大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的策略分析

文/棗莊市中醫(yī)醫(yī)院 孔子君

作為我國政治體系中不可或缺的事業(yè)單位，其主要承擔(dān)著為人們生活以及社會(huì)發(fā)展提供各項(xiàng)服務(wù)的職能，包含了人們生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)的各個(gè)方面，在維持良好的社會(huì)秩序方面發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位檔案涉及文書、人事、科研、圖情等多項(xiàng)內(nèi)容，是事業(yè)單位管理的重要組成部分。當(dāng)前，我們已經(jīng)迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代，給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。新形勢下，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代及檔案管理的概述

（一）大數(shù)據(jù)含義。大數(shù)據(jù)是一種海量的數(shù)據(jù)資料，指數(shù)據(jù)規(guī)模大到人類難以通過自身力量甚至借助傳統(tǒng)的軟件工具都無法處理的地步，從海量的數(shù)據(jù)信息中快速高效地提取有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)資源的方式就是大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)通過與云計(jì)算相連，能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)收集、整理、處理并利用海量的數(shù)據(jù)資料，有助于事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利高效開展。大數(shù)據(jù)無法進(jìn)行單機(jī)作業(yè)，必須借助互聯(lián)網(wǎng)的分布式計(jì)算架構(gòu)，以云計(jì)算為依托，在巨量的數(shù)據(jù)資料中挖掘有用的信息。大數(shù)據(jù)具有量大、高速、多樣、有效、精準(zhǔn)等特點(diǎn)，有利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作順利實(shí)施和推進(jìn)。

（二）檔案管理的概述。檔案主要指的是人們?cè)趶氖赂黜?xiàng)工作、學(xué)習(xí)、活動(dòng)等過程中所直接形成的以各種形式儲(chǔ)存且具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理簡單來講，就是科學(xué)地存儲(chǔ)與管理檔案，指的是檔案館或者檔案室針對(duì)檔案實(shí)體與檔案信息開展管理以及提供相關(guān)服務(wù)的總稱。近年來，伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及事業(yè)單位管理制度改革的日益深入，檔案管理的要求越來越高，要求其積極應(yīng)用新技術(shù)和新手段，提升檔案管理的力度和深度，將檔案的作用充分發(fā)揮出來。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的意義

（一）是保證檔案真實(shí)性的重要手段。事業(yè)單位在應(yīng)用傳統(tǒng)的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，很難確保檔案沒有造假的行為，從而影響了檔案信息的真實(shí)性。而在檔案管理中積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線管理，從而避免了以往紙質(zhì)檔案被涂改或造假的現(xiàn)象。另外，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于保證檔案信息的完整性，避免了檔案在傳遞過程中被丟失或者被損壞等情況。由此可見，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理是保證檔案信息真實(shí)性的重要手段。

（二）是豐富檔案信息的重要工具。大數(shù)據(jù)的應(yīng)運(yùn)而生，拓展了事業(yè)單位檔案信息的來源與儲(chǔ)備。事業(yè)單位的檔案除了涉及文書、人事、科研、圖情等多項(xiàng)內(nèi)容外，還可以在大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助下將事業(yè)單位開展報(bào)告、專項(xiàng)研究進(jìn)展等重要信息作為檔案的內(nèi)容。同時(shí)，注重收集職工關(guān)于科研教學(xué)和專業(yè)技術(shù)等信息，從而達(dá)到豐富檔案信息的目的。

（三）是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的重要途徑。對(duì)事業(yè)單位而言，發(fā)展過程中必然會(huì)形成大量的檔案資料，在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理時(shí)，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以幫助單位更好地挖掘和利用檔案的信息與資料，從而把檔案的應(yīng)用價(jià)值充分發(fā)揮出來。以人事檔案為例，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，能夠進(jìn)一步協(xié)調(diào)與優(yōu)化檔案資料，方便事業(yè)單位的管理層更加方便地查閱職工的優(yōu)勢與簡歷，從而將職工安排到更加適合的崗位上，達(dá)到人盡其才的目的，進(jìn)一步提升事業(yè)單位的人力資源管理效率，更好地為社會(huì)提供公共服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理問題分析

（一）檔案資源開發(fā)力度不夠。為了積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，事業(yè)單位針對(duì)檔案建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫，但是從庫內(nèi)的資源來看，還不夠全面，并且管理資料的水平有待提高，特別是在檔案資源開發(fā)力度方面還有待加強(qiáng)，從而影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理水平的高低直接關(guān)系著單位的管理與發(fā)展，若不能實(shí)現(xiàn)檔案的充分開發(fā)和利用，會(huì)導(dǎo)致不能將檔案的作用充分發(fā)揮出來，降低了檔案管理的水平。因此，要想讓檔案資源充分地滿足社會(huì)資源共享這一需求，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源與信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的深入挖掘與開發(fā)。

（二）檔案信息存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸被應(yīng)用到生產(chǎn)與生活的各個(gè)方面。信息技術(shù)在帶給人們諸多便利的同時(shí)，也引發(fā)了一系列問題，其中最令人關(guān)注的問題便是信息安全問題。從當(dāng)前我國事業(yè)單位信息化管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，在檔案管理這一環(huán)節(jié)上，事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識(shí)有待提高，這勢必會(huì)影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導(dǎo)致檔案信息被竊取或者數(shù)據(jù)被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過木馬或者病毒攻擊檔案系統(tǒng)，致使事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，造成嚴(yán)重后果。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。伴隨著信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用，勢必對(duì)相關(guān)管理人員的能力和專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員只需確保檔案歸檔及時(shí)、整理有序以及檔案保密等等。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息技術(shù)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求，要求他們不但具備簡單的計(jì)算機(jī)操作水平，還能及時(shí)更新和維護(hù)信息數(shù)據(jù)，并及時(shí)服務(wù)且監(jiān)管數(shù)據(jù)信息的調(diào)閱請(qǐng)求，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患時(shí)，要立即采取有效的處理措施。但是當(dāng)前從事檔案管理的隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，嚴(yán)重缺乏信息技術(shù)的專業(yè)人才，從而影響了檔案管理的水平。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的策略

（一）進(jìn)一步加大檔案信息資源的開發(fā)與利用力度。在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)有諸多優(yōu)勢，不但可以增加檔案資源挖掘的深度和廣度，還能進(jìn)一步提升檔案資源的利用效率。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中，要根據(jù)檔案目錄積極構(gòu)建檔案管理體系，及時(shí)整合分散的檔案信息，在信息技術(shù)的輔助下積極開發(fā)和利用檔案資源。在對(duì)檔案信息進(jìn)行整合的過程中，應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的管理體系，分級(jí)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行管理，從而將檔案的作用充分發(fā)揮出來，更好地為事業(yè)單位服務(wù)。

（二）確保檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為人們生產(chǎn)和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者計(jì)算機(jī)中。不容置疑，這種存儲(chǔ)模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時(shí)，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有開放性這一特征，一個(gè)人只要擁有精湛的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，便可能入侵檔案信息庫，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫被黑客入侵時(shí)，他們可以利用檔案信息開展非法交易，嚴(yán)重時(shí)可能對(duì)人民群眾的人身與財(cái)產(chǎn)安全造成威脅。所以，在存儲(chǔ)與備份檔案時(shí)，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應(yīng)該借助信息技術(shù)來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護(hù)軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級(jí)。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力。就當(dāng)前事業(yè)單位從事檔案管理的隊(duì)伍現(xiàn)狀來看，老齡化嚴(yán)重，一些工齡較長的人員缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和技能，故步自封，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，從而導(dǎo)致檔案管理的效率不能得以提升。針對(duì)這一問題，作為事業(yè)單位要充分結(jié)合檔案管理部門及人員的現(xiàn)狀，采取有效措施不斷提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能。具體而言，可以采取以下措施：第一，事業(yè)單位要定期組織從事檔案管理工作的人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)專業(yè)知識(shí)，明白大數(shù)據(jù)的概念、特征以及作用等等，并邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家到單位中授課，幫助檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)，逐步樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)。第二，事業(yè)單位應(yīng)該從高校中聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的人才投身到檔案管理工作中，通過提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的人才，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理部門的綜合能力，保證熟練應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，提升檔案管理的水平。第三，作為檔案管理人員自身，要樹立活到老、學(xué)到老的意識(shí)，要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)等，不斷為自己充電，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極探尋大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新模式和新手段，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)的誕生以及飛速發(fā)展催生了大數(shù)據(jù)時(shí)代，當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在生產(chǎn)、生活中，給人們帶來了諸多便利。檔案管理作為事業(yè)單位日常管理的重要組成部分，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，為此事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理的現(xiàn)狀，積極探尋創(chuàng)新檔案管理的途徑，從而將檔案信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。