信息化時代醫院新員工檔案管理探析

文/湖南省兒童醫院 蔣盾

醫院作為公共服務機構，為確保其能夠持續為公眾提供最優質的服務，發揮醫院治病救人、救死扶傷的作用，醫院每年都會遴選大批的優秀畢業生進入醫院工作，同時也會面向社會公開招聘，引進不同層次的人才。每一個新進員工入職前，醫院檔案管理部門都會對其檔案進行專項審核、任前審核，并出具相關認定材料。入職后新進員工人事檔案由醫院人事部門統一管理，由于每個員工的檔案來源地不同、個人經歷不同所形成的檔案材料各有不同，甚至有缺失檔案原始材料的情況發生。因此，醫院的人事檔案管理部門需要借助一些信息化手段或現代化的技術來提高新員工檔案的管理質量，方便員工的同時也增強了醫院檔案管理的整體水平，為醫院以后用人提供良好的依據和保障。

一、信息化時代醫院新員工檔案管理的特點

（一）載體電子化。信息化時代必然帶來了技術上的改革和創新，信息技術應用于醫院的檔案管理中已經歷一段時間了，最明顯的改變就是檔案的電子化。傳統的紙質檔案已經無法滿足現代化檔案管理方式，而信息化檔案管理不僅可以使其保管加密，使其查詢起來也更加便捷，而傳統的檔案管理模式也已經不符合現代化醫院的發展情況了。醫院的新員工是醫院的新生力量，這部分人員的檔案管理也同樣應該采用電子化的方式，這樣方便檔案整理的同時也更加便于人事檔案的開發利用，使得檔案管理上到一個新的臺階。

（二）形式多樣化。醫院的新員工檔案中包含的內容很多，比如入學材料、入黨材料、任免材料、工資材料，年齡、工齡、黨齡，學習經歷、工作經歷等等，每一項都是員工檔案的重要組成部分，對于一個完整的檔案來說，這些材料缺一不可。然而，隨著時代的發展，員工檔案所包含的內容也在逐漸擴展，而檔案的形式也呈現出多種多樣的特點，以后圖片、音頻、視頻等資料都有可能成為員工檔案中的一部分。個人檔案的多樣化，也將使得檔案更具有時代感和立體感，也使個人的歷史更加生動、具體。

（三）材料歸檔及時化。信息化時代，員工可以利用信息化的檔案管理平臺，及時將新近形成的材料進行上傳，經過人事檔案管理部門審核后進行登記，而后分類進行歸檔，這不僅能夠將員工檔案資料及時更新，在一定范圍內也豐富員工的檔案內容。

二、信息化時代做好醫院新員工檔案管理的必要性

（一）有助于醫院人力資源的優化配置。新員工是按照醫院發展的要求招聘進來的，醫院要取得良好的社會效益和經濟效益，還要贏得長期穩定的發展，需要將人員進行優化配置，為人力資源決策提供可靠依據。尤其是新員工進入醫院以后，醫院對新員工并不是很了解，急需通過檔案了解新員工的價值所在，利用信息化手段能夠快速準確地分析出新員工的優勢，從而幫助醫院的人力資源部門合理安排，發揮其專長和潛力。

（二）有助于醫院檔案管理質量的提升。新員工檔案是醫院人事檔案中重要的組成部分，做好新員工的檔案管理，完善新員工檔案內容，按照制度規范將新員工檔案妥善保存對于醫院檔案管理整體水平的提升是具有重要意義的。新員工是醫院發展的潛力和動力，對其檔案的管理應當堅持規范化、標準化、科學化的原則，切實做好相關事宜。

（三）有助于提高醫院現代化管理水平。在醫院長期發展過程中，檔案記錄了醫院的發展歷史、病案研究、人才引進等信息，醫院的檔案管理情況直接反映了醫院的現代化管理水平。新員工檔案作為檔案管理的一部分，也在其中發揮著不可忽視的重要作用。信息時代利用信息技術手段增強新員工檔案管理的安全性和利用率，能夠幫助醫院進一步提升工作效率，實現更好的管理。

三、當前醫院新員工檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理理念與方法落后。雖然部分醫院已經開始對人事檔案實施信息化管理，但依然還有許多醫院沿用傳統的檔案管理理念，沒有引進電子信息設備，而仍然保留原始的人工查閱檔案的方式；部分醫院雖然已經配備了相應的管理設備，但由于人員素質能力或其他方面的不足，對檔案管理的方式仍然以手動操作為主，這樣極容易在檔案管理過程中出現疏漏。

（二）檔案管理信息化建設滯后。首先，傳統的檔案管理相對于電子化檔案管理來說，所需要的存儲空間更大，并且對于資料的分類以及裝訂有著相應的要求。然而，電子化檔案就空間難度來說相對較低，且查詢起來也更加容易。其次，醫院管理部門對檔案部門重要性認識的缺失直接導致人事檔案管理在信息化建設上面的滯后。部分醫院在新員工入職時，并沒有嚴格地審查檔案信息，而醫院信息化建設的落后則導致新員工檔案也沒有按照電子檔案的統一要求進行歸檔，這就造成后期可能出現檔案原始材料缺失，造成檔案內容不完整，降低了檔案管理工作的效率。

（三）檔案管理隊伍能力略欠缺。目前來看，我國大部分地區的人事檔案管理人員都普遍存在學歷較低、年齡較大的特點，缺乏專業人員的管理能力和實際操作能力，他們對于信息技術的掌握能力與年輕的、具有專業技術背景的人員相比是有一定差距的。然而，不同醫院對檔案管理的認識態度直接決定了檔案管理的水平，部分醫院認為檔案管理只是簡單的保管檔案，沒有技術含量，沒有專業性。因此檔案管理隊伍的素質能力一直不高，導致新進員工檔案審核整理不到位。

（四）新員工檔案信息數據欠缺。當前，部分醫院的檔案管理能力依然有限，因而對于人事檔案管理的重視程度并不是很高，新員工檔案沒有引起醫院的重視。有些醫院只掌握有編制的人員的檔案，而大量編外人員的檔案則需要依靠第三方機構來進行代管，這就造成醫院所掌握的人員信息不夠完整，因此在需要查閱檔案時，往往只能到代理機構去查閱，極大地耗費人力、物力、財力。與此同時，由于檔案管轄區域限制，部分新進人員的檔案信息完整度難以受到醫院的管控，這就極易造成新員工檔案材料出現疏漏，導致部分信息數據欠缺。

（五）新員工檔案開發利用率較低。員工檔案是了解員工并進行人力資源優化配置的最佳途徑之一，然而許多醫院還是無法做到這一點。新員工的檔案在員工入職交到醫院后就直接放到檔案室保存或制作成電子版存入計算機中，除非本人需要查閱開具相關證明，否則幾乎很少被用到，員工檔案資源幾乎沒有進行開發利用，而部分非在編人員而由第三方機構代管的新員工檔案就更少有機會被查閱，這對于醫院合理安排人員、充分利用人力資源發揮員工各自優勢是非常不利的。

四、信息化時代醫院新員工檔案管理路徑探索

（一）建立現代化檔案意識，重視檔案管理。檔案管理應當引起醫院領導的重視，醫院應該利用各種宣傳方式，針對員工進行宣傳檔案管理的重要性和必要性，尤其是人事檔案管理對于醫院人力資源最優配置的作用應當被全體醫院員工所了解，也能在平常的工作中讓每個員工發揮其職責。醫院還應該制定相應的檔案管理制度，促進檔案管理的規范化。信息時代帶來了管理理念和管理方式的變革，建立現代檔案管理意識，持續增強對員工檔案的管理是實現醫院可持續發展的關鍵環節之一。特別是對于新員工檔案，更要適應新時代新形勢下的新要求，保證新員工檔案的完整性、真實性和準確性，在審查、審核、歸檔等流程中按照相應的制度和程序規范管理，標準操作，全面提升新員工檔案管理的科學化水平。

（二）推進數字化信息化，創新工作局面。進入信息時代后，互聯網、大數據、云計算等技術手段已經深入到檔案管理領域中。醫院也應順應形勢的發展變化，將人事檔案信息化建設納入醫院總體的發展規劃當中，充分調動資金、技術及人力，深入學習貫徹《干部人事檔案工作條例》《全國檔案系統信息化建設實施綱要》，完善醫院的信息化管理制度與檔案管理制度，保證數字信息化檔案管理工作的專業性與高效性，推動全體員工的人事檔案管理工作全面提高水平。

（三）加強兼職人員作用，組建檔案隊伍。鑒于部分醫院存在編制、財務等方面的困難，檔案管理人員人數被壓縮，在此情況下，醫院可以采用組建專兼職檔案管理隊伍的方式來增強檔案管理的隊伍力量。在做好新員工檔案管理的過程中，首先要求專職檔案人員在新員工入職時就對其檔案內容進行嚴格的審核，確保檔案信息不丟項、不漏項，而在長時間的工作中，員工檔案還會逐步進行豐富，這就要求新員工所屬部門的兼職檔案人員及時提供相關情況，提醒員工豐富、增加檔案內容，以保證員工檔案更新的及時性和內容的完整性。

（四）基于前端控制理論，提升檔案質量。將新員工的人事檔案作為重點內容獨立管理本身就是前端控制理論思想的體現，只有將人事檔案在“入口”處把好關，才能在根源上規范人事檔案材料及管理，為這些人事檔案管理的案卷質量提供堅實的保障。在新員工入職時，人事檔案部門要注重基礎檔案信息數據的審核，按照醫院檔案管理制度的要求逐項、逐步進行，確保三齡二歷信息準確，并及時錄入人力資源管理信息系統，以備提取利用。對審核發現的問題要及時聯系相關人員妥善處理，以最嚴謹認真的態度完成入職檔案審查工作，提升新員工檔案質量。

（五）注重檔案人才培養，構建培訓體系。檔案人才的培養對于信息化時代新員工人事檔案管理的發展至關重要。檔案管理是專業性很高的工作，即使是傳統形式下檔案管理也需要檔案管理的專業人才來進行。而信息化時代的人事檔案管理，結合了信息化技術和方式，對于傳統檔案管理是一種創新和突破，對于檔案管理人員而言，對其專業能力也提出了更高的要求。除原有的熟悉檔案分類、儲存等傳統管理手段和知識外，更重要的是要對信息技術有充分的了解，并能夠熟練地運用到檔案管理的日常工作中。而目前而言，醫院對檔案管理的重視程度不夠，檔案一般沒有專門的部門管理，而是由人事部門工作人員兼管。這使得檔案管理不具有延續性和穩定性，往往出現管理人員對于檔案管理流程和方法不熟悉，人員崗位流動等都可能影響檔案管理的穩定性。那么，對于人員素質要求更高信息化管理方式而言，這種非專人且非專業人士管理的模式根本無法滿足信息化管理對管理人才的需求。因而，筆者認為，如果醫院要采用信息化手段管理人事檔案，首先應當專設檔案管理崗位，并且根據信息化系統的要求，對檔案管理專干進行培訓，在符合操作要求后方能上崗。同時，檔案管理人員的崗位應當減少調動，以保持崗位的穩定性，從而保證在一定時期內形成檔案管理的體系和制度。

五、結束語

綜上所述，人事檔案管理對于醫院的綜合發展是具有重要作用的。新員工檔案屬于人事管理檔案的一部分，在適應信息時代發展的基礎上增強對新員工檔案的管理和利用對于提升醫院人事檔案管理開發利用率，加強醫院人力資源管理的工作效率，達到人盡其用、人盡其才的目標是非常有益的。因此，醫院應該在深入學習《干部人事檔案工作條例》的基礎上，增強對于新員工檔案重要性的認識，建立現代化的檔案管理理念，并推進醫院檔案管理部門的信息化建設進程，從管理上、人員配備上幫助人事檔案管理開創新局面，并在前進的道路上不斷總結經驗，進一步加強對新員工檔案的嚴格管理。