大數據時代醫院檔案管理思考研究

文/山東省濰坊市昌樂中醫院 李會娟 李正偉

隨著我國經濟水平的不斷提升，人民生活的不斷提高，醫療行業也越來越發達，規模也在隨之增加，醫療技術和醫療水平的提升，也需要醫院檔案管理適應新的大數據發展趨勢，傳統的檔案管理模式已經不符合當下環境的需要。因此，在大數據時代，進行醫院檔案管理，能夠促使醫院的發展與時俱進，跟上時代的腳步，以此促進醫院檔案管理水平不斷提升，從而更好地滿足時代的發展，為患者提供更好的醫療服務。

一、大數據技術的應用對醫院檔案管理的影響及其發展趨勢

信息技術飛速發展使得各種新興技術融入人們生活的方方面面，越來越多的大數據名詞成為每一個人耳熟能詳的新名詞，引發了更多廣泛的關注。在這樣的背景下，大數據技術的應用對醫院的決策水平更加科學，也能更好地提升醫院運行的效率，大數據技術的應用能幫助醫院健全整體服務的體制。醫院也是國家聯系民生的重要橋梁，醫院的發展在一定程度上決定了民生問題，同時醫院在發展的過程中也要對就醫的患者病例進行良好的記錄，這就促進了醫院檔案的發展。在醫院發展歷程中，醫院需要考慮的重要問題之一就是如何有效地對檔案進行科學合理的管理。對醫院檔案建設科學合理的管理模式，才能促使醫院順利地完成各項工作，在大數據時代背景下，對醫院檔案進行科學合理的管理已經逐漸成為醫療行業應用大數據的主要方式，也是未來的發展趨勢之一，醫院的檔案管理在未來會不斷地向著信息化方向發展。

二、醫院檔案管理建設的重要意義

（一）契合時代發展潮流。隨著社會的不斷發展，科技水平的不斷提升，現代信息技術也取得了長足的進步和發展，在醫療行業應用大數據也是大勢所趨，具體到醫院內部而言，加強醫院檔案管理的數據化建設也是時代發展的趨勢之一。醫院作為信息數據較為繁多的單位，對數據和檔案的準確性和及時性有著極高的要求，運用大數據時代背景下的信息化管理模式不僅能滿足醫院對數據及時準確的要求，還能在容納龐大數據信息的同時保證錄入信息的準確性。因此對醫院檔案進行信息化管理是契合時代要求的，也是醫院在運行和發展的過程中的必然要求，更契合當下的時代特征。

（二）提升醫院檔案管理效率。在傳統的醫院檔案管理工作中，醫院的檔案都是紙質的，在檔案保存方面存在著較大的難度，而且所耗空間較大，在需要時難以進行快速查找，效率較為低下。信息化的檔案管理模式，是將醫院的檔案保存在相應的數據平臺上，這樣的模式不僅提高了檔案查找的效率，也提高了檔案查找的速度，這在一定程度上增強了醫院的工作效率。不僅如此，信息化的檔案管理模式還提高了數據的安全性，也節省了大量的空間資源。

三、大數據時代醫院檔案建設中出現的問題

（一）檔案信息收集過程較為困難復雜。首先，檔案信息化建設的前提是檔案的收集整理工作，由于醫院檔案數據較為繁雜，數據種類繁多，這些特征決定了檔案信息化建設過程中收集信息階段充滿了重重困難。具體而言，醫院檔案信息跨度較大，醫院檔案中的主要內容是患者信息和業務人員的信息，這要求檔案建設過程中收集信息時應當分類整理。其次，患者和醫務工作者之間有著密切關系，這要求檔案管理人員在收集信息時不僅要根據患者入院后的檢查情況錄入病歷信息，還要對治療過程進行全程錄入，對相關負責人員進行記錄，這樣的特點使得檔案設計工作中涉及眾多的部門。同時，一些特殊病人就診時間較長，在此過程中會產生大量的數據，更是增加了檔案信息搜集的難度。不僅如此，醫院檔案除了記錄醫患信息之外，還要對醫療設備的采購情況、藥物儲存的準備以及不同種類的藥物不同的使用情況進行大數據管理、這些龐大且繁雜的信息都給信息化建設帶來了重重困難。

（二）醫院相關工作人員不具備相應的管理意識。大多數醫院在運營和發展過程中，只是將核心業務放在首位，沒有重視大數據時代下醫院檔案管理的重要性，這樣的認知往往容易造成檔案信息的不完整，這樣的后果造成了在今后信息查詢整合與分析過程中難以查詢到完整的信息，對相關工作的開展造成了困難。由于醫院的管理人員沒有認識到檔案信息在管理工作中的重要價值，檔案部門的管理人員在工作的過程中自然也就難以進行有效工作，在檔案錄入和整理過程中出現應付工作的情況。在大數據時代背景下，檔案信息和數據的不完整。不僅造成了醫療事業發展緩慢，還造成了數據模型建立的不完善，以至于降低了醫院的整體運營管理效率。

（三）缺乏專業的檔案管理人才。隨著醫療行業內的信息化管理模式建設，醫院的檔案信息化規模也會隨之增加，為了適應大數據時代的建設需要。醫院在信息化管理過程中，需要大量的專業人才對檔案管理進行信息化建設，就實際情況而言，由于相關人員的意識不到位，醫院檔案管理部門被邊緣化，檔案管理工作人員也習慣于紙質檔案管理，一些工作人員在工作中，要么沒有大數據管理意識，要么缺乏專業信息分析能力，這些認知和行為模式都影響了數據的完整性，以及數據記錄過于淺顯，從而難以為醫院提供可供持續發展的數據模型。

（四）對檔案價值挖掘程度不夠。在如今的大數據時代，每一個數據都蘊含著巨大的價值，數據就像石油等能源一樣，是醫院建設和發展過程中的寶貴資源，通過對數據的開發和有效利用，才能真正體現數據的價值。但就目前的情況來看，當前大多數醫院依然在采用紙質化的管理方式進行檔案管理和數據收集，一些醫院雖然采取大數據技術管理檔案，但信息化程度較低。在當下階段，各大醫院基本陸續開設電子病歷和電子處方以及醫學影像和劃價系統、網絡繳費等綜合管理服務系統，這些基于信息技術存在的管理服務系統能夠收集大量的患者基本信息和醫療信息，但絕大多數醫院沒有對這些信息進行有價值的挖掘，更沒有利用相應的技術對這些數據進行深入的研究分析，從而造成了相當多的資源浪費，沒有讓數據發揮其真正應有的價值，這對于醫院的檔案管理來說是十分可惜的。因此，檔案管理人員在收集檔案的過程中應當加深對數據進行深入挖掘的意識，加強數據的分析和收集，以此使各種數據發揮真正的價值，為醫院的發展和決策作出有力的參考。

四、大數據時代醫院檔案管理策略

（一）正確認知，規范操作。檔案信息是一種市場資源，對醫院的內部管理起著重要的作用，在檔案信息化建設的過程中，管理者首先應當重視檔案信息化建設的重要性，有了這樣的認知，在工作中落實操作規范和操作細則。首先，要注重信息收集的準確性，同時還要保證時效性，要達到這樣的目的，就需要加強科室之間的信息溝通，以此保證數據錄入的時效性。其次，在收集信息的過程中，還要保證信息的完整性，無論是收集數據還儲存數據，都要保證數據的全面性，這樣才能在有效錄入信息的基礎上為醫院檔案的大數據模型建立奠定基礎。

（二）強化管理，落實責任。醫院檔案信息化建設，不是某一個人或是某一個部門能夠單獨完成的，這需要團隊之間齊心協力，共同合作。檔案管理信息化建設是建立大數據模型的基礎，在檔案管理過程中，將具體的職責落實到具體的個人，才能保證全員參與到醫院檔案信息化建設管理工作中，通過這樣的方法不斷提高檔案管理人員的備案記錄效率。

（三）儲備人才，提升素養。數據的收集與分析工作十分繁雜，在醫院檔案管理信息化工作中，管理人員作為檔案管理的直接參與者，其專業素質決定了整個檔案管理工作的質量，因此，只有保證相關工作人員的專業技能過關，有較高的職業道德素質和綜合素養，并積極引進專業化的數據管理人才，才能在檔案信息化的過程中，取得良好的建設成果，進而為大數據模型的建設提供更加真實全面的基礎數據，為醫院的相關工作提供良好的依據。

（四）正確處理，明確關系。正確處理明確關系的內涵是正確處理電子檔案和紙質檔案之間的關系，醫院在運營過程中積累了大量的數據信息，在醫院檔案管理過程中，檔案管理人員要擁有利用現代信息技術對數據進行加工和處理的意識，并且擁有相應的技術水平。在具體實施的過程中，管理人員可以利用現代信息技術對數據進行加工，將紙質檔案轉化為電子檔案并進行統一儲存，這樣能夠方便管理。這樣的理念也要求檔案管理人員之間各類檔案之間的不同做到信息的分類處理，例如將醫院和上級之間的溝通文件進行分類整理、將患者的病歷進行分類整理，能夠更好地節省時間以此提升工作效率。在此過程中，將這類檔案信息進行電子化可以避免紙質檔案隨著年代久遠或查閱頻次較高造成的破壞。在將各類信息進行數據化加工之后，檔案管理人員在工作過程中還要注重擁全意識，按規章操作進行檔案管理，避免因管理人員的工作失誤而造成的檔案管理工作出現差錯，此外，檔案管理人員還應當利用相應的設備對數據進行備份，優化檔案管理系統，避免因網絡病毒攻擊而造成檔案丟失，這樣也能避免檔案丟失之后對醫院的工作造成損失。

五、結語

醫療行業的不斷發展，不僅推動了醫院的檔案管理水平，更是當下信息化檔案管理發展的基本方向。因此，醫院在制定發展和運行決策的過程中，一定要注重檔案管理信息化的質量，才能提高醫院的工作效率和服務質量。