城建檔案數字化管理策略初探

文/莆田市城市基本建設檔案館 王志英

城建檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄。通過對不同階段城市發展歷史的有效記錄，對現代化城市建設發展具有良好的促進作用。近年來，各項信息技術不斷更新，加上時代環境發展變化，城市建設與管理開始趨向于信息化、數字化建設。當前在城市檔案管理過程中，要注重優化傳統檔案管理模式，及時更新檔案管理理念，實現數字化管理，能更好地適應社會環境以及技術發展要求，實現檔案資源開發與利用目標，為現代化城市建設發展提供更多保障服務。

一、城建檔案數字化管理優勢與特征概述

檔案數字化管理是基于現代化計算機技術、網絡技術等，對傳統檔案管理模式集中優化，提高檔案管理成效。與傳統紙質檔案相比，檔案數字化管理具備在線收集、在線管理、安全高效管理、集成化管理優勢。目前城建檔案數字化管理主要是通過云計算技術、物聯網技術全面建立多元化、智能化管理機制，對各類數字檔案信息進行處理，提供新型檔案管理服務。城建檔案數字化管理，也是對城市發展建設中多環節項目資料進行收集，補充完善信息庫內容。基于目錄數據為基本檢索入口，通過計算機技術對多項目錄數據集中管理。通過網絡技術應用能有效實現數據高效化處理，將數據信息在線錄入計算機中，能對檔案信息在線收取與管理。可以對不同地點數字檔案信息內容集中整合處理，建立專業化的專題檔案，對檔案信息進行集成化管理。與傳統載體檔案相對比，數字檔案存儲密度更高，但對于數字檔案信息安全保障活動也提出了更多更高要求，當信息管理不規范時會產生較大損失。在數字化檔案管理平臺建設中，可以實現數字檔案信息的有效收集以及歸檔，將多個載體檔案有效轉化為數字檔案，可以全面優化不同載體檔案在利用方式層面的束縛，促使檔案復制、信息重組中消耗的各項成本得到有效控制。相關應用人員直接基于網絡環境便能獲取需要的檔案資料，能提高檔案利用成效。基于檔案管理實體數字化管理，能對原有的檔案原件進行保護，實現庫存檔案數字備份與保護，提高檔案信息管理的安全性。

二、城建檔案管理數字化建設現狀與問題

（一）硬件與軟件基礎設施建設不完善。在城建檔案數字化管理中，各類硬件設施以及軟件設施搭配與規范化利用是基礎條件。在硬件設施應用中，要注重做好計算機、密集架、消毒柜、除濕機、掃描儀、溫控機等的應用，還要做好各類硬件設備應用更新，促使檔案管理能趨向于數字化建設發展，能提升檔案管理成效。在軟件設施應用中，目前還是保持在檔案管理系統檢索、查詢等功能運用中，系統開發相對緩慢，未能集中突出互聯網資源以及計算機技術應用價值，對城建檔案展開高效化的信息開發和利用，檔案管理應用系統多項功能亟須進一步優化。

（二）城建檔案館藏資源門類不夠齊全。在信息媒介多樣性基礎上，城市建設管理中產生的城建信息逐步趨向于多樣化發展。在各項信息中主要有文字、圖片、音頻、視頻等，過去傳統化紙質管理檔案不能有效展示出多樣化的城建信息，加上紙質檔案不易保存且容易受損，導致檔案管理難度增大，所以強化電子檔案管理至關重要。目前大部分?。ㄖ陛犑?、自治區）在城建檔案管理中已實現紙質檔案以及電子檔案雙向化管理，由于各?。ㄖ陛犑?、自治區）城建檔案發展不平衡，城建檔案信息化進程也存在較大差異。發達的省（直轄市、自治區）早已實現了紙質檔案和電子檔案的雙套管理，而一些落后的地區卻在近年才逐步開展城建檔案的信息化建設。由于人員、經費、設備等因素影響，在城建檔案管理資源體系中，聲像檔案管理處于被忽視地位，尚未得到有效重視，缺乏規范化的管理標準，館藏聲像檔案尚未得到高效化利用，致使聲像檔案價值未能集中體現，導致館藏資源門類較少。目前城建檔案館藏資源日益豐富，但是也存有較多問題。檔案館館藏資源門類劃分不全，少的僅有4～5個檔案門類，館藏門類相對單一，側重于房屋建筑、市政公用、基礎設施。在館藏建設中要注重順應社會多方面發展，結合城市真實發展面貌對城建檔案發展思路進行調整。

（三）城建檔案管理法制有待健全。目前城建檔案管理法制建設有待健全，城建檔案管理執法細則需要進一步完善，各項管理標準化體系尚未有效建立，多個區域城建檔案管理難以有效統一，不能對各項數字化資源進行共享。其次，城建檔案管理中法律意識不足，未能展開統一化培訓以及教育，檔案管理人員對于多項法律未能有效掌握，導致城建檔案數字化發展進程陷入發展困境中。在城建檔案數字化建設發展以及大數據牽引下，要注重將城建檔案資源轉變為高效化的信息資源，在相應范圍內實現資源共建與共享，能推動檔案管理工作全面發展，還能為城市現代化建設提供更高效化的信息渠道，有助于深入挖掘城建檔案自身價值。城建檔案管理工作發展新時期，要想保障城建檔案高效化共享，要注重建立完善的法制保障，建立標準化發展體系，統一檔案數字化建設管理標準。

（四）城建檔案管理信息意識薄弱。在當前數字化發展環境中，城建檔案管理不再局限于傳統紙質化管理，要注重將城建檔案作為重要的信息資源，促使城建檔案管理工作能有效延伸，實現城建檔案信息高效化管理。從現階段城建檔案基本管理現狀中能得出，城建檔案管理理念亟須轉變。原有的城建檔案管理人員隊伍結構老化嚴重，人員隊伍信息意識不足，服務水平較低，服務模式較為被動，未能深入挖掘各區域城建檔案信息資源，還是停留在傳統的檔案管理思維模式中，難以有效實現城建檔案管理活動轉型發展，對城建檔案數字化建設發展具有較大限制作用。

三、城建檔案數字化管理策略探析

（一）完善基礎設施，開發管理系統。城建檔案管理數字化建設以及發展中，要重點發揮各類軟件系統以及硬件設施應用價值，相關管理部門要整合各項資源全面完善基礎設施建設。結合檔案管理工作基本要求，要注重購置更多數字化應用設備，通過智能化硬件設施應用轉變傳統單一化的人工操作。比如通過折圖機對傳統人工折圖進行替換，能提升整體操作效率，節約充足的人力資源，還能推動城建檔案管理數字化建設發展。管理部門要積極開發應用功能多樣的管理系統，對管理應用系統各項功能予以豐富，在現有檔案錄入、檢索、查詢、統計等功能基礎上，要注重對物聯網、大數據等各項信息技術應用進行分析，規范化利用RFID射頻識別技術，對檔案管理具體情況進行定位，監控檔案存放管理條件指標，比如較為重要的溫濕度指標。還要深入拓展檔案資源開發利用深度，將傳統被動化管理模式轉變為主動服務模式，探究智能化程度較高的數字化管理方式。

（二）優化館藏結構，豐富數字資源。在城建檔案管理數字化建設中，實現城建檔案數字化發展是基礎部分。當前要注重對原有的館藏結構進行優化，有效擴大城建檔案基本歸檔范圍，在雙向歸檔中提高紙質檔案數字化發展成效，還能將原有的紙質檔案管理范圍有效擴大，豐富檔案具體來源與組成。另外，還要注重豐富數字化資源，在城建檔案存檔形式中，不能局限于圖、文檔案管理形式，還要注重音頻、視頻等多媒體檔案的管理，全面豐富檔案館藏資源，多領域記錄檔案具體發展現狀，推動城市化發展。

（三）健全法制保障，構建標準體系。城建檔案管理數字化建設屬于系統化建設任務，數字化檔案系統具備較強的依賴性，能有效突出檔案保密工作的重要性。當前要注重進一步推動城建檔案信息管理保障體系建設，積極完善原有的安全管理體制，建立規范化的城建檔案保障體系，為城建檔案管理數字化活動開展提供參照依據。相關管理部門要做好檔案管理人員法律知識普及與培訓，提高管理人員法律意識以及安全意識，提高檔案安全保護成效，防止檔案信息泄露。還要做好檔案異地備份，提高管理安全性，實現各區域以及各部門城建檔案工作信息交流與共享。另外，還要注重建立通用的標準化管理體系，對檔案收集、管理、應用流程全面優化，實現電子檔案與紙質檔案統一化發展，加速電子檔案標準化建設進程。

（四）強化信息意識，培育專業人才?，F階段城建檔案數字化建設范圍較廣，多數區域城建檔案是基于電子檔案形式進行保管，通過紙質檔案進行補充。目前在數字化城建檔案管理建設中，不能僅僅局限于形式層面上的數字化發展，要注重將檔案作為重要的信息資源，強化信息意識，建立信息觀念，通過數字信息技術對檔案信息集中挖掘與開發應用，提高城建檔案自身利用價值。在城建檔案數字化建設管理中，對檔案管理人員提出了更高的管理要求，當前要注重培育更多專業技術人才，做好專業化培訓以及教育，對設備技術進行更新，為城建檔案數字化管理提供有效的人才保障。

四、結語

在現階段城建檔案建設中，各項信息決策以及信息參考是重要價值表現，在當前數字化城市發展建設中，要注重實現城建檔案數字化建設，相關管理人員要認識到數字化建設管理的重要作用，全面提升自身信息素養，強化信息意識，通過整合信息技術應用來實現檔案管理數字化發展，提高檔案管理數字化發展水平，實現檔案管理模式的有效轉型。