企業加強人事檔案管理的重要性

文/中鐵大橋局集團武漢地產有限公司 干泉

人事檔案是體現人才價值的佐證，社會經濟發展、科技創新驅動都要依靠人才，人事檔案是企業進行人才管理的一項重要措施。人事檔案管理是企業人力資源部門一項重要的、嚴謹的管理工作，與人力資源建設的鉚合具有不可分割的關系。所以加強和做好人事檔案管理工作，對于加強企業人才隊伍建設，持續推動企業健康發展具有重要意義。

一、人事檔案在企業管理中的作用

企業人事檔案，是企業在從事人事管理活動中形成的，記錄并反映個人成長、經歷、社會關系等，以個人為單位，由人事部門集中統一保管的各類文字、材料、照片、圖表等不同形式和載體的原始記錄。企業人事檔案工作，是為優化人事管理、合理配置人才提供信息數據、保障利用的重要條件。

（一）戰略統籌作用。在企業人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發現員工優勢和劣勢，并梳理整合出指導企業開展人事工作的資源數據庫，從而將人力資源戰略與企業發展戰略統籌思考，制定科學的、針對性的人力資源規劃。同時，根據企業總體規劃，結合市場動態，統籌兼顧，不斷完善企業人力資源開發與管理，根據企業各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結構，使部門內部形成人效合力的最大化，最終提高企業人事管理的效率。

（二）人才保障作用。企業具備的人事檔案越詳細、完備，越有利于管理者從中抓取和捕獲他們所需要的各類信息。從人事檔案中，用人單位能夠了解員工的家庭情況、健康情況、成長情況、培訓情況等，從而分析員工的個人職業發展方向，根據員工的思想、政治、文化等方面，以人為本，制定科學合理的員工職業生涯發展規劃，讓員工在企業主管推動及個人能動下，不斷提升自我技能，實現自我價值，從而獲得自我認同感和企業歸屬感。員工個人的成長，是企業留住人才、保障人才的重要方式，是企業獲得人效力量的重要基礎。

（三）憑證依據作用。人事檔案是一種記錄載體，是企業考察人才、選拔任用的基礎，企業管理者，能夠從人事檔案中了解員工的職業技能、工作經歷、榮譽獎項等，這些重要的材料是員工晉升、任免的重要佐證。同時，人事檔案能夠幫助員工個人處理入黨政審、工作證明、福利待遇、離職、退休、撫恤、財產等重要事宜，是重要的憑證。由此可見，人事檔案是企業和個人解決人事糾紛，維護權益的重要法律依據。

二、人事檔案的特性

（一）全面性。人事檔案收存了員工的個人履歷、考評鑒定、獎懲、人事任免、薪酬待遇等方面的文件材料，記錄了個人成長、發展的歷程，并且能展現員工專業技能、家庭情況等各個方面的內容。人事檔案，是個人信息集中存儲的一種特定載體，是重要的數據存儲庫，概括反映員工個人全貌，是真實可靠的第一手資料。

（二）真實性。人事檔案跟隨員工工作動態變化，它是用人單位合理使用人才、正確解決勞務問題、科學薪酬分配等問題的一個重要依據。人事檔案是為現實工作服務的，只有內容真實、檔案完整，才能為用人企業提供全面的數據支撐，為企業人力資源管理提供優質服務。真實性是人事檔案現實性的基礎和前提。

（三）動態性。動態性，第一是體現在文件材料更新及時性。人事檔案在管理立卷后，其內容并不是一成不變，它會隨著檔案當事人工作經歷變化和延伸，產生一些新的、反映動態過程和結果的文件材料。因此，人事檔案部門必須抓好落實，做到新材料的及時收集、及時補充歸檔，按年度及時更新材料和目錄，確保人檔的一致性。動態性第二點是體現在個人的流動性。人事檔案管理只有隨員工管理而動，保持統一，才便于發揮其作用，如果人、檔“脫節”，“有檔無人”或“有人無檔”，那對于人事工作及個人是極其不利的。因此，對于人事檔案管理，必須堅持做到檔案隨人走的貼合式管理。

（四）機密性。人事檔案的內容涵蓋了個人的獎懲、得失、家庭情況等諸多重要的個人隱私信息，能夠從側面反映一些重要的、重大的、要保密的內容。人事檔案屬于黨和國家的機密，相關辦法中也明確規定了任何人不得泄露和私自保存自己及他人的人事檔案相關材料。企業進行人事檔案管理，有明確規定，對于人事檔案部門的檔案及其主要領導的個人檔案，要獨立封存，個人不得查閱自己的人事檔案。

三、存在的問題

（一）認識深度不夠。人事檔案工作是企業人事管理的基礎性工作，檔案并不能創造直接的經濟效益，對于注重經濟效益的企業來說，容易忽略。在企業中，領導層面會注重人事管理，但是往往會忽略人事檔案的管理，對于人事檔案的認識也存在誤區，認為人事檔案工作就是簡單整理、做好收集、常態性保管工作，因此只要守好攤子、鎖好柜子，保證檔案還在、沒有發生丟失泄密的情況就可以了，把檔案管理排在其他工作的末節。由此出現企業人事檔案管理談起來重要、做起來次要的狀況。對人事檔案認識深度不夠，導致人事檔案難以高質量服務企業人力資源管理。

（二）管理強度不夠。企業人事檔案管理通常在人力資源部門，而管理人事檔案的人員，往往是指派“年老體弱者”擔當，坐著“冷板凳”，或者是身兼數職的員工，對于檔案工作無暇顧及。且大多數人事檔案管理人員，并沒有經過專業的知識和技能培訓，對人事及其檔案的重要性認識不夠，對于如何進行管檔、如何進行材料的收集歸檔等專業不了解，檔案收集意識淡薄。在設施配備上，有些企業本著得過且過、倉促應付的態度，辦公、閱檔、倉庫融為一體，沒有進行分區管理，重要的檔案安全防控措施缺失，只是停留在“關門即安全”的狀態。企業對于人事檔案管理的手段落后、管理力度薄弱，嚴重制約了企業人事管理的整體水平。

（三）收集力度不夠。文件收集，是完善人事檔案的最重要一環，也是最容易疏漏的一環。部分企業人事檔案管理工作缺乏力度。一是人事檔案管理制度不全，沒有指導性的依據和操作指南，工作無頭緒，實際調檔、查檔手續執行不嚴格，查檔“打亂仗”或者有檔不敢查，檔案安全狀況堪憂。二是材料收集不規范，檔案收集工作存在“等安排”“等事來”，集中突擊處理的情況，這就導致檔案整理成為臨時性、突發性的工作，不可避免地會出現亂、雜、漏等疏失。傳統手工形式的收集處理，不如計算機處理準確、真實，對于收集的材料，也缺乏一定的鑒定，真實性、客觀性的評判材料不完整。

四、加強管理的措施

（一）完善基礎架構。企業要提高檔案意識，在組織上，建立人事檔案管理工作網絡圖，明確人事檔案工作的分管領導、主要負責人，確定政治面貌為黨員的人事檔案工作專職人員，并定崗；在制度上，要建立健全企業人事檔案管理體系，用制度指導工作規范化；在用人上，要選拔責任心強、踏實嚴謹、務實進取、有豐富檔案管理知識和技能的人員進行人事檔案管理；在硬件上，除了配備滿足人事檔案辦公的電腦、打印機等設備外，還要配置現代化的設施設備，如定制一體化掃描儀、人事檔案管理系統、開展人事檔案數字化等，不斷夯實人事檔案管理基礎，使其更加符合現代化人事檔案管理的需要。

（二）強化收集歸檔。人事檔案內容及分類繁多，它全面反映出每個人的變化情況，只有不斷加強人事文件材料收集，才能確保人事檔案案卷的完整、齊全。企業檔案工作人員，要從思想上高度重視，本著實事求是、嚴謹求實的原則，及時了解和掌握新時期人事檔案的工作要求，做好材料辨別、審核、整理、歸檔，使人事檔案工作收集有序、整理規范、歸檔齊全，為企業人力資源配置提供重要數據支撐，為企業人力資源管理的規范化奠定基礎。

（三）加強信息化管理。在信息化時代，企業人事檔案管理工作應隨勢而動。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過建立人事檔案管理系統，完善檔案數據庫，運用人事檔案管理軟件進行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時通過信息系統，提取對比數據，開展數據統計、編研開發，能夠形成具有操作性的意見，用以指導企業在實踐中更好地實現人效管理；另一方面，信息化手段是時代科學技術發展的要求，是企業管理工作現代化的必要手段。利用現代化的手段和技術，開展人事檔案數字化，創新管理模式，能有效優化企業人事檔案管理水平，讓企業人事檔案工作更加科學實效、安全可靠。信息化對于檔案人員的要求也更加高，人事檔案部門在注重加強本企業檔案人員的計算機技能的同時，也可以采取“引進來”的方式，招聘一些懂專業知識和掌握信息化技能的人才從事企業人事檔案管理工作，讓企業人事檔案管理更符合時代發展。

五、結語

人事檔案，是個人的全宗，也是企業檔案的一個重要組成部分，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、社會關系、德能勤績等信息，是最直接、最真實的證明。人事檔案是人力資源開展管理工作的有力工具，是用人單位擇才、用才的重要依據。企業只有根據時代需要不斷進行革新，改進人事檔案管理，才能做好企業人事管理的數據支撐工作，為企業提供數據保障。