突發公共衛生事件背景下如何提高高校辦公室工作效率

文/中國藥科大學校長辦公室 邊笑非

2020年，全球經歷了大規模突發公共衛生事件。隨著我國國內情況得到有效控制，社會逐步復工復產，外防輸入、內防擴散成為社會發展的新常態。面對百年未有之變局，人們在逐步適應突發公共衛生事件帶來的對工作、學習、社交方式的改變。高校辦公室作為中樞機構、綜合協調部門，起著內外溝通、左右協調、上傳下達的重要作用。信息高密度交換、人員往來繁雜，辦文、辦會、辦事在正常的生活狀態下運轉，對辦公室人員來說都是高強度、超負荷。在突發公共衛生事件背景下，受人員流動限制，過去一些行之有效、簡單便捷的工作方式被暫時擱置。一些辦公室工作因此延緩，一些應該急辦的事情變成了緩辦，一些正常的對外交流活動因受突發公共衛生事件的影響而耽誤等等。面對此種情況，我們作為高校辦公室的工作者，應該努力創新工作思維、創新工作方式，將突發公共衛生事件帶來的影響降到最低，保證辦公室工作高效運轉。

一、要激發高度的政治責任心

全國突發公共衛生事件得到有效控制之后，各地一邊防擴散、一邊干工作，還要時不時應對國內零星衛生事件的突發。在非常時期，辦公室作為學校的窗口、門面，工作作風直接反映學校的工作面貌。辦公室應對突發事件的態度和能力，直接反映高校領導對工作的重視程度。辦公室人員在特殊時期更應該以高度的政治責任心帶頭堅守崗位、帶頭履職，帶頭遵守防控期間的各項管控措施。在大是大非面前保持頭腦清醒、旗幟鮮明，經得起大風大浪的考驗，任何時候任何情況下都要做到政治立場不移、政治方向不偏。

今年是中國共產黨成立99周年。百年大黨、百年歷程、百年風雨、百年輝煌。我們的黨一路走來依然生機勃勃，最根本的原因就是堅持為人民服務，堅持“不忘初心、牢記使命”。在全國突發公共衛生事件面前，很多醫護人員逆向而行、舍小家為大家；很多人民警察辛苦工作、保衛一方平安；社區工作者、外賣小哥、環衛工人等等，雖然工作不同，但他們都在自己的崗位上為社會作出了積極貢獻。榜樣的力量是無窮的，榜樣給人指引方向，這些正能量應該成為辦公室人員學習的榜樣。

在高校這樣一個高知群體中，辦公室人員大多受過良好的專業教育，綜合能力、政治素養普遍較高。聽指揮、能干事、干成事是辦公室人員的基本素質。特殊情況下，如何進一步調動和激發辦公室人員的主觀積極性，不僅僅靠剛性、硬性的管理規定。雖然職級晉升、榮譽獎勵是一個非常重要的方式，但更重要的要從精神上和內心深處塑造高度的政治責任感，摒棄做“自己的精算師”的思想和動機，把群體需求和自己的利益達成共振，把工作方向落在為人民服務上，才能進一步激發辦公室人員的工作熱情。

二、要充分提高辦公信息化水平

隨著現代科技的快速發展，信息化水平大幅提升，大部分高校辦公室積極推進辦公自動化建設，日常業務辦理逐步形成線上與線下雙結合的工作模式。全國突發公共衛生事件背景下，人員流動受限，但是工作要繼續開展，這就倒逼辦公室進一步提高辦公自動化水平。目前，高校辦公室主體工作可以分為兩大塊：對外聯絡交流和對內事務辦理。再具體一點就是我們常說的辦文、辦會、辦事。在這些工作中，我們都可以加入“云上辦公”的元素。

（一）在辦文方面。各高校借助先進的通信技術，開展“云教學”“云招聘”“云答辯”等等取得了顯著的工作成效。這些云技術的先進性應該對辦公室文秘工作開展有著積極的借鑒意義。許多高校已借助OA協同辦公軟件，從電子公文收取、登記、批示、轉辦、落實、督辦等各個環節基本上都可以在“云上”進行，不見面審批、不見面服務成為現實。能從線上辦理的盡量“一鍵提交、一次辦理”，減少人與人之間的物理接觸。這樣不僅提高了工作效率，也有效預阻斷了病毒的傳播。尤其是在特殊時期，網上辦文相對于傳統紙質公文的處理提高了辦事效率。

（二）在辦會方面。視頻會議的優勢在全國突發公共衛生事件期間逐步體現出來，它的優點主要體現在高效、快捷、靈活、不局限地點，缺點是不利于參會者感受現場的整體氛圍，體驗感不如傳統會議明顯。但是，在非常時期，大量運用視頻會議部署、推進一些日常工作不失為一種有效的選擇方式。當前，社會上普遍流行的視頻會議軟件有釘釘、微信、小魚易聯、學習強國等等。另外，教育系統本身建有視頻會議專線。一些上級部門需要部署的工作，基本上都是通過專線視頻的方式召開，這樣大大降低了地方高校領導干部和工作人員乘坐公共交通工具前往參會地點感染病毒的風險。這些有效的視頻會議共同解決了非常時期因人員流動受限導致的會議無法如期召開、拖延的問題。

（三）在辦事方面。全國突發公共衛生事件期間，高校對外交流接待工作勢必受到影響，一些正常的校企合作、校友活動、來訪交流都會受到限制。在這方面，辦公室對外接待交流要根據國內各地發布的風險地區等級，及時調整進入學校人員的條件、提前審查進入人員的健康碼，以確保大學校園這一方凈土。在確保校內安全的前提下，校內辦事可以逐步恢復到正常狀態，但是仍要按照各地教育系統發布的非常時期防控手冊做好相應工作。比如，食堂就餐、空調使用、口罩佩戴、校內大型活動安排等等具體細節。而高校辦公室人員在這些工作中要吃透公共衛生事件防控政策和規定，為領導工作和決策提供有效的參考信息。

三、要熟練運用辦公自動化設備

隨著國家信息化建設的提速，高校逐步開展了“一卡通”、無線網、刷臉進校園等等“智慧校園”建設，對學校整體管理起到了良好的效果。但是，突發公共衛生事件防控不僅是對社會管理的一次“大考”，更是對高校信息化建設的一次檢閱。“工欲善其事，必先利其器”，高校辦公室提高工作效率離不開熟練運用信息化設備。在非常時期，協同辦公的形式從“部門到部門”，深入到“人與人”，用戶范圍從行政干部擴大到每一位教職工，視頻會議從過去的一年幾次、十幾次增加到現在的隨時隨地可能召開的各級各類視頻會。另外，有些網絡資源只能通過登錄校內IP訪問。比如，圖書電子資源、期刊網絡資源等等，這就需要高校辦公室和信息化建設部門一起采取措施，增設VPN等校外訪問服務器的方式來提高師生的辦事效率。尤其是OA協同辦公系統和電視電話視頻會議操作系統，這些新的辦公設備都需要提前培訓辦公人員，做到熟練操作。

突發公共衛生事件期間的高校辦公室工作承擔著本單位信息報送的重要任務，而“數據”是其中重要的支撐元素。以個人健康信息收集為例，有效的信息采集、監測、報送、數據分析，對高校領導研判當前本單位防控工作起到重要的參考價值。突發公共衛生事件發生后，一些學校在很短的時間內能夠快速實現全校上萬人的數據信息報送，這個背后依托的不僅僅是超強的高校辦公室工作能力，更是有效的大數據支撐。但是，有些高校在數據報送方面就暴露出短板，數據報送重復、錯誤等等問題凸顯出來，這其實是前期學校信息化沒有做好。可以這么說，這次突發公共衛生事件是一個催化劑，一方面，提醒學校要加快學校信息化建設工作；另一方面，非常時期因防控工作需要，倒逼高校辦公室人員進行自我管理加速提效，全面提高個人綜合能力。

四、要關心關愛身邊的同志

突發公共衛生事件期間，高校辦公室工作人員非常辛苦， “白加黑、五加二”，每天的工作事務繁雜、難度加大。作為學校的窗口單位，工作人員要時刻保證臉好看、門好進、事好辦。同時，還要高質量保證完成領導同志交辦的其他任務，對領導交辦的工作，要雷厲風行、立即落實、及時回復，不能總是正在進行時，永遠在路上。在這種高強度的工作之下，辦公室人員要學會互相幫扶。特別是領導干部，要關心關愛自己身邊的同志，關心辦公室的同志主要體現在以下兩個方面：

（一）提供進步機會。很多辦公室同志，常年陷入具體的日常業務，在文山會海中忙碌、在辦事中奔波，低頭干活的多，抬頭看路的少。在職務晉升受指標限制的情況下，高校領導要多考慮給辦公室同志提供學習交流的機會，展示自我的平臺，打通職級晉升的通道。如果一個長期在辦公室工作的同志，工作水平、工作能力、工作作風若干年還沒有進步，除了該同志自身一些因素之外，可能領導對其關心愛護不夠，提供平臺展示不夠，提醒點撥不夠。尤其是辦公室年齡較大的員工，可能因為歷史原因、個人原因一直原地踏步，這個時候領導干部就要主動找老同志聊天，找到癥結，幫助老同志重新煥發工作的熱情。

（二）關心大家的生活。突發公共衛生事件是一場戰爭，辦公室是司令部。心氣順了，干工作才有精神。大后方穩了，前方才能打勝仗。領導干部要時刻關心關愛身邊的同志，大家在一起共事是緣分，千萬不要有什么解不開的結，化不開的矛盾。“累人不累心”才能干好事業，干工作要有人情味。我們要努力做到“忠孝兩全”，個人生病、家里老人生病，要及時向領導報告請假，請求領導暫時幫助協調工作。在人困難的時候，能幫一把是一把，能扶一下是一下。這不僅是對員工的關愛，更是考驗領導干部的管理藝術。做得好會得人心、暖人心，會提高整個辦公室團隊的戰斗力、凝聚力、向心力。

五、結語

習近平總書記說：“房間要經常打掃，鏡子要經常擦拭。要教育引導各級黨組織和廣大黨員、干部經常進行思想政治體檢，同黨中央要求‘對標’，拿黨章黨規‘掃描’，用人民群眾新期待‘透視’，同先輩先烈、先進典型‘對照’，不斷叩問初心、守護初心，不斷堅守使命、擔當使命，始終做到初心如磐、使命在肩。”高校辦公室作為窗口部門，工作人員更應該嚴格要求，做好文秘工作、綜合協調工作、對外交流工作，不斷提高自身政治素養，熟悉各類業務，不斷運用信息化提高辦事效率。越是面對嚴峻復雜的局面、越要體現共產黨員的奉獻精神，越要體現領導干部對黨員的關心關愛。面對突發公共衛生事件，我們只有上下同心、守望相助，才能團結一致，提高工作效率，才能打贏高校防控保衛戰。