民營企業人事檔案管理存在的問題與對策

文/杭州正才控股集團有限公司 郭麗萍

企業人事檔案是指企業人力資源部門在招聘、配置、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中直接產生的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現，以個人為單位立卷歸檔保存起來以備查考的文字、聲音、圖像、照片、表格及其他各種形式的歷史記錄，是全面考察員工的重要依據，是企業檔案的重要組成部分，對人力資源開發、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。由于民營企業的靈活多變性，企業的組織架構調整比較頻繁，人才流動性比較大，員工的調崗和離職情況非常普遍。人事檔案收集不完整、管理不規范、存放不安全等給許多民營企業人力資源管理和人事檔案管理工作帶來了很大的困擾，本文結合民營企業人事檔案管理中存在的問題和處理對策進行了深入分析，以幫助民營企業人力資源部門做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案的重要性

1.人才是企業之間綜合實力的競爭，人事檔案是企業人才素質的信息卡片，是企業任免干部、調整組織架構，進行上層決策的重要手段。只有做好人事檔案管理工作，各企業才能在當今的市場競爭中占有主導地位，才能更好地維護企業的利益，促進企業的可持續發展。2.人事檔案是企業對員工進行評價的依據，是企業人力資源部門進行崗位設置和人才匹配的重要參考工具。一個員工能否勝任預期的崗位，能否人盡其才，除了要看他在工作中的實際表現，個人的人事檔案也是其歷次工作經歷好壞的直接體現。只有做好企業的人事檔案管理工作，保證人事檔案的真實、完整、準確，充實企業的人才資源庫，才能幫助企業人力資源部門更好地選人和用人，規避法律風險，為企業的發展儲備更加優秀的人才力量，為企業贏得最大的經濟效益。3.人事檔案是員工成長歷程的見證者，它包含了員工簡歷、考核、鑒定、崗位評定、學歷材料，獎勵、處分、任免、工資待遇、技術職稱等材料，是每位員工各階段工作經歷的真實反映。人事檔案是企業補充新鮮血液、選用新人的重要依據，也是員工維護自己合法權益、為自己尋求更好發展機遇的重要保障。

二、民營企業人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理意識淡薄。民營企業機制靈活多變，企業發展迅速，企業領導重視的是經濟效益的提升，對于一些不能產生直接經濟效益的管理類工作，則是能省就省。由于企業領導的不重視，對于人事檔案管理工作投入少，人員、辦公場所、庫房和設備等配置都不到位。由于民營企業領導對人事檔案管理工作的不重視，“挖墻角”“空降兵”的現象非常普遍。招聘人才不走正常招聘渠道，沒有審批流程，很多情況下該存檔的材料沒有留存，人事檔案的交接和轉移也流于形式，容易造成人事檔案的丟失。企業員工沒有人事檔案管理工作的意識，為了個人的自身利益，會在人事檔案資料中弄虛作假，這就造成了民營企業人事檔案的不真實、不準確、不規范，會給企業帶來很大的法律風險，給企業造成一定的經濟損失。

（二）人事檔案管理體系不健全。由于民營企業對人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案管理體系不健全。為了節省開支，經常使用兼職人員來管理人事檔案。兼職檔案管理人員素質不高，保密意識不強，對檔案管理工作的重要性認識不足。兼職人員身兼多職，工作不穩定，更換頻繁，難以勝任檔案工作。隨著民營企業規模的日益擴大，涉及的行業和領域也不斷擴充，對各行各業優秀人才的需求量日益激增，人事檔案數量也隨之不斷增加，檔案管理難度增大。由于民營企業的檔案管理體系不健全，直接影響了企業人事檔案管理工作的正常開展。

（三）人事檔案管理不規范。雖然民營企業的人力資源管理部門也會制定一些相應的人事管理制度，但是由于民營企業領導對人事檔案管理工作的不重視，許多制度執行不力。對于人力資源規劃、招聘、培訓、績效、薪酬、勞動關系等各模塊的管理工作也非常隨意，工作流程不完善。在很多情況下，某些領導的指示就是制度，這就造成了民營企業員工的簡歷、考核、鑒定、學歷、工資待遇、員工退休、離職、工傷和工亡等需要永久保存的檔案材料不完整、不準確，交接歸檔不及時，甚至遺失。而人事檔案原始資料的丟失，會對員工的發展造成不可挽回的損失，不利于人才的提升和發展，也會給民營企業的人事檔案管理工作造成了很大困難，影響了人事檔案工作的規范性。同時，由于民營企業人事檔案管理的基礎設施配置不到位，材料隨意堆放，檔案管理的環境比較惡劣，兼職人員的素質不高，檔案的轉入、轉出、查閱等不按正常手續進行，造成了人事檔案管理工作的混亂。

（四）人事檔案信息化水平不高。由于民營企業對檔案工作的不重視，各種投入不足，檔案信息化手段非常落后。在很多情況下，人事檔案管理工作主要還依賴于手工整理和查找，這使民營企業的檔案工作質量無法得到提高，效率也非常低下，從而限制了民營企業人事檔案信息化水平的提升。

三、民營企業人事檔案管理工作中存在問題的處理對策

（一）轉變觀念，提高人事檔案管理工作意識。民營企業領導的檔案意識薄弱，這是影響人事檔案工作的關鍵問題。要轉變企業領導的觀念，要讓企業領導對檔案工作的重要性有正確的認識，這樣才會在預算中加大對檔案工作的傾斜力度。只有企業領導對檔案工作重視了，才會通過正常渠道給企業招聘人才，保證人力招聘各環節正常進行，保證人事檔案的完整、準確、真實，維護好企業的利益，企業員工得到實惠后，其檔案意識才會加強。檔案管理部門也要充分認識到人事檔案工作的重要性，樹立高度的責任感，只有真正把人事檔案工作做好，保證人事檔案的真實與完整，為企業進行人才評價和員工個人職業通道的提升做好強有力的保障，企業員工才會意識到人事檔案工作的重要性，才會自覺遵守人事檔案工作的各項規章制度。

（二）建立健全的人事檔案管理體系。要將人事管理工作納入企業高層領導的議事日程，完善民營企業人力資源部門的崗位設置，增加專職的人事檔案管理崗位，明確崗位職責及工作標準，并加強培訓，提高人事檔案管理人員的專業技術水平。人力資源管理部門要對各職能部門設置用人需求，按年度報送用人計劃。企業招聘人才要經過人力資源部門統籌安排，要做到“因事設崗”，不能多頭并進，雜亂無章。企業OA辦公系統要與人力資源管理部門的EHR系統進行對接，在員工入職或離職通告發出的同時，要及時對該員工的人事檔案進行補充和更新。在各管轄子公司和項目部同樣要設置人事檔案管理崗位，對各管轄企業和項目部日益增多的人事檔案材料進行及時收集和整理歸檔，同時要與企業總部人力資源部門的人事檔案管理人員及時進行工作溝通，強化條線管理，實現資源共享。只有健全民營企業的人事檔案管理體系，才能保證民營企業人事檔案工作的順利開展。

（三）推動人事檔案管理規范化進程。民營企業機制靈活，發展迅速，在企業發展過程中，人事檔案管理工作不可避免地會出現許多不規范的情況。這就要求民營企業的行政和人事部門在實際工作過程中，要相互配合，不斷完善企業檔案與人事工作的各項規范和制度，對人事檔案工作的每個環節，都要制定出具體細化的管理舉措，同時要完善監督考核機制，加快人事檔案管理工作的規范化進程。對人事檔案要按照在職、離職、退休等進行分類，以個人為單位進行立卷歸檔。人力資源部門在員工入職時就分配好員工號，這個員工號是唯一的，可以作為人事檔案的案卷編號，這樣順序排列就不會出現混亂。如果企業的檔案庫房空間充足，也可以按照員工姓名的拼音排序進行人事檔案的排序。在收到人事檔案材料的當天就要及時進行整理歸檔，以保證人事檔案的安全，不損毀。為了保證人事檔案的安全性，人力資源部門的檔案管理人員可以借助信息技術開展檔案管理工作。將人事檔案上傳到EHR系統中，并及時做好檔案信息的更新備份工作，提升人事檔案的安全性和隱秘性。人力資源部門的工作人員還需要定期對人事檔案進行檢查核對，針對人事調動和職務任免、學歷提升等情況進行詳細記錄，保證信息的準確性和真實性。民營企業的人事檔案管理人員大部分是兼職，工作內容多，檔案專業技術水平不高，這就會對企業人事檔案工作的質量造成很大的影響。除了要加強培訓，提高檔案人員的專業技能之外，還可以定期把新入職員工的人事檔案寄存到企業所在地人才市場的檔案服務中心，委托專業的人事檔案管理機構進行專業化管理。這樣不僅可以給民營企業減小檔案存放空間的壓力，還能保證企業人事檔案的規范化和安全性。

（四）加快人事檔案管理信息化建設。在科技迅速發展的現階段，各種辦公軟件應運而生。人事檔案管理工作可以借助于EHR、檔案系統等信息化手段，利用網絡技術實現人事檔案的在線收集、存檔、編碼、查詢、借閱傳遞等，不僅可以降低檔案管理人員的工作壓力，避免手工操作的失誤，同時也能夠對企業的各種信息進行資源整合，實現大數據管理，加快提升民營企業人事檔案工作的信息化水平。

四、結束語

綜上所述，民營企業在其不斷發展過程中，人員的流動性比較大，人事檔案管理工作也面臨許多問題，嚴重制約了民營企業的迅速發展。民營企業要面對現實，不斷優化改革，完善人事工作制度，健全人事檔案管理體系，推動人事檔案管理工作規范化和信息化建設，只有這樣才能積極推動民營企業健康穩定地發展。