信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理研究

文/濟寧醫學院附屬醫院 常暖暖

伴隨時代發展和科學技術進步，人們工作質量和效率越來越高。醫院采取先進技術方案進行人事檔案管理，可以更為優化和細節處理人事檔案信息，實現人事檔案管理工作的安全性和可靠性。精細化的管理方案就是將傳統的管理工作方案再進行科學的規范化管理，實現個性化的管理以及精細化的管理。精細化管理的方案可以將管理工作的責任落實到個人，制定完善的管理工作流程，進而提升管理工作的質量，加速管理工作的效率。精細化管理具有重要作用，可以在信息化技術的支持下，完善醫院信息化人事檔案管理工作體系，達成人事檔案管理工作的改革目標。

一、醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

（一）醫院人事檔案管理現狀。傳統紙質的醫院人事檔案容易出現破損、丟失等問題，而且占據的空間比較大，不容易維護和保存。采取信息化技術進行醫院人事檔案的管理，可以有效解決這一問題，了解醫院工作人員詳細信息，作為考核、考察、提拔等工作的參考。但是，由于醫院工作人員流動性大，調動工作的同時需做好檔案移交工作，檔案管理工作人員工作不到位、理念落后，專業知識水平有限，都會影響醫院人事檔案管理工作的順利進行，不能夠充分發揮其優勢。

（二）醫院人事檔案管理存在的問題。1.檔案歸檔問題。根據醫院人事檔案工作要求可以將檔案劃分為十種類型，復雜的歸檔內容詳細地呈現出人力資源管理工作的細節內容，也呈現出醫院人事檔案管理工作的壓力。醫療衛生工作團隊的工作內容比較復雜，醫療衛生工作團隊也呈現知識密集性特征，展開全面且細致的檔案管理非常必要，然而醫院的人事檔案歸檔工作存在局限性，不能夠滿足細致的信息存儲和整理需求。2.檔案利用率低。目前醫療衛生組織應用的信息化技術方案尚且不能滿足整體人事檔案管理工作需求，將信息技術作為醫院人事檔案管理工作技術基礎支持，卻過度關注了體系建設，而忽視了后期的管理工作內容，導致建立后的人事檔案信息化管理平臺實際并沒有得到高效率的使用。通過調查研究了解到，部分醫院的檔案管理工作人員并不了解信息化人事檔案的運用，少部分檔案管理工作人員認為信息化人事檔案管理體系不存在優異的使用效果。3.檔案管理人員信息素養偏低。全面應用互聯網平臺運用信息化技術需要一個過程，同樣需要培養具備專業素養和技能的人才。由于醫院信息化技術的人事檔案管理工作開展過程中缺乏專業的工作人員，導致檔案管理工作存在漏洞。沒有定期的培訓和宣傳意識，導致醫院人員信息素養偏低，阻礙工作人員實際操作水平，人員并不具備信息化的管理理念。

二、醫院人事檔案管理精細化管理改革的必要性

重視開展信息化技術工作方案，才能夠更好地提升管理工作的質量和安全性，這也是醫院人事檔案管理工作精細化管理工作的有效途徑。應用信息化技術具有重要的改革意義和價值，能夠更好地滿足大數據環境工作需求。

（一）滿足檔案管理現代化發展需求。為滿足現代化的檔案管理工作發展要求，醫療衛生機構首先應當認識到人事檔案管理信息化的重要性，優化并完善自身的工作體系，面對日益增加的人事檔案數量和類別，從而建立巨大的人事檔案信息體系等數據。醫療衛生工作團隊的工作人員數量在不斷地增加，就需要建立更多的數據信息，全新的檔案也會不斷增加，從而構建更新的數據庫信息。傳統的人事檔案信息管理體系已經不能夠滿足巨大信息管理的工作內容要求，因此，采取信息化管理技術可以更好地精細化管理人事檔案，避免出現管理工作的失誤或者是信息檔案混亂問題。

（二）滿足醫院檔案管理模式變革需求。醫院為滿足更好的發展需求，需要變革傳統的檔案管理模式，將傳統相對粗略的信息管理方案轉變為相對精密的管理方案，即采取信息化技術方案將已經存在的人事檔案進行整合管理，重新進行數據和信息的鑒別、分析、整合以及歸檔，滿足不同檔案信息化管理的目標，從而達成精細化標準要求。采取信息化技術滿足細節管理目標，可以更好地實現人事檔案管理工作各個細節連接和共享的目標，減少傳統工作方式存在的漏洞，提升人事檔案管理工作的質量和效率。

（三）滿足提升人事檔案管理工作效率需求。為滿足醫院人事檔案管理工作的效率提升需求，采取信息化技術的工作方法可以盡可能優化醫院的人事檔案管理工作目標。將精細化管理作用作為人事檔案信息化管理的基石，在詳細分工和責任落實制度的支持下滿足深入的管理工作要求，從客觀的角度分析必然會增加人事檔案管理的工作量。如果人為操作這項工作內容不僅無法滿足細節要求，還可能出現信息錯誤或者工作失誤等問題。應用互聯網平臺進行信息化技術操作，可以在精準理念指導下更好完成人事檔案管理工作細節，保留大量人事檔案，支持醫院人事檔案管理工作順利進行。

三、信息化技術推動醫院人事檔案管理精細化策略

（一）基于人事檔案數據庫優化檔案歸檔工作。建立人事檔案數據庫，并將其作為優化檔案歸檔工作的基礎，可以有效優化醫院人事檔案管理工作細節。重視細節化和精準度的人事檔案管理工作內容，應當積極應用現代化科技，革新傳統人事檔案管理理念，針對不同職業和類別的人事檔案進行優化管理。建立數據庫模式符合現代化網絡環境的工作模式需求，可以提供更多的信息量并整合提升處理信息數據工作的效率和質量，提高傳統工作效率。信息化技術的支持讓信息比對等工作更為便利，且排除可能出現的不真實的數據信息等問題。改革對于醫院人事檔案管理工作具有重要意義，信息化技術能夠推動醫院人事檔案管理工作進度，可以實現更大數據量的人事檔案管理目標，并且有效提取更高難度的人事檔案管理數據，推進變化速度快的人事檔案管理工作質量，處理更為困難的問題，實現電子檔案應用目標。信息技術應用的人事檔案管理模式能夠實現橫向對比的目標，提升檔案管理工作質量，保證人事檔案數據的有效性。

（二）充分發揮醫院人事檔案信息管理體系作用。完善人事檔案信息管理工作職能部門的工作細節，保證人事檔案工作質量，可以更為充分地發揮醫院人事檔案信息管理工作作用。傳統構建檔案信息的工作會存在不同科室和部門共享信息效率低的情況，造成人事檔案管理工作存在困難。發現人事檔案管理工作存在的問題，采取科學應對策略，才能夠運用針對性方法建立統一的人事檔案管理信息平臺，進而實現信息共享。應用信息化技術方式可以設置檔案管理權限，保障人事檔案管理的安全性和可靠性，提高人事檔案管理工作質量。信息技術的管理方式也可以針對人事檔案的管理流程進行監督把控，實現優化管理的目標。在醫院人事檔案管理工作執行過程中，應用信息化技術方案，可以提升人事檔案管理工作的效率，并獲得相關職能部門的協助與支持。重視對醫院人事檔案管理工作的監督與管理，避免人事檔案管理工作出現失誤等問題，將工作職能落實到細節，制定相對細致的獎罰制度，提高工作人員工作的積極性，讓各部門的工作人員能夠進行良好的溝通，實現工作細節的監督與管控。

（三）強化醫院人事檔案管理團隊建設與信息資源投入。提升人事檔案管理工作團隊和個人的重視，才能夠更好地開展細節工作內容，才能夠保證人事檔案管理工作的質量。傳統的人事檔案管理工作方式比較落后，需要革新管理工作理念，充分應用現代化信息技術，要求管理工作人員能夠實現技能考核，滿足革新后的工作方式要求。定期開展工作人員的思想及技能培訓，提升工作人員思想認知的同時，加強工作人員專業管理技能水平。強化醫院人事檔案管理團隊的建設，并積極地投入信息資源，這樣可以在很大程度上避免人員操作出現的失誤等問題，提高醫院人事檔案管理工作可靠性。另外，醫院還可以配套升級信息化管理軟件等，提升管理工作效率，更新落后的設備或者軟件，降低體系維護成本。建立一個具有檔案管理意識的團隊，培養具備良好人事檔案管理認知的工作人員，對于醫院長久的人事檔案管理工作具有重要意義和價值。目前醫院人事檔案管理工作的相關人員并沒有認識到自身工作的重要性，存在整體工作素質較低的情況，對于現代化的信息技術掌握能力缺失，影響人事檔案數據建立的工作效率，實際信息技術操作和管理能力不足。構建具備精細化人事檔案管理工作的體系，需要定期為工作人員進行信息技術培訓，并進行定期的考核，重視強化人事檔案管理工作人員的思想認知，面對不具備工作能力的人員在必要情況下可以選擇勸退，以免引起工作不良情況。重點投資信息化技術設備等，能夠更好地實現信息化技術的推進，并提升醫院的人事檔案管理工作效率及進度。

四、結論

綜合上述研究內容，進行切實有效的分析、探討，從中能夠了解到，采取信息化技術的醫院人事檔案管理工作方案，能夠減輕工作人員工作壓力，同時提高檔案管理工作質量和效率。重視提升醫院人事檔案管理工作人員專業技能和科學認知，可以促進檔案管理工作的效果升級，促進人力資源管理工作進步與發展。