辦公室工作中精細化管理研究

文/湖南省漣源市道路運輸管理局 胡衛華

隨著現代經濟市場的不斷發展，在給予各個單位巨大經濟發展空間的同時，也對各個單位內部辦公室工作中原有的管理制度與模式帶來一定的難題與挑戰。為了更好地應對市場經濟需求和標準，各單位辦公室開始采用精細化管理方式，系統化、標準化管理內部運行，優化業務結構組成，提升整體的工作效率與質量，促進進一步發展。

一、辦公室工作中精細化管理特征

（一）數據信息準確性高。辦公室工作是各個單位內部運作的關鍵核心，各個單位高層管理團隊作出的每一項決定、措施，都是基于各個單位員工在辦公室工作中所整理、分析和總結內容之上，辦公室工作的數據信息準確性直接決定著各個單位項目投資、經濟目標的準確性，影響各個單位基礎運行資金分配使用額的準確性。而精細化管理正是這樣一種系統化和標準化的管理內容，嚴格要求各個單位員工的每一項操作和數據處理，確保細節性內容處理、整理與保存，以避免后期投資項目發生突發事件，及時找到關鍵性、細節性工作內容，減少各個單位內部的經濟損失。

（二）注重管理創新優化。精細化制度本身在辦公室工作中應用的目的，是為了滿足多樣化市場經濟變化對于各個單位內部工作的要求和標準，其并非一成不變的管理制度內容，會以各個單位實際工作需求和市場經濟變化為出發點，實時跟進制度的應用情況，而不斷對細節內容進行優化和改善，并在不斷嘗試和優化過程中，尋找到最適合各個單位發展的管理方式，使得各個單位運行效率與質量隨著經濟市場的需求變化而提升，增強各個單位內部的創新力量，保障各個單位在經濟市場中始終占有一定的市場份額。

（三）堅持以人為本的底線。對于各個單位來說，員工是各個單位發展的基礎力量，因此在進行辦公室精細化管理的過程中，要堅持以各個單位員工為基本依托，而不是盲目跟從現代市場經濟發展和各個單位管理制度內容，直接照抄照搬進行精細化制度實施，造成各個單位員工出現反抗與抵觸意識，從各個單位員工需求和能力出發，優化獎懲制度與福利待遇，嚴格工作流程內容，激勵各個單位員工的積極性以及激發其自身的潛在能力，強化員工之間的交流合作，從而最大程度發揮出辦公室工作中精細化管理的功能。

（四）堅持可持續發展。可持續發展是新經濟市場背景下，一項特別的、先進的單位管理理念，其打破了各單位原有的發展方案與模式，使得各個單位管理團隊不得不開始考慮如何將可持續發展理念應用到各個單位發展中，利用精細化管理制度的內容，通過將兩種機制和模式有機結合起來，逐步落實到各個單位工作內容與環境中，使得各個單位員工一邊工作一邊接受可持續發展理念的普及，進而對于可持續發展理念具有一定的了解和重視，待相關制度內容真正落實，單位員工早已習慣該種模式內容，能夠更好地提升各個單位工作效率水平。

二、辦公室工作中的精細化管理原則

（一）數據化原則。數據化原則是精細化管理原則的基礎內容，能夠直接顯現單位內部運行的工作能力與邏輯，不僅能夠將所有工作內容信息簡單、明了地展現出來，還能夠科學合理規劃各個單位內部有限資源，最大程度避免員工工作中帶入私人情感問題，讓員工明確自身能力和水平，從而以更加理性和長遠的眼光規劃各個單位未來發展方向，綜合提升管理團隊的專業能力水平。且隨著現代信息技術的不斷引用，工作內容數據化對于辦公室工作來說也是必經過程，數據化原則能夠加速其在辦公室工作中的融合應用，促進各個單位工作技能進一步提升。

（二）操作與控制性原則。操作性是指在制度實施過程中，需要對制度內容進行優化和提升，因為不是所有制度內容都具有合理性，管理團隊要定期對于精細化實施情況進行調查和總結，及時對制度內容中存在的問題和不足進行改善，不斷提升精細化內容和管理范圍，提升各個單位辦公室工作效率和質量；而控制性原則是指通過細節化、標準化的工作掌控，來加強對于辦公室工作的管控力度，特別是一些容易出現操作不當和流程錯誤的細節內容，從根源上減少相關問題的再次發生，有效避免了單位內部不必要的經濟損失。

（三）精益求精原則。在實際的單位辦公室運行過程中，因為工作眾多、流程繁瑣，容易出現細節性問題，輕則造成辦公室工作出現混亂，重則造成各個單位損失大量資金。應對這一問題，在精細化管理制度中一定要遵循精益求精的原則，明確規劃未來發展方向與目標，擺正自我工作態度和行為，積極應對工作中存在的問題與挑戰，嚴格要求自我工作技能操作規范化，確保每一項工作內容都能夠準確且詳細，利用有限資源帶來最大的經濟效益。

三、加強辦公室工作中精細化管理的措施

在辦公室管理工作中，只有強化精細化管理，才能夠提高管理的質量和水平，滿足管理的需求，提高管理的效率，進而實現辦公室管理工作的有效運行和順利完成。下面將針對加強辦公室工作中的精細化管理措施進行分析和探討。

（一）提升管理團隊的專業能力。加強辦公室工作精細化管理的首要措施，就是提升管理團隊的專業能力水平。因為管理團隊是實現精細化管理的重要運行力量，只有將管理團隊行為操作精細化才能夠保障所得到的信息數據內容的精準化。那么各個單位需要重新對于管理團隊人員進行規劃布置，組建高專業水平團隊以及相應輔助團隊，在滿足人才數量供應需求的同時，也能夠通過這種輔助工作的方式，讓輔助團隊進行學習和成長，不斷對團隊內部專業能力與操作標準進行提升，同時各個單位要為這些管理團隊定期提供專業技能培訓與考核，為績效優異者提供外出深造學習的機會，接觸更多先進的單位管理模式和辦公室操作模式，從而對見識范圍進行擴展、專業能力進行提升以及對管理理念進行創新，為管理團隊帶來更多的創新性管理建議與制度內容，提升管理團隊的專業能力水平，保障各個單位工作的高效、順利進行。

（二）完善相關管理制度內容。正所謂，沒有規矩不成方圓，想要確保精細化制度能夠落實在實際的管理中，需要完善的管理制度內容，結合各個單位實際發展情況，在國家管理制度法規的基礎上，制定一套完整的精細化管理制度，細化辦公室流程環節中各項細節內容，清晰規劃不同部門的責任與任務，依照責任制度選擇相應的部門管理人員統一進行工作布置，實現對辦公室工作內容的規范化、標準化和流程化，使得員工在明確自身工作任務的同時，還能夠增強自我工作責任意識，積極主動地配合制度措施落實、遵守管理制度內容，阻斷不良分子妄圖利用制度細節漏洞破壞各個單位利益行為的發生，同時還要完善相關的獎懲制度內容，從員工實際需求出發，完善制度內容以滿足各個單位員工在經濟和精神上的需求，員工會以積極工作態度對待工作中所面臨的困難和挑戰，從而營造出高效有序的辦公室工作氛圍，有效提升各個單位的經濟效益。

（三）塑造單位管理文化。相較于國外機構文化發展歷程，我國單位文化發展起步較晚，整體發展時間過短，造成很多單位內部對于精細化管理產生錯誤認知，進而造成辦公室精細化管理始終無法到位。應從各個單位高層管理團隊開始，改變原有的思想意識，明確辦公室精細化管理的重要性，以可持續發展和長遠發展的眼光，科學合理規劃各個單位未來發展方向，重視單位各類文化建設，給予員工正向的思想引導，帶動單位整體工作積極性，從而推動各個單位高效運行。同時還要對于管理團隊樹立針對性的職業道德，通過單位文化樹立與發展目標確立，使得管理團隊明確精細化工作的重要性和必要性，也明確自身工作作風對精細化管理的影響，嚴格依據工作流程要求，以認真嚴謹的態度對待每一項工作內容與環節，特別是容易出現問題的工作細節，避免亡羊補牢，花費大量精力來彌補前期工作問題，提升管理團隊整體的工作效率與質量，促進各個單位綜合管理能力提升。

（四）控制資源消耗量。除了以上三項加強辦公室工作精細化管理的措施以外，還要控制資源消耗量，這是近年來經濟市場中對于各個單位管理發展的一個新要求。在競爭激烈的各個單位經濟市場中，單位基礎能力水平是一項考慮標準，各個單位基礎運行成本也是一項考慮標準，面對這一因素，各個單位要正視降耗節支舉措對于單位運行成本控制的重要性，通過各單位內部的各種宣傳途徑，向員工宣傳降耗節支的內容與意義，落實各項降耗節支措施制度，牢記這是一項長期性的宣傳工作，應當潛移默化讓員工形成該種意識，而不是強制性對員工進行思想意識宣傳，引發員工對于降耗節能意識的抵觸。同時要建立相應的監控體系，定期對于辦公室工作進行審核和檢查，全面調查降耗節支實施的反饋情況，在提升員工自我責任意識的同時，對精細化制度與降耗節支措施內容進行優化，遵守人性化和合理化基本原則，為單位員工創造更加優質的工作環境和文化氛圍。

四、結語

綜上所述，精細化管理不僅對于辦公室工作效率提升具有推動性，且對于各個單位管理制度優化也有重要性。因此，單位要重視精細化管理對辦公室工作管理與發展的重要性和必要性，轉變以往過分保守的管理理念，強化精細化的管控投入力度，組建更為專業的管理團隊，增強辦公室基礎人力資源力量，樹立正確的單位文化與精神文化，同時不斷完善相關管理制度內容，系統化管理辦公室工作流程與環節，使降耗節支措施在單位工作中真正實施。控制單位基礎運行成本，提升單位的整體運行效率和質量，為單位在未來經濟市場中進一步發展和產業轉型提供堅實基礎。