數字化管理在醫院基建檔案工作中的運用

文/淄博市第五人民醫院 田偉

一、基建檔案主要內容與特點

醫院基建檔案主要指的是醫院開展基建項目的原始信息材料。基建檔案屬于科技檔案的重要組成部分，包括基建項目立項、審批、招投標、勘察、設計以及驗收等整個過程當中形成的聲像、圖表和文字等形式的所有資料。此外，也包含基建項目建設過程當中運用的設備安裝、裝修和改建等施工和結果記錄等方面內容。醫院基建檔案具有記錄性、信息性、價值性以及廣泛性等特征，可以為制定醫院發展戰略和院領導決策等方面提供有價值的數據信息，基建檔案是整個醫院建設和發展中的寶貴財富，因此，一定要把數字化管理科學合理地運用到基建檔案管理當中，才能更好地為醫院的經濟建設以及可持續發展服務。

二、基建檔案的重要作用

基建檔案直接反映了建設工程管理水平和實際施工情況，同時清晰準確記錄建設項目的整個過程與整體質量。醫院基建檔案能夠有效監督基建工程項目的具體實施情況，避免出現項目資金與資產浪費、流失的情況發生。由此可見，基建檔案在醫院的現實管理、長遠發展以及建設當中發揮著不可替代的作用。

（一）便于醫院基建資料的收集。隨著我國經濟的快速發展，人們生活水平的不斷提升，健康問題已經成為人們關注的焦點，因此對就醫環境和條件的要求也越來越高。近年來，醫院的新建和改擴建的次數與數量不斷增多，基建檔案的數量也隨之增長。尤其是一些情況較為特殊的遷建醫院，這類醫院不但存有老院區，還有新建的院區。整合工作較為系統且復雜，整個過程當中涉及面較廣，不僅要科學規劃新院區，還需要合理改造老院區，才能確保其功能性得到實現。而且項目建設也不在一起，從而增加了醫院基建資料的整理以及收集難度。因此，必須要加大基建檔案的管理力度。此外，醫院的基建檔案作為醫院建設的核心材料，詳細、真實地記載了醫院基本建設的歷史痕跡以及現狀。后期的擴建與改造計劃當中，可以參考以往的基建資料，不影響醫院的正常運營，避免許多不必要的麻煩，確保新建與改造施工的質量，促進醫院健康、穩定發展。

（二）能夠促進醫院經濟可持續發展。醫院基建檔案屬于醫院建設活動中形成的重要資料，檔案管理的主要目標就是記載基建工程的全過程，做好基建檔案工作對工程管理意義重大。基建檔案管理的核心環節就是及時收集基建項目計劃、立項以及竣工整個過程當中的各方面資料。而且醫院建設具有周期長、涉及面廣泛、內外協作關系復雜等特征，從而形成了大量、多種載體、保存價值較高的檔案。這類檔案都真實記錄了醫院工程建設的實際情況，是整個醫院檔案的重要內容，不但可以服務于醫院的建設、維修、管理以及改擴建，也可以服務于經濟建設以及醫療事業的發展，提升醫院整體工作效益和經濟效益，推動醫院快速發展。

三、醫院基建檔案工作中存在的不足

（一）沒有意識到基建檔案的重要性。當前，大部分醫院領導以及相關管理者意識比較淡薄，沒有從內心深處意識到基建檔案的重要性。有的醫院在建設過程當中對基建檔案材料的搜集與整理重視程度不足，檔案管理人員和負責基建人員之間缺少溝通、協調，致使工作進度緩慢。有些醫院沒有成立相應的機構，沒有配備專門人員，更缺少健全的規章制度來開展基建檔案的管理工作，使得該項工作效率和質量較低。

（二）收集檔案資料時存在不足。其一，醫院在施工的時候，不注重基建檔案的收集和整理，沒有配備專職人員負責該項工作，基本都是施工人員或者工程師兼職，他們不具備專業知識，精力也不足，不能及時、完整地收集材料。各種圖表的內容不完整，表述不準確，缺少說明性文字，一些資料與數據殘缺不全，比如有些工程項目沒有建筑材料的出廠憑證、質檢認定書；有的工程沒有具體的施工負責單位等，這些原因都會造成項目竣工后存在質量安全隱患，責任認定模糊不清，假如出現安全隱患就缺少準確的依據與可靠的憑證。其二，材料書寫不夠規范，表達不準確，存在模糊性，有的圖紙質量不好，不容易長時間保存。重點工程檔案材料真實、準確、全面地記錄了項目建設的全過程，具有長期保存的價值。但是有的醫院存在使用圓珠筆書寫、使用復印件充數等種種不規范的現象，導致基建檔案質量大幅度降低。其三，基建檔案的移交與后續補充工作沒有落實到位。醫院的基礎建設屬于一個動態、變化的過程，基建材料管理需要具有系統性，然而有些醫院卻只注重最原始的基礎材料，后期的改建、翻修以及擴建等資料隨意亂放，沒有按時整理歸檔，在需要使用檔案資料的時候又找不到檔案，使得許多問題不能從根本上得到解決。

（三）基建檔案數字化管理中存在不足。首先，數字化意識不強，管理制度不健全。在我國現代化建設當中，管理人員只重視基礎設施方面的建設，對檔案管理工作缺少全面的認識和研究，使得基建檔案數字化建設沒有有效執行。多數管理人員的管理意識薄弱，使得檔案管理工作的效率與質量較低。此外，基建檔案管理制度不健全，考核標準不完善，在實際工作過程當中，沒有嚴格按照相關要求執行檔案管理工作，增加了基建檔案數字化建設的難度。其次，信息缺失，檔案利用率不高。在醫院建設發展過程當中，相關人員不重視基建檔案的整理與收集工作，導致信息資料缺失，影響了檔案數字化建設的整體質量。另外，檔案管理工作人員沒有嚴格遵守數字化建設相關管理制度，使得電子文件標準、電子目錄數據庫結構以及交換格式等方面存在許多差異。同時不健全的檔案管理考核制度，使得檔案管理工作人員的責任感較低，不重視網絡平臺的建設以及和電子相關網絡信息方面的收集，直接導致基建檔案數字化建設的工作效率低下。最后，信息化專業人才短缺，管理水平不高。當前，我國醫院檔案管理人員結構的老齡化較為嚴重，基建檔案管理工作專業人才較為短缺，導致基建檔案數字化建設速度比較緩慢。在具體工作過程當中，網絡技術的作用無法得到全面發揮，導致基建檔案管理的信息化水平較低，管理利用效能不高，不利于基建檔案的數字化建設。

四、數字化管理在醫院基建檔案管理中應用策略

（一）提高認識，明確目標。醫院要有組織地對基建檔案工作進行統一安排部署，統一思想認識，進一步明確目標任務。首先，結合檔案工作實際情況和社會發展需求，創建完善的基建檔案數字化管理體系和制度。明確基建檔案收集工作內容、歸檔整理要求以及保存和借閱流程，并堅持層層負責原則，促進責任逐級落實,確保相關部門把基建檔案工作執行到位。其次，進一步提升醫院人員對基建檔案管理重要性的認識。要想保證當前醫院基建檔案的數字化管理工作順利、有效開展，就需要進一步提升醫院人員對基建檔案管理重要性的認識。在整個過程當中，要加強醫院領導對基建檔案數字化管理的重視程度，只有他們全面意識到當前基建檔案數字化管理的重要作用，基建檔案數字化管理才能順利、有效地發展。此外，要想提高整個基建檔案的數字化管理水平，就需要先進技術與充足的資金投入。總之，新的社會環境下，醫院基建檔案數字化管理不是一蹴而就所能完成的，需要分階段分任務進行，在整個過程當中，醫院檔案管理人員要不斷學習全新的計算機網絡技術以及多媒體設備應用技術，同時使用現代化管理方法科學合理的管理進程，才能切實提升實際的基建檔案數字化管理以及應用效率和質量。

（二）完善醫院基建檔案信息數據庫。醫院基建檔案管理工作的主要任務就是歸納、分析與整理醫院相關人員在進行規劃建設過程當中產生的資料信息。要想確保醫院基建檔案數字化管理得到有效落實，就必須完善醫院基建檔案信息數據庫。首先，醫院要根據自身發展的實際情況與時代發展的新要求，完善醫院基建檔案信息數據庫，把醫院的各類檔案資料進行數字化手段處理，從而促使醫院基建檔案數字化管理在互聯網背景下科學、高效以及全面地開展。其次，完善醫院基建檔案信息數據庫以后，需要加大對數據庫的監督管理力度，定期更新與完善數據庫中的檔案信息，才能全面發揮檔案數字化的整體效益。最后，健全醫院基建檔案安全數字化管理體系。在醫院基建檔案數字化管理工作當中，不可避免地會遇到安全管理問題，這就需要根據可能存在的安全問題，制訂完善的安全防范體系，防止數據庫信息化管理過程當中發生病毒入侵的現象，增強醫院基建檔案數字化管理的安全性。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養。檔案管理人員的綜合素質直接影響著檔案工作效率和質量，要想實現有效的基建檔案數字化管理，就必須采取行之有效的措施提升基建檔案管理人員的整體素養。基建檔案管理人員不但需要具備較高的專業技能，同時要掌握各種計算機操作技能。但是當前許多醫院的基建檔案管理人員綜合素質較低，責任感不強。雖然有的掌握了相應的知識與技能，但是仍舊無法滿足新時期基建檔案管理應用工作的實際需要，致使基建檔案數字化管理效率不高。因此，在健全基建檔案數字化管理的當中，檔案管理人員要根據工作實際，不斷學習各方面知識和技能，才能真正滿足基建檔案數字化建設的需求。

綜上所述，近年來，隨著經濟社會的快速發展，各級醫院進入迅猛發展的勢態，規模不斷擴大，醫院的基礎設施建設也在熱火朝天地進行。但是基建檔案管理方面依舊存在許多不足，致使基建工作存在漏洞和問題。因此，必須要把數字化檔案管理融入醫院的基建檔案管理當中，提高認識，明確目標，完善醫院基建檔案信息數據庫，提升基建檔案管理人員的整體素養，才能從根本上解決這些問題，提升檔案的實際應用效果，增強醫院的核心競爭力，促進醫院健康、穩定發展。