新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的改進策略

文/濟寧醫(yī)學院附屬醫(yī)院 劉騰

檔案管理工作規(guī)范性對醫(yī)院各部門工作產(chǎn)生影響。我國醫(yī)療體制處于改革階段，醫(yī)院應適應市場經(jīng)濟發(fā)展，要求加強自身醫(yī)療管理。醫(yī)院檔案是醫(yī)院提高生產(chǎn)力、社會效益與競爭力的信息資源。國家有關部門重視對醫(yī)院檔案信息化的建設，我國在實行新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作改進范圍更多，以往檔案管理工作模式不能滿足社會發(fā)展需求，相關工作人員應改進完善醫(yī)院檔案管理方法。本文重點研究醫(yī)院檔案管理工作中的問題，探討新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進策略。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院工作情況的有利用價值信息材料，是開展臨床治療工作的參考依據(jù)，加強檔案管理有利于促進醫(yī)院建設發(fā)展。醫(yī)院檔案管理主要包括后勤資料檔案設備管理情況等。

（一）檔案管理未受到足夠重視。當前我國許多醫(yī)院忽視檔案管理工作的重要性，忽視了其對醫(yī)院發(fā)展的重要作用。認為檔案管理工作不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益，對檔案管理工作崗位隨意安排，調(diào)用其他部門非專業(yè)人員負責，對檔案管理工作資金投入不足，影響了醫(yī)院檔案管理工作的高效開展，使得醫(yī)院檔案不能有效地為醫(yī)院日常管理和長遠發(fā)展服務。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性。目前，負責醫(yī)院檔案管理工作的人員多為從其他科室調(diào)入的人員，未專門針對檔案管理引進專業(yè)化人員，同時，這些管理人員通常也缺乏全面具體的檔案管理培訓。此外，領導層對檔案管理工作不重視，導致檔案管理人員對工作也不夠負責認真，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)很多問題，如醫(yī)療檔案歸檔不及時，檔案整理不規(guī)范等。新醫(yī)改背景下，信息化已經(jīng)是勢不可擋的趨勢，但檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，不能滿足檔案管理信息化建設要求。

（三）缺少完善的檔案管理制度建設。加強檔案管理首先應完善檔案管理制度，目前很多醫(yī)院檔案管理制度不完善，使得檔案管理工作處于不受制約、監(jiān)督無效的狀態(tài)。具體的檔案管理缺乏流程操作指導與規(guī)范，容易造成信息材料遺漏、丟失、損壞等情況的發(fā)生。

二、新醫(yī)改下加強醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容是刊載醫(yī)院發(fā)展相關信息資料，檔案管理綜合表現(xiàn)方式為書面記錄、音視頻等形式，為醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展提供進了良好參考依據(jù)。許多醫(yī)院檔案管理工作信息搜集整合方式陳舊，影響了檔案管理工作的高效開展。新醫(yī)改下，加強醫(yī)院檔案管理工作十分必要。醫(yī)院檔案管理工作可分為醫(yī)療與后勤檔案，醫(yī)療檔案是針對醫(yī)療服務工作記錄整理，后勤檔案管理工作內(nèi)容包括建設工程方案、招投標管理，醫(yī)院內(nèi)部裝修、醫(yī)院水電設施安全運行，后勤食堂工作等。信息化時代，新醫(yī)改不斷推進，醫(yī)院檔案管理工作科學性是保證高效運行的前提，是醫(yī)院順利發(fā)展的保障，需要重視檔案管理工作才能保證醫(yī)院科學經(jīng)營發(fā)展。完善檔案管理工作能改進醫(yī)院整體醫(yī)療水平，有利于提升醫(yī)院整體管理水平。大量醫(yī)療電子檔案可以對病癥進行分析，與醫(yī)療實驗室數(shù)據(jù)進行對比，得出結論可提升醫(yī)療科研集成化，對幫助患者及早采取必要治療方案有很大幫助。隨著醫(yī)改進行，醫(yī)療機構檔案建設提上日程，利用醫(yī)療機構檔案目的是輔助醫(yī)院業(yè)務的順利開展，為患者病人提供醫(yī)療救治服務。首先，加強檔案管理，為病患人員檔案信息整理分析是提高醫(yī)療效果的有效途徑。后勤檔案詳細記錄了醫(yī)院基建工程、常規(guī)保障、后勤外包等相關的一系列工作。其包含了醫(yī)院多項活動的第一手資料，保存好相關資料，為后續(xù)基建人員提供參考和依據(jù)，可極大地方便醫(yī)院建筑后期的維修和改造。其次，檔案記錄是后勤管理科學高效的基礎，能為醫(yī)院運行提供準確的運行數(shù)據(jù)，可以為之后出現(xiàn)的相似問題提供參考依據(jù)。最后，醫(yī)院往往將多項后勤工作外包給相關公司，如保安、保潔等，建立完備的后勤外包管理檔案，可實現(xiàn)對外包企業(yè)科學高效管理，也有利于降低醫(yī)院廉政風險。數(shù)字技術不斷發(fā)展背景，國家對現(xiàn)代醫(yī)院各方面管理提出新的要求，加強檔案管理是醫(yī)院管理發(fā)展的必然要求。此外，信息技術的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理和使用的高效化成為可能。通過對醫(yī)院檔案綜合管理，強化信息系統(tǒng)建設，方便檔案部門快速合理的方式分析檔案潛在價值，為檔案部門履行職責提供有效途徑。通過對醫(yī)院內(nèi)部檔案信息合理化管理，掌握信息資源，對醫(yī)院有效運行提供理論依據(jù)。

三、醫(yī)院檔案管理的改進對策

檔案管理工作記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，記錄了寶貴的經(jīng)驗，醫(yī)院應重視檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，為其他工作開展提供基礎保障。新形勢下，為加強醫(yī)院檔案管理，需要加快醫(yī)院檔案管理信息化建設，強化醫(yī)院檔案專業(yè)隊伍建設，促進檔案管理水平的提升。

（一）提高對醫(yī)院檔案管理的認識。首先應提高領導管理層對檔案管理的重視，改進檔案管理工作方法，檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案工作質(zhì)量，應減少非專業(yè)人員的聘用，加強對新老員工的培訓，通過培訓提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，促進檔案管理方式創(chuàng)新。加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育，鼓勵其進修學習，改善檔案管理理論水平，提升檔案管理工作能力。

（二）強化信息化建設。醫(yī)院檔案管理工作要加快信息化建設，強化醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)，保證群眾得到實惠的醫(yī)療衛(wèi)生服務，檔案管理人員需要運用信息化技術開展數(shù)據(jù)資源共享，在檔案管理中需要聯(lián)系實際情況，采用各種網(wǎng)絡技術，將檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)化，各項檔案數(shù)據(jù)歸納需要加大資金投入，提高網(wǎng)絡建設工作強度。信息化時代加強檔案管理應發(fā)揮先進技術的作用，檔案管理信息化應建立完備的計算機檔案體系。

（三）建立科學檔案管理模式。檔案管理制度建設是檔案管理工作的基礎，檔案綜合管理要做到統(tǒng)一領導，要有負責人分管部門檔案工作，建立檔案管理機構，各職能部門統(tǒng)一單位檔案管理制度，針對不同載體檔案實行科學管理。要嚴格執(zhí)行檔案管理制度要求，檔案管理人員應熟悉制度內(nèi)容，醫(yī)院病歷檔案信息應納入檔案管理體系，建立科學檔案管理模式，發(fā)揮信息檔案科的主體作用，重視信息檔案科的作用，信息檔案科應負責檔案管理檢查及培訓工作，職能科室是檔案管理單元，負責收集整理檔案資料。加強各科室的交流合作，各檔案管理部門加強溝通，保證檔案管理工作順利進行。新醫(yī)改提及居民健康檔案的有關導向，要提前干預、預防和疾病篩查是重點，建立社區(qū)居民的身體健康檔案尤為重要。新醫(yī)改指導下，醫(yī)院檔案管理應改變傳統(tǒng)被動服務模式，提高檔案管理的主動性，為社區(qū)居民建立健康檔案，做好疾病防控工作，更好地發(fā)揮醫(yī)院檔案利用價值。

（四）保證檔案完整性。醫(yī)療服務檔案管理為醫(yī)院日常核心工作，主要收集醫(yī)療衛(wèi)生服務工作資料，檔案管理部門需要加強同其他部門的溝通，醫(yī)院檔案管理工作開展需要適應新醫(yī)改發(fā)展要求，運用信息技術提升工作質(zhì)量。后勤檔案管理工作需要不斷更新相關數(shù)據(jù)信息，避免查閱相關信息出現(xiàn)困難，數(shù)據(jù)維修時及時得到相關原始資料，提高設備維修工作效率，檔案管理人員要重視水電等工作數(shù)據(jù)的搜集工作，為醫(yī)院后勤工作高效開展奠定基礎條件。

（五）加強條件設施建設。良好的工作條件是實現(xiàn)醫(yī)院檔案有效管理的保障，醫(yī)院檔案管理體制需要改革，建立高效協(xié)調(diào)的檔案服務體系，建立檔案管理人員選拔培訓評價機制，提高管理工作效率，著力提升檔案管理人員待遇，使檔案管理人員勞動價值得到體現(xiàn)，建立符合醫(yī)院發(fā)展的績效考核制度等，激發(fā)醫(yī)院檔案管理人員工作積極性，使得醫(yī)院檔案得到有效管理，推動醫(yī)院整體發(fā)展。首先要加強對醫(yī)院檔案工作的資金投入，醫(yī)院檔案重要性日益突出，是推動醫(yī)療事業(yè)不斷優(yōu)化的重要部分，社會各方應加強對醫(yī)院的資金投入，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造堅實物質(zhì)條件。醫(yī)院檔案基礎設施配置，對檔案管理工作者培訓需要一定資金支撐。醫(yī)院經(jīng)費包括財政補貼，社會慈善機構等，通過少量的財政補貼不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，醫(yī)院內(nèi)部資源配置不合理，導致經(jīng)費供應緊張，應根據(jù)醫(yī)院實際制定科學合理的分配機制，確保資金鏈連續(xù)性。

四、結語

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量影響其他工作的運行，醫(yī)院檔案為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)，醫(yī)院檔案管理工作不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，但其作用是各項工作開展的基礎保障。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理部門應加強檔案管理工作改革，加大對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)，提高醫(yī)院整體經(jīng)營質(zhì)量。