破產企業職工檔案管理思路與策略

文/江蘇省鹽城市東臺市東臺鎮人力資源社會保障服務中心 鄧曉霞

隨著經濟社會的迅猛發展，經濟體制改革逐漸深入，企業在這樣的環境之下，需要適應市場經濟進行改革和調整，如果企業不能夠有效適應復雜環境，無法在工作當中獲得突破的話，很容易被市場淘汰，因此增加了企業破產的概率。 針對這一情況，必須積極梳理破產企業職工檔案管理的思路，做好檔案信息的收集整理以及運用工作，保證檔案資料能夠給職工合法利益的獲得提供必要依據，同時還必須創新檔案管理方法，保證檔案管理工作的質量。

一、破產企業職工檔案管理概述

伴隨國家法律法規的不斷健全，給企業發展提出的要求也日益增加。企業在破產前需先向法院提出申請，通過之后才能處理破產后續問題。在企業符合破產申請要求的情況之下，當地檔案部門可實施對破產企業檔案的全面清查和管理，形成對企業破產情況的初步了解。檔案部門擔當的重要責任是在企業進入破產階段之后，封存企業職工檔案，確保所有檔案有效追回，實施對全部人力資源管理的封鎖。在收回檔案之后，還需要針對檔案真實性與完整性展開核實檢查工作，對其中檔案有缺失的職工檔案資料實施補齊說明，并結合分類要求加強分類管理。考慮到不同的企業有著不同的涉及面，企業職工的檔案信息更是千差萬別，復雜繁瑣。所以，在破產開始階段就要做好有效的分類管理工作，針對破產企業檔案實施全面了解，以科學處理，使得職工在企業破產之后利益不受損失。在破產企業職工檔案交接環節，企業代表與職工代表需全程參與，目的是確保交接真實準確和有效，為日后破產企業職工檔案管理打下基礎。

二、破產企業職工檔案管理的原則

對于一個企業來說，職工檔案管理是營造良好用人環境的基礎以及前提條件，更是影響企業核心競爭力的一個重要因素。企業管理者可通過對職工檔案資料的分析，尤其是通過分析檔案流動方向與頻率把握人才心理需求與發展期望，了解人才求職心理，為企業優化人力資源管理、實現長期穩定發展提供有力保障。對此，檔案管理者在高度重視破產企業職工檔案管理的同時，要在實際工作當中遵循正確的原則，確保把好檔案管理的質量。一是精細化管理原則。破產企業職工檔案管理信息內容繁雜而豐富，和職工的切身利益密切相關，這就需要檔案管理者將精細化管理方法引入管理環節，把握檔案管理當中的各個細節，提高檔案管理的科學性和全面性，體現出檔案管理精益求精的訴求。二是人性化管理原則。管理從本質上看是一種以人為中心的工作，檔案管理同樣也是如此。破產企業職工檔案管理工作的質量關系到破產企業職工權益的維護，所以這項工作的實施必須要把以人為本落到實處，關注職工的具體需求，踐行人性化管理方法，并把以人為本的思想貫穿檔案管理工作的全過程。三是現代化管理原則。伴隨著現代科技事業的快速發展，信息技術在多個領域普遍運用，在檔案管理工作當中，信息技術也在不斷普及。破產企業職工檔案管理也需要與時俱進，在檔案的保管和利用方面引入現代化的管理方法，充分發揮技術的優勢，踐行現代化管理原則，構建智能化和科學化的檔案管理體系，使得檔案資料能夠真正意義上發揮應有價值。

三、破產企業職工檔案管理思路與路徑分析

（一）樹立責任意識，優化檔案管理。破產企業職工的權益要想得到更好的保障，首先需要把突破口放在保障破產企業職工檔案管理層面，主要是因為破產企業職工檔案關系到職工身份的核定、離退休職工福利政策落實、養老金發放等和切身利益相關的問題。如果不能夠妥善處理好這些問題，會造成大量的群眾投訴上訪事件，從而威脅社會的穩定，影響和諧社會建設。對于破產企業職工檔案管理來說，由于破產企業職工檔案管理首先要做好職工檔案的移交工作，而在這一工作環節需要做好嚴格把控，避免在移交工作當中因為細節疏漏而出現檔案信息丟失等不良問題。在檔案交接工作當中，可成立專門的破產企業職工檔案移交工作小組，并將這一管理納入部門的重點工作體系，確定有關部門的責任，并對各項任務進行細化安排，提高組織協調與業務指導，同時還要做好對整個過程的監督。與此同時，主動和企業主管部門協調商討，針對破產企業職工檔案的相關問題進行互動，做好歸檔指導工作，保證檔案資料的規范化和合理化處理。另外，需要做好宣傳工作，宣傳普及破產企業職工檔案管理的重要價值。在宣傳工作當中，可以積極運用電視、報紙、互聯網等傳統媒體和新媒體工具擴大宣傳范圍和影響力，利用多渠道和多元形式的宣傳使得破產企業的職工檔案處理辦法得到各方關注，強化檔案管理人員的法制意識，并在整個社會構建良性輿論氛圍。這樣在對破產企業職工檔案進行管理和利用的過程中可以減少失誤，提高工作效率，明確各方的責任，避免實際工作當中的矛盾與沖突。

（二）加強服務觀念，做好檔案利用。破產企業職工檔案涉及的人數眾多，從時間上看也有著很大的跨度，因此在這一工作的處理當中檔案資料丟失、損壞等問題時有發生，導致檔案資料不夠完善，進而影響到檔案信息的后續利用。破產企業職工因為要辦理之后的人員補貼、特殊工種退休等工作，對于檔案的使用頻率很高，很多工作的完成需要通過查閱檔案的方法完成，所以保證破產企業職工檔案的有效利用顯得尤為重要。針對這樣的情況，檔案管理人員需要建立良好的服務觀念，以耐心周到而又熱情的服務，協助破產企業主管部門服務好廣大職工的檔案利用，切實給職工提供實實在在的便利。在這一過程當中，尤其要落實服務承諾制以及首問責任制，為了提高服務工作的效率和質量，設置預約查檔、延長查檔時間、休息日特事特辦的檔案利用模式，以便讓破產企業職工在查找檔案過程當中得到必要的支持，優化檔案利用服務。為了有效提升檔案服務質量，干部們可以和破產企業主管部門加強合作，針對破產企業的職工檔案實施重整，針對檔案當中有關人員調動、工資調整、人力資源管理有關的檔案信息，實施重點整理與編目，使得職工在查閱和利用時更加便捷。在做好檔案整理工作之后，可以根據檔案管理要求以及職工的實際需要實施檔案資料的開放性管理，對于部分和群眾利益息息相關的職工檔案信息可以實施免費開放。在檔案服務和檔案資料的利用過程當中，積極引入現代化的檔案管理方法，充分體現現代信息技術手段的優勢，是一個值得關注的問題。在破產企業職工檔案管理方面，可以建立專門的信息化管理系統，對職工的檔案資料進行有效錄入，構建電子檔案，促進信息更新和補充，使得這些檔案信息能夠用創新介質進行存檔處理和利用，保證檔案資料的應用價值。在系統的維護和運轉當中，要有專業人員負責維護和管理，與此同時，做好檔案信息的安全管理，加強安全加密技術和防火墻技術，最大化維護信息的安全性。

（三）樹立質量觀念，加強規范管理。對于破產企業職工檔案管理工作來說，確保檔案的完整全面，維護檔案管理的安全性，促進檔案處理規范有序，是當務之急，而要真正達成這樣的目標，必須把質量管理觀念貫徹落實到破產企業職工檔案管理的全過程，基于規范管理視角確保檔案的科學化和高質量管理。為了確保檔案管理規范化以及高質量，必須重點做好以下幾個方面的工作：一是做好人員培訓。在檔案管理人員的教育培訓當中，需要堅持理論和實踐相結合的方式，積極引入現代化的培訓手段與培訓方法，比如集中培訓、遠程教育、專題講座、實操訓練等等，有效傳授破產企業檔案管理的多方面知識與技能，同時注意增加檔案信息化管理的培訓內容，優化檔案管理者的知識結構，使其能夠憑借專業素質和良好的職業道德素養，保證檔案工作的質量。二是提供必要的資金支持。破產企業職工檔案管理需要有充足的經費，保證各項管理工作的落實，所以可以劃撥專項資金，用來進行破產企業職工檔案管理，同時注意購置和檔案管理有關的設施設備，滿足檔案管理工作的實施要求。三是做好監督指導與檢查工作。在企業進入破產階段之后，需要和企業主管部門協調，保證檔案移交的順利推進，在開展破產清理之后，可由專門檔案管理人員協助指導完成清算，對整個過程進行科學監督，維護檔案的完整與安全。在這一工作當中，可以組建專門的監督指導工作小組，確保每個小組成員都能夠明確各自的監督職責，形成長效監督機制。

破產企業檔案的管理關乎企業職工的根本利益，同時也關系到社會的穩定與和諧。抓好破產企業職工檔案管理工作是一項便民利民的服務措施，不過這一工作的實施難度大、要求高，需要提出創新性和科學化的檔案管理思路與管理路徑，保證檔案信息的合理化利用。破產企業職工檔案管理具有復雜性和綜合性特征，所以在工作的實施環節，必須增強責任意識以及服務意識，同時還需要保證檔案管理的規范化，以便提高檔案管理質量，消除以往破產企業檔案管理當中的不良問題。