新時期辦公室檔案管理的有效性研究

文/棗莊市婦幼保健院 李立立

近年來，經濟水平快速提高，使醫院的規模不斷擴大，其檔案管理的方式發生了改變，為管理人員增加了難度。在醫院管理經營中，會產生大量的檔案信息，在管理方面具有一定難度，容易出現信息失誤的情況，對醫院的名譽產生負面影響，甚至造成巨大的經濟損失與人員傷亡。基于此，提高醫院檔案管理水平已經迫在眉睫，檔案管理人員需要制定有效的解決方案，確保醫院的工作順利進行。

一、醫院辦公室檔案管理的意義

首先，醫療改革的內在要求不僅需要提高醫療服務水平，而且需要做好醫院管理的各個方面，其中檔案管理是重點內容之一，可以更好地服務于患者，提高醫院管理水平。醫院管理人員需要重視檔案管理工作，充分融入先進的管理觀念與管理技術，建立現代化的管理模式，最大程度提高檔案管理效率。其次，完善檔案管理是提高醫療水平的必然要求。對于醫院管理而言，提高醫療水平是醫院改革發展的重要目標之一，為患者提供最好的服務，確保其身體健康，而檔案管理可以為醫護人員提供準確的數據信息，不斷積累醫療實踐經驗，進一步推進醫療事業的改革與發展。最后，良好的檔案管理還可以保護患者隱私，充分尊重其隱私權，為生活提供便利，有效提高醫療服務質量與水平，創造現代醫院管理模式。

二、醫院辦公室檔案管理的現狀

（一）缺乏對檔案管理工作的重視。在部分醫院管理人員的觀念里，檔案管理不屬于醫院序列，將其視作醫院的“附屬”部門，通常安排已經退休的人員進行管理。由于缺乏對檔案管理人員的重視，而忽視了檔案管理工作，導致缺乏完善的檔案管理制度，檔案信息時常出現損壞或丟失的現象，影響了落實醫療改革的政策，很難完善醫療管理。同時，檔案管理人員無法及時總結與學習已經完成的醫療實踐經驗，降低了檔案管理人員的工作熱情與積極性，導致檔案管理缺乏延續性，對國家醫療事業的發展產生影響，降低了醫院的醫療水平。

（二）缺乏先進的軟硬件設施。由于部分醫院的管理模式較為落后，因此，缺乏先進的軟硬件設施，極大程度阻礙了醫院的檔案管理工作，主要包括以下幾點：第一，部分醫院依舊采用病例管理和紙質管理等傳統的管理模式，無法做到與時俱進，將檔案信息上傳到計算機中，對檔案管理的安全性造成隱患。第二，部分醫院缺乏獨立的檔案管理辦公室，以及專業的檔案管理人員，以至于患者檔案與醫療檔案，被隨便放在公共辦公室中，檔案管理工作一直處于混亂的狀態。第三，部分醫院缺乏對檔案管理辦公室的有效管理，以及完善的安保設施，對基層醫院而言，自然因素和人為因素也存在安全隱患，缺乏完善的設施，影響了醫院的管理。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。檔案管理記錄了醫院的全部信息，其中包括不同時期背景下的重要工作、人物、事件等，醫院規模的擴大，使檔案的調閱需求逐漸增加，若是繼續使用紙質檔案的方式，將會降低檔案管理工作的有效性。在儲存管理方面，紙質檔案也存在較大的困難，容易出現蟲咬、老化等情況，檔案利用率較低，使檔案失去了原本的價值。由于缺乏完善的檔案管理制度，導致醫院內部的管理較為混亂，一旦出現問題，缺乏可依據的規章條例。目前，有些醫院的檔案管理制度只是一種口號，沒有實際意義，導致檔案文件沒有獲得有效保管，降低了工作效率。

（四）缺乏有效的溝通交流方式。醫院作為重要的醫療機構，為科學醫療提供服務，肩負著防疫衛生的職責，從而確保人民身體健康。然而，醫院包括眾多部門，例如急診科、眼科、內科、皮膚科、傳染科、精神科、婦產科、康復科、麻醉科等，為檔案管理增加了難度。在醫院檔案管理中，通常采用分散管理的方式，醫院各部分缺乏溝通交流，當出現問題時，無法將責任落實到個人，在收集檔案資料時，缺乏規范性的操作，增加了檔案丟失的概率。

（五）檔案管理缺乏安全性。檔案信息安全性直接影響醫院的發展，在醫院檔案管理中，由于缺乏信息化的管理，以及對互聯網和計算機技術的使用，導致無法控制各種信息的安全漏洞，信息泄露現象十分嚴重。同時，由于醫院內部的部門種類眾多，而檔案信息關系著醫院的經營情況，如果管理中出現失誤，將會對醫院造成巨大的經濟損失。

（六）檔案管理人員的專業水平較低。部分管理人員認為醫院主要職責是醫療水平，而檔案管理工作只需要“打更”和“值夜”即可，沒有安排專業人員進行管理。同時，部分檔案管理人員的專業水平較低，缺乏對專業知識的掌握，明顯出現能力不足的情況，由于醫院沒有定期對檔案管理人員進行培訓，導致其無法與時俱進，掌握先進的管理辦法，缺乏實際應用技能。最重要的一點是，檔案管理工作需要專業的團隊，而不是一人之力可以完成。目前，在檔案管理人員方面，影響醫院檔案管理水平的因素有兩方面，分別是人員數量較少和管理技能較差。

三、提高醫院辦公室檔案管理有效性的措施

（一）增強對醫院檔案管理的重視。為了適應時代發展要求，醫療改革需要與時俱進，建立現代化管理方式。首先，需要提高醫院管理人員對檔案管理的重視，使其深刻意識到檔案管理的重要性，是醫院管理的重要組成部分，為醫療研究提供保障，從而提高醫院行政管理水平和醫療水平。其次，在醫院內部，需要將檔案管理人員放在原本的位置，同時加大對檔案管理工作重要性的宣傳，對各個部門起到引導效果。最后，需要提高檔案管理人員的責任意識，需要采取有效的措施，轉變腦海中存在的利己主義思想，使其保持積極態度面對檔案管理工作，整理好社會實踐活動檔案，協調好各個部門在檔案管理中的矛盾，減少醫院內部檔案管理的盲目性，為現代化管理提供堅實的基礎。

（二）加大軟硬件投入，引入先進設施。在現代科技社會，軟硬件設施對檔案管理具有重要作用，醫院需要軟硬件設施的支持，因此，需要增加對檔案管理資金的投入，組建專門的檔案管理團隊，為其提供充足的工作空間，建立環境良好的檔案管理辦公室。此外，在檔案管理中，需要引入先進的科學技術，使用檔案管理軟件，提高檔案管理效率，在管理模式上，還需要改變傳統的紙質模式，通過科技軟件，在計算機中輸入檔案信息，整理后臺數據，可以有效減少人工勞動力，第一時間提取到有用的信息，最大程度提高檔案管理效率，充分發揮出網絡和科技的力量，推動醫院改革發展。

（三）建立完善的檔案管理制度。醫院需要對檔案進行規范化管理，建立完善的檔案管理制度，進而處理好日漸增多的檔案內容，為醫院經營規模的擴張提供保障，促進醫院的長久發展。首先，需要確定檔案信息收集與管理的方式，準確地對材料進行鑒別，規范檔案借閱等服務型的內容，確保檔案管理工作高效穩定地運行。其次，在工作過程中，科學的檔案管理規范至關重要，需要根據醫院的具體情況，不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理人員高效工作。最后，需要明確檔案管理部門的職責與權力，確保各個部門積極配合，做好本部門的檔案管理工作，可以將檔案管理工作進行劃分，將具體工作落實到個人，還需要制定相關的考核制度，與工資相掛鉤，若是檔案管理工作不符合標準，進行適當的處罰，提高檔案管理水平。

（四）加強各個部門之間的溝通交流。醫院需要派遣專業的檔案管理人員，與各個部門進行積極溝通。可以讓各個部門人員充分了解檔案收集的價值，發揮出檔案管理的作用。在日常工作中，還可以加強對各個部門人員的指導，使其更好地對檔案信息進行收集與整理，解決檔案方面的問題。最重要的是，醫院需要集思廣益，及時收集與整理內部出現的問題，使用多樣化的收集方法，其中包括定期整理信息、追蹤信息、超前導入收集、補充收集、監控收集等，不斷地補充檔案信息。

（五）加強檔案安全管理。計算機主要是由硬件和軟件組成，其中的任何環節都可能存在一定風險，可能受到黑客攻擊，或者是電腦病毒等因素的影響，造成出現檔案信息泄露或丟失的情況，因此，醫院需要提高對檔案安全的重視，加強檔案工作的安全管理，應用防病毒軟件，有效預防黑客的攻擊，使檔案管理人員熟練掌握計算機技術，解決工作中遇到的安全問題。同時，對檔案管理人員進行培訓，規范其操作行為，嚴格按照相關的規定，收集和錄入檔案信息，避免出現操作失誤的行為，提高檔案安全管理水平。

（六）培養高素質的檔案管理人才。醫院屬于科學密集型機構，其醫療事業發展的核心就是人才，因此，需要加大培訓力度，培養高素質的檔案管理人才，從而提高醫療水平與管理水平。首先，在篩選檔案管理人員時，不但需要具有基本的醫療知識，而且需要專業科班出身的人員，還需要定期組織檔案管理人員外出學習，為其創造良好的學習環境，實現醫院檔案管理的長久發展。其次，需要培養計算機方面的人才，建立專業的檔案管理隊伍，可以通過與高校合作的方式，招聘優秀的人才從事檔案管理工作，整體提高檔案管理隊伍的水平。最后，需要加強對檔案管理人員的教育，通過正確的技術教育，提高職業道德素養與專業性，使其具備優秀的職業道德，更好地完成檔案管理工作。

四、結語

綜上所述，檔案管理人員需要提高新時期辦公室檔案管理的有效性，積極改革檔案管理方法，提高資源利用率，以及檔案管理人員的技能水平，使其跟緊時代的步伐，靈活運用科學技術。同時，需要建立完善的管理制度，優化醫院檔案管理，使檔案管理具有規范性，提高醫院檔案管理效率，為醫療事業的改革提供動力與生機。