新形勢下醫院檔案管理工作的新思路

文/山東寧陽縣第一人民醫院 毛成銀

隨著信息技術的應用和普及，互聯網因其高效便捷的優勢被運用于越來越多的行業。2018年，國務院辦公廳印發《關于促進“互聯網+醫療健康”的發展意見》，以大數據為支持推動醫療衛生體制改革，要求發展“互聯網+醫療健康”的模式，將信息技術與醫療行業相結合，發揮互聯網高效便捷的優勢，優化醫療資源配置，增強服務能力。醫院檔案管理工作主要是收集醫院工作中的各種信息，并為醫院相關部門的發展和醫學研究提供依據，是醫院管理的重要組成部分。但目前大多數醫院并不重視醫院檔案管理工作，也沒有統一的檔案管理制度，不僅造成了大量醫療資源的浪費，而且增加了后續資料查詢的難度。隨著醫院改革的不斷深化，醫院應該提高對醫院檔案管理的重視程度，加強檔案管理的科學性，利用信息化技術對醫院檔案管理工作進行改革，提升醫院檔案管理工作質量。

一、新形勢下檔案管理工作創新的必要性

（一）時代發展的必然要求。21世紀是信息化時代，信息的增長和更新速度越來越快，傳統的檔案管理方式已經不能滿足新形勢下的檔案管理工作的需求。醫療發展與信息化相融合是時代發展的必然要求，醫院檔案管理工作要滿足新形勢下的需求，也需要借助網絡化，使用網絡化不但可以輕松完成檔案的收集整理，還可以實現醫院檔案信息的整合共享，滿足醫院教學、科研、醫療等各項工作的信息需求，甚至還可以實現跨院間的信息共享，更好地實現醫療信息資源的交流共享。

（二）醫院可持續發展的要求。從無到有，從手寫記錄到電腦錄入，醫院的檔案管理工作在不斷地創新和發展，正是這些改變，讓醫院的檔案信息管理工作不斷地完善，信息歸檔的效率和管理質量也有了明顯的提升。不斷創新檔案管理工作制度不僅可以為醫院提供更加真實準確的信息，滿足醫院醫療工作的信息需求，還可以為醫院的管理決策提供更多的資料支持，確保醫院的可持續發展。

（三）醫院文化建設的要求。檔案不只是一堆枯燥的資料，更是一家醫院的文化載體，它用特殊的形式記錄了醫院的歷史，是醫院的寶貴財富。不斷創新醫院檔案管理工作，可以在收集歸納各種信息的同時，從中挖掘醫院獨有的文化印記，起到文化傳承和發揚的作用，從而為推動醫院的文化建設提供新的方式。

（四）醫院自動化辦公的要求。隨著醫療技術和信息技術的不斷發展，大多數醫院引入了醫院信息系統、辦公自動化系統以及電子病歷等技術，紙質資料變得越來越少，這就要求醫院的檔案管理工作也要跟上醫院信息化的程度，朝著無紙化方向發展。醫院發展無紙化檔案管理不僅更加方便、高效，還會為醫院節省一大批人力物力，提高醫院的工作效率。

二、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足。作為醫院歷年經營和管理狀況的記錄，醫院檔案是醫院決策管理的重要依據，但目前大多數醫院并沒有認識到檔案管理工作的重要性，認為相比新技術研究、業務開展等工作，檔案的收集、匯總工作是可有可無的。受這種觀念的影響，臨床和科室的人員覺得檔案管理與自己無關，并不重視檔案資料的保存，導致科室組織的一些值得保留的工作和活動未能及時保存，或資料信息不全。

（二）缺少標準化的管理標準。跟醫院大多數科室明確的人員分工不同，不少醫院在檔案管理方面并沒有明確的制度規定及職責規范，缺少標準化的管理模式。目前醫院各科室檔案資料一般都由本科室負責，檔案管理機構混亂，不僅影響了檔案管理工作，還使得信息的收集缺乏完整性，無法將有價值的信息統一收集，不利于醫院檔案的科學化管理，也無法滿足新形勢下醫院發展的需求。

（三）檔案信息化管理水平較差。隨著信息技術的發展應用，信息化管理因成本低、效率高的優勢，逐漸被運用到各行各業。醫院的檔案信息一般以文檔信息為主，占空間大而且整理麻煩，為了提高工作效率，越來越多的醫院也將檔案信息化管理引入工作中。但目前醫院檔案信息化管理水平較差，在檔案信息化的發展中，也存在一些問題，比如對醫院檔案管理的研發投入不夠，市面上流通的軟件跟不上現在的管理需要，不僅操作復雜，而且無法保證數據的準確性，阻礙了信息管理工作的開展。

（四）缺少專業的檔案管理人員。目前醫院的檔案管理人員大多數是由行政、護理等科室轉崗或者兼職，人員流動性大且一般不具備檔案管理的專業知識。因為缺乏職業素養，大多數檔案工作人員對檔案管理工作沒有足夠的重視，也沒有將全部精力放在檔案工作中，使得醫院檔案管理工作發展緩慢。同時醫院本身也沒有專門的經費用于管理人員的管理方式培訓，這些使得醫院檔案管理的創新發展受到了很大的阻礙。

（五）信息管理缺乏時效性。要真正推動醫院檔案管理信息化的發展，就必須解決信息管理工作的時效性。傳統的檔案管理方式是以年為單位收集整理各科室的檔案資料，很多醫院檔案信息因為沒有在最短時間內做好歸納收集，導致信息遺漏，使得信息管理的內容和解決問題需要的信息存在誤差。而且有些檔案管理人員是其他崗位兼職的，本身就欠缺信息管理工作經驗，如果跟同事的交接過程中出現信息不對等，很容易出現工作差錯，影響信息管理工作的時效性。

三、新形勢下醫院檔案管理工作的新思路

（一）健全醫院檔案管理制度。新形勢下，醫院檔案管理工作想要跟上時代的步伐，首先要提升醫院對檔案管理工作的重視程度，建立健全相關的管理制度。醫院檔案管理制度的建立要遵守國家檔案局、衛健委的《醫療衛生檔案管理暫行辦法》，由醫院檔案管理從業經驗豐富的人員，結合衛生改革要求及醫院各科室對檔案管理的實際需求，制定科學的檔案管理制度，明確醫院檔案管理工作的職能分工以及規范流程，保證檔案管理工作有據可依；建立檔案資料登記制度，對檔案資料進行動態監管，如果出現丟失可以通過記錄進行查找追回，確保醫院檔案的完整性和真實性。

（二）提升檔案管理人員業務素質。醫院檔案管理不是各科室檔案信息的簡單保管，在醫療衛生改革的新形勢下，為了更好發揮醫院檔案管理工作對醫院事業發展作用，要加強對醫院檔案人員的培養，包括思想意識、知識結構和操作技能。首先需要定期對檔案管理人員進行技能及服務意識培訓，提升檔案管理人員的專業素養，檔案人員要改變檔案管理的思想，主動為醫院的各項工作提供所需要的檔案資料。其次要引進醫院檔案管理工作考核機制，調動工作人員的主動性，培養檔案人員養成檔案工作的時效觀，既要保證檔案及時歸檔，又要及時準確地為需要者提供檔案。最后要培養檔案人員的價值觀，當然管理人員要認識到檔案的價值，特別是特殊的醫學科技檔案對醫院及社會所能發揮的作用，主動幫助全院提升檔案意識。

（三）建立檔案網絡化管理系統。信息技術的發展為檔案的管理工作提供了更多的可能性，不僅節省了成本、空間，還提高了工作效率。新形勢下，為了提高醫院的檔案管理工作，需要根據醫院目前的發展狀況及時更新檔案管理的方式，比如建立檔案網絡化管理系統。檔案網絡化管理包括文書檔案網絡化管理、人事檔案網絡化管理及病例檔案網絡化管理。想要實現這幾部分的網絡化管理，既需要醫院各科室的協調配合，建立相應的協調結構，確保醫院檔案數據庫數據的完整性，還需要引進相應的技術管理人才，避免網絡上的不安全因素比如黑客、病毒等危及醫院檔案信息的安全。檔案網絡化不是一蹴而就的事情，需要醫院根據自己的實際情況，循序漸進。

（四）發揮檔案的服務領域。收集保存不是檔案管理的目的，利用其保存的數據為今后的發展提供依據，發揮其潛在的經濟、社會效益才是根本。要想發揮檔案的利用率，管理人員就要樹立服務的觀念，增加對檔案利用途徑、方式的研究。在醫院日常的檔案管理工作中，管理人員除了負責收集、匯整、分類歸納各科室資料外，還應當主動提供服務，加強各醫院間信息的交互聯系。也可以定期舉辦醫學檔案信息的講座，為醫院的科研、教學工作提供服務,同時結合醫院對信息的需求，不斷拓展服務內容，提高檔案的利用率。主動探究檔案的利用率可以實現醫院各種信息的互動，完善醫院信息系統，讓檔案室真的成為信息保存和利用的中心，不僅可以更好地為醫院管理層的決策服務，還可以為醫院各部門提供更好的服務，有利于醫院的建設發展。

四、結語

醫院檔案管理工作是一個復雜且煩瑣的長期性工作，它是一個醫院發展歷程的見證者，同時也對醫院今后的發展起到了重要的參考作用，醫院檔案管理工作的質量影響著醫院的發展。在新形勢下，醫院應積極進行檔案管理工作模式的改革，建立健全相關的檔案管理制度，提高全院對檔案工作重要性的認識，培養檔案管理工作人員的專業素養，同時也要學會將現代化的信息技術運用到檔案管理工作中，提高檔案數據的完整性，更好地服務于醫院發展。