信息化背景下企業檔案利用服務實踐研究

文/中國電信股份有限公司紹興分公司 屠志萍

隨著社會經濟的快速發展，通信行業作為經濟生活的重要保障行業，獲得了極大的發展機遇。檔案管理工作作為通信企業管理活動的關鍵組成，對企業的經營管理起著積極作用。而傳統的管理理念已經不能適應企業發展的需求，管理部門要合理利用信息技術，提升檔案利用服務效率，對企業發展形成高效的推動作用。

一、通信企業檔案工作發展的重要性

檔案管理工作作為企業管理活動的重要組成，為管理決策的制定執行和經營管理高效運行提供有效支持。隨著企業經營規模和業務范圍的不斷擴大，檔案工作已經得到管理層的普遍重視，制定了完善的管理機制，以充分發揮其重要作用。對通信企業來說，通過對相關技術研發、通信工程、通信設備和企業管理運行等方面的信息進行全面細致的收集，編織成完善的檔案資料，可以為經營管理活動的高效運行提供有效的數據依據。對于技術檔案的管理，能夠為技術研發工作提供可靠的數據支持，為技術人員提供便捷的查詢服務。而對通信工程來說，工程檔案資料能夠為項目設計和施工環節提供有效的參考，為后期管理維護工作提供相應的依據。同時通過對管理運行信息的分析和整理，對企業的管理決策提供依據，保證決策的制定能夠符合企業發展要求。

二、通信企業檔案利用服務的特征

首先，對經營管理過程全面覆蓋。檔案管理工作需要對企業運行信息進行全面收集，對各個管理環節進行高效滲透，保障檔案資料的全面性，要對資料信息進行深入分析，提取價值信息，進行完善的保存，為管理活動提供可靠的數據依據。通信企業檔案資料包含企業經營管理活動的各個方面，能夠對管理運行過程中產生的數據進行詳細收集和處理分析。但是在實際的利用過程中，使用者的需求存在個體間的差異，這就要求檔案服務工作充分結合相應的需求進行針對性的服務措施，要對信息資料進行全面的分析處理，提取關鍵信息，形成完備的資料數據庫，設定科學的檢索程序，能夠及時滿足使用者需求，提升服務水平。其次，檔案管理的及時性。需要對各個運行環節進行信息資料的準確及時收集，提供高效的服務，讓使用者能夠得到準確的信息，保證相關工作的高效推進。對于通信企業來說，通信技術的革新速度不斷提升，需要加強研發與生產管理活動的融合，將研發成果及時推廣。這就要求檔案服務工作提升時效性，能夠對相關研發成果、工程資料和技術文件進行及時收集整理，形成對管理運行的有效支持，同時要完善服務體系，充分考慮到通信企業的實際管理運行情況，進行服務形式的科學優化，使服務工作能夠為使用者提供便利。最后，利用服務的綜合性。要對使用者的需求進行詳細分析，通過對檔案資料的深入分析，能夠滿足使用者的不同需求。

三、信息化背景下企業檔案利用服務的走向

信息技術在檔案工作中的廣泛應用，為檔案資料的利用服務工作提供了高效的技術支持，通過對資料信息的深入分析，對現有的利用服務形式進行科學完善，提升利用效率，為使用者提供更加優質快捷的服務，為企業經營管理決策提供有效的數據支持。這就要求檔案部門合理利用信息技術，對管理工作進行優化，建立信息化管理流程，取代傳統的以紙質檔案為主要形式的管理模式，實現資料信息載體的科學轉變，利用電子存儲形式，提升管理效率，保證資料存儲的安全。形成在線管理流程，使用者能夠通過網絡渠道完成檔案的查詢、調閱等操作，并結合企業管理規定，為使用者制定相應權限，在權限內提供相應的服務，并對檔案使用過程進行實時監控，防止違規使用行為出現。同時，檔案開發力度的提升，能夠對資料進行科學的處理分析，進而提取關鍵信息點，對檔案形成更加全面準確的描述，使用者可以通過檢索系統，對檔案數據庫進行及時訪問，結合檢索要求，提供更加準確全面的服務。同時通過對資料信息的深入分析，能夠按照實際需求，為使用者提供定制服務，提升服務效果。在管理過程中要充分結合企業管理運行實際，提供精準的檢索方案，能夠對檔案資料進行準確定位，提升服務效率。

四、企業檔案利用服務研究探索

（一）提升對檔案利用服務的重視。在實際管理工作中，檔案管理部門過于重視檔案的存儲工作，不能對檔案資料進行合理的開發利用，管理形式相對落后，只能進行相應的查詢調閱服務，同時相關服務工作的開展缺乏有效的支持，不能為使用者提供便捷的服務。這就要求企業管理部門加強對檔案資料利用服務的重視，制定相應的制度對管理過程進行有效規范，充分整合檔案管理資源，對利用服務工作提供有效的支持。要轉變傳統的管理形式，充分結合企業發展形勢，對管理工作進行科學的指導，合理利用先進技術，加大對檔案資料的開發力度，實現管理水平的提升。同時要制定完善的檔案服務機制，為使用者提供優質服務，為各個管理部門提供有效的管理決策依據，提升企業整體的經營管理效率。

（二）完善管理機制。檔案管理部門要充分結合檔案利用服務工作的實際需求，建立完善的管理機制，為利用服務工作提供有效的制度保障。對相關工作流程進行科學的規范，根據實際工作需求，制定合理的工作標準，使利用服務工作能夠得到切實落實。同時要制定完善的監管機制，對管理過程進行有效的監管，保證管理制度能夠得到高效執行，推動利用服務工作能夠取得良好的效果。要制定完善的考評機制，特別對檔案服務工作的開展效果進行全面的考核，形成有效的反饋，對服務工作進行針對性的優化和調整，提升服務水平。管理機制的制定要充分結合通信企業的實際需求，要加強與各個職能部門和項目施工部門的協調，通過制定完善的協作機制，實現對企業生產運行數據信息的全面收集，提升各個管理環節對檔案工作的重視，推動整體檔案管理水平的提升。同時要結合部門管理實際，進行資料收集整理標準的科學制定，形成統一的檔案編制形式，并進行數據化的轉變，能夠借助信息技術，按照規定的標準和流程，推動各個管理環節高效開展，有效提升管理效率。同時要提升服務意識，結合實際需求對管理機制進行科學優化，制定完善的線上檔案操作流程，使用者能夠根據自身工作需求，通過網絡途徑對檔案資料進行檢索、調用等服務，提升服務效率。

（三）加強檔案開發。當前的檔案管理工作中，檔案資料得不到有效的開發利用，只是進行簡單的整理、編制和存儲工作，不能為企業管理運行提供相應的支持。而隨著社會經濟形勢的波動，企業面臨著嚴峻的市場競爭壓力，提升檔案管理水平，已經成為提升競爭力的關鍵環節，能夠為經營管理活動提供可靠的依據和參考。這就要求管理部門轉變傳統的管理理念，加強對檔案資料的開發，充分挖掘其中的價值信息，并進行科學的編制。要制定完善的資料信息收集標準，實現對企業管理活動的全面覆蓋，并對資料信息的形式進行統一規范，提升資料收集效率，保證資料的全面真實。特別是對通信企業來說，檔案資料能夠對企業的經營活動和科研工作提供有效的支持，加大對檔案資料的開發，要積極利用信息技術手段，如大數據技術，對大量資料信息進行細致的處理分析，準確提取價值信息，形成全面的數據信息庫，充分滿足各個職能部門和員工對檔案的使用需求，提升檔案的利用率。

（四）創新服務形式。檔案管理部門要轉變傳統的檔案服務意識，創新服務模式，實現服務效果的提升。要對企業經營管理活動進行深入研究，充分提取相關職能部門的意見建議，對服務模式進行科學的優化和改進，能夠滿足經營管理活動的需求。同時要利用信息技術優勢，對檔案服務體系進行科學完善，建立信息化檔案管理平臺，結合企業實際需求，完善檢索機制，滿足企業發展需求。同時要借助網絡渠道，實現管理平臺的在線訪問，通過對使用者設定相應的權限，實現網絡服務過程的安全高效運行。隨著企業生產規模和業務范圍的不斷擴大，管理運行中的數據資料不斷增多，加大了檔案管理壓力，要科學利用大數據、云計算等先進技術，對信息化管理平臺進行科學升級，減少硬件投入，提升運行效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設。當前檔案管理工作人員的配置不夠科學，存在缺乏專業素養和信息技術的現象，不能對信息化管理流程進行科學的管理和操作，使得服務水平無法得到有效提升。這就要求檔案管理部門加強對工作人員的培訓教育，深入企業生產管理一線，提升對企業實際運行環節的了解，提升管理水平。對于通信企業來說，企業管理活動具有較強的技術性和專業性，而大多數檔案管理人員對技術文件等專業性較高的檔案資料，不能進行科學的整理分析，不能及時發現資料中存在的問題。這就要求管理人員加強對企業生產經營活動的認識，利用自身檔案管理專業知識，形成對通信檔案的科學管理。同時要積極吸引優秀人才加入檔案管理隊伍，結合企業實際情況，提升管理人員的福利待遇，為其提供廣闊的才華施展空間，并結合激勵政策的制定，提升崗位吸引力。

五、結語

信息技術在檔案利用服務工作中的科學應用，能夠有效提升檔案利用率和服務水平，為企業的發展提供高效的支持。管理部門要結合企業實際，提升服務意識，合理利用信息技術，對管理工作進行科學完善，推動企業健康發展。