互聯網時代如何有效提高職業學校檔案管理工作

文/廣東省交通運輸高級技工學校 張秀慧

檔案管理工作是職業學校整體管理工作中的重要一環，對于職業學校綜合管理能力和辦學競爭力提升而言，意義顯著。高質量的檔案管理工作，能夠使職業學校的各項管理與決策活動更具科學性和針對性，推動職業學校各項事務正常高效運轉。伴隨以大數據、云儲存、云計算、物聯網等為代表的新興信息網絡技術發展，當今時代已是互聯網時代，為與時代發展同步，職業學校必須及時更新檔案管理理念，對當前檔案管理工作進行科學分析，清楚地認識其中與互聯網時代不相適應的部分，并采取有效措施解決這些不符合互聯網思維的問題、彌補存在的諸多不足，力求自身檔案管理工作在互聯網時代得到創新發展，實現檔案管理水平與能力的進一步提升。

一、當前職業學校檔案管理中存在的問題

（一）管理模式陳舊落后，缺乏信息化管理意識。現階段，從整體上看，許多職業學校的檔案管理模式仍然停留于人工收集、整理、歸檔、分類及查閱調用檔案的陳舊落后階段，不僅效率低下，而且難以保證檔案材料的真實性、難以保證檔案存儲的安全性。究其原因，主要是因為雖然當前大部分職業學校都已開始探索實現信息網絡技術與檔案管理工作相結合的有效路徑，但在實際的檔案管理實踐之中，檔案管理人員仍然缺乏信息化管理意識，不能找準信息技術與檔案管理工作之間存在的契合點。一些管理人員信息素養嚴重不足，甚至不能熟練操作信息化檔案管理系統，因而信息化檔案管理流于形式，導致檔案管理水平較差、效率較低。

（二）未能形成健全制度，檔案管理隨意性較強。制度具備規范和約束人的行為的作用，健全的檔案管理制度是職業學校檔案管理工作得以有序高效開展最為重要的保障。然而，目前許多職業學校都未能形成完善的檔案管理制度、沒有以制度的形式規范檔案管理流程、沒有建立檔案管理的統一標準（尤其缺乏檔案數字化和信息化的統一標準），這就導致管理人員在開展檔案管理實踐時規范性與統一性嚴重不足，而主觀隨意性較強，由于檔案工作人員主觀層面因素而導致檔案管理工作呈現紕漏的現象時有發生，給檔案管理工作和學校整體工作開展造成了極其嚴重的負面影響。信息化檔案管理是一項高度標準化的工作，健全制度和科學標準的缺乏，嚴重阻礙著職業學校的檔案管理工作水平在互聯網時代得到提高。

（三）信息技術較為落后，未能構建專業化系統。當前，許多職業學校的信息化檔案管理系統專業性嚴重不足，主要表現為功能不夠完備、操作不夠便捷及信息系統無法共享（如學校的OA系統、學籍系統等都無法跟檔案系統對接，無法實現實時互聯和信息共享）等方面。其中，檔案管理系統無法與其他類型信息資源管理系統實現有效對接的問題尤為突出，直接導致在需要將其他類型信息材料歸入檔案以實現內容更新時，往往需要采取人工手動輸入的方式來進行，造成時間和精力的極大耗費。究其原因，主要在于職業學校轉化應用信息技術的能力較差，沒有充分實現信息網絡技術與檔案管理工作的深度融合，因此大部分職業學校的檔案管理系統都只有簡單的目錄搜索功能，未能最大限度地發揮信息技術在材料歸檔、檔案分類與調用等工作中的強大優勢。此外，許多職業學校的檔案管理系統封閉性較強且數字化標準混亂，因而對于新興技術的應用造成了很大的阻礙，許多新興信息技術要想轉化應用到職業學校的檔案管理系統之中，往往需要較長的周期。

二、互聯網時代職業學校提高檔案管理工作水平的具體策略

（一）加強思想認識，應用互聯網思維指導檔案管理。檔案管理理念對于檔案管理模式和檔案管理實效有著直接影響，因此職業學校要想有效地克服陳舊落后檔案管理模式局限性。首先必須加強思想認識，實現檔案管理理念更新，以互聯網思維作為檔案管理的指導思維，從而為“互聯網+檔案管理”的信息化管理模式打下良好基礎。“互聯網+檔案管理”并不是互聯網技術和檔案管理工作的簡單相加，這一模式所追求的是將互聯網技術和互聯網思維深入滲透到檔案管理工作的具體環節之中，以此實現檔案管理活動的優化，提升管理效率。其中，互聯網思維是一種創新思維，具體到檔案管理領域，它要求檔案管理人員主動應用互聯網技術創新檔案管理方式及手段，使檔案管理具備互聯網實時共享和互聯互通的優勢特征。為此，職業學校應著力打破因循守舊的檔案管理模式，增強工作人員的信息化管理意識，鼓勵檔案管理人員在管理實踐中積極主動地應用信息網絡技術展開創新實踐，同時注重幫助他們了解信息化檔案管理平臺的各項核心功能、掌握信息化檔案管理平臺的各項基礎操作，有效鍛煉他們的檔案信息化管理能力。

（二）建立完善制度，保障信息化檔案管理有序進行。為保障檔案管理工作規范有序進行，職業學校必須站在全局的高度對檔案管理工作進行統籌規劃，做好頂層設計，將改善檔案管理工作質量上升為一項發展戰略，建立完善的檔案管理工作制度，以制度的形式將不同類型檔案（人事檔案、學生檔案、教學檔案等）的具體管理標準和規范管理流程確定下來，實現檔案數字化標準統一，確保同一類型的檔案嚴格按照統一標準進行信息化錄入，從而確保計算機能夠對檔案信息進行高效處理。與此同時，職業學校應在檔案管理制度中明確不同檔案管理人員的具體職責，并建立與之相應的檔案管理工作人員績效考核機制與獎懲機制，以此嚴格保證他們按照檔案管理的規范流程和統一標準展開工作，增強他們的責任意識與服務意識。對于嚴格遵守檔案管理制度的工作人員，應給予適當獎勵，以此進一步提高他們的工作積極性，為其他檔案工作人員樹立榜樣；對于因其主觀因素出現重大失職的工作人員，則應按照制度規定進行懲處，警示其他檔案工作人員。

（三）提高技術水平，打造專業化信息檔案管理平臺。唯有具備良好的信息網絡技術轉化應用能力，職業學校才能真正在互聯網時代實現信息化檔案管理并獲得檔案管理工作水平提升。為此，職業學校應加大對于檔案管理工作的資金和技術支持力度，為檔案管理工作部門購置高性能計算機，打造專門的信息化檔案辦公室，保證檔案管理工作人員能夠在良好的信息化辦公環境中開展各項檔案管理工作，進一步激發他們的互聯網思維創新靈感。與此同時，職業學校應積極與專業的計算機企業展開合作，引入計算機企業的先進技術和模式，結合自身檔案管理現狀和需求，打造符合本校實際、功能完備、操作便捷、能夠與本校的其他信息系統實現實時對接和互聯且具備高度開放性的專業化信息檔案管理平臺，將信息網絡技術應用落到實處，切實提高檔案管理效率。職業學校應注意使新興互聯網技術與檔案管理相結合，比如應用大數據技術判斷檔案信息真實性、通過對檔案進行分析和挖掘得出數字模型；應用云儲存技術，安全備份檔案內容等。此外，職業學校應加強網絡安全防護技術水平，避免檔案信息被惡意竊取、篡改或是損毀。

（四）提高人員素質，內部培訓與外部招聘有機結合。檔案管理工作人員既是檔案管理工作的實踐操作者，也是運用互聯網思維對檔案管理工作展開創新的主要人群。因此，職業學校應著力充分調動檔案管理工作人員的檔案管理主體性，打造一支高效檔案管理隊伍，以此推動檔案管理水平提升。一方面，職業學校應加強內部培訓工作，邀請信息化檔案管理領域的專家、學者以及其他率先實現“互聯網+檔案管理”模式的學校中的檔案管理工作人員為本校檔案管理人員展開培訓工作，以此幫助他們理解和掌握信息化檔案管理的基本理念和方法，促使他們主動配合信息化檔案管理改革工作并有效鍛煉他們的檔案管理創新實踐能力；另一方面，職業學校應通過外部招聘的方式，引入兼具檔案管理專業背景、良好檔案管理實踐經驗及高度信息素養的高素質檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新鮮活力。

三、結束語

總而言之，基于檔案管理工作在促進職業學校管理能力、決策能力及綜合辦學競爭力提升方面的積極作用，職業學校應敏銳地把握住互聯網時代為檔案管理工作所創造的新機遇，將各項新興信息網絡技術引入檔案管理之中，切實提高檔案管理工作水平。為此，職業學校需正視當前所存在于檔案管理工作中管理模式陳舊落后、信息化管理意識不足、缺乏健全制度和專業檔案管理信息系統及管理人員綜合素質不足等不符合互聯網時代要求的問題，通過落實在檔案管理工作中滲透互聯網思維、健全檔案管理制度、提高信息技術轉化應用能力及增強檔案管理人員綜合管理素養這些措施，推動檔案管理工作與互聯網時代實現同步，加快檔案管理信息化與智能化進程，從而有效獲得檔案管理工作水平的提高。