即可快速鑒定大量的檔案，在極大程度上減輕了相關(guān)人員的工作量。基于此，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格按照自身檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，來對保管理期限自動鑒定的元數(shù)庫進(jìn)行建設(shè)，并對于檔案的保管期限與歸檔范圍加以合理設(shè)定，從而有效提高企業(yè)檔案管理的效率。3.實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的智慧化建設(shè)，也就是通過進(jìn)一步創(chuàng)新數(shù)字檔案室服務(wù)，借助智能移動終端來獲得檔案移動服務(wù)，該服務(wù)較好地滿足了現(xiàn)階段信息化、數(shù)字化的社會發(fā)展的需求；基于此，企業(yè)應(yīng)依據(jù)自身具體情況，在檔案管理中積極應(yīng)用信息技術(shù)，有機結(jié)合其檔案管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，利用移動終端與智慧平臺，來達(dá)到檔案信息推送功能、類似性搜索功能的目的，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案數(shù)字化管理的水平。

（二）確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)。為確保企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行，企業(yè)必須確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化。具體內(nèi)容為：首先，企業(yè)需選擇適合自身需求的第三方服務(wù)公司，然后結(jié)合企業(yè)具體情況、檔案的種類、當(dāng)前檔案存儲情況等，對數(shù)字化檔案管理方案進(jìn)行制定，這一管理方案不僅能夠滿足檔案管理調(diào)閱方便、快速的要求，還能夠滿足企業(yè)內(nèi)各個部門的檔案利用，確保檔案資源共享的實現(xiàn)，促使企業(yè)內(nèi)各個部門之間的協(xié)調(diào)合作。

（三）做好前期工作。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作開展前，企業(yè)必須做好前期工作，具體內(nèi)容如下：（1）做好以往紙質(zhì)檔案的提取、交接、登記等工作，以便后續(xù)數(shù)字化檔案管理工作的有序開展，也能夠有效保證企業(yè)檔案的完整性；同時，待完成紙質(zhì)檔案錄入工作后，不代表就可以銷毀紙質(zhì)檔案了，相關(guān)人員依舊需嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管，杜絕檔案原件被損壞。（2）做好市場調(diào)研與考察工作，企業(yè)相關(guān)人員需積極調(diào)查和研究其他已開展檔案數(shù)字化工作的企業(yè)，借鑒這些企業(yè)檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗；同時，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實際情況來選擇最優(yōu)的服務(wù)工作，待選定服務(wù)公司后，需對簽訂相關(guān)保密協(xié)議，以此來保障企業(yè)檔案數(shù)字化工作的安全性，促使自身檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量開展。

（四）健全檔案數(shù)字化管理制度。在企業(yè)檔案數(shù)字化工作中，健全的檔案數(shù)字化管理制度起著非常關(guān)鍵的作用。通過調(diào)查研究一些開展檔案數(shù)字化改革的企業(yè)，可以發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)即使已建立檔案數(shù)字化管理制度，但是管理制度主要是關(guān)于硬件方面的利用，并沒有明確地提出檔案的錄入規(guī)范、歸檔標(biāo)準(zhǔn)等，這就大大降低了企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作的有效性，并制約了今后企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展。面對這一現(xiàn)象，企業(yè)必須積極建立健全檔案數(shù)字化管理制度，以此來確保檔案數(shù)字化工作的高效率與高質(zhì)量，并確保檔案管理工作能夠安全可靠地開展，盡量避免發(fā)生信息安全事故，最終有效保護(hù)檔案的完整性。同時，在檔案數(shù)字化管理制度制定過程中，相關(guān)人員應(yīng)明確檔案數(shù)字化的制度規(guī)范，這是因為企業(yè)內(nèi)部存在非常多的檔案數(shù)量，在數(shù)字化改革中往往會發(fā)生遺漏檔案或是錯誤記錄檔案等情況，所以需要借助質(zhì)檢來確保檔案錄入環(huán)節(jié)中的準(zhǔn)確性，以便今后檔案利用過程中無差錯，其中質(zhì)檢主要涉及三個方面：一是檔案錄入環(huán)節(jié)有沒有出現(xiàn)損壞、丟失等問題；二是對數(shù)字化圖像是不是清晰、版面是不是整潔進(jìn)行嚴(yán)格檢查；三是全面核查數(shù)字化圖像和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，保證檔案錄入環(huán)節(jié)無任何問題發(fā)生。

（五）提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。對于企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)，要求相關(guān)人員具有良好的綜合素質(zhì)，即俱備牢固扎實的基礎(chǔ)檔案管理專業(yè)知識、科學(xué)采集檔案信息的能力、分析處理檔案信息的能力、研究檔案信息的能力，立足于數(shù)字化角度，相關(guān)人員還應(yīng)充分掌握各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，包括計算通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等。為確保企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展，相關(guān)人員具備較高的綜合素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)借助一系列有效手段來建立起一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，具體做到以下兩點：1.立足于企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展需求，向社會招聘具備過硬的檔案管理技能和現(xiàn)代化專業(yè)知識、充分掌握計算機知識和最新數(shù)字化技術(shù)方面的人才，以此來為企業(yè)建設(shè)檔案數(shù)字化提供強有力的支持。2.強化檔案管理人員的教育培訓(xùn)，定期組織相關(guān)人員開展檔案數(shù)字化管理和信息技術(shù)方面的知識培訓(xùn)，并邀請專業(yè)人士為檔案管理人員講解，或是派遣相關(guān)人員到其他已開展檔案數(shù)字化的企業(yè)中學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他企業(yè)的優(yōu)秀經(jīng)驗，從而有效提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（六）積極加強檔案數(shù)字化的保密性。對于每個企業(yè)而言，檔案信息都具有至關(guān)重要的地位，因此企業(yè)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作時，其相關(guān)人員必須具備較強的檔案保護(hù)意識，能夠積極承擔(dān)自己的責(zé)任，踐行自己的職責(zé)，對于企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，對檔案信息的完整性加以有效保護(hù)，在極大程度上避免出現(xiàn)檔案丟失、泄漏、損壞等情況。同時，在檔案信息數(shù)字化過程中，雖然存儲非常方便、調(diào)用非常靈活，然而在具體操作時極易發(fā)生信息被盜取現(xiàn)象，尤其是信息被盜取的過程，相關(guān)人員往往難以發(fā)現(xiàn)，一旦企業(yè)檔案信息被盜取，將嚴(yán)重影響到企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)必須高度重視檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)，在建設(shè)檔案數(shù)字化的同時，積極建設(shè)保密性，還應(yīng)強化相關(guān)人員的保密意識，使之認(rèn)識到檔案信息保密的必要性，使之在日后的檔案管理中能夠提高警惕，確保檔案的保密性。此外，在信息化時代背景下，企業(yè)要想有效提高自身的市場競爭力，必須重視信息方面的競爭，即通過積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，來強化保密性建設(shè)。

（七）大力建設(shè)數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫。為確保企業(yè)未來數(shù)字化檔案管理的有序開展，企業(yè)必須重視檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，其中檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要涉及兩個方面：1.檢索型檔案信息數(shù)據(jù)庫方面的建設(shè)，這一數(shù)據(jù)庫的主要作用在于：針對開放性的檔案，為檔案利用者提供范圍、目錄、檢索途徑。2.文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫方面的建設(shè)，這一數(shù)據(jù)庫的主要作用在于：確保企業(yè)檔案文件能夠完整順利錄入，并具備網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息的服務(wù)能力。同時，企業(yè)應(yīng)積極建設(shè)電子文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)作為一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)，其存在形式為數(shù)字化，在電子文檔管理方面，該系統(tǒng)呈現(xiàn)出非常顯著的優(yōu)勢，包括：強大的錄入功能、查詢功能、整理功能等，及掃描與數(shù)碼攝像功能，將電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中，可將紙質(zhì)檔案中的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字，再生成電子文件，以便相關(guān)人員更加科學(xué)、有效地管理，也有利于相關(guān)人員全過程監(jiān)控電子文件的存儲與使用。

三、結(jié)束語

總而言之，在信息時代，企業(yè)要想具備較強的市場競爭能力，必須重視檔案數(shù)字化工作。在檔案數(shù)字化工作中，企業(yè)必須進(jìn)一步強化信息技術(shù)的應(yīng)用，確定檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)，做好前期工作，健全檔案數(shù)字化管理制度，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，并積極建設(shè)檔案數(shù)字化的保密性及數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，以此來確保企業(yè)檔案數(shù)字化工作高效高質(zhì)地開展。