關(guān)于推進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的探討

文/靈武市能源有限公司 席海花

在現(xiàn)代化社會(huì)中，實(shí)行企業(yè)信息化檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)的必由之路。它不僅可以提高資料的保存安全性，減少企業(yè)人力物力的投入，還可以增加員工的檔案查閱率，加快企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。因此，本人對(duì)企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行整理，聯(lián)系企業(yè)實(shí)行信息化檔案管理現(xiàn)狀，提出了幾點(diǎn)建議。

一、企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）資料保存的安全性高。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中所形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)本身有價(jià)值的資料。由此可見(jiàn)，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案必不可少。企業(yè)檔案包含會(huì)議通知、總結(jié)、發(fā)言記錄等重要會(huì)議的材料，公司的報(bào)表和工作計(jì)劃，公司與有關(guān)單位相關(guān)往來(lái)的文書等多項(xiàng)內(nèi)容。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理只會(huì)保存相對(duì)重要的資料，同時(shí)檔案保存安全性低。

采用信息化檔案管理的方法，每次會(huì)議和活動(dòng)結(jié)束就可以把內(nèi)容上傳到云端進(jìn)行保存，只要有足夠的云端空間就可以保存足夠多的資料，不會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的情況。同時(shí)員工可以有更自由的空間進(jìn)行資料的整理和上交，上交記錄也會(huì)顯示具體操作人和操作時(shí)間，在一定程度上減少了員工偷竊資料的可能性，保證了企業(yè)資料的安全性。

（二）人力物力的投入少。企業(yè)檔案的整理是一個(gè)很大的任務(wù)，很多企業(yè)在年末的幾個(gè)月內(nèi)一直在進(jìn)行企業(yè)資料的收集和整理工作，保證企業(yè)檔案的留存和相關(guān)部門的查驗(yàn)，全公司都參與其中，人力物力的投入力度不言而喻。同時(shí)在平時(shí)檔案管理的工作中也需要對(duì)整理好的工作資料進(jìn)行再確定、統(tǒng)計(jì)、整合以及員工借閱歸還等工作，檔案管理工作繁重，耗費(fèi)了很多人力物力。

采用信息化檔案管理的方法，借助其信息化系統(tǒng)，自動(dòng)對(duì)資料中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核查和整理，隨時(shí)上傳資料，并及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行再確定和統(tǒng)計(jì)整合工作，不僅提高了檔案整理效率、節(jié)約了時(shí)間，還減少了公司的一項(xiàng)支出，節(jié)省了資金。同時(shí)在員工進(jìn)行查閱和歸還時(shí)還可以明確記錄借閱的內(nèi)容和時(shí)間，督促相應(yīng)員工準(zhǔn)時(shí)歸還檔案，極大地減少了人力物力的投入。

（三）檔案查詢利用率高。企業(yè)檔案的作用是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行記錄，供企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行查閱。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，檔案都是紙質(zhì)版而且內(nèi)容很多，員工想要找到所需的檔案內(nèi)容無(wú)異于大海撈針，而且因?yàn)樗枵韮?nèi)容過(guò)多，一些被認(rèn)為不重要的內(nèi)容并沒(méi)有得到整理，較小的細(xì)節(jié)問(wèn)題并沒(méi)有得到整理和保存，因此很多員工甚至找不到其所需內(nèi)容的檔案。而且在經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速的今天，信息的時(shí)效性愈發(fā)重要，但這樣的檔案整理工作基本都是一年一次，員工也不能夠查詢到實(shí)時(shí)的信息，檔案查詢利用率低。

采用信息化檔案管理時(shí)，不僅所有的信息都可以得到上傳以及自動(dòng)化整理，而且其自動(dòng)化整理都是實(shí)時(shí)進(jìn)行的，保證了信息的實(shí)時(shí)有效性。同時(shí)員工可以在線上進(jìn)行檔案查詢，不必自己在浩如煙海的檔案中查詢，方便快捷，準(zhǔn)確高效。

（四）企業(yè)發(fā)展速度加快。企業(yè)檔案中不僅包含了企業(yè)的會(huì)議內(nèi)容，還包含了企業(yè)在生產(chǎn)中產(chǎn)生的問(wèn)題和相應(yīng)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)的有效保存有利于企業(yè)相關(guān)問(wèn)題的解決和新的研發(fā)項(xiàng)目的產(chǎn)生。在傳統(tǒng)的檔案管理中，這些數(shù)據(jù)的整理不僅需要大量人力物力的投入，而且根據(jù)一年一整理的慣例，整理不能做到及時(shí)有效。而這些運(yùn)用在數(shù)據(jù)整理上的人力物力也過(guò)多耗費(fèi)了企業(yè)資源。同時(shí)由于傳統(tǒng)檔案管理的查閱困難，這些數(shù)據(jù)在整理后的使用率很低，部門之間的資料不能得到及時(shí)地共享，耽誤了工作進(jìn)程，拖慢了企業(yè)的發(fā)展。

采用信息化檔案管理，將耗費(fèi)在檔案管理上的人力物力放到新產(chǎn)品、新技術(shù)的研發(fā)和設(shè)計(jì)中，部門之間積極進(jìn)行資源共享，加大檔案資料的查閱利用率，讓及時(shí)整理好的企業(yè)檔案在更大程度上發(fā)揮其作用，加快企業(yè)的發(fā)展速度。

二、企業(yè)信息化檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)重視度不足。國(guó)家一直在進(jìn)行企業(yè)信息化檔案管理的相關(guān)宣傳，并且出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》等文件進(jìn)行支持，還發(fā)布了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》對(duì)企業(yè)信息化檔案管理進(jìn)行規(guī)范。企業(yè)信息化檔案管理是將檔案內(nèi)容電子化并進(jìn)行自動(dòng)化整理，需要構(gòu)建自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)和管理方式，以節(jié)約檔案整理中的人力物力。

但還是有一部分企業(yè)在實(shí)行信息化檔案管理的時(shí)候?qū)ζ洳粔蛑匾暎行┢髽I(yè)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理制度，只是有一個(gè)信息化檔案管理的空殼，實(shí)際還是按照傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行，不采用信息化檔案管理；有些企業(yè)并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的含義，只是將檔案管理的方式進(jìn)行了改變，信息化檔案管理進(jìn)行得不夠徹底。

（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)不足。企業(yè)在進(jìn)行信息化檔案管理的技術(shù)前提是要進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)。在進(jìn)行信息化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)需要企業(yè)投入較多的資金，甚至需要引進(jìn)多個(gè)信息技術(shù)人才，進(jìn)行信息化系統(tǒng)的安裝、調(diào)試和開(kāi)發(fā)，因此一些中小型企業(yè)迫于資金，認(rèn)為這些資金應(yīng)該運(yùn)用到公司發(fā)展的其他部分，還是傾向于使用傳統(tǒng)的信息化檔案管理方法和制度。

進(jìn)行企業(yè)信息化檔案管理對(duì)于中小型企業(yè)而言好處是長(zhǎng)遠(yuǎn)的，雖然在剛開(kāi)始進(jìn)行信息化管理時(shí)耗費(fèi)資金較多，但是卻減少了企業(yè)檔案管理部門的壓力，企業(yè)可以適當(dāng)減少檔案管理部門人員，將節(jié)約出來(lái)的人力物力放在新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用之中，在完善信息化系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。這樣不僅減少了紙張等不可再生資源的浪費(fèi)，還加快了企業(yè)的工作效率，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（三）信息化檔案的利用率低。企業(yè)進(jìn)行信息化檔案管理的目的是為了及時(shí)保存企業(yè)資料，并供員工及時(shí)準(zhǔn)確進(jìn)行資料數(shù)據(jù)查閱，幫助企業(yè)各部門進(jìn)行資料共享，聯(lián)動(dòng)共贏。但是有些企業(yè)在實(shí)行信息化檔案管理初期信息化檔案利用率很低，不僅沒(méi)有達(dá)到預(yù)想的利用率甚至比傳統(tǒng)的檔案管理制度下的檔案利用率還要低。

究其原因，企業(yè)沒(méi)有對(duì)企業(yè)信息化檔案管理進(jìn)行足夠的宣傳或者宣傳不夠及時(shí)；員工在傳統(tǒng)的檔案管理下沒(méi)有借閱檔案的習(xí)慣，認(rèn)識(shí)不到企業(yè)檔案的重要性，而有借閱習(xí)慣的員工因不熟悉信息化檔案的借閱使用方式而放棄甚至借閱失敗；部門中自行進(jìn)行信息交流，沒(méi)有考慮部門之間的資料分享。信息化檔案的應(yīng)用率低，不利于員工進(jìn)行工作總結(jié)和拓展，也不利于不同部門之間的合作共贏和企業(yè)新創(chuàng)意的產(chǎn)生，延誤了企業(yè)的發(fā)展。

三、推動(dòng)企業(yè)信息化檔案管理的建議

（一）增強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)。在進(jìn)行企業(yè)信息化檔案管理之前，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要明確其內(nèi)涵，企業(yè)需要改變的不單單是檔案管理的方法，而是原有的檔案管理理念，甚至是企業(yè)管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理是每個(gè)部門各自定時(shí)進(jìn)行相應(yīng)部門的紙質(zhì)版材料的保存整理，并在年末各部門將一整年的工作內(nèi)容和數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行整理，最后上交到企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行保存。

而企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理制度要求員工實(shí)時(shí)將資料進(jìn)行整理，整理為電子檔案后立即上傳到企業(yè)云端，一切資料的使用都由檔案管理部門全程控制，并且檔案向企業(yè)所有部門公開(kāi)，各部門協(xié)同合作。同時(shí)相比于傳統(tǒng)檔案管理注重檔案的保存，信息化檔案管理更注重的是檔案上傳后的信息整合與應(yīng)用環(huán)節(jié)，進(jìn)行檔案的再利用。

（二）加強(qiáng)企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)。建設(shè)企業(yè)信息化系統(tǒng)是實(shí)行企業(yè)信息化檔案管理的基礎(chǔ)，因此一定程度上說(shuō)，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)就是在推動(dòng)企業(yè)信息化檔案管理。可以從三方面對(duì)企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)：首先，要加強(qiáng)企業(yè)信息化系統(tǒng)的安全性。企業(yè)檔案在部門間是公開(kāi)的，但在員工流動(dòng)大的地方一定要保證企業(yè)檔案的安全，只能在企業(yè)內(nèi)部公開(kāi)。因此要明確檔案信息的安全性，進(jìn)行相應(yīng)的安全評(píng)估和安全性提高工作。其次，要提高企業(yè)信息化系統(tǒng)的專業(yè)性。想要提高企業(yè)信息化檔案管理的科學(xué)性就要提高企業(yè)信息化系統(tǒng)的專業(yè)性，可以聘用信息化技術(shù)人才專門進(jìn)行硬件的開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)的維護(hù)，保證企業(yè)信息化系統(tǒng)的正確運(yùn)行。最后，要確保企業(yè)信息化系統(tǒng)的合法性。信息化系統(tǒng)建設(shè)需要大量運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，但是在互聯(lián)網(wǎng)的使用中不能忘記遵守相關(guān)的法律法規(guī)，保證企業(yè)信息化系統(tǒng)的合法性。謹(jǐn)慎使用硬件開(kāi)發(fā)程序和軟件，一切活動(dòng)保證在法律允許范圍內(nèi)進(jìn)行。

（三）完善企業(yè)信息化檔案管理制度。在實(shí)行企業(yè)信息化檔案管理時(shí)，也不能忘記信息化檔案管理制度的完善。信息化檔案管理是企業(yè)全新的領(lǐng)域，也就需要搭配全新的制度。在電子檔案上傳前要明確規(guī)定電子檔案的格式，并且對(duì)上傳時(shí)間進(jìn)行要求，員工上傳電子檔案需要嚴(yán)格履行企業(yè)相關(guān)規(guī)定。同時(shí)對(duì)每個(gè)員工的身份ID進(jìn)行記錄，員工自己設(shè)置密碼，一人一賬號(hào)，方便后臺(tái)進(jìn)行記錄。在電子檔案上傳后的自動(dòng)整理工作中，如果出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)立刻反饋到資料整理員工的郵箱中，督促員工對(duì)資料進(jìn)行再檢查和整理。

確定組長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)制度，由小組長(zhǎng)對(duì)組員的資料整理結(jié)果進(jìn)行再確定。領(lǐng)導(dǎo)賬號(hào)具有查看后臺(tái)數(shù)據(jù)的功能，領(lǐng)導(dǎo)需在數(shù)據(jù)自動(dòng)消除前定期對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)察，確保企業(yè)檔案的安全性。在運(yùn)用企業(yè)信息化檔案管理的過(guò)程中需要不斷尋找適應(yīng)本企業(yè)的最好的信息化檔案管理制度，并不斷進(jìn)行完善，提升企業(yè)信息化檔案管理水平。

（四）提升檔案工作人員素質(zhì)。實(shí)行企業(yè)信息化檔案管理不僅僅是對(duì)企業(yè)的信息化系統(tǒng)的考驗(yàn)，更是對(duì)檔案工作人員和所有員工的考驗(yàn)。它預(yù)示著企業(yè)初步進(jìn)入信息化時(shí)代，員工需要提高自己的工作效率，還需要樹(shù)立正確的信息化檔案管理理念。尤其是檔案工作人員不僅要學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)，還需要學(xué)習(xí)系統(tǒng)的初步維護(hù)等內(nèi)容。

因此，對(duì)于檔案工作人員，企業(yè)應(yīng)該先對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的信息化檔案管理的培訓(xùn)，讓工作人員在培訓(xùn)考核結(jié)束后上崗，在上崗后也要根據(jù)系統(tǒng)的改變及時(shí)對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和工作能力檢測(cè)；對(duì)于信息化技術(shù)人才，企業(yè)不僅要及時(shí)吸引相關(guān)人才，還需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行選拔尋，找熟悉企業(yè)內(nèi)部情況的技術(shù)人才，兩者一起對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和開(kāi)發(fā)，保障員工的正常應(yīng)用；對(duì)于普通員工，企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一的宣傳和培訓(xùn)，使其不僅了解信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，還要掌握系統(tǒng)的使用方法。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)多，企業(yè)實(shí)行前后需要進(jìn)行的工作也不少。在實(shí)行企業(yè)信息化檔案管理前，企業(yè)要了解信息化檔案管理的含義和優(yōu)勢(shì)，重視信息化檔案管理；在實(shí)行過(guò)程中要及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)和開(kāi)發(fā)，完善企業(yè)信息化檔案管理制度；在實(shí)行后要使員工學(xué)會(huì)系統(tǒng)應(yīng)用，積極進(jìn)行檔案查詢，讓信息化檔案管理充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，加快企業(yè)的發(fā)展速度。企業(yè)在實(shí)行過(guò)程中具體內(nèi)容還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，不斷進(jìn)行完善，尋求最適合本企業(yè)的管理方法。