淺談事業單位檔案管理信息化建設的思考

文/吉林省藥物研究院 李春麗

當前，隨著時代的發展，信息量的增加，檔案數量呈現出增長的態勢，面對堆積如山的檔案，傳統檔案管理模式已經有些不相適應，跟不上時代發展的步伐。檔案的管理工作與單位的日常運營息息相關，在科技不斷進步的今天，科技對于各行各業都產生了巨大的影響，同時也為各個行業的發展提供了巨大動力。各級單位部門在進行檔案管理的同時，也需要進一步加強檔案信息化建設，這樣才能更好地服務于本單位的其他日常工作。

一、檔案管理的概述

檔案管理又稱為檔案工作，主要是檔案館對于各項檔案信息進行管理和利用的過程，也是當前我國檔案事業的重要組成之一。檔案管理是一項管理性的工作，但企業是一項服務性的工作，雖然檔案管理并不產生直接的物質財富，但是檔案所提供的各項信息是其他信息所無法比擬的，例如檔案可以真實記載社會各個歷史階段的面貌。因此在進行檔案管理時，我們需要遵循統一的檔案管理方法，做好檔案的有效管理工作，提高檔案的管理質量，避免檔案出現任何破損。

二、檔案管理信息化的好處

（一）載體受外界自然因素影響降低。眾所周知，傳統檔案管理方法是采用紙質載體檔案的管理，而紙質載體檔案的保存方式極易受到各種外在因素影響，例如蟲、霉、溫濕度等方面及各種自然條件的影響也會使紙質檔案受到損壞。而信息化技術運用于檔案管理之中的電子載體檔案，可以相對減少因各種自然環境因素的影響而導致的檔案載體的損壞。

（二）調取和查閱信息更加快捷。在傳統檔案管理中，面對大量紙質檔案的利用，在查找檢索的過程中，會通過手工檢索查找大量的目錄和大量的實體檔案，這樣會很大程度上耗費工作人員的精力及時間。通過紙質檔案的電子信息化建設，通過電子目錄檢索及相應的圖像掛接技術，可以很便捷、快速地調取和查閱相應的信息而且加以利用。未來數十年，檔案管理必然會朝著數字化的方向不斷發展。

（三）減輕工作人員的工作壓力。在傳統的檔案管理之中，由于是紙質檔案，這就使得工作人員在書寫之時需要確保字跡清晰，同時需要對每一個數據進行準確把控，這就使得很多工作人員的壓力驟增。檔案管理信息化主要是將信息技術運用于檔案管理之中，工作人員的書寫要求相對降低，只需要敲打鍵盤即可完成，對于每一個數據的核準可以由計算機信息系統來進行把控，這樣有助于降低工作人員的工作壓力。

三、檔案管理信息化建設存在的問題

（一）缺乏人才支撐。人才是推動檔案信息化的關鍵所在，檔案人才專業素養將直接決定著整個檔案管理工作的質量，也會對檔案管理信息化建設帶來一定的影響。在一些事業單位中，有些檔案管理人員在從事這項工作之前沒接觸過系統的知識培訓，對于檔案管理的信息化建設更是一無所知。與此同時，也存在著檔案管理人員在工作中墨守成規，對于各種新方法和新技術的接受能力有限。加之領導不重視，沒有進行相應的培訓。而檔案管理人才是檔案管理的一個重要因素。因此，在技術不斷發展的今天，對于人員的素質要求也相應提高，而缺乏檔案管理人才的技術支撐也必然會影響到檔案管理信息化的發展。

（二）缺乏統一的、系統的信息化管理機制。事業單位在檔案管理的過程中，所使用的檔案管理軟件標準不相同，很多單位采用的是傳統管理軟件來進行管理，這造成軟件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理軟件，在進行信息搜索時，也很難進行相通的信息管理，這會導致檔案管理信息化水平不高，很難實現資源的有效共享。除此之外，很多檔案管理單位在實際的檔案信息化建設當中，處于各自為政、獨立開發狀態，由此導致檔案管理的基礎軟件標準不統一，所管理的檔案信息數據在內容、質量上也良莠不齊，最主要的是沒有根據統一的作業流程來做好各項管理工作，這導致電子檔案管理系統的作用無法得到有效發揮。

（三）檔案信息安全問題。檔案信息安全是檔案管理信息化建設中很重要的一項任務。檔案信息化給我們帶來便捷的同時，也給我們的檔案信息安全提出了相應要求。由于檔案信息質量非常高，這就使得很多非法組織或者是別有用心的人員采用各種技術去攻擊檔案儲存地，獲取機密檔案信息，以便滿足非法目的。為此，這就需要我們對電子檔案做安全性保護，采取相應的安全措施來保護電子檔案，以免因不注意操作而使檔案信息流失。例如，可以設置訪問人制度，需要通過指紋加密碼的方式才可以訪問，減少檔案信息被竊取的可能，同時也可以定期對信息庫的安全性進行檢查，刪除可能存在的電腦病毒，確保檔案信息的絕對安全。

（四）重視程度不夠。當前，依舊有一部分單位沒有真正認識到檔案信息化對于單位發展的重要意義，認為檔案管理并不會對單位的發展產生任何實質性的影響。在這種錯誤認知理念之下，一些事業單位并沒有加快信息化的步伐，也沒有投入足夠的資金和人力物力。在事業單位管理者看來，信息化建設收益不明顯，因此并不愿意在信息化方面投入過多的資源，也阻礙了事業單位檔案管理的信息化步伐。

（五）檔案管理信息化建設缺乏應用。在事業單位進行檔案建設之時，只有檔案管理和信息化建設充分融合在一起，才能夠真正有效推動信息化的進程。但是當前很多事業單位都缺乏有效的管理平臺，這導致很多檔案管理缺乏有效的應用支撐，信息化步伐受到了阻礙。雖然有一些單位開發了本單位的檔案信息化管理應用，但是這些應用只屬于一種淺顯的應用，并沒有對應用進行持續性的更新和開發，這導致檔案管理信息化建設缺乏應用數據的有效更新，難以跟上不斷變化的檔案管理需求。

四、檔案管理信息化建設的方法策略

（一）進一步加強檔案管理人員的實操技能，積極推動信息化建設。加強檔案管理人員對于信息化的認知水平，使他們認識到信息化是未來發展的重要方向，端正自身的思想和態度。與此同時，由于當前工作人員的專業技能素質并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓，可以聘請一些專家學者到單位內部進行現場教學，切實提高廣大管理人員的業務水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統，對于新技術的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學習各種全新的技術，以便推動檔案管理工作的開展。

（二）促進檔案管理信息化建設的統一、規范化轉變。需要進一步加強信息化的建設，設置檔案信息化各項內容的格式流程，以統一規范化的方法來做好信息化的建設，這樣才能更好地促進整個檔案管理事業的發展，由此達成高度信息共享效果。并且整個信息化建設過程中，要貫徹落實標準化、規范化原則，將工作的重點內容由解決局部問題，轉移至標準化、規范化制定、實施上去，以此來切實提升檔案管理信息化建設的統一、規范化轉變。

（三）建立完善的管理機制，實現信息安全保護。事業單位的檔案管理需要加強自我建設，推動檔案信息化水平，加強人員管理職責，完善管理技術，通過完善檔案管理機制來更好地確保檔案管理的各項工作有序推進。例如可充分采用數字水印技術來保障檔案信息的真實性，還可借助PDF及多頁圖像技術來完整保存檔案資料。并且，還需在此基礎上做好檔案信息的備份工作，針對信息數據的載體做好定期維護保養，并及時進行數據核查。再就是意識層面，由于當前各種信息化技術不斷更新，檔案管理工作應加強信息化意識，探索和優化檔案管理的各個細節。為此，檔案管理人員需要進一步加強檔案信息安全保護意識，以自身實際工作作為基礎，夯實工作人員的現代化能力，打破傳統認知，在思想上徹底扭轉傳統的管理理念，樹立起全新的管理認知。

（四）提高重視程度。事業單位的管理人員需要重視檔案管理信息化建設，首先領導干部需要加強認識，認識到事業單位檔案信息化建設對于檔案管理的重要作用，只有領導重視才能夠推動事業單位檔案管理信息化進程。除了領導之外，廣大員工也需要加強認識，需要認識到事業單位檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設，以便提高整個事業單位檔案管理信息化的水平。

（五）加大應用開發。為了進一步做好事業單位檔案管理工作，我們還需要進一步加大檔案管理的應用開發，通過應用開發可以做好檔案管理的推廣和使用。在開發的過程之中，事業單位可以聘請社會專業機構進行開發，也可以與其他的兄弟單位進行合作聯合開發，進一步提高應用與檔案管理之間的融合度，這樣有助于提高信息化的質量。

五、結語

隨著當前信息技術的快速發展，整個社會都朝著信息化的方向不斷邁進，事業單位的檔案管理應當順應當前的社會發展大趨勢，進一步加強自身的信息化建設。加強信息化建設不僅可以更好地促進整個單位的發展，同時對于整個社會的發展也具有極大的益處。為了推動信息化建設，需要加強檔案管理人員的專業技能，樹立發展意識，建立完善的管理制度，提升事業單位檔案管理信息化建設的質量。