高校辦公室工作質量提升與創新發展思路

文/南京理工大學紫金學院 苗文婷

習近平總書記在全國教育大會上強調，教育服務提高經濟和社會發展能力，優化大學區域布局，部門結構，專業設置，建立部門專業動態協調機制，加快一流大學和領導部門的建設，積極實施創新驅動發展戰略，并專注于開發創新，組合和應用的人力資源。在服務模式中進行管理的創新，使高校辦公室的工作性質與發展模式得到升級，高校辦公室需要對高校的環境因素與發展走向進行明確，也是高校辦公系統的中心點，只有通過逐漸加強的服務辦公模式，才可以使高校辦公的效用逐漸加強，所以高校辦公的模式創新也是高校辦公的活力所在，如果辦公的路徑一成不變，則會對高校整體的辦公能力與行政能力造成不良影響，再按照計劃經濟時代的思維方式，不去創新，就會真正成為一個被遺忘的角落。以創新求發展，是其適應時代發展的必然選擇。因此，如何提高高校辦公室的工作水平、增強辦公室的服務能力，是當前亟須解決的重要問題。

一、當前高校辦公室工作現狀

（一）從當前的工作理念來看，缺乏較強的創新意識和專業素養。信息素養與科學文化素質緊密相連，沒有一定的科學技術知識，文化知識和計算機操作知識，沒有一定的外語水平，難以真正提高信息素養。部分高校辦公室工作人員對信息技術設備存在恐懼，一見到英文就很頭疼。缺乏知識導致了思想和行動的障礙，從而限制了信息素養的增長。“這說明辦公室工作人員團隊的信息素養，以及導致辦公室工作人員質量要求的信息時代不是很適應，迫切要求我們必須努力提高辦公室工作人員的信息素養。”目前大多數上班族在實踐中，受傳統經驗和不良思想的影響，工作沒有主動性。應該制定新計劃，從原始工作模式的心理認同，一步一步完成。事實上，辦公室工作非常靈活，新情況會隨時出現，要隨時做好心理準備來解決新的問題。從目前來看，個別高校辦公室工作不能創造性地發揮他應有的職責和功能。

（二）從當前人才隊伍建設來看，缺乏合理的隊伍結構。高校忙于處理日常事務的辦公室工作人員，對于管理的時間沒有較為科學的規劃。辦公室工作人員應想方設法完成日常工作，致力于維護教學、辦公和其他部門的正常秩序，以完成任務。目前，個別高校的教學管理能力處于較低水平，客觀上影響了教學。高校辦公室應提高管理能力。“從學術權力和行政權力的角度來看，大學教職員工可以分為兩種類型。根據職稱，教師分為教授（助理教授）和講師。行政人員可按職務劃分為董事和部門負責人。由于部門和職位之間的劃分，大學教職員工的角色差異更加復雜。角色上的差異會導致信息不對稱和利益沖突。”當然，造成這種隊伍結構不合理的原因，是多方面的。在當前，行政部門的工作人員，雖然也是高校教師的重要組成部分，但其主要承擔的是行政管理工作，也有的會兼職或全職為學生授課。辦公室工作人員的這種職能劃分不清，嚴重干擾了正常的辦公室工作。

（三）從當前人員的職業能力來看，缺乏一定的工作意識。目前部分高校院系辦公室工作人員學歷層次良莠不齊、系列不同，既有高職稱人員，也有部分屬于“半路出家”，水平不一。有些工作人員未經過專業訓練，這使得高校辦公室的工作無法整齊劃一地開展，也使得部分工作人員的職業素養無法得到提高。這就很不利于高校教育事業的發展。辦公室工作人員工作是對領導的服務，辦公室工作人員工作的變化總是隨著領導的變化而變化，領導工作從內容和形式方面直接影響和制約辦公室工作人員，從而決定了辦公室工作人員被動工作。“辦公室工作人員活動的要求隨著時間、地點和領導者的不同而不同。辦公室工作人員活動必須服從領導議程。”因此，辦公室工作人員要樹立積極主動的工作意識，不懂的地方應當多學、多問，擅長的地方應當主動為領導分憂，切實發揮自己的主觀能動性。

二、高校辦公室工作質量的創新發展對策

（一）強化督查督辦檢查職能，使得領導決策更加科學。督查、督辦、檢查是高校辦公室的重要職能，諸如此類的功能主要體現在兩個方面：一方面，對于上級文件與重大事項記錄與落實的重點，要通過倒敘的方式進行核查，在這個過程中，不僅要看工作的計劃、流程，更要看工作的效果；另一方面，要對全校師生所反映的問題進行處理并反饋跟蹤，對于高校所指定的發展規劃與目標進行充分理解并執行。要做好這兩個方面，就必須運用監督檢查的手段，有效推動各部門完成好各項任務。要深入開展督查、督辦、檢查工作，要及時、有效地抓住實際工作的主要環節和重點方面，按照工作的實施情況，進行全面觀察、客觀分析、綜合評價，然后立即給政策決策部門進行反饋。在發現問題和進行反饋的過程中，對于前任領導所制定的任務調整問題要結合實際情況，避免銜接不當所造成的失誤，并且在這一過程中將經驗進行分享，再通過高校所制定的管理辦法，在實際管理的應用中挖掘更多有價值的信息，使領導的決策與方針下達更加明確與具體。

（二）在協調工作中掌握技巧，提升協調工作的效率。善于協調、懂得配置，是辦公室工作人員必須掌握的工作技巧。協調人員要對協調過程中的方式方法進行思考，運用協調的特定技巧，以及在日常工作中所積累的經驗，進行工作的開展。但在協調過程中遇到無法依靠自身力量解決的問題，務必及時報告，與高層領導者制定解決方案，共同解決此問題，并提高大學辦事效率。“此外，協調要有耐心，在工作中認真處理問題，具有一定的協調能力，進一步提高辦公室工作的質量。”辦公室工作效率的提高，離不開各方面資源的協調與配置，在傳統意義上，時間、人、財、物、信息等資源都是協調的重要方面。尤其在新媒體迅速發展的今天，辦公室工作要依賴于網絡信息平臺。因此，這對人的協調能力提出了較高的要求，不僅要善用傳統的協調方法，也要掌握新媒體方法。總的來說，要提升辦公室的整體工作效率，就應當不斷更新理念、不斷提升協調配置資源的本領。

（三）優化高校辦公室管理方式。要加強專業人才隊伍建設。隨著全國高校改革的不斷深入，以及大學運營規模的擴大和教育管理改革的加強，各類大學對個性化需求和信息更新速度提出了新的要求。衡量一個教育工作者的能力，可以依據其信息化水平進行評判，現階段科學技術的應用中，教育對信息化的依賴程度不斷提升。具體來說，信息化教務管理可以在以下幾個方面實現：一是對于信息系統應用方法的掌握情況，現如今教學過程以及教學資料的管理過程中都需要使用信息技術進行規范化采集與處理。在對教務系統的工作中，關于學生信息管理的過程充分依靠電子信息技術，對資料進行統計、修改以及存儲等環節的工作。二是現代通信方式熟練操作和運用郵件、QQ、信件、微信等。三是綜合處理各類教育活動中獲得的信息，獲得準確有效的教育管理數據和信息，幫助領導和部門決策，規范教育管理流程，提高教育效率管理。應該注意教學的建設。大學管理者應充分認識到教學隊伍建設的重要性，以提高大學教學質量。教育是大學教育管理中的重要位置。“教育為維護正常教育秩序和促進學校的現代化管理做出了重大貢獻。我們充分肯定工作和教育的重要性，創造良好的工作環境與和諧的工作氛圍，并加強人道主義考慮和對教育活動的尊重。”我們可以在教育方面享受與其他員工相同的待遇，為理性發展創造空間，并鼓勵參加各種形式的培訓，增強他們的專業知識。學校是由專業教師組成的團隊，而學校的教育團隊則與建設和發展的方向相結合。

在高校辦公室的管理中，充分體現了校園管理的綜合性，其管理的表現方式對高校各部門有不同程度的影響，也對各個部門的關系進行協調與處理。因此高校辦公室的日常工作作為中間樞紐而存在，并且由于其工作面的廣闊性，辦公內容紛雜且龐大。在大學辦公室的協作工作中，不僅通過人為選擇適當的協調方法，掌握某些合作技能，進一步開展分工合作，還可以提高大學辦公室協作工作的質量，提高大學辦公室的辦公效率，改善大學辦公能力。