醫療機構紀檢監察檔案管理研究

文/簡陽市人民醫院 劉倩

醫療機構作為推動我國醫療衛生事業發展的基礎建設，對于保障人民身體健康與生命安全起著積極作用。隨著新醫改的進行，醫院紀檢監察工作與醫院的內部管理和發展息息相關，紀檢監察工作能夠有效提高醫院管理水平、幫助管理人員及時發現問題、對醫務人員進行警示教育、營造醫院良好工作作風等，特別是醫院監察人員在紀檢監察工作中所形成的紀檢監察檔案，在促進醫療機構反腐倡廉工作中發揮著重要作用。但目前醫療機構對紀檢監察檔案管理中往往存在重視程度不夠、材料收集管理不足、檔案利用不完全、管理技術不專業等問題，如何推動醫療機構紀檢監察檔案管理工作效率，實現紀檢監察檔案管理的規范化與信息化是目前醫療機構紀檢監察工作的重點。

一、紀檢監察檔案簡述

醫療機構紀檢監察檔案主要是對醫院紀檢監察部門履行職責過程中所處理事件的記錄與反映，依照相關要求對材料收集、整理、組卷，從而形成具備一定參考價值的卷宗材料，并對其統一保管，即被稱為醫院紀檢監察檔案。根據檔案類型，通常可分為實物檔案、文書檔案、案件檔案、聲像檔案、會計檔案、科技檔案等；在對其管理中包括歸檔、保管、統計、利用、鑒定、移交六個環節，并針對檔案利用建立檔案利用制度，以保證檔案安全。

二、醫療機構紀檢監察檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。醫療機構管理者通常管理重心集中在醫、教、研方面，對于檔案管理一般依照衛健委相關要求來制定適用于醫院的管理制度。由于對紀檢監察檔案管理意識較為薄弱，管理模式、管理方法不夠現代化，且檔案管理工作人員職責范圍、工作制度等方面規定較少，醫院目標管理考核工作中也未將檔案管理納入其中，導致制度上與管理上缺位。雖然多數醫療機構對于醫院檔案管理給予了大量人力、財力及物力投入，但紀檢監察檔案管理制度卻未跟隨新形勢作出完善與改進，因此在對紀檢監察檔案管理過程中存在不規范、無法適應當前新的管理工作要求，常常出現未構建專用檔案保管場所、檔案資料移交手續不規范、檔案資料備份不全及紀檢監察檔案資料分類混亂等問題，從而使醫療機構檔案管理工作的有效性受到嚴重制約。

（二）檔案歸檔分散不統一。多數醫療機構工作者認為，作為一個專業性較強的事業型單位，在檔案管理中僅僅需要將業務方面所用到的材料統計收集即可，其關注點往往在于醫療技術材料方面，而對于其他方面文件材料僅僅存在一個模糊概念，管理上比較隨意，這無疑在較大程度上導致醫療檔案資源結構方面狀態欠平衡，從而影響醫療工作展開。醫院紀檢監察部門在保存檔案時較為分散，對各門類檔案分室保存，通常檔案室僅僅對文件、照片、實物或財務方面檔案進行保存，而對于會議材料、領導講話材料或是音像資料未集中保存，致使各個科室均有檔案，而紀檢監察檔案分散于各個科室，正是因文件材料歸檔與檔案管理方面均存在較大問題，使得檔案利用度降低，管理難度加大，在一定程度上制約了檔案信息資源開發，無法為案件查辦提供高效服務，并反向影響工作人員對檔案資料主動保護的積極性，形成惡性循環。

（三）檔案管理經驗不足。由于醫療機構對于紀檢監察檔案管理工作不夠重視，甚至部分醫療機構未設立專門的紀檢監察部門，僅存在兼職的紀委委員，專職紀檢監察人員配置不足，因此檔案管理經驗相對較為欠缺，在展開紀檢監察檔案管理中缺乏完整性與獨立性，管理無序、無人問津等問題十分常見。同時檔案室作為醫療機構中重要程度較低的部門之一，相關管理人員及工作人員均認為檔案管理工作為“閑職”。隨著黨對紀檢監察管理工作要求的提高，多數工作人員管理水平無法與要求相匹配，因此對于檔案未能有效開發利用，大量珍貴材料不能體現價值。另外，鑒于醫療機構對紀檢監察檔案管理認識不足，工作人員在上崗前未能進行專門紀檢監察檔案管理培訓，對于紀檢監察檔案管理知識了解不夠，因此在對檔案資料收集、整理、歸檔環節無法有序高效展開。

（四）檔案管理軟硬件設施建設不到位。隨著信息技術的進步與發展，部分醫療機構已經充分將檔案管理與互聯網技術相結合，但仍有多數醫療機構仍采用傳統檔案管理方式對紀檢監察檔案進行立卷、歸檔、檢索等工作，并未跟隨時代發展與國家要求構建專業化管理信息系統，甚至部分醫療機構未建立專門檔案保管室及相關管理設施設備，檔案容易受到損傷或丟失，正是因為各個方面的軟硬基礎設施不到位，致使檔案管理工作的展開缺乏物質條件支持，紀檢監察檔案管理工作整體質量與效率較低。

三、醫療機構紀檢監察檔案管理的改進措施

（一）完善檔案管理規章制度。紀檢監察檔案管理質量對檔案查閱、研究等多個環節均有著直接影響，甚至關系醫療機構監察工作的順利展開，而完善檔案管理規章制度，則可保證檔案管理流程的制度化與規范化。因此可通過《中華人民共和國檔案法》《中國共產黨紀律檢查機關案件檢查工作條例》《中共中央紀委關于進一步加強和規范辦案工作的意見》等對醫療機構的檔案管理工作規定、工作職責、檔案利用制度等進行修訂與完善，充分滿足紀檢監察工作要求。同時在構建檔案管理規章制度過程中，紀檢監察干部需充分了解醫療機構自身管理實際情況，對紀檢監察檔案資料收集、整理、分類、歸類、保存及使用等均作出明確要求，并將管理工作與管理職責落實到個人，嚴格要求負責紀檢監察檔案管理的人員依照規章制度做好管理工作，真正實現醫療機構紀檢監察檔案管理工作的安全保密，使其有據可依、有章可循，在促進紀檢監察檔案管理專業性與完整性的同時提高紀檢監察干部的積極性與主動性。

（二）集中統一管理紀檢監察檔案。在進行紀檢監察檔案管理工作中，完成對檔案的集中保存管理是提高管理工作質量與整體水平的必要條件，以便于對紀檢監察檔案中存在的難點、疑點總結與分析，從而推動紀檢監察工作順利展開。因此要求醫療機構針對紀檢監察檔案設立專門的保管室或保管柜，將檔案收集、管理與利用充分結合，最大程度避免檔案分散管理，確保專人專室或專人專柜，以便于紀檢監察檔案查閱、利用、研究工作，充分發揮檔案服務于紀檢監察的積極作用。另外，因紀檢監察檔案作為紀檢監察部門履行職責中所形成的案件材料，其具有較強政治性、保密性、專業性特征，可對紀檢監察機關職能活動清楚反映，也是在對案件查處的重要憑證，因此要求醫療機構明確紀檢監察檔案歸檔標準。醫療機構紀檢監察部門在處理完畢各種違紀案件后，需及時整理與歸檔案件材料，將格式規范化與程序化，根據檔案不同類型準確劃分為信訪類、審理類、調查類，劃分保管期限，以一案一卷或一案數卷形式整理，禁止數案一卷，根據裝卷要求對每卷材料排序與編碼，確保案卷內容、目錄與封皮資料相符合，便于案件查找與利用。

（三）提高紀檢監察檔案管理人員綜合素養。一方面，首先強化醫療機構領導與紀檢監察干部對紀檢監察檔案的管理意識，將檔案管理工作納入機構病案管理及其他資料管理與建設的重要日程，將其與醫療業務建設同步規劃和發展，大力宣傳醫療紀檢監察檔案管理的重要性，使醫院各級管理人員及工作人員充分認識到紀檢監察檔案管理的必要性，樹立“三個意識”，即醫療機構領導干部對紀檢監察檔案的管理責任意識、設置紀檢監察檔案管理室或管理柜、加強紀檢監察干部檔案檔案管理意識，層層落實檔案管理新格局；另一方面，在新形勢下，醫療機構需定期組織紀檢監察干部參與檔案管理培訓，邀請檔案管理學者、專家或上級單位現場教學，傳播先進管理理念，明確紀檢監察干部的管理責任，實施集中統一管理，專人負責管理模式，不斷提高自身管理水平，確保紀檢監察檔案管理的安全與完整。

（四）加大對檔案管理軟硬件設施的投入。首先，針對醫療機構紀檢監察檔案管理工作設立專項資金，將案件檔案管理與計算機技術相結合，加快檔案管理專業信息系統建設進度，完善檔案管理系統。購入相應掃描儀、軟件系統，研發配套紀檢監察案件檔案管理平臺，實現對案件檔案信息查詢的自動化與電子化，提高檔案歸檔率與調閱效率，從而為紀檢監察干部提供便利。其次，在構建紀檢監察檔案信息建設化過程中，為確保網絡與數據安全性，需明確相關責任，建立適應信息化建設的檔案管理機制，對檔案管理業務流程與技術進行規范，將電子檔案工作步驟細化，并制定安全措施，設定管理標準，針對不同類型檔案明確其整理標準、服務標準、統計標準及技術標準，以保證檔案數據中的信息資源構建，避免醫療機構紀檢監察檔案管理信息孤島，最大限度實現資源共享。最后，加強對檔案管理人員的信息化意識培養，要求管理人員熟悉電子檔案與電子文件特征及使用規范準則，掌握網絡安全防護知識，不斷更新自身信息化知識，加強對計算機、信息工程及網絡等多方面的信息技能培訓，從而提高紀檢監察檔案管理工作效率。

四、結論

綜上所述，為推動醫療機構紀檢監察檔案管理工作的規范化、完整化與信息化發展，要求醫療機構領導人與管理者充分認識當前所面臨的問題，并提出完善檔案管理規章制度、對紀檢監察檔案的集中統一管理、提高紀檢監察檔案管理人員綜合素養、加大對檔案管理軟硬件設施投入等針對性干預措施，以保證醫療機構紀檢監察檔案管理工作有條不紊地進行。