數字化技術在檔案管理工作中的運用研究

文/冶金工業教育資源開發中心 劉靜

目前屬于信息大爆炸時代，數據量不斷攀升，信息產生的種類也復雜多樣。隨著人們對信息的需求量加大，數字化技術應運而生，有效地滿足了人們的需求。從事業單位檔案管理工作出發，隨著數據統計的難度加大，傳統紙質檔案的功能性弱化，傳統的管理方法已經無法順應時代的潮流。只有進行檔案管理工作的革新，確保數字化技術的全面運用，才能有利于檔案管理工作的有序開展。

一、數字化技術概述

在計算機技術的全面應用下，衍生出數字化技術，其應用領域廣泛，具有針對性的優勢，主要體現為虛擬化的載體。針對復雜的信息數據，利用數字化技術進行加工和傳輸，其存儲信息的載體為虛擬化的載體，便于數據的容納和查閱。虛擬化成為了數字化技術的重要特點。數字化技術還具有信息處理快的優勢，在日常使用過程中，面對大量的綜合性數據，其傳遞和分析能力較強。計算機高效處理性明顯，數字化技術應用下，處理速率提高，滿足了事業單位檔案管理信息化要求。

二、數字化技術在檔案管理工作中的運用意義

傳統的檔案管理工作主要針對紙質類檔案文件，需要對紙質進行良好保存，為其提供合適的環境，耗費的人力物力較大。隨著時代的發展，數字化技術在檔案管理工作中的運用優勢明顯。在事業單位中，檔案主要是記錄單位發展，其承載著歷史使命，數據的變遷是檔案管理工作發展的動力。全面應用科學技術，實現數字化發展，改用電子文件記錄，有利于信息數據的收集和存儲，也是當前時代發展的必然現象。將數字化技術應用于檔案管理工作中，有利于提高管理工作效率。針對復雜的管理工作，數字化技術提供了便捷，促使更多工作人員對其工作內容產生新的認知。在對檔案資料進行保管的過程中，采用數字化技術，凸顯了檔案資料的價值。做好檔案管理工作，實現數據資源共享，建設相對應的數據庫，促使檢索、信息采集、篩選等工作的效率提高，不斷地發揮出檔案管理工作的最大化價值。

三、檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。當前檔案管理工作中存在管理制度不健全的問題。檔案管理工作者需要明確管理制度是工作有序開展的標準，制定出規范的操作流程，才能提高工作效率。有些檔案管理方式還停留在傳統的“信袋式”管理的階段，不能做到科學的專業管理，導致對信息的提取和利用較為困難，并且原有的紙質檔案管理方式和設備還存有不足。隨著市場化要求的更替，事業單位的發展目標也存在變化，信息更新緩慢，導致檔案管理工作中數據更新不及時，不利于檔案管理工作的全面開展。事業單位檔案信息庫的及時更新，有利于事業單位的長遠發展。提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，能夠促進社會經濟的健全發展，提高事業單位的市場競爭力。

（二）管理工作相對復雜。檔案管理工作相對復雜。事業單位內檔案管理工作不僅是擺放書籍等數據文件，還需要對檔案進行系統化的保管、編制、歸類等工作。尤其是收集、整理、篩選檔案資料，操作起來相對復雜，面對不完整的檔案資料，管理工作更加復雜，導致檔案資料的利用率不高。在信息化時代背景下，事業單位檔案管理工作采用數字化技術，創新管理方法，提高工作人員計算機使用等綜合能力，提高對信息化管理的認識。

（三）數字化管理投入少。由于部分地區事業單位對檔案管理工作的重視程度不足，致使對數字化管理的投入經費較少。從預算可以看出，檔案管理的投入遠低于其他事項。受經費不足的影響，不利于數字化技術在檔案管理中的實際應用，也將降低檔案管理工作效率。

（四）信息化建設不足。目前事業單位檔案管理工作還存在信息化建設不足的問題。設備相對落后，對檔案資料庫建設投入不足?；A設施無法滿足現代化需求，設備未及時更新。隨著科學的進步，數字化技術的全面應用，傳統的檔案管理方式不能實現信息化處理，導致事業單位檔案管理工作無法滿足網絡化發展。受信息化建設不足影響，檔案管理工作效率下降，質量降低。傳統的檔案管理工作以人力為主，進行資料數據的篩選，工作任務重，復雜的數據信息容易造成紕漏。

四、數字化技術在檔案管理工作中的運用措施

（一）健全檔案管理規章制度。健全檔案管理規章制度，為推動數字化技術在檔案管理工作中的有效運用提供支持。根據事業單位的實際情況，制定出符合現實的規章制度，確保制度的規范化和合理性?；趯嶋H需要，還需要提高檔案管理工作規章制度的實操性，便于工作人員的貫徹落實?；诮y一規范的檔案管理工作制度，從檔案的收集工作開始，有序地整理，做好數據整合工作，編制種類不同的文檔，進行排序，以便后續的查找。運用數字化技術，在線上網絡管理平臺中做好標記，對檔案進行分門別類，做好相關鑒定工作。從實效性出發，在事業單位內對不同歷史年限檔案，采取針對性的保管方法。對于保留超過年限的檔案進行銷毀，避免復雜繁多的檔案數據造成整理困難。在事業單位檔案管理工作中運用數字化技術，提高工作效率。健全檔案管理的規章制度，針對傳統的管理模式進行革新，制定出符合現實發展需求的政策，提高檔案管理工作的信息化水平。由于我國事業單位檔案管理信息化建設還處于發展階段，相關的制度還不健全，無法達到較高的服務水平。因此，健全檔案管理工作規章制度，構建科學的管理體系，基于數字化技術的全面應用，提高檔案管理工作的信息化水平，促使其朝科學化方向發展。

（二）做好檔案管理人才培養工作。為推動數字化技術在事業單位檔案管理中的應用，需要充分發揮人的主觀能動性，做好檔案管理人才培養工作。事業單位需要制定完善的培養體系，樹立積極良好的理念，從終身學習的角度出發，促使更多工作人員為數字化檔案管理貢獻自己的力量。展開相關培訓，指導數字化技術的使用，努力提高全體員工的綜合水平。定期組織檔案管理人員進行數字化管理實操培訓，讓他們掌握基本技能，在實際崗位中學會運用相關的數字化知識。不同地區的事業單位還可以進行相關的交流合作，推選出檔案管理數字化水平較高的單位進行經驗分享，共同提高數字化技術在檔案管理工作中的應用水平。從考核制度出發，改革傳統的考核體系，量化各類考核指標，強化考核的個性化體現，不斷激發事業單位檔案管理人員的工作熱情。還可以與高校進行合作，針對專業水平較高的學生進行專業對口培訓使其畢業后可直接參與到工作崗位中來，為事業單位數字化檔案管理工作提供新鮮血液。培養一支具有專業能力和綜合素養的數字化檔案管理工作團隊，最大化發揮數字化技術在檔案管理工作中的核心價值。

（三）提高對檔案管理信息化的認識。提高工作人員對信息化技術的認識，確保數字化技術下檔案管理工作的有序開展。根據檔案管理工作的需要，對工作人員進行檔案管理數字化技術的培訓，使其熟悉信息化的檔案文件。數字化技術的運用，在檔案管理工作中還包括設備使用和信息平臺的管理，指導工作人員掌握檔案數據庫也是重要的工作內容之一。事業單位對年輕人才的需求量較大，網絡管理中需要相關信息技術人才，提高工作人員的能力素質，有利于數字化技術合理運用在檔案管理工作中。當前事業單位檔案管理工作人員結構穩定，部分人員資歷深且年齡大，對數字化技術不夠了解，這就需要檔案管理工作轉變服務方向，樹立良好的數字化管理意識，基于信息技術的支持，使得檔案資料的收集和后續整理工作更加全面，借助信息化管理平臺，全面提升事業單位檔案管理工作的綜合水平。

（四）實現檔案的數字化管理。運用數字化技術實現檔案的數字化管理。更新原有的處理設備，完善基礎設施建設，為數字化技術應用下的檔案管理工作提供硬件保障。傳統的檔案管理工作效率較低，運用數字化技術后，能夠實現資源共享，有效地提高管理水平?；跀底只夹g構建檔案管理系統，做好檔案數據收集和整合工作，做好資料檢索、編目等相關工作，突出檔案管理的工作價值。運用云計算技術，根據用戶的指令，搜索出相關的信息資料，滿足檔案管理工作的日常需求。基于數字化技術的虛擬性特點，搭建云計算平臺，實現信息的及時更新，并且做到快速傳播。利用數字化技術，對照片、視頻等電子檔案文件進行收集和整理。還可以采用專業的設備，將傳統的紙質檔案文件轉化為電子文件。電子文件的歸檔和整理，有效地降低了人力和物力的使用，對掃描儀的規范操作，做好信息索引，監督掃描全過程，達到檔案管理要求。在進行檔案檢索和查詢過程中，運用數字化技術，確定資料的擺放位置，便于后續查找。數字化技術在檔案管理工作中的運用，打破了時間和空間的限制，大大提高了管理效率。

五、結語

檔案管理工作作為事業單位的基礎工作之一，需要提高對其的重視。隨著時代的發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，只有與時俱進，才能符合現代化工作需求。對事業單位檔案管理工作運用數字化技術，采取針對性的策略，才能提高檔案管理工作的信息化水平，進而推動科學合理的檔案管理工作順利開展。