學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對策

文/山東省萊西市教育和體育局 周少峰

檔案管理是學(xué)校管理的其中一個重要方面。學(xué)校檔案主要包括文書檔案、教學(xué)檔案、教師業(yè)績檔案、基建與設(shè)備檔案、會計檔案、聲像與實物檔案等，既是學(xué)校管理和教育教學(xué)、財務(wù)工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是教學(xué)常規(guī)管理的重要基礎(chǔ)工程。

一、學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)

學(xué)校是教書育人的主陣地，也是人才的主要匯集地，學(xué)校人員主要由教師和學(xué)生兩大群體構(gòu)成，學(xué)校工作以教學(xué)為主要任務(wù)。這些決定了學(xué)校檔案管理工作“以人為主”的顯著特征。基于這種特征，要求學(xué)校檔案管理人員必須樹立人本理念，既要建好檔案、存好檔案，又要管好檔案、用好檔案，改革創(chuàng)新，與時俱進，全方位記錄好學(xué)校發(fā)生的新變化、取得的新成績，記錄好師生日常學(xué)習(xí)、工作、生活情況，存檔留痕，以備有據(jù)可查。

（一）實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合教育信息化工程推進，要建立“以縣為主”的學(xué)校檔案信息化管理平臺，各個學(xué)校都要為檔案室配備必要的電腦、打印機、復(fù)印機等基本設(shè)施，完善信息查詢功能，安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，提高檔案存取查找工作效率。要借助微博、微信等新媒體平臺，加大對學(xué)校檔案工作的宣傳力度，拉近檔案與群眾之間的距離，利用檔案努力為群眾提供優(yōu)質(zhì)一流的服務(wù)。

（二）實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的專業(yè)化。各個學(xué)校都要選取專門人員負責學(xué)校檔案管理工作，檔案管理人員要求政治素質(zhì)高、思想作風(fēng)正、專業(yè)能力強，具有吃苦耐勞、擔當作為的思想意識和責任擔當。要堅持“請進來、走出去”，定期邀請專家到本地舉辦檔案人員培訓(xùn)班，普及檔案知識，提高工作水平，鼓勵支持檔案人員外出參加各種集中研秀和高端培訓(xùn)，開闊眼界，專于業(yè)務(wù)。要擴大檔案人員參加職稱評審比例，增加工作吸引力。

（三）實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的法治化。在全面依法治國的大形勢下，學(xué)校檔案也要依法管理。針對檔案管理工作中存在的弊端和不足，必須建立一整套健全的制度體系，形成一整套完善的體制機制。要強化檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，明確建、管、用各個環(huán)節(jié)的工作要求，明確管理人員的職責任務(wù)網(wǎng)，實現(xiàn)依法建檔、依法管檔、依法用檔。要建立問責機制，對違反檔案管理規(guī)定要求的，嚴肅追究當事人及分管領(lǐng)導(dǎo)責任。

二、學(xué)校檔案管理存在的主要問題

（一）對學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)不力。有些學(xué)校對檔案工作不重視，對檔案工作的重要性嚴重缺乏正確認識，認為檔案工作可有可無，從未開會研究過檔案工作，并且平常不聞不問，甚至連續(xù)多年在檔案基礎(chǔ)建設(shè)上沒有投入，導(dǎo)致檔案室面積不足、設(shè)施設(shè)備配備不足，建設(shè)不達標。因為學(xué)校的錯誤認識，導(dǎo)致很多檔案沒有完整地保留下來，一到需要時候就無所適從。

（二）對有關(guān)資料收集歸檔不真實。一是收集整理的對象不明確，該收集的沒有收集，不該收集的收集了。二是一些歸檔材料審核把關(guān)不嚴，存在虛假檔案、錯誤檔案，甚至有空掛檔案現(xiàn)象。比如：有的學(xué)校人事檔案干部“三齡兩歷”存在幾種版本，信息不一致；有的學(xué)校干部年度考核表，要么本人連續(xù)幾年雷同，要么多人雷同，照抄照搬問題嚴重。

（三）有關(guān)資料建檔立檔不規(guī)范。很多學(xué)校未配備專職檔案人員，多數(shù)學(xué)校檔案管理員由中層干部兼任，或由退居二線的老教師臨時負責，這些人基本沒有受過檔案方面專業(yè)培訓(xùn),不懂業(yè)務(wù)，對有關(guān)資料收集整理不夠完整,檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性、科學(xué)性，對今后工作帶來極大不便。

（四）信息化程度不高。隨著社會發(fā)展，電子檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，特別是進入大數(shù)據(jù)時代，大量的數(shù)字圖片、影像資料、打印材料涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的手寫存檔、實物存檔逐步被電子存檔取代。有些學(xué)校即使留存了電子檔案，但沒有建立起高效快捷的檢索系統(tǒng)，無紙化閱檔基本沒有實施。這種情況不利于檔案的科學(xué)化保管，工作效率大打折扣。

三、加強學(xué)校檔案管理工作的對策

（一）進一步加強對學(xué)校檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。各學(xué)校校長首先要提高思想認識，把學(xué)校檔案管理工作放到一個更加突出的位置并予以足夠重視。各學(xué)校還要建立校長任組長，教務(wù)、政教、后勤等處室負責人為成員的學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開會議、研究部署、督促指導(dǎo)學(xué)校檔案工作。

（二）加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。學(xué)校要按照標準要求，建設(shè)配備專門的檔案室。要從辦學(xué)經(jīng)費中拿出專項資金，購置必需的櫥柜、檔案盒、影像資料設(shè)施、計算機、數(shù)碼技術(shù)等設(shè)備。要加強檔案室的安全設(shè)施建設(shè)，配置消防栓、滅火器、視頻監(jiān)控等設(shè)備，及時檢修電路電線，消除火災(zāi)隱患，確保檔案存放安全。

（三）加強檔案工作的隊伍建設(shè)。各學(xué)校要堅持專職為主、兼職為輔的原則，選拔培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，實行梯次化培養(yǎng)、梯次化管理，確保人員不斷層、管理不斷檔。要加強對檔案工作人員的政治理論培訓(xùn)，著力提高思想道德素質(zhì)；加強檔案人員的作風(fēng)建設(shè)，著力強化責任意識、擔當意識、奉獻意識；加強對檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保勝任崗位工作。

（四）注重檔案材料的收集整理。有關(guān)檔案材料要及時收集、及時整理，及時建檔入檔。每個學(xué)期開學(xué)后，各學(xué)校首先要明確每個處室需要收集整理的重點材料。學(xué)期末，要分別匯報一學(xué)期來學(xué)校各自領(lǐng)域檔案收集、整理、分類以及存在的問題等情況。每年寒暑假期間，各處室要將定型檔案裝訂成冊后移交到檔案室,并查漏補缺，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（五）做好檔案材料的開發(fā)利用。各個學(xué)校要根據(jù)自身層次與特點，重點在校園文化、教育教學(xué)、學(xué)生管理等方面，對本校檔案進行開發(fā)建設(shè)，將開發(fā)出的有價值的資源存入校園網(wǎng)絡(luò)資源庫，如本校教師的優(yōu)秀教案、各學(xué)科的試題庫、教育教學(xué)的優(yōu)秀專題文章、校史中的大事記、有代表性的影像圖片等，上傳到網(wǎng)絡(luò)，以供教師隨時瀏覽使用。