會議紀要的寫作特點及方法分析
——基于撰寫長江水產研究所常務會和黨委會會議紀要的實踐

文/中國水產科學研究院長江水產研究所 劉恒順 曹淼

會議紀要指的是會議結束后結合會議的內容和宗旨，對會議進行分析與總結。會議紀要體現的是單位領導集體決策的結果，要表明領導的集體意志，要引導或規范單位員工的行為方式。會議紀要的語言要非常精準與簡潔，采用敘述的方式，對會議內容進行歸納與提煉，從而展示出會議精神，不能讓讀者產生歧義，對各方面進行有效的協調。在會議紀要寫作中，要掌握寫作方法，明確寫作特點，才能寫出優質的會議紀要。

一、會議紀要的內涵及寫作特點

（一）會議紀要的內涵。會議紀要主要是由會議秘書以會議記錄為基礎，結合收集到的與會議議題相關的文字、圖片、音像等材料，加上通過對整個會議的聆聽和觀察獲取的信息進行會議的綜合整理與系統歸納，形成一種正式的文件。會議紀要主要是對會議的概括，結合會議的決議對會議進行總結。會議紀要在寫作環節中，通常采用概括性的敘述方式，結合會議議題的順序，形成邏輯嚴謹的文章。會議紀要在寫作環節中，應該將會議記錄作為原始的參考材料。

（二）會議紀要的寫作特點。1.真實性。會議紀要應該具有真實性，對會議的情況進行如實的反映，嚴格按照會議內容進行寫作，不能脫離會議內容，也不能帶有強烈的主觀性色彩。真實性是會議紀要的基本特征。會議紀要與會議報道存在明顯的差異，會議紀要僅僅是結合會議本身進行記錄和總結，而不是分析會議的影響。2.概括性。會議紀要是在會議記錄的基礎上對會議記錄進行提煉與總結，從而進行全面的敘述。會議紀要是一類重要的文件，要求語言精煉與準確，敘述層次清晰，明確會議的目的，突出會議的重點。3.效力性。會議紀要是先要得到所有出席會議人員以親筆簽名的方式認可，再由會議主持人簽發。然后，印發紙質會議紀要或者發送對應紀要的PDF版給相關部門。會議紀要一旦正式簽發后，就具有了強制性，要求紀要所覆蓋的本單位人員按照會議紀要內容執行各項操作。因此會議紀要要具備嚴謹性，與各類公文一樣具有強大的文件效力。4.層級性。由于會議紀要是一個出席會議者都必須簽名認可的文件形式，有廣泛的認同感，在一個單位內部，不同范圍和層級廣泛采用會議紀要的形式來管理不同層級的工作。比如，辦公室、人事處、科技處、基建條件處等職能部門可以根據工作需要形成本部門的會議紀要。會議紀要結合單位不同部門，進行各類紀要的匯總，從而形成行政辦公會議紀要、專題會議紀要等一個個細節化的紀要。按照組織原則，長江水產研究所的黨委會會議紀要和常務會會議紀要分別是長江水產研究所最高級別的黨務會議紀要和行政會議紀要。

二、會議紀要的寫作方法

（一）注重內容的紀實性。紀實性主要指的是會議紀要的內容要與會議內容處于一致，要客觀、全面地對會議內容進行反映，表達會議的真實意思。紀實性是會議紀要寫作的基本要素。1.客觀全面。在會議紀要寫作環節中，應該以會議記錄為基礎，將會議記錄作為原材料，結合收集到的與會議議題相關的文字、圖片、音像等材料，加上通過對整個會議的聆聽和觀察獲取的信息進行會議的綜合整理與系統歸納，對會議的組織情況和相關內容詳細地進行分析。在會議記錄的基礎上形成完善的書面資料，在會議記錄材料的基礎上對會議的中心和指導思想進行分析，通過語言的加工與整理，從而提煉出會議的主題思想。會議記錄的質量好壞對會議紀要的寫作產生很大的影響，因此在會議紀要寫作之前應該完善會議記錄，會議記錄要本著全面性原則，將所有的會議內容記錄下來，對會議上發言的主要內容和意見進行記錄，不能有任何的遺漏。在會議記錄寫作環節中應該采用靈活多變的方式，將發言內容靈活地轉化成文字形式。會議紀要在寫作環節中應該對會議記錄的內容進行整合，確保會議記錄的內容保持完整性。2.實事求是。在會議紀要寫作環節中，應該本著實事求是的原則，針對會議上存在的內容客觀地進行整合，找出不同發言人針對同一議題所表達的不同觀點、不同態度之間的內在關聯，還要找出同一發言人針對同一議題在討論過程中的不同時段觀點和態度的演變等內部關聯，在會議紀要寫作中呈現出邏輯性、規律性。在會議紀要寫作環節中，要對會議的內容進行如實的反映，對會議精神充分地把握，通過高度提煉的方式，使會議內容以最直接的方式展示出來。會議記錄上發言人的語言比較口語化、個性化并且語言比較隨意，這是會議記錄的本來面目，也是會議記錄應有的客觀存在。會議紀要里幾乎沒有發言人的獨立語言，取而代之的是會議認為、會議決定、會議強調、會議指出、會議要求等體現集體意志的會議語言。會議紀要必須對會議記錄的內容進行升華，將口語化的語言轉化成通俗易懂的書面語言，提升會議紀要的語言質量，強調會議紀要語言的凝煉與規范。在轉化的環節中要本著實事求是的原則，會議紀要寫作人員要將感性認識升華到理性認識，在這個環節中要明確會議內容、理解會議的真實思想，從而對會議的真實性進行反映，確保會議紀要的內容真實。會議紀要寫作人員應該忠于會議發言人的原意，認真聆聽發言人原話，對發言人的語言風格進行準確的把控。在議題的掌握環節中，應該分析論點，從而摸清會議紀要的本質。會議紀要寫作環節中絕不能融入寫作者的主觀思想，也不能斷章取義，在會議精神提煉和總結環節中，要確保本身明確會議的主題，不能刪減會議內容或者變更會議的各類事項，從而在會議紀要寫作環節中，保證忠實地表達會議的內容。

（二）把握語言的概括性。1.層層推進，分層概括。在會議紀要寫作環節中應該結合會議內容，對發言者的說話要點進行整合，按照從繁到簡的方式，將會議紀要的精髓提煉出來，讓無序變為有序，使冗長變得精簡、明晰。展示會議的內容與精神，集中地反映發言者所要表達的內容。通過層層推進法來對會議紀要采用“三步走”的方式。第一步，要形成會議紀要的輪廓，在會議紀要寫作之前，寫作人員應該對會議紀要的通篇內容進行考慮，通過統籌分析的方式確定會議紀要的主題，對會議紀要的提綱進行撰寫。第二，在會議紀要寫作環節中，應該對發言者的順序和實質內容進行把控，從而對發言者發言的內容進行分門別類，按照內容的差異，在會議紀要中進行集中的體現，將發言內容相似的發言者的觀點匯總在一起，并且填充到寫作的框架中。第三步，采用去粗取精的方式，對會議紀要的內容進行簡化，在文字描述上進行加工與提煉。通過深入的文字推敲，使會議紀要的脈絡更加順暢，采用明快而嚴謹的語言邏輯，確保會議紀要的語言更加清晰。2.深入概括，字字到位。會議紀要應該圍繞會議召開的內容，對會議內容進行高度的總結，從而要求會議紀要寫作者具有深厚的語言功底。首先，會議紀要的語言要非常簡煉，準確地描述會議的內容和相關事項，對會議內容進行高度概括，有效地防止會議紀要過于冗長和矯飾。第二，會議紀要的選詞要精煉和準確，在選詞環節中，要確保將會議內容表達得非常清晰，整個會議紀要非常通暢。第三，在句式的安排上要非常有序，采用陳述句和祈使句結合的方式，這樣才能使會議紀要的內容更加簡潔，便于閱讀。

（三）完善表達的要點性。1.突出會議成果。會議紀要應該將會議討論的成果進行歸納與總結，從而將會議中的要點概括出來。會議紀要寫作人員應該善于發現會議要點，在會議開始之前主持人會宣布會議的宗旨和目標，在會議進行環節中，寫作人員應該對會中的新思想和新思路進行匯總，結合發言人發表的重要觀點，進行觀點的提煉。在會議將要結束時，會議紀要寫作人員要對領導的總結性發言進行匯總，結合會中提出的問題給予明確的答復，這些都是會議內容的精髓。因此，在會議成果介紹環節中，會議紀要寫作人員應該融入上述的內容。會議紀要的書寫環節中應該把握要點，其應該具有高度的概括性，把握實質性內容，不能偏離會議中心，要全面表達會議的內容，指出明確的目標與任務。2.充分把握會議紀要的寫作句式。在會議紀要寫作環節中，應該采用公文的句式進行表達，要采用“要字句”才能使讀者明確會議紀要的內容，使讀者按照會議紀要的內容進行各項操作。因此，在會議紀要書寫環節中，應該采用“要字句”，從而使讀者明確會議紀要的主要要求。這樣的表達方式非常有針對性，使讀者在閱讀會議紀要時明確會議紀要的目的，并且充分發揮會議紀要的號召性，使會議紀要的法定效力得到充分發揮，提升紀要內容的可操作性。

三、結語

在會議紀要的寫作環節中，要把握實質性內容，確保內容真實與詳盡。在對會議記錄進行回顧性閱讀，做到全面熟悉，整體把握的基礎上，提煉出會議記錄中的精髓，并且將口頭語言轉化成通俗易懂的書面語，提升語言的規范性，提升會議紀要的效力。